Грейдирование персонала: методика определения должностных окладов

Введение.

На
сегодняшний день система грейдов — это
наилучшая и единственно оправданная
система начисления должностных окладов
на основе балльно-факторного метода и
матрично-математических моделей. Автором
этой методики является американский
ученый Эдвард Хей. Поэтому часто в шутку
ее называют «зарплатомер по Хею».

Нарастание
популярности и спроса на методы грейдов
обусловлено тем, что они прошли испытание
временем.

Для
начала определим, что есть что. Грейдинг(от англ. grading
) — классификация, сортировка,
упорядочивание. Грейдирование — это
позиционирование должностей, то есть
распределение их в иерархической
структуре предприятия в соответствии
с ценностью данной позиции для предприятия.

Очень
трудно найти такой универсальный метод
оплаты труда, который учитывал бы
интересы и работодателя, и сотрудника.
Предприятие всегда старается платить
с учетом своих целей, но ровно столько,
чтобы работник не уходил, а последний
в свою очередь стремится получать как
можно больше. Именно система грейдов
позволяет «увязать» оплату труда и
логику бизнеса, а также развязать узел
проблем, связанных с мотивацией персонала.

HR
специалисты наиболее часто называли
следующие причины необходимости
использования системы грейдов в своей
компании:

Прозрачность
и управляемость функции HR: с помощью
системы грейдов можно очень наглядно
и прозрачно показать руководителю
компании текущее состояние с персоналом,
требуемое обучение и развитие сотрудников
с точки зрения выполнения производственных
показателей, а также очень хорошо можно
проследить динамику изменений в
профессиональном уровне сотрудников,
корреляцию между обучением и
производственным результатом.
Автоматизация работы HR-службы:
система грейдов позволяет полностью
или частично автоматизировать такие
процессы, как оценка персонала,
представление текущего уровня сотрудников,
формирование плана обучения и развития,
планирование кадрового резерва и
карьерного роста сотрудников. Усиление
кооперации и сотрудничества с линейными
и функциональными руководителями : с
помощью системы грейдов HR специалист
может наладить системное взаимодействие
с руководителями, так как внедрение
системы грейдов – это проект, в котором
задействованы все руководители и HR
специалист в данном случае выступает
как руководитель проекта. Видно, что
как у руководителей, так и у HR специалистов
есть много причин для внедрения системы
грейдов. Вместе с тем, переход на систему
грейдов – это изменение, причем изменение
значительное, особенно с точки зрения
самого сотрудника

Важно, чтобы это
изменение было положительно воспринято
и мы видели сотрудниках компании не
сопротивление, а конструктивное
сотрудничество. Этого можно добиться,
если сотрудник увидит, что система
грейдов положительно влияет на его
личные потребности, связанные с работой.

Виды систем грейдов

В нашей стране популярны три вида систем грейдирования:

1. Первая ступень сложности. Это довольно легкий метод, основанный на определении нескольких рангов должностей (от 5 до 10). Путем совещания руководящие лица распределяют все существующие в компании должности в группы и начисляют для каждой из них свой уровень зарплаты. Метод подходит небольшим фирмам с штатом до 100 человек.
2. Вторая ступень сложности была разработана американскими учеными и адаптирована специально для стран СНГ. Для его внедрения нужно провести оценку и выставить баллы по каждой из должности, а лишь затем ранжировать и устанавливать уровень заработной платы.
3. Третья ступень сложности – это невероятно глубокий и трудоемкий метод, на внедрение которого может уйти несколько месяцев. Но крупным компаниям без него не обойтись.

Как провести грейдирование персонала?

Эдвард Хей разработал классическую систему грейдов, состоящую из 32 рангов. На сегодняшний день применяются и другие методы. Некоторые из них более упрощенные, другие наоборот объемней классической модели.

Для внедрения метода грейдов необходимо:

• Привлечь специалистов для формирования процедуры. Зачастую построением технологии занимаются консалтинговые компании, с которыми заключаются договора;
• Подготовка документации;
• Оценка работы персонала на данном уровне работы;
• Выявление специфики основных требований компании;
• Раздел выявленных ресурсов по областям и уровням;
• Подсчет количества необходимых оценок для конкретной должности;
• Оценка по грейдам;
• Согласование окладов и ставок;
• Анализ полученных элементов.

По окончании проводится закрепление результата в виде графиков и документов.

Этапы грейдирования персонала

Главной задачей системы грейдирования персонала является определение диапазона баллов для каждой должности.

Этапы проведения системы грейдов:

• Подготовка к проведению;
• Описание должностей, введенных на предприятии;
• Определение грейдов;
• Установление ставок системы оплаты труда для работников, специалистов и руководителей разного звена.

Гармонизация полученных результатов дает возможность привести работу организации к единому направлению.

Система грейдирования персонала – пример

Для примера оценим работников организации по следующей системе:

• Наличие подчиненных;
• Степень ответственности;
• Самостоятельность работы;
• Наличие опыта;
• Имеющаяся квалификация;
• Сложность производимого труда;
• Цена допущенной ошибки.

Каждый уровень оценивается баллами от 1 до 6. Разным должностям присваиваются свои диапазоны баллов.

Для наименьшего показателя диапазонов устанавливается оклад. За каждый дополнительный балл добавляется определенная сумма, называемая вилкой.

Результаты труда суммируются и оплачиваются в установленные организацией сроки. В зависимости от того в какую категорию входит представленная должность, работнику начисляются дополнительные премии и бонусы за достижение определенных результатов.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (800) 333-78-83

Система грейдинга

Система грейдов позволяет оптимизировать процессы управления персоналом и мотивировать сотрудников на крупных объектах управления. Тем не менее, разработанные этапы продвижения по карьерной лестнице компании посредством грейдинга требуют постоянного контроля и корректировки. Такой мониторинг влечет дополнительные затраты, что делает грейдинг неуместным в условиях средних и малых субъектах предпринимательства.

Кроме того, порядок продвижения сотрудника между уровнями грейдов может вызвать разнообразные конфликтные ситуации.Тем не менее, в условиях крупных организаций грейдинг позволяет:

• сократить текучесть кадров;*повысить ценность организации в глазах сотрудников;
• провести объективную оценку профессиональных навыков и квалификации рабочих;
• сформировать справедливую и эффективную систему поощрения в зависимости от вклада в деятельность компании;
• обеспечить заинтересованность сотрудников и его внутреннюю мотивацию.

Таким образом, такая система формирования функциональных позиций сотрудников, как грейдинг, является действенным рычагом механизма управления персоналом.

»

Пример грейдинга

Российская фирма — логистический оператор занимается оказанием услуг складской и транспортной логистики. Компания арендует современный склад класса А площадью 20 000 кв. м, работающий 24 часа в сутки 7 дней в неделю. Штат компании 200 человек. Компания использует наемный транспорт. Склад работает под управлением автоматизированной системы WMS.

Основные проблемы, подтолкнувшие руководство к внедрению грейдинга:

• высокая текучесть складских рабочих;
• неприятные увольнения части офисных сотрудников, отработавших более года;
• постоянная нехватка квалифицированных операторов высотных штабелеров;
• ощущение переоцененности сотрудников, обслуживающих WMS.

При разработке «дерева вопросов» сохранили четыре категории должностей для специалистов, а вот для руководителей оставили только три уровня (рис. 3).

Для оценки вклада должности и определения ее грейда в рамках категории выделили следующие факторы:

• образование;
• требования к профессионализму и опыту работы по специальности;
• срок вхождения в должность подходящего кандидата;
• размер бюджета, на который сотрудник оказывает воздействие;
• размер материальной ответственности на рабочем месте;
• объем и тип коммуникаций (внутренние/внешние).

Рисунок 3. «Дерево вопросов» для логистической компании

Матрица грейдов представлена на рис. 4; по каждому подразделению компании отдельно; должности руководителей показаны на сером фоне; должности «на вырост» (в момент грейдинга к ним не отнесен ни один сотрудник) взяты в пунктир; некоторые должности не показаны, чтобы не загромождать рисунок.

Рисунок 4. Грейды должностей

Что дал грейдинг:

1. Схема грейдинга (рис. 4) была открыта сотрудникам. Возникло понимание относительной ценности должностей и их вклада.

2. Сотрудникам было объяснено, что некоторые должности разместились выше, чем уровень их вклада в компанию (штабелерщики, программисты, операторы WMS…), и связано это с текущей ситуацией на рынке труда. Вывод для сотрудников: если есть возможность, получайте знания и опыт по дефицитным направлениям! Вывод для руководства: экономически целесообразно обучить собственных сотрудников дефицитным специальностям. Это позволит заполнить позиции лояльными, знающими специфику компании сотрудниками, при этом платить им можно будет (по крайней мере на первом этапе) по нижней границе вилки!

3. Грейдинг позволил нарисовать новые интересные карьерные маршруты. Например, ранее для специалистов отдела документооборота (3-й грейд) была только одна возможность — движение в направлении старшего специалиста того же отдела (4-й грейд), а дальше — тупик (рис. 5). Отчасти с этим были связаны увольнения сотрудников, достигших «потолка». После грейдинга появилось два пути: в рамках отдела (до 5-го грейда) и со сменой специализации и переходом в другой отдел (вплоть до 7-го грейда)!

4. Совершенно не обязательно для карьерного роста становиться руководителем. Не у всех есть склонности и желание руководить. Грейдинг показал (к сожалению, не везде) возможности для специалистов расти без перехода на руководящие позиции.

Рисунок 5. Возможные карьерные маршруты до и после проведения грейдинга

Адаптация классической методологии позволяет внедрить грейдинг в компаниях среднего и малого бизнеса. Благодаря грейдингу:

компания получит прозрачную, «справедливую», согласованную между подразделениями систему окладов, ориентированную на рыночные реалии; руководители смогут управлять на основе понятных (открытых) критериев вклада должности; сотрудники поймут свои перспективы и возможности для роста.

Современные методы мотивации персонала — грейдирование

В переводе с английского слово грейдинг дословно обозначает упорядочение процессов методом их классификации, систематизации.

Разработанный Эдвардом Хеем метод грейдирования позволяет структурировать иерархически должности и ввести бальную систему оценки работы персонала. Метод грейдов хорош тем, что удовлетворяет интересам и нанимателя и сотрудника.

Работодатель оплачивает выполненные задачи по степени их отражения на прибыльности предприятия и внесения весомого вклада в его деятельность. Сотрудникам грейдирование позволяет неуклонно развиваться и увеличивать свою зарплату в результате улучшения личного руда и увеличения вклада в деятельность фирмы. Метод грейдов позволяет мотивировать тех работников, которые стремятся развиваться и экономить на тех, кто не хочет работать усиленно. Такой подход увеличивает мотивацию персонала.

Какие стратегические задачи решает грейдирование персонала?

С помощью современной системы грейдирования организация может решить следующие стратегические задачи:

• Борьба с кризисным положением. Во время кризиса компании обычно сокращают персонал, что позволяет сэкономить материальные средства. Грейдирование позволяет выстроить правильную иерархию, сэкономить на не эффективных работниках и мотивировать на улучшение труда эффективных. Перераспределение оплаты увеличивает эффективность не только конкретных сотрудников, но и фирмы в целом;
• Равенство возможностей. Метод грейдов дает инструменты для развития. Она предполагает не только вертикальное улучшение должностного, а соответственно и материального положения, но и горизонтальное;
• Прозрачность и наглядность. Сотрудникам внутри компании легко определить степень личной и чужой эффективности. Зачастую компания поощряет всесторонне участие работников в оценке критериев и результатов.

Кроме перечисленных задач грейдирование персонала позволяет сформировать и внедрить современные методы и четкие правила работы в компании.

Понятие грейдирования персонала в организации

Грейдирование должностей в оплате труда – это выплата разной заработной платы работникам, занимающим одинаковые должности. В дословном переводе на русский язык «грейдинг» означает класс или степень. Суть системы состоит в том, что работники одной организации получают заработную плату в зависимости от грейда, в котором находятся, а не от занимаемой должности.

В процессе оценки имеющихся должностей в организации создается система классов. Их уровень зависит:

• наличия и количества людей в подчинении;
• полезности для организации;
• квалификации;
• уровня ответственности.

Каждый класс имеет свои минимальную и максимальную размеры оклада, соответствующий социальный пакет. Принцип оплаты труда становится абсолютно прозрачной, работники знают, за что они получают зарплату, какие возможности им даст переход на другой уровень и к чему может привести неисполнение своих обязанностей.

Для каких предприятий подходит система грейдов?

Грейдирование персонала подходит для средних и крупных компаний, т. к. в таких организациях много сотрудников, и, следовательно, большое количество должностей. Есть основные две причины, почему это выгодно для подобных предприятий.

1. Грейдирование позволяет работнику строить карьеру горизонтально, не меняя должность, увеличивая качество труда и соответственно размер зарплаты.
2. Эта система отменяет необходимость создания дополнительных должностей, которые должны определять уровень зарплаты. Это особенно актуально в крупных компаниях с большим количеством сотрудников.

Какие задачи помогает решить грейдирование?

В небольшой компании со сплоченным коллективом, где каждый знает свою работу и имеется понятная система начисления премиальных, грейдирование не принесет особой пользы. Эта система решает задачи больших организаций, имеющих финансовые, кадровые и иные проблемы.

• Преодоление кризисных ситуаций. В неблагоприятное для организации время, компания обычно начинает проводить сокращения штатов, чтобы оптимизировать свои расходы. Грейдирование персонала позволяет обойтись без этой непопулярной меры, экономя на неэффективных сотрудниках и положительно мотивируя других.
• Равенство возможностей. Система грейдов позволяет строительство не только вертикальной карьеры, но и горизонтальной, улучшая материальное положение работника.
• Прозрачность начисления зарплаты. Сотрудники могут оценить уровень личной и коллективной эффективности.
• Формирование резерва. Проведенная оценка должности и выявленные факторы дают возможность обучить и подготовить кадровый резерв.

Методы грейдирования должностей в оплате труда

Для построения грейдов используется два метода:

Классификация должностей (Job Mаpping), который проще и дешевле

Важно помнить, что должности выше 20 уровня классифицировать нельзя!
Оценка должностей с использованием подстановочных таблиц. Он более точный, но более дорогой.

Перед компанией, которая внедряет систему грейдов в оплате труда, встанет четыре вопроса

• Какое количество грейдов должно быть? Можно сделать небольшое количество грейдов, но они будут широкими, либо сделать большое количество грейдов, но они будут узкими. Это постоянный вопрос, который приходится решать при построении системы
• Какая должна быть ширина грейдов?
• Где провести границу грейдов?
• Какие должности группируются вместе?

Давайте разберемся, какие бывают грейды. Они бывают узкими, средними и широкими

Обратите внимание: мы говорим про бальные отрезки, а не про вилки вознаграждения!

Как провести грейдирование персонала?

Ознакомление с такой системой порождает логичный вопрос о ее эффективности в мотивации сотрудников. Грейдирование само по себе уже потребует концентрации огромных усилий и ресурсов. Приходится составить универсальную шкалу оценки должностей по углубленному анализу. Все уникальные особенности в работе организации придется учесть при построении режима различия должностей. Любая, в особенности крупная компания нуждается в автоматизированной системе поощрения персонала на основе подсчета эффективности. Грейдирование персонала как современный способ мотивации персонала позволяет максимально упростить управление.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (800) 333-78-83

Последовательность действий при переходе на режим грейдов:

• Подбор понятных общих критериев оценки сотрудников с их последующим осведомлением для мотивации в работе.
• Установка градации уровней в соответствии с критериями присвоеные каждому из уровней оценки в балах.
• Присвоение каждому грейду определенной оценки в балах
• Расчет шага грейда с вознаграждением за переход на новый уровень.
• Подготовка членов экспертной комиссии в соответствии с установленными критериями и оценочной шкалой.
• Также придется уведомить персонал и руководство на всех уровнях о внедрении грендирования в локальном акте.

Самой распространенной ошибкой в процедуре внедрения оценочной и мотивационной системы грендирования остается проведение масштабных действий сразу, без тестовой апробации. Не желательно, а обязательно протестировать режим грейдов на отдельных секторах. Для начала ее следует внедрить в каком-то из отделов. И уже потом, после анализа всех ошибок распространить режим по всей организации на принципах максимальной эффективности.

Виды системы грейдирования персонала

В обилии систем грейдирования стоит упомянуть о наиболее эффективных и распространенных из них. Еще необходимо понимать о таком критерии выбора, как простота и доступность. Далеко не в каждой компании управляющий персонал может осилить ту или иную систему грейдеров даже в легком формате. Не говоря уж о том, что само внедрение вообще не стоит выполнять своими силами.

В числе самых распространенных систем грейдов по уровню сложности стоит упомянуть о четырех:

• Первая степень сложности сводится к ранжированию обязанностей сотрудников по сложности. В этом случае не требуется никаких трудных вычислений. В такой системе со внедрением грейдирования справится штатный топ-менеджер.
• Режим второго уровня сложности основывается на разветвленных вычислениях и составлении факторно-бальной градации. Ведущие консалтинговые компании считают такое грейдирование упрощенным специально под восточную Европу.
• Третий и четвертый вид грейдирования по примеру оригинального режима грейдов требует вычислений при создании балльно-факторных критериев оценки. В этом подходе мотивация сотрудников потребует уже более сложных расчетов.

Плюсы и минусы системы грейдирования

В числе достоинств приходится отметить:

• Адекватное вознаграждение с премиями и социальным пакетом;
• Эффективное управление персоналом в организации;
• Хорошие перспективы в развитии работников;
• Персонал на любом участке работ получает объективное оценивание работы.
• Возможность наблюдать реальные показатели по уровню дохода человека на должности в соотношении с показателями его эффективности.
• Высокая мотивация у работников;
• Прозрачные перспективы в карьерном росте.

Недостатков меньше, но с ними также приходится считаться в работе:

• Большие затраты по времени и ресурсам уже на стадии вычислений и внедрения с последующим трудоемким поддержанием системы грейдеров;
• Трудности с перемещением сотрудников с должности на должность – по вертикали (повышение) и по горизонтали;
• При ошибочной разработке критериев оценки эффективности в работе персонала грейдирование приведет к обратному результату — неэффективной работе.

Преимущества и сложности при установлении грейдерной системы

Преимущества грейдерной системы оценены в корпорациях США и Западной Европы, где такая система была внедрена ранее, чем в России.

К плюсам внедрения системы грейдов можно отнести следующее:

1. Работник напрямую заинтересован в повышении качества своего труда.
2. Это удачная альтернатива такой антикризисной мере, как оптимизация численности сотрудников путем их сокращения, поскольку последнее влечет возникновение негативного настроя работников.
3. Данная система прозрачна, т. е. очевидно, почему сотрудник получает больше или меньше остальных. При этом работнику ясны перспективы роста, а работодателю понятна ценность сотрудника и соответствие его занимаемой должности.

При введении грейдерной системы существуют, однако, и минусы, к примеру:

1. Введение системы требует выполнения масштабных предварительных работ, касающихся формирования лояльного отношения работников к новой системе, а также проведения аналитических работ, направленных на изучение должностей и соотнесение профессионального уровня работников, занимающих их. При этом во избежание субъективности при первоначальном установлении уровней оплаты желательно прибегнуть к услугам сторонних специалистов, что означает дополнительные траты.
2. При неправильной подаче введение грейдерной системы может стать демотивирующим фактором в силу чисто психологических причин, если работники негативно отнесутся к оценке своих навыков.
3. Работники, чей уровень по результатам оценки привел к снижению размера оплаты труда, не проинформированные должным образом о сути грейдерной системы, могут расценить это как дискриминацию и обратиться в суд или Государственную инспекцию труда.