Как создать эффективный план маркетинговых мероприятий?

Event-менеджер кто это и чем занимается

Менеджер по мероприятиям — это человек, который занимается организацией деловых, спортивных и торжественных мероприятий для разных компаний или частных лиц. Должностные обязанности event-менеджера:

• встреча с заказчиком (созвон, переписка) для обсуждения деталей события;
• в случае если клиент затрудняется назвать детали, предложить собственный план вечеринок;
• анализ заведений для планируемого праздника, бронирование;
• планирование бюджета, смет, сроков и чёткое следование им;
• составление списка необходимых контактов (директор банкетного зала, оформители, доставка шаров и т.д.);
• подбор тематики события, оформить помещение в соответствии с этим (или работать в паре с декоратором, дизайнером интерьера);
• обеспечение посетителей печатной продукцией: листовки, брошюры (при необходимости);
• контроль за всеми процессами в ходе мероприятия;
• по итогам события — составление отчётности;
• ведение документооборота и контроль оплат по всем счетам;
• привлечение спонсоров, журналистов и написание пресс-релизов.

Менеджер по мероприятиям во время работы постоянно согласовывает все моменты с заказчиком. Выбирает возможные варианты (место проведения, персонал, тематику) и предоставляет весь список клиенту на одобрение.

Как стать event менеджером

С нуля освоить профессию реально, но проблематично. Самостоятельно теоретически подготовиться возможно, но без помощи опытных коллег многих особенностей работы понять не получится. Есть лёгкий способ быстро стать отличным специалистом по мероприятиям. Можно пройти онлайн-курсы, которые помогут овладеть профессией и начать зарабатывать ещё в процессе обучения. Преимущества таких программ:

• Освоение профессии за несколько недель — можно проходить в удобное время и скорость прохождения выбирать самостоятельно.
• Чётко структурированная информация — вместо самостоятельного поиска материала вы изучаете отобранную специалистами информацию в удобном формате.
• Наработанное портфолио — то, что так часто просят работодатели. Домашние задания помогут с практикой, а работы можно будет предъявить заказчику в качестве портфолио.
• Удобно учиться — формат обучения позволяет получать информацию где угодно, когда угодно и на любом удобном гаджете. Подойдёт даже смартфон.

На сегодняшний день в онлайне ивент-мененджменту вы можете научиться пройдя курс от Skillbox.

Курс Event Killer от Skillbox

Длительность: 3 месяцa

Уровень: с нуля

Для кого подходит: новичкам, Junior или Middle event-менеджерам на стороне агентства

Формат: онлайн уроки+ домашнее задание + работа с наставником

• Event-продюсер: введение в индустрию и профессию
• Взаимодействие с клиентом
• Взаимодействие с командой
• Взаимодействие с подрядчиками
• Customer Journey Map в event
• Креатив в event
• Этапы подготовки проекта
• День X
• Закрытие проекта
• Экономика event-агентства
• Продажи в event
• Бонус-модуль – Event 3.0. Тренды в индустрии

Полная программа: посмотреть >>>

Преподаватели: Павел Недостоев — основатель и партнер event-агентства DEPARTÁMENT, Юлия Сигунова — директор по клиентскому сервису, партнёр DEPARTÁMENT, Пётр Иванов — основатель и креативный директор DEPARTÁMENT, Софья Герштейн — Event Director, партнер DEPARTÁMENT, Александр Локтев — Экс-коммерческий директор DEPARTÁMENT.

Ключевые навыки:

• Макротренды и тренды event-индустрии 3.0
• Работа с клиентами, командой и подрядчиками
• Правила клиентского сервиса
• Эффективная проработка брифа
• Понятия, цели и задачи event-маркетинга
• Event-агентство как бизнес
• Формула расчета стоимости часа персонала
• Формирование проектной команды
• Управление проектными рисками и форс-мажорами
• Поиск клиентов
• Подготовка презентации event-агентства
• Создание сuѕtоmеr journey map
• Разработка концепции мероприятия по креативным механикам
• Правила участия в тендерах
• Подготовка и реализация мероприятий
• Технология продажи предложения клиенту

Цена:

• полная — 40 000 рублей
• со скидкой — 20 000 рублей
• рассрочка без первого взноса — 1 667 рублей

Итоги: диплом + портфолио

Ссылка на курс: перейти к обучению >>>

Мои впечатления: Отличный курс как для новичков, так и для профессионалов чтобы быстро прокачаться в организации ивентов. Под руководством основателей и партнеров мощнейшего агенства в event сфере — DEPARTÁMENT, вы получите максимум практических знаний которые сможете применить в работе.

Готовы приступить? Тогда вот первое задание от меня.

Представьте себя организатором мероприятия. Посмотрите на фото и пофантазируйте — какое событие вы здесь можете представить? Предлагаю создать совместный ивент! Пишите название, идею, тематику… Все что угодно, а я помогу развить идею дальше и дам ценные советы.

Сколько денег нужно для старта бизнеса

Затраты на открытие небольшого агентства, как было отмечено выше, начинаются от 200-300 тыс. рублей. Основные затраты – обустройство офиса, покупка звукового оборудования и реклама. Но и этих затрат можно избежать. В начале бизнеса можно обойтись и без офиса — начать с простого обхода детских садов. Развешивать в них рекламные буклеты, договариваться с директорами. Потенциальная клиентская база одного детского садика – порядка 70 человек. Средний «чек» на проведение одного праздника – 500 рублей с одного ребенка. Итого выручка с одного детского сада – 35 тыс. рублей. Часть средств уйдет на оплату аниматоров, фотографа и музыканта. Итого прибыль в среднем составляет 10 тыс. рублей с одного детского сада. 

Конечно, бизнес по организации праздников нельзя назвать простым. За кажущейся легкостью открытия дела, скрывается большой и кропотливый труд. Работать приходится с музыкантами, артистами – людьми по своей натуре творческими. И они, к сожалению, не всегда являются пунктуальными и сговорчивыми. 

Именно поэтому такое дело скорее подходит для молодых и энергичных людей, которые могут построить успешный бизнес на одних амбициях и целеустремленности. Где-то можно лично исполнить роль деда мороза, ди-джея или фотографа на свадьбе.  Таким людям под силу открыть бизнес почти без стартового капитала, основываясь на собственной оригинальности и креативной мысли.

Пошаговый бизнес план: с чего начать

Если в больших городах довольно жесткая конкуренция в сфере бизнеса по организации праздников, то в маленьких часто ниша практически пустует. Но в любом случае, открывая свое агентство, нужно знать, насколько его услуги будут востребованы. Поэтому необходимо хорошо проанализировать рынок, оценить платежеспособность населения и его потребности. Возможно, что многие жители маленького города не будут пользоваться услугами агентства, так как им это просто не по карману, или они считают что надежнее и дешевле организовать все самим

Немаловажно составить портрет предполагаемых клиентов, а затем определиться со списком услуг. Затем уже надо решать вопросы с финансированием, оборудованием, набором персонала, рекламой и привлечением клиентов

Какие нужны документы

Коды ОКВЭД при организации бизнеса можно указать 90.01, 92.03. Они связаны с деятельностью по организации праздников. Специального разрешения на ведение бизнеса не потребуется. Нужно только подготовить стандартный пакет документов для регистрации индивидуального предпринимательства.

Какие услуги может предоставить event-агентство

В список услуг агентства праздников может включать услуги по закупке продуктов и выбору меню, оформлению столов, музыкальному оформлению, видео и фотосъемке, доставке букетов, организации программы праздника. Список услуг может быть значительно расширен, но для организации бизнеса с нуля достаточно этого перечня.

Польза событийного маркетинга

Задачи, которые можно решить с помощью event-маркетинга:

1. Формирование общественного мнения о торговой марке, бренде компании, продукте.

2. Формирование у потребителей положительного отношения к продукту и компании, вызвать интерес, креативно презентовать продукт, марку перед аудиторией.

3. Возможность собрать фокус-группу, на которой компания может апробировать свои предложения, отрепетировать формулировки, конкретизировать выгоды. Приглашенные на событие помогут протестировать продукцию, также на мероприятии можно организовать первые прямые продажи.

4. Способ стимулирования клиентов, которые находятся на стадии принятия решений относительно сотрудничества

То есть привлечь внимание «холодных клиентов», «разогреть» их, а «тёплых» клиентов подтолкнуть к покупке продуктов и услуг

Что такое event-маркетинг

Event-маркетинг – маркетинговый инструмент, представляющий собой соединение маркетинговых коммуникаций, Public relations, ATL и BTL.

Эта маркетинговая стратегия возникла как реакция на низкую эффективность массовой рекламы, когда внимание потребителей становится всё сложнее завоевать традиционными рекламными каналами. Событие может быть реальное или вымышленное, плановое или организованное как быстрая реакция, массовое или рассчитанное на конкретную аудиторию

Главное условие – использовать повод. Обычно поводом становится новое предложение товара или услуги. То есть, это не только возможность напоминания о себе

Событие может быть реальное или вымышленное, плановое или организованное как быстрая реакция, массовое или рассчитанное на конкретную аудиторию. Главное условие – использовать повод. Обычно поводом становится новое предложение товара или услуги. То есть, это не только возможность напоминания о себе.

Важные составляющие ивента, которые должны быть реализованы в обязательной последовательности:

• Предварительное информирование (анонсирование) о проведении мероприятия.
• Проведение мероприятия (конференции, презентации, промоушн-акции, концерты, выставки, благотворительные и социально-значимые проекты).

Виды маркетинговых событий

Ивенты можно условно классифицировать следующим образом:

1. По характеру взаимодействия с аудиторией:

• с формальным общением (семинар, конференция)
• с неформальным общением (концерт, вечеринка).

2. По типажу привлекаемой аудитории:

• политические (митинг, демонстрация, инаугурация)
• корпоративные (тренинги, презентации, промоакция)
• социальные (акция благотворительности)
• культурно-просветительские (выставка, концерт, фестиваль)
• научные и околонаучные (симпозиум, конференция)
• спортивные (олимпиада, соревнования).

3. По видам маркетинговых задач:

• информационные (выступление, презентация)
• закрепляющие знание и предоставляющие опыт (тестинг, семплинг)
• корректирующие отношение и поведение (пресс-конференция, презентация).

4. По численности привлекаемой аудитории:

• массовые (фестиваль, концерт)
• групповые (пресс-конференция, брифинг, круглый стол).

5. По открытости мероприятия:

• открытые (с возможностью свободного посещения всеми желающими)
• закрытые (по приглашениям, билетам).

Подводим итог

План маркетинговых мероприятий- один из ключевых элементов в стратегии любой компании. Отсутствие планирования очень часто приводит к тому, что инвестиции в маркетинг становятся неэффективными и невыгодными.

План маркетинговых мероприятий позволяет грамотно спланировать объем продаж, распределить его по каждому каналу маркетинга, выставить цели и распределить бюджет. А регулярное работа над планом позволяет компании определить и инвестировать исключительно в самые эффективные маркетинговые каналы.

Вспоминая Джона Ванамейкера, регулярно используя календарь маркетинга, вы будете точно знать, куда и с какой эффективностью используется ваш маркетинговый бюджет!