Как и когда менять фискальный накопитель в онлайн кассе

Порядок замены фискального накопителя

Чтобы самостоятельно поменять фискальный накопитель, нужно выполнить следующие действия:

Закрыть архив ФН. Это делается через меню онлайн кассы в подразделе с отчетами ФН или настройками ФН, ОФД. Процедура закрытия архива зависит от модели кассового аппарата, поэтому ее лучше выполнять по инструкции, указанной в пользовательском мануале (руководстве пользования). Если закрытие архива не удается, то следует перевести часы кассы на 23:55 и повторить процедуру. Перевод часов осуществляется только в том случае, если ФН заблокировало ФНС

Чтобы этого не делать, следует менять накопитель в рамках плана, то есть при рабочем кассовом аппарате.Важно! Некоторые кассы предусматривают перевод времени только после искусственного сбоя хода часов, то есть кратковременного обесточивания путем изъятия батарейки.

Обновить ПО. Многие кассы были фискализированы для использования ФФД (формата фискальных данных) 1.0

Согласно новым правкам в ФЗ №54, его можно использовать только до конца 2018 года. С 01.01.2019 все аппараты должны быть переведены на ФФД 1.05. Плановое обновление ПО осуществлялось в 2017 году, если это не было выполнено, то лучше выполнить его сейчас.Важно! Перед обновлением следует сделать резервную копию настроек аппарата на съемном носителе и распечатать все диагностические чеки, поскольку в процессе может быть стерта вся информация.

Заменить ФН. Отсек накопителя располагается в нижней части аппарата, но в некоторых моделях расположение может быть иным, поэтому следует ознакомиться с пользовательской инструкцией. Крышки отсека крепятся защелками или винтами (чаще всего). Их можно открутить обычной отверткой.Важно! Новый накопитель должен соответствовать требованиям, отраженным в ФЗ №54.

Включить кассовый аппарат, войти в сервисное меню и изменить реквизиты ККТ.
Перерегистрировать ККТ. Это делается через сервисное меню или систему управления ККТ в разделе «перерегистрация». Может потребоваться повторный ввод всей информации о компании, но такое случается редко. Чаще всего такие сведения заполняются автоматически.

Второй этап перерегистрации осуществляется через личный кабинет на сайте ФНС, где указывается причина перерегистрации.

Важно! Перерегистрация выполняется только с помощью действующей электронной подписи.

На какой срок покупать фискальный накопитель:

Как правило действует следующее разграничение по возможности выбора 15 или 36 месячных фискальных накопителей:

15 месячные ФН ставятся:

• 1) Если в организации система налогообложения — ОСН
• 2) Если есть на реализации подакцизные товары, как то — сигареты, ликероводочная продукция, пиво, сигареты, бензин, авто-масла, сами автомобили. Подакцизные товары — это не только товары, на которых есть акцизная марка, а все товары, с которых собираются акцизные сборы. Подробнее ссылка и список подакцизных товаров ниже (срок работы всех известных мне фискальных накопителей с галочкой подакцизный товар 410 дней).
• 3) Имеется явный сезонный характер работы (ККТ не работает в году например 3 месяца)

36 месячные ставятся во всех остальных случаях

https://www.nalog.ru/rn77/fl/pay_taxes/excise_goods/ — Подакцизные товары

Как узнать срок действия ФН Элвес МФ?

В настоящий момент точного способа я так и не нашел (из всех касс), возможно плохо искал, но пока это факт (надеюсь что в следующей прошивки данный момент ребята проработают). Здесь я делаю так:

1) Распечатываю из памяти ККТ Элвес МФ документ из ФН под номером «1» (т.е. чек регистрации или очередной замены ФН). См картинку слева — инструкцию —  8- 30 — ОПЛ (ИТ) — 5 -1 (номер ФД) — ОПЛ (ИТ).

2) Затем откручиваем пару саморезов с обратной стороны корпуса кассы (небольшой люк — все кассу разбирать не нужно) — там смотрим маркировку ФН — как правило на нем есть этикетка с маркировкой ФН — 15 — пятнадцать месяцев работы, ФН — 36 (36 месяцев) ФН -1.0 (как правило 13 месяцев — сейчас найти такие ФН не получится это первые фн, уже как правило завершивший свой срок работы).

ККТ ГК Атол узнать, посмотреть – дату — срок действия ФН (службы, замены , использования, эксплуатации, окончания работы)

Точный 100% срок окончания работы – действия ФН в ККМ атолл можно узнать следующими 3 способами:

А) Через сервисную информацию — выключаем кассу, зажимаем кнопку протяжки, включаем, считаем два пика- звуковых сигналов отпускаем — распечатывается сервисная информация о ККТ в том числе и дата окончания срока – ресурса ФН. См. строку «Срок действия» — это и есть дата блокировки кассового аппарат по исчерпанию ресурса ФН.

Б) Выполнить команду по нижнему уровню (строка «Поток команды» в на вкладке «Ниж. ур.» в 8 драйвере ККТ, в 10 драйвере ККТ — строка «Команда:» — вкладка «Нижний уровень»): 82 01 01 00 (без пробелов).

В) Или в 9-10 драйвере — нажать кнопку «Печать информации о ККТ»  на вкладке «Сервисные», или  (только в 10 драйвере) на вкладке «Отчеты» распечатать «Тип отчета:» — «5- Печать информации о ККТ». 

Внимание отталкивается от даты регистрации в данном чеке нельзя.  Дата регистрации – является датой последней перегистрации  – например при смене адреса установки или смены ФФД – сменится и дата регистрации на дату проведения последней перегистрации ККТ

Когда надо менять фискальный накопитель?

Срок эксплуатации фискального накопителя (ФН) ограничен на уровне законодательства. Поэтому рано или поздно (в зависимости от модели ФН
и условий применения контрольно-кассовой техники) наступит необходимость выполнить операцию по замене ФН в кассе.
Как правило,
возможно три варианта: через 13, через 15 или через 36 месяцев с момента регистрации вашей кассы (или с даты предыдущей замены накопителя).

Строго говоря, этот срок отсчитывается не от даты регистрации кассы, а с момента фискализации фискального накопителя. Разница в несколько
дней могла возникнуть, если настройка и ввод в кассу регистрационнных данных производились не сразу после их получения от налоговой.

Если у вас не сохранилась информации о дате регистрации контрольно-кассовой техники (ККТ) или предыдущей замены ФН, то узнать ее несложно.
Всю информацию можно посмотреть
в настройках кассы. Для этого ознакомьтесь с инструкцией по эксплуатации вашей модели онлайн-кассы. Такую информацию также можно найти в
личном кабинете на сайте Оператора фискальных данных (ОФД), с которым вы работаете.

Впрочем кассовый аппарат и сам напомнит о необходимости поменять ФН. Большинство моделей ККТ в последний месяц срока службы накопителя
будут выводить в отчете «О закрытии смены» строку следующего содержания: «Ресурс ФН менее 30 дней». Это значит, что вам уже не следует
откладывать вопрос замены: закажите новый фискальник и определитесь, где и как будете его устанавливать.

Если у вас остались вопросы и вы не смогли определить, когда срок действия ФН подойдет концу, обращайтесь к нам! Задайте вопрос по телефону
или в чате на сайте – поможем выяснить искомую дату. Это бесплатно.

Замена ФН до истечения срока эксплуатации

Иногда возникает необходимость поменять ФН еще до того, как его срок действия истечет. Такая ситуация бывает в следующих случаях:

• Переполнилась память фискального накопителя
• Сменился ИНН владельца кассового аппарата
• Произошла блокировка ФН
• Устройство вышло из строя
• Поменялись условия применения ККТ

Емкость памяти накопителя

Памяти 15-месячного ФН хватает примерно на 180 тысяч операций. Если среднее количество чеков составляет более 500 штук ежедневно, то
замена фискального накопителя потребуется через год или раньше вследствие переполнения памяти. Когда касса выведет в отчете
сообщение «Память ФН заполнена», то это значит, что осталось менее 1% объема памяти. Не игнорируйте это сообщение, иначе вскоре
произойдет блокировка кассы.

Смена ИНН

Если поменялся владелец ККТ или изменился ИНН у владельца ККТ, то по закону необходима фискализация нового накопителя. Продолжать
использовать кассу как есть нельзя.

Блокировка

Накопитель в кассовом аппарате может заблокироваться. Работа онлайн-кассы, увы, будет парализована. Такая ситуация возникает,
если более 30 суток подряд не было соединения онлайн-кассы с Интернетом и кассовые чеки не уходили в ОФД. Или если кассир забыл закрыть смену
и открытая смена длилась больше суток. Также блокировка накопителя может возникнуть из-за попыток манипулировать временем отправки чеков
и таймером ККТ.

ВНИМАНИЕ! Если до 31.12.2018 не обновить прошивку вашего кассового аппарата до версии, поддерживающей формат
фискальных данных 1.05, то 30.01.2019 фискальный накопитель заблокируется, поскольку ОФД с 1 января перестанет принимать чеки от
контрольно-кассовой техники, работающей на старом формате фискальных данных 1.0.

Выход из строя

От форс-мажора никто не застрахован. Нарушение условий эксплуатации или заводской брак может привести к выходу из строя ФН.
Оперативно решить такую проблему, без долгого простоя кассы на торговой точке, поможет договор на техподдержку с
авторизованным сервисным центром.

Смена условий применения ККТ

Продажа услуг на ОСНО или продажа товаров без акцизов на специальном режиме налогообложения позволяет использовать фискальные накопители
со сроком действия 36 месяцев. Если же впоследствии понадобилось продавать товары на ОСНО, или подакцизные товары, или же состоялся переход
со специального режима на ОСНО, то доработать весь 36-месячный срок уже нельзя. Проконсультируйтесь у наших специалистов по вашей конкретной
ситуации: расскажем, что делать с ФН и ККТ в вашем случае. Пишите в чат, закажите обратный звонок на сайте или позвоните по телефону
8 (495) 231 48 18. Это бесплатно.

Сложность и важность даты закрытия ФН — его блокировки заключается в следующем:

По факту я лично встречал фискальные накопители которые приходили с одной партией, но при этом работали как ровно 13 месяцев, так и 13 и две недели.

Тоже самое с 15 месячными, некоторые стандартные 15 месяцев + две недели, другие на несколько десятков дней меньше. А большинство накопителей что 15 месячных что 36 месячных при работе с подакцизными товарами и вовсе практически сразу сокращают срок работы до 410 дней и 15 и те немногие 36 месячные что способны работать с ОСН (по крайне мере в паспортах всех фискальных накопителей что мне попадалась от разных производителей другой даты при работе с подакцизными товарами я не встречал.)

В общем, для тех кто точно хочет знать когда заканчивается срок службы фискального накопителя в онлайн кассе предлагаю заводские инструкции по получению даты блокировки накопителя в связи с исчерпанием временного ресурса ФН. При этом дата будет верна как правило с учетом времени активации ФН, т.е. например — если вы его активировали в 10-15 утра, то в большинстве случаев ФН закроется в 10-15 утра через 15 месяцев 2 недели (для 15 месячных ФН)

Однако если у вас более 180-200 чеков в день на кассу, то срок работы может резко сократиться в силу заполненности памяти фискального модуля. По практике — в супермаркетах на ведущих (постоянно работающих) кассах, накопителей как правило хватает на 7-11 месяцев.

Однако если у вас меньше 150 чеков в день, то вы можете гарантированно — точно узнать  дату блокировки – исчерпания срока использования ФН — только двумя способами – распечатав дату на чеке или считав ее из кассового аппарата и выведя ее в окне заводского драйвера ККТ.

К сожалению, в ряде кассовых аппаратов онлайн это казалось бы одна из самых востребованных функций часто реализовано абсолютно не дружелюбно, вплоть до вода специальных команд в битах.

Так же хотелось бы отметить что если вы превысите дату работы ФН в составе ККМ и ФН заблокируется по причине превышения срока его работы (и в большинстве случаев это происходит при открытой смене), то вы не сможете в большинстве случаев самостоятельно поменять накопитель с последующей перегистрацией по причине «Замена ФН», так как кроме простой замены блока шифровального(криптографического) средства защиты фискальных данных вам придется обнулять кассу (данная процедура в ряде моделей касс имеет кучу нюансов и возможных последствий) – так как при заблокированном ФН и открытой смене вы не сможете перевести дату на последний работоспособный день ФН в составе кассы.

Фискальный накопитель — срок хранения по закону составляет 5 лет с даты закрытия ФН.

Фискальные накопители владельцы ККТ обязаны хранить 5 лет с даты закрытия архива (перед выниманием блока из кассы обязательно выполняется операция по закрытию накопителя с обязательной отсылкой данного чека закрытия в налоговую — «не отправленных ФД = 0» (или получаем квитанцию ОФД в получении данного чека), так как его наличие является гарантией того что вы больше не пробивали чеки по кассе с данным накопителем в составе данной кассы не отослав их в ИФНС). Т.к после проведения данной операции ФН превращается в обычную заблокированную и защищенную не стираемую флешку с номерами ваших всех ФД – Фискальных документов и подтверждений ОФД в их получении (без самих чеков, просто номера и даты, и подтверждения ОФД в получении).

Порядок замены ФН

Если у вас отсутствует опыт по работе с кассовой техникой и фискальным оборудованием, рекомендуем для этой процедуры обратиться
в авторизованный сервисный центр. Порядок действий при замене приблизительно следующий.

1. Закрытие архива фискального накопителя

Сначала необходимо создать отчет «О закрытии смены». Следует убедиться, что все чеки и фискальные документы, сформированные
на онлайн-кассе, переданы в ОФД. В поле «Количество непереданных ФД» не должно быть никаких записей. В противном случае проверьте
соединение кассы с Интернетом и настройки передачи данных в ОФД.

Далее надо создать и отправить в ОФД «Отчет о закрытии ФН». Отчет обязательно должен содержать дату и время формирования, номер фискального
документа (свой) и фискальный признак документа. Эти реквизиты надо сохранить, они понадобятся в дальнейшем.

2. Демонтаж старого и монтаж нового накопителя

После получения от ОФД подтверждения приема отчета о закрытии ФН можно приступить к извлечению старого накопителя. Следует внимательно
изучить инструкцию по эксплуатации ККТ и действовать согласно ее предписаниям. Порядок монтажа/демонтажа заметно отличается для
разных моделей онлайн-касс. Все работы на устройстве ведутся при отключении кассы от сети электропитания. После извлечения старого ФН, можно
сразу устанавливать новый.

3. Настройка ККТ

Настройка делается в соответствии с руководством по эксплуатации ККТ. Дата и время начала использования фискального накопителя должны быть
текущими, иначе не удастся перерегистрировать кассу.

4. Перерегистрация ККТ

При наличии действующего ключа электронно-цифровой подписи (ЭЦП), заявку на перерегистрацию можно подать через личный кабинет
владельца ККТ на сайте ФНС России или на сайте ОФД. Процедура аналогична регистрации кассового аппарата. В заявлении понадобится указать
причину замены ФН и реквизиты отчета о закрытии ФН.