Оптимизация бизнес-процессов

Методы

Само собой разумеется, что для того, чтобы добиться достижения поставленных целей и задач, необходимо вначале разработать комплекс соответствующих мероприятий, которые непосредственно поспособствуют получению в конечном итоге требуемого результата. Для этого разрабатываются соответствующие методы оптимизации процессов на разных уровнях. Иными словами, чтобы достигнуть желаемого, нужно продумать способы, посредством которых это желаемое можно заполучить.

Естественно, что в зависимости от того, каким направлением деятельности характеризуется конкретное предприятие или организация, методы оптимизации процессов работы в каждой конкретной компании отличаются. Но в целом разные способы повышения эффективности в функционировании компаний разных отраслевых структур нацелены все же на одни и те же приоритетные направления в развитии.

• Метод исключения – предусматривает ликвидацию тех внешних и внутренних факторов воспроизводства, которые выступают в роли помех и препятствий и мешают предприятию повышать свою рентабельность.
• Метод упрощения – предполагает снижение уровня сложности в структуре производственного (сбытового, образовательного, логистического) процесса посредством рассредоточения основного объема работы на отдельные сегменты и участки.
• Метод стандартизации – характеризуется внедрением новых программ, инновационных технологий, принципиально отличных техник, продуктов, комплектующих и этапов в продвижении рабочего процесса.
• Метод сокращения – обусловлен необходимостью уменьшения затрат производственного, ресурсного, трудового, запасного, финансового характера.
• Метод ускорения – предусматривает необходимость снижения временных потерь, а также внедрение параллельного инжиниринга, симуляции, быстрого проектирования образцов и автоматизации рабочего процесса.
• Метод изменения – самые провальные участки, тормозящие процесс производства, должны быть заменены на принципиально новые, эффективные и действенные. Некачественные материалы должны заменяться на добротный продукт, нерезультативная методика должна сменяться действенным оперативным аппаратом и т. д.
• Метод взаимодействия – вся работа на предприятии должна осуществляться в слаженном, объединенном единой целью и идеей коллективе. Взаимодействие сотрудников на разных уровнях иерархического подчинения и совместная продуктивная работа помогут реализовать те цели и задачи, которые поставлены перед штатом сотрудников в целом.

Чтобы понимать, каким образом можно достичь оптимизации систем и процессов в наиболее приоритетных отраслях деятельности, необходимо более подробно остановиться на каждой из них.

В производстве

Основоположным правилом рентабельного предприятия и эффективного производства считается увеличение разницы между затратами на изготовление продукции и ценой ее реализации. То есть, если говорить конкретно о производственном предприятии, то здесь весь смысл работы заключается в том, чтобы цена на конечный продукт оправдывала расходы, связанные с его производством. И чем больше разница между расходами и стоимостью, тем более рентабельным и продуктивным считается производство (разумеется, в случае, когда цена одной единицы готовой продукции выше затрат, потребовавшихся на ее изготовление).

За счет чего же возможно осуществление оптимизации процессов производства? Какими методами достигается повышение его эффективности?

Реструктуризация системы учета затрат – принципиальная и главнейшая составляющая оптимизационного процесса. Только грамотный и корректный подход к переквалификации и перераспределению расходов способен вывести производство на новый уровень. Расчет и анализ текущей себестоимости продукции – речь идет об исчислении затрат на сырье, на заработную плату сотрудников предприятия, оплату услуг коммунального хозяйства, износ оборудования и т. д. Проведение трансформации производственного цикла – выявление критических моментов в производственном круговороте и устранение тормозящих процесс факторов. Модернизация оборудования – замена старого, полностью самортизированного рабочего инвентаря на новое техническое оборудование даст возможность увеличить коэффициент полезного действия на производстве в разы. Увеличение производственных мощностей – расширение производства служит основой для увеличения прибыльности предприятия исходя из получения новых возможностей. Автоматизация рабочего процесса – снижая затраты на выплату заработной платы дополнительно нанимаемому штату сотрудников, у руководства производственного предприятия появляется возможность сэкономить существенную сумму средств

Выявление оптимального перечня закупаемого сырья – анализ действительно нужных запасов, которые приобретаются предприятием для производства готового продукта, помогает выявить исключительно приоритетные направления (самые продаваемые партии) и сконцентрировать внимание именно на них. Минимизация отходов – для оптимизации затрат необходимо использовать вторсырье, применять перерабатывающие комплексы, не выбрасывать отходы, которые вполне пригодны для переработки и вторичного использования

Возведение собственной электроподстанции – крупные предприятия тратят огромные средства на снабжение цехов электропитанием. Построение собственной распределительной электрической станции даст возможность свести эти затраты к минимуму. Однако стоит учесть, что такие возможности присущи лишь крупным производителям.

Реинжиниринг бизнес процессов

О реинжиниринге бизнес процессов говорят редко. А когда говорят, понижают голос и опасливо оглядываются по сторонам. Реинжиниринг – непонятное явление, а значит, опасное. Так что это понятие стараются подменять словом «оптимизация». Хотя в действительности буквально единицы смогли объяснить мне разницу между этими подходами.

На самом деле все довольно просто. Оптимизация происходит на базе существующего процесса, а реинжиниринг выстраивает процесс с нуля, как будто его никогда и не было

Это самое важное отличие

Проект реинжиниринга всегда требует огромное количество ресурсов, усилий и задействует все уровни организационной структуры. Для проекта привлекается такое количество ресурсов, которое необходимо для его реализации. Такие мероприятия всегда инициируются и лежат в области ответственности топ-менеджмента. Это логично – большие затраты требуют большой ответственности.

Реинжиниринг бизнес процессов чаще всего охватывает всю цепочку основных процессов или затрагивает какие-то вспомогательные, сквозные процессы. Например, управление персоналом. В любом случае реинжиниринг скажется на всех процессах компании.

Это важно — реинжиниринг бизнес процессов всегда затрагивает процессы управления. Нельзя изменить основные или вспомогательные процессы и не изменить процессы управления

Чем сложнее мероприятие, тем реже оно происходит

Для реализации реинжиниринга нужна четкая цель. Цель, которая будет задавать четкость бытия и определять главный приоритет на время проекта. Кстати да, проект реинжиниринга – это всегда проект, который реализуется разово. И дело даже не в том, что такой проект отнимает много сил у компании, а в том, что результаты проекта имеют длительный срок жизни. Все проекты, связанные с переходом компании на новые производственные платформы или технологии, можно отнести к реинжинирингу.

Можно ли говорить о реинжиниринге в рамках одного бизнес процесса? Можно, но только в том случае, если мы говорим о бизнес процессе верхнего уровня – уровня карты основных процессов.

Трудоустройство и зарплата

На HeadHunter открыто более 1000 вакансий для специалистов по оптимизации процессов и бизнес-аналитике в России, более половины предложений приходится на столицу. А по данным HR-агрегатора Trud.com, больше всего сотрудников требуется в Республике Татарстан, Ростовской области и в Камчатском крае. Согласно статистике Trud.com, средняя зарплата специалиста по оптимизации БП в целом по России составляет 82 028 руб.\мес., в Москве — 99 775 руб., в Санкт-Петербурге — 77 143 руб.

Специалистом по анализу бизнес-процессов не стать за несколько недель, для этого потребуется планомерная работа. Учиться придется постоянно, поэтому уже на старте стоит привыкать обрабатывать большие объемы информации в короткие сроки — это понадобится в работе.

Понятие

Оптимизация любого процесса – это совокупность действенных методов и способов улучшения протекания этого самого процесса в целях получения более быстрого, более оптимального и более качественного результата. То есть оптимизация – это понятие, означающее повышение эффективности, синоним слова «улучшение». Чтобы смысл данного определения стал понятнее, необходимо проследить особенности оптимизации на конкретном примере.

Допустим, сотрудницы отдела швейной фабрики работают на своем участке вдвоем, выходя на смену шесть дней в неделю и работая по девять часов. Производительность их труда заметно снижается ближе к вечеру и работоспособность становится менее продуктивной ближе к концу недели, когда физические возможности работниц иссякают. Соответственно, снижается объем проделанной ими работы, ухудшается качество ее выполнения, вследствие чего падает спрос на произведенную продукцию, а за ним – и общий уровень дохода швейной фабрики. Мыслящий рационально управленец, который стоит в непосредственном руководстве над этими сотрудницами, заметив подобную негативную тенденцию, должен сразу принять меры по оптимизации производственного процесса. Для этого ему необходимо составить план по улучшению эффективности работы на данном участке производства и обязательно учесть все нюансы, сопутствующие процессу. К примеру, необходимо просчитать, каковы будут затраты предприятия, если в помощь работницам вывести третьего человека или же предложить девушкам работать посменно с увеличением дневных часов и с уменьшением количества выходов в месяц. Так, поставив третьего человека в помощники швеям, можно будет добиться увеличения скорости и объема проделываемой работы на одну треть. А если сэкономить на заработной плате третьей сотрудницы и выводить двоих девушек посменно через день, за выходные у них будет возможность набраться сил и выполнять работу гораздо более усерднее и быстрее в рабочие дни.

И так в любом отраслевом сегменте – возникающие проблемы в процессе функционирования любого предприятия требуют обязательного их устранения посредством составления конкретного плана действий, направленного на оптимизацию рабочего процесса в целом.

Подготовка к оптимизации

Необходимо начать с назначения руководителя проекта, от которого на 90% будет зависеть успех оптимизации. Человек, стоящий во главе такой масштабной работы, должен обладать не только соответствующим статусом и ресурсами, но и подходящим характером. Чаще всего в этой роли выступает генеральный директор в небольших компаниях или его заместители по направлениям на крупных предприятиях. Если такие полномочия передаются начальникам отделов, зачастую случаются проблемы с коммуникацией и бюрократией.
Большое значение имеет и состав рабочей группы, занимающейся оптимизацией бизнес-процессов. Наиболее эффективны ситуации, когда над проектом работают и специалисты компании, и внешние консультанты. Чаще всего своим сотрудникам доверяют изучение и совершенствование существующих бизнес процессов, а сторонним специалистам, у которых уже есть готовые методы оптимизации бизнес-процессов – обучение технологиям оптимизации.

Стоит отнестись с большой ответственностью к выбору сторонней организации: обращайте внимание на опыт и положительные отзывы предыдущих клиентов, не соглашайтесь на специальные предложения с низкими ценами, узнайте как можно больше о потенциальном партнере, ведь речь идет о стратегической бизнес-информации, которая может попасть «не в те руки». Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников

Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации

Кроме непосредственно аудита и оптимизации бизнес-процессов, консалтинговая организация может помочь существенно повысить профессиональный уровень сотрудников. Несмотря на то, что в интернете много хороших источников информации, богатый опыт специалистов спасет вашу компанию от грубых ошибок самоучек. Самообразование – это замечательно и необходимо, но взаимодействие с профессионалами позволит получить новый опыт в несколько раз быстрее. Обучив сотрудников, вы сможете экономить на будущих подобных работах, задействуя собственных специалистов, изучивших все основные способы оптимизации.

В процессе оптимизации специалисты используют различные инструменты:

• Исключение. Необходимо ликвидировать помехи, излишние траты, необязательные итерации, сократить транспортные пути, если это возможно;
• Изменение. Внедрение новых алгоритмов и объемов работы, совершенствование технологий, используемых на предприятии;
• Упрощение. Уменьшение сложности оформления заказов и организаций работ;
• Ускорение. Автоматизация механических этапов работы, использование современных технологий;
• Стандартизация. Изучение и применение лучших мировых стандартов работы;
• Обеспечение взаимодействия. Улучшение связи между подразделениями, внедрение единой информационной системы на предприятии;
• Добавление. Включение в новые бизнес-процессы необходимых узлов.

Вышеперечисленные инструменты помогут не только усовершенствовать бизнес-процессы компании, но и разграничить сферы ответственности каждого подразделения. Это необходимо знать, так как отсутствие четкого понимания этих границ – первый шаг к снижению эффективности компании. После подготовки персонала к проекту оптимизации, можно начинать первые шаги.

Этапы оптимизации

Работа по оптимизации бизнес-процессов делится на пять этапов. Поговорим подробнее о каждом из них:

1. Описание процессов организации. Анализ и оптимизация бизнес-процессов неразрывно связаны между собой. Без определения функций каждого отдела и сотрудника невозможно начать эффективную оптимизацию. Вроде шаг кажется само собой разумеющимся, но на деле большинство компаний об этом забывают, и это большая ошибка. Лучше начать изучение процессов через цепочку добавленной стоимости. Есть компании, которые поставляют в вашу организацию ресурсы или товары или выполняют дополнительные функции, в которых нуждается ваш клиент. Поймите, на какой стадии и каким образом осуществляется формирование добавленной стоимости итоговой продукции. Применение такой стратегии позволяет быстро вычислить точки выхода и входа в компанию. Таким образом, вы сможете изучить рабочий процесс предприятия целиком, разъяснить персоналу, кто и чем занимается, отделить рабочие процессы, нуждающиеся в первоочередной оптимизации, определиться со способами улучшения качества услуги или товаров. Во время проведения исследований вы поймете, что кроме ключевых процессов,есть еще и поддерживающие. Как правило, их не нужно финансировать, ведь они формируют инфраструктуру предприятия и помогают непрерывному функционированию главных процессов. Существуют еще процессы развития, отвечающие за будущую прибыль.
2. Назначение ответственных лиц. Система оптимизации бизнес-процессов построена таким образом, что не может функционировать без контроля. А потому назначается ответственный за ее проведение. Причем один человек должен осуществлять общее руководство, а другие — контролировать каждый этап. Управляющий должен быть не только обязательным, но и уметь координировать работу подчиненных. Таких руководителей можно сравнить с вечной батарейкой, потому что они должны постоянно работать и оптимизировать производство. По этой причине должностные обязанности должны быть четко изложены, для этого достаточно прописать обязанности во внутреннем регламенте предприятия.
3. Осуществление оптимизации. Вот мы и подошли к оптимизации бизнес-процессов предприятия. Для нее отведен только третий этап, потому что сначала нужно подготовиться. Не стоит думать, что в каждой организации полный порядок. На любом предприятии можно обнаружить несколько десятков проблем. А после обнаружения надо действовать в соответствии с планом. Сперва нужно дать оценку всем процессам компании, а также исключить повторение должностных обязанностей. Следующим шагом станет вычисление времени на каждый из бизнес-процессов, проведение сравнительного анализа со средними показателями, подгонка под реальные показатели. Дальше надо организовать эксплуатационный анализ по ресурсам производства. Нужно проследить перемещение ценностей и сведений в компании и искоренить участки, на которых есть потери и того, и другого. Завершающим этапом станет анализ эффективности использования ресурсов на каждом процессе.
4. Автоматизация основных процессов предприятия. Не зря этот шаг прописан в четвертом пункте, ведь прежде чем приступать к нему, необходимо четко понимать, как будет проходить оптимизация. Если на предприятии царит полная неразбериха, то как не оптимизируй процесс, толку от этого будет ноль. Единственное, чего получится добиться, — больших финансовых трат и потери времени.
5. Оценка итогов. Оптимизация управления бизнес-процессами преодолена, как и сама реорганизация. Самое время подвести итоги. Если операция была правильно проведена, то результатом станет ликвидация повторяющихся должностей и обязанностей сотрудников, курирование выполнения работы трудящимися, уменьшение количества ошибок и снижение влияния человеческого фактора в производстве, внедрение системы коэффициентов полезного использования, которая мотивирует сотрудников, сформировавшаяся база знаний о процессах организации, уменьшение нарушений на производстве из-за нехватки кадров или отсутствия ресурсов, нахождение финансов, не участвующих в обороте, и их ликвидация, минимизация закупок ненужной продукции.

Основные задачи специалиста по бизнес-процессам

Специалист по БП в широком понимании занимается оптимизацией деятельности компании. В обязанности такого сотрудника входит следующее:

• изучение внутренних бизнес-процессов компании;
• выявление узких мест (недостатков существующей системы);
• рекомендация рациональных вариантов решения бизнес-задач;
• описание бизнес-процессов и формулировка технических заданий.

В результате работы специалиста по оптимизации бизнес-процессов снижаются издержки и увеличивается доход компании.

Анализ основных бизнес-процессов компании

Менеджер по оптимизации БП проводит качественный и количественный анализ основных и дополнительных БП  в организации. Качественный предполагает:

• оценку состояния процесса к требованиям и нормативным актам;
• анализ ресурсов (ПО, персонала и оборудования);
• определение входов\выходов;
• применение методики SWOT.

Количественный анализ — определение и измерение конкретных показателей эффективности. Ключевой показатель эффективности должен быть сформулирован для каждой цели, чтобы установить плановое и мониторить фактические результаты.

Методика описания БП

Есть разработанные методологии и готовые схемы описания, но каждый специалист использует собственный подход. Сооснователь ecommerce-агентства Kislorod Максим Жуков рекомендует простую схему описания БП силами сотрудников компании:

1. Под каждый процесс выделить рабочую группу — людей, непосредственно участвующих в процессе.
2. Определить шаги БД и выделить только фундаментальные.
3. Описать полный, нормальный процесс со всеми возможными вариантами развития события. Все шаги отразить последовательно.
4. Процесс описывать так, как он выполняется сейчас, но учитывая, что планируется внедрить в ближайшее время.
5. Детализировать крупные шаги, разбить на подпроцессы. Для каждого подпроцесса разработать и использовать чек-листы, которые нужно выполнить прежде, чем перейти к следующему шагу.
6. Протестировать процесс и скорректировать при необходимости. Стабильную версию БП презентовать всему коллективу.

Работа над БП не заканчивается после описания. В ходе рабочего процесса участники могут выявить недочеты системы, продолжить обсуждение и совершенствование схемы. В случае если описанием занимается отдельный специалист, а не сами сотрудники, он должен поддерживать обратную связь с участниками БП.

Разработка бизнес-процессов

Разработка БП обычно предшествует внедрению проектного подхода или автоматизированной системы управления. Аналитик формирует ключевые БП, прорабатывает их с руководством или сотрудниками, моделирует и тестирует на практике. После этого результаты разработки можно внедрять с помощью контрольных карт, специализированного ПО, вовлечения сотрудников и других методов.

Выстраивание бизнес-процессов

Выстраивание и управление последовательностью действий в БП и самими процессами предполагает использование алгоритмов, схем. Эта часть работы специалиста по оптимизации бизнес-процессов предполагает обозначение связей между отдельными процессами и выстраивание общей структуры.

Методы моделирования бизнес-процессов

• Flow Chart Diagram (диаграмма потока работ) – способ графического описания работы с применением особых символов для каждой операции, набора данных, единицы оборудования, исполнителя. В результате на схеме демонстрируется логическая последовательность всех операций. Это гибкий подход, он дает возможность при необходимости рассмотреть один комплекс действий сразу в нескольких вариантах.
• Data Flow Diagram – изображение передачи данных между операциями, для характеристики информационной стороны бизнес-процесса. Это позволяет наблюдать данные на входе в систему и в каждую операцию в отдельности, и соответствующую информацию на выходе. Также в ней отображается, какими способами сведения претерпевают изменения и где хранятся. Деятельность компании раскладывается на логические информационные уровни, причем базовая схема улучшается добавлением подробных описаний подпроцессов, тоже имеющих свою внутреннюю структуру.
• Role Activity Diagram (диаграмма ролей). Под ролью здесь понимается каждый элемент, выполняющий ту или иную функцию. Каждая часть описывается, и анализируется отдельно, а затем рассматривается их взаимодействие.
• IDEF (Integrated Definition for Function Modeling) – это целый набор аналитических средств, применяемых не только в управлении бизнесом, но и во многих других сферах. Чаще всего встречаются варианты IDEF0 и IDEF3. Первый из этих вариантов представляет собой модель функций, причем сложные функции делятся на более простые составляющие, а затем различные блоки логически объединяются посредством стрелок. При использовании IDEF3 речь идет о «поведенческом» описании: демонстрируется поток работ либо переходные состояния объектов.
• Цветные сети Петри – график, на котором представлены действия и события, символизирующие переход из одной стадии в другую. Таким образом можно увидеть, что приводит к тем или иным изменениям, насколько быстро и эффективно.
• Unified Modeling Language – графический язык для визуализации, специфицирования, конструирования и документирования процессов и систем. Комплекс из девяти видов диаграмм, описывающих разные аспекты: классы, объекты, прецеденты, последовательности, кооперации, состояния, деятельность, компоненты, развертывание. В результате получается представление очередности действий сотрудников и работы различных объектов внутри организации. Схема может разветвляться, в ней отмечаются разнообразные условия и исключения из правил.
• ARIS (Architecture of Integrated information Systems) – методология и соответствующее семейство программных продуктов. Они используются для структурированного описания, анализа и последующего совершенствования бизнес-процессов предприятия. Система наглядно показывает правила деятельности предприятия и значения  показателей результативности. Так можно определить желаемые характеристики работы компании, совершенствовать архитектуру, улучшить процессы, рационально распределять ресурсы. Инструмент определяет весь цикл разработки – анализ требований, спецификация информационной системы и описание физической реализации.

Методы моделирования бизнес-процессов реализованы в специальных компьютерных программах, позволяющих оперативно визуализировать «картинку» при вводе данных. Каждую из методологий можно изучить в рамках специализированных образовательных программ. Инструментальные средства рассматриваются отдельности, углубленно, или обзорно, в сравнении. Именно накапливание систематизированных знаний обо всех моделях, рассмотрение примеров практического применения и способов использования в различных ситуациях помогает успешно использовать разные методики при реальном руководстве предприятием.

Необходимые знания можно получить, например, в ВШБИ НИУ ВШЭ на программе второго высшего образования «Управление информационными технологиями в бизнесе» и на программах  профессиональной переподготовки «Операционная эффективность бизнеса и совершенствование», «Информационная бизнес-аналитика». 

В управлении

Принятие решений – важнейшая составляющая управленческого комплекса на любом предприятии, хоть производственном, хоть торговом, хоть бюджетном. Любая оптимизация процессов в организации так или иначе предусматривает задействование человеческого фактора. От того, как будет построен рабочий процесс, и как в этом процессе будут взаимодействовать человеческие ресурсы, зависит производительность труда на фирме в целом. Грамотно составленный менеджмент и умение внедрять эффективные методы функционирования в процесс управления в целом позволят не только оптимизировать структуру взаимоотношений между сотрудниками, но и повысить рентабельность предприятия в комплексе.

Итак, какими методами можно достичь продуктивности менеджмента, как главного инструмента управления предприятием?

• Обеспечение легкой управляемости– чем проще будет сформирована структура взаимодействия и иерархического подчинения одних сотрудников другим, тем оперативнее и плодотворнее будут протекать все процессы в целом.
• Внедрение новых предложений по увеличению качественных показателей произведенной продукции в уже существующую систему менеджмента.
• Содействие в снижении такого показателя, как зависимость предприятия от человеческой составляющей – имеется в виду переход к автоматизированным системам труда.
• Обязательное установление контроля за результатами деятельности предприятия, а также проведение последующего анализа его рентабельности, исходя из оценки конкретных факторов.
• Минимизация издержек и затрат в тех сегментах, где это наиболее рационально.
• Планомерное и логически обоснованное разделение ответственности и соответствующих полномочий между функциональными отделами компании.
• Проведение тотальной проверки на предмет повторения выполняемых одних и тех же задач разными подразделениями во избежание нерационального распределения рабочего времени и функциональных обязанностей.

В чем заключается главная цель оптимизации процессов управления? В том, что правильно составленный аппаратом управления в лице руководства план мероприятий по внедрению продуктивных способов и ликвидации нерезультативных видов деятельности позволяет снизить расходы компании в целом, не ущемляя интересы работников.