Оформляем работу по совместительству: запись в трудовой книжке

Образец записи в трудовой книжке об увольнении по совместительству

Данные об увольнении из компании-совместителя вносят точно по такому же принципу, что и приеме. Перечень документов тоже не отличается. Поменяется только содержание графы 3, в ней будет указано, что параллельные трудовые отношения прекращены.

Законодательно нормы об обязательном внесении информации о совмещении профессий или работодателей нет. Более того, при подсчете страхового стажа «лишние» отметки могут стать помехой

Если для работника важно подтвердить свой опыт по определенной специальности, сделать это можно с помощью копии трудового договора

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (800) 333-78-83

Нормативное обоснование

Закон заботится о каждом человеке, даже о совмещающих работниках, поэтому запись о снятии с должности должна быть идентична формулировке, которую содержит Трудовой кодекс. То есть, за словом «уволен» должна идти причина.

Причина – это не только чья-то инициатива, но и увольнение в связи с сокращением штата, по состоянию здоровья. Вслед за причиной вписывается № статьи из Трудового кодекса, надлежащий пункт и, при необходимости, подпункт, содержащие указанную ранее трактовку снятия с должности.

Трактовки точно такие же, как и при снятии с основного места труда. Главные из них регламентируются 77 и 81 статьями ТК. Для Работников по совместительству применяется еще и 288 статья Кодекса.

Если смещение произошло незаконно, то после проведения надлежащей проверки работник восстанавливается. Об этом делается отметка в документах по труду.

Необходимые документы для оформления

На основной работе не вправе самостоятельно вносить в трудовую книжку сведения о совместительстве. Здесь, главное, чтобы сотрудник лично изъявил желание о дополнительной записи в своей книжке.

Делается это с помощью соответствующего заявления, которое пишется в свободной форме. Кроме того, понадобятся следующие бумаги:

1. Копия приказа о приеме на совместительскую должность работника с указанием даты, с которой он приступил к непосредственному выполнению своих обязанностей.
2. Справка с рабочего места, где находятся все основные сведения.
3. Само заявление, написанное рукой сотрудника с его личной подписью

Когда все эти бумаги есть в наличии, отдел кадров на основном рабочем месте человека выпускает приказ по личному составу предприятия. В этой бумаге содержатся основания для внесения дополнительной записи в трудовую книжку.

Сотрудника под роспись знакомят с этим приказом, чтобы он мог видеть, что все делается строго по российскому законодательству. Лишь после того, как на приказе будет стоять подпись работника, сотрудник кадровой службы, бухгалтер или же иное лицо, обладающее правами на заполнение трудовой книжки, делает в ней соответствующую запись.

Основные параметры

Проблема, с которой боятся столкнуться работодатели – поддельный документ о трудоустройстве. Так, на оригинальном документе присутствует отличительная черта – водяной знак на каждой странице.

• У ТК старого образца – это змеевидный знак, который видно на просвет.
• У ТК нового образца – сочетание букв «ТК», которые также видны на просвет.

Следующее отличие старого и нового образца в количестве страниц. В старой ТК их 40, а в новой – 46.

Образцы

Как правило, в ТК имеется и заполняется три раздела:

• Сведения о работнике (ФИО, дата рождения, место проживания – вся информация заполняется на титульном листе и подкрепляется печатью).
• Данные о трудовой деятельности. В частности, прием на должность, а также перевод, увольнение и их причины. Каждая запись должна содержать наименование должности, предприятия и, обязательно, дату. Предоставленные сведения подтверждаются печатью организации и номером приказа.
• Награды и достижения (отдельно фиксирует факт получения награды за какое-либо достижение на занимаемой должности, подкрепляется датой и номером приказа).

Каждая запись имеет свой порядковый номер. В случае если один из разделов полностью заполнен в основной трудовой книжке, то специалистом отдела кадров оформляется и вклеивается вкладыш.

Следует отметить особенность оформления дат: они прописываются исключительно арабскими цифрами. Правила написания:

• Год – ХХХХ.
• Месяц и день – ХХ.

В итоге получим, что у сотрудника, принятого на работу 1 марта 2017 года в трудовой книжке будет написано: 1.03.2017

Язык заполнения – официальный язык страны/республики.

Кроме того, в документе не должно быть никаких сокращений, каждое слово прописывается полностью, для точности понимания.

Сроки оформления трудовой книжки также следует знать:

• По истечении 5 дней выполнения сотрудником своих непосредственных обязанностей, работодатель обязан внести в ТК соответствующие сведения.
• Если работник впервые устроился на работу, работодателю даётся 7 дней на оформление трудовой книжки.

Срок действия самой трудовой книжки не ограничен. Всё время выполнения сотрудником своих должностных обязанностей ТК хранится у работодателя и выдается только после увольнения. Однако часто в государственные органы или банки требуется копия ТК для подтверждения трудовой активности гражданина. В данном случае действуют сроки действия:

• Общий срок действительности копии ТК – 1 месяц.
• Исключение составляет заверенная копия трудовой книжки для банка – сроки в данном случае ограничиваются двумя неделями.

На законодательном уровне также устанавливается минимальный возраст, когда возможно оформление трудовой книжки.

Принято считать, что официальное трудоустройство возможно только при достижение 18-летнего возраста. Но трудовым кодексом установлено, что подросток, достигший 14-летнего возраста, может устроиться на работу, а соответственно оформить трудовую книжку, но при следующих условиях:

• письменное согласие одного из родителей.
• работа не будет мешать учебе.

С 15 лет подросток может устроиться самостоятельно, без специального согласия родителей, однако на работу, которая признается легкой.

Уже с 16 лет гражданин вправе самостоятельно заключать трудовой договор и, вместе с ним, оформлять ТК.

Общие положения о внесении такой отметки

Выделяют 2 разновидности отношений по совместительству:

1. внутреннюю — сотрудник берет дополнительные обязанности (вступает в должность) на основном месте работы;
2. внешнюю — работник оформляет договорные отношения в сторонней организации.

Учитывая хранение трудовой книжки у кадрового персонала на главном месте работы, законодатели обязали производить запись о совместительстве там, где хранится персональный документ. Однако для подтверждения факта наличия вторичной занятости нужно основание, которым может выступать справка из компании, выступающей местом вторичной занятости. Эта бумага также выдается работнику по требованию, при этом составляется она HR-сотрудником в свободной форме (унифицированного варианта не предусмотрено законом).

Альтернативный подтверждающий документ — приказ, изданный сторонней компанией, о включении в штат. Если данная процедура не была произведена, то и формирование записи об увольнении также невозможно. Внесение записи о прекращении трудовых отношений создается на основе подтверждающего документа (увольнительного приказа).

Как оформляются трудовые книжки

Чаще всего эти книги хранятся в отделе кадров, реже – в бухгалтерии предприятия. Их наличие требуется от следующих категорий сотрудников:

1. постоянный штат официальных работников;
2. сотрудники, работающие на основании временного трудового договора;
3. сезонные работники;
4. внештатные сотрудники при условии социального страхования.

Книжки не заводят лишь на внешних совместителей, в частности, фрилансеров.

При приеме на работу, человек, имеющий трудовой стаж, обязан предоставить данный документ вместе с прочими бумагами. Далее сотрудник отдела кадров проверяет достоверность указанных данных в книжке.

При оформлении трудовой книги по месту работу на сотрудника составляется бланк, состоящий из следующей информации:

1. данные о сотруднике, имя и дата рождения, образование, специальность;
2. сведения о предыдущих местах работы;
3. награждения и поощрения сотрудника с датами и нумерацией приказов о награждениях.

Процедура заполнения документа

Итак, как уже говорилось ранее, документ о трудоустройстве заполняет либо сотрудник отдела кадров, либо бухгалтер. Если же компания состоит из минимального количества сотрудников, этим может заниматься непосредственно сам руководитель или попросить заполнить документ самого сотрудника, затем просто проверяет информацию и ставит печать с подписью.

Заполнять документ следует крайне внимательно, именно поэтому следует соблюдать строгий алгоритм действий.

Содержание титульной страницы документа

Первая титульная страница трудовой книжки включает в себя паспортные данные сотрудника, данные о дипломе и сведения об изменении личных данных, если такая процедура имела места. В целом эта страница должна включать следующие данные:

1. Ф.И.О.;
2. дата рождения;
3. образование;
4. дата заполнения книги;
5. подписи сотрудника и ответственного за оформление;
6. печать компании.

Сведения о работе

Следующий раздел трудовой книжки – основной, это сведения о трудовой деятельности человека. Каждая из записей оформляется работодателем так:

1. номер записи в зависимости от того, какой идет по счету работодатель;
2. дата приема на работу;
3. указание должности и департамента, которому подчинен сотрудник;
4. документ, на основании которого человек был принят (как правило, на основании Приказа) с указанием номера;
5. причина и дата увольнения;
6. должность кадровика, подпись и печать компании.

При условии перевода сотрудника на другую должность в рамках одной организации в трудовой книжке совершается отдельная запись.

Раздел, посвященный наградам и поощрениям

Очень часто данный раздел не заполняют, даже при условии присвоения сотруднику наград, званий, почетных грамот и других поощрений. Желательно проверять фиксацию получения того или иного поощрения в трудовой книжке.

Раздел следует заполнять следующим образом:

1. номер записи;
2. дата присвоения поощрения;
3. вид поощрения, кто выдал и за какие заслуги, номер приказа, согласно которому было произведено поощрение.

Обратите внимание, что очень важно, чтобы каждое поощрение подкреплялось приказом, в противном случае оно не будет иметь никакого веса

Какие данные еще могут внесены в трудовую книжку

Если в этом есть необходимость, в книжку могут быть внесены данные о выполненной работе по совместительству, однако их внесение не является обязательным. Но, несмотря на это, в отделе кадров или бухгалтерии, такую запись по требованию обязаны внести.

При желании человека иметь официальный дополнительный заработок, ему выдавать на руки документ о трудоустройстве на основном месте работы не имеют права, он заполняется основным работодателем при предоставлении соответствующих данных.

Также в ней фиксируются такие данные, как:

1. информация о повышении квалификации;
2. присвоение категории;
3. прочие сведения.

Помимо этого, запись в документ вносится заново в случаях переименования организации, в которой работает ее владелец. Запись осуществляется, ссылаясь на документ, служащий основанием для этого.

Также данные вносятся заново при условиях смены штатных расписаний, например, при переименовании должности сотрудника.

Виды и особенности совместительства

Трудовой кодекс Российской Федерации не запрещает работникам различных сфер трудовой деятельности осуществлять совмещение в рамках одной или нескольких организаций. В настоящее время выделяют два вида совместительства: внешнее и внутреннее.

Каждый из таких видов совместительства имеет свои особенности, однако, к такой работе есть главное требование – работа по исполнению дополнительно взятых на себя трудовых обязанностей может выполняться только в свободное время от основной работы и только в том случае, если это не причинит какого-либо ущерба основной работе независимо от того, идет ли речь о внешнем или внутреннем совместительстве.

Внутреннее совместительство

Внутреннее совместительство имеет сейчас гораздо большее распространение, так как этот вид совмещения нескольких должностей позволяет работнику находиться в штате одной организации. На основании заявления на имя руководителя работник может быть взят на вакантную должность в своей организации, если уровень его образования и квалификации соответствует требованиям, которые предъявляются к той должности, которую он будет занимать на основании совмещения.

Внешнее совместительство

Внешнее совместительство – это такой вид трудовых правоотношений, когда сотрудник одной организации в свободное от основной работы время работает в другой организации на аналогичной должности либо на иной должности, для замещения которой ему хватает уровня образования и имеющейся квалификации.

Единственный запрет, который установлен в настоящее время действующим трудовым законодательством в части совместительства – это запрет на совмещение, осуществляемое руководителями организаций, если речь идет о внешнем совместительстве.

Увольнение по совместительству

При снятии с должности совместителя в пределах одного предприятия – за ним числится основное трудовое место. Здесь не происходит автоматического прекращения деятельности в отношении главной должности.

Кадровый сотрудник должен понимать различия в записях о совместительстве и главной деятельности. Это 2 разные отметки. При совместительстве – человек принимается на другую должность, хоть и в рамках одной организации. Даже, если работник изъявил желание уйти с места по совмещению, то он может остаться на основной должности – это его законное право.

Главные сложности возникают у нанимателя при оформлении внешнего совместительства. Зачастую, люди не могут вести полноценную жизнедеятельность на одно небольшое жалование, что приводит к поиску дополнительного заработка в остающееся от работы время. Процесс оформления такого совместительства ложится на нанимателя, у которого сотрудник имеет полную ставку.

Правила оформления копии документа

Чтобы дубликат имел юридическую значимость, его требуется верно заверить. Для этого есть определенные правила официального заверения копии трудовой книжки.

Во-первых, выполняется копирование всех листов, на которых есть запись. Первым листом считаются основные сведения ее владельца.

Заверить документ можно двумя способами:

• каждую страницу по отдельности;
• вместе все документы, заранее их скрепив.

При первом варианте все необходимые отметки делаются на каждом листе. При втором варианте документы сшиваются, на место скрепления приклеивается небольшой лист бумаги – пломба, на которой делаются все отметки.

Правильная прошивка листов

Страницы сшиваются по левому краю. В данном случае страницы нумеруются, а на пломбе пишется количество. При постановке печати необходимо учитывать, что оттиск должен затрагивать пломбу и страницу документа.

Копия содержит обязательные отметки. К ним относятся:

• запись «Верно»/«Копия верна»;
• должность сотрудника, сделавшего дубликат;
• его подпись;
• дата выдачи дубликата;
• запись в образце трудовой книжке «работает по настоящее время»;
• отметка о месте хранения подлинника.

Отметка «Верно» или «Копия верна» может быть поставлена как с помощью специального оттиска, так и вручную. Законом данный пункт не ограничивается.

В организациях с большим документооборотом обычно используется оттиск

При наличии печати у юридического лица или предпринимателя ставится штамп. Согласно положениям Письма ФНС от 28 февраля 2006 г. № 28-10/15239 у организации или предпринимательства может отсутствовать печать на законных основаниях. В таком случае документы также имеют юридическую силу.

Распространенные ошибки при оформлении

Кроме типичных неточностей — нарушения очередности следования записей (7, 8, 10) и использования корректора (вместо внесения новой записи), встречаются и другие ошибки, которые затрагивают нарушения, допущенные только при расторжении данной разновидности занятости.

Среди них выделяют постановку печати сразу после записи о ликвидации вторичной занятости, хотя такой порядок ведения персонального документа запрещен.

Предупреждение. Грубым нарушением при внешнем совместительстве считается оформление записи в кадровой службе компании, которая является только местом вспомогательного заработка для гражданина.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

• первое трудоустройство;
• оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

• Ф.И.О.;
• дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
• образование и специальность;
• профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

• об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
• о воинском учете (если лицо военнообязанное);
• СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
• паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек. В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения

Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним. Целесообразнее назначить двух работников на это направление

Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения. Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225. Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Как оформить запись в трудовую книжку

Устраиваясь на работу по совместительству, сотрудник должен написать заявление, предоставить копию паспорта и в случае необходимости – копию документов о полученном образовании. Что касается трудовой книжки, совместитель не обязан показывать ее своему новому работодателю, поскольку она не выдается на руки и хранится в отделе кадров основного места работы.

Работодатель может запросить выписку из трудовой книжки, а также справку о том, что условия труда на основном месте работы его будущего подчиненного не являются тяжелыми или вредными для здоровья сотрудника, либо связаны с управлением транспортом. Согласно законодательству, такие виды работ совмещать нельзя.

Для внутреннего совместителя подтверждающим документом является оригинал приказа о приеме на работу. Внешнему совместителю для оформления договора и записи в трудовой книжке необходима копия такого приказа о приеме на работу нового сотрудника по совместительству либо надлежащим образом оформленная выписка из этого приказа.

Делая запись в трудовой книжке работника по совместительству, сотрудник отдела кадров указывает:

• в первой графе – порядковый номер новой записи}
• во второй – дату приема на работу согласно подтверждающим документам}
• в третьей – запись о принятии на работу (при этом не отмечается, внутреннее это совместительство или внешнее)}
• в четвертой – номер и дату распоряжения или приказа о принятии на работу.

Принятие на работу по совместительству всегда оформляется только таким образом. При этом все записи заверяют печатью того предприятия, в котором хранится трудовая книжка.

Оформление трудовой книжки по совместительству при увольнении

Если работник увольняется с предприятия, где он устроен по совместительству, он также обязан представить в отдел кадров один из подтверждающих документов:

• приказ об увольнении}
• выписку из приказа}
• справку.

В документе, который подтверждает увольнение сотрудника по совместительству, должна быть указана причина, согласно которой работник и предприятие прекращают трудовые отношения. Эти же сведения (увольнение по соглашению сторон и т. д.) заносятся в трудовую книжку.

Запись в трудовую книжку при совместительстве об увольнении заверяют печатью предприятия, где хранится книжка работника. Порядок оформления записей при увольнении совместителя такой же, как и при увольнении сотрудника по основному месту работы.

Нюансы при оформлении трудовой книжки по совместительству

Если работник предприятия желает стать еще и сотрудником по совместительству, ему необходимо правильно оформить документы. Кроме понятия «внутренний совместитель», существует такой термин, как «совмещение должностей». При совмещении должностей сотрудник выполняет свои и чужие должностные обязанности в свое основное рабочее время. Другими словами, в течение всего дня он выполняет двойную работу: свою и отсутствующего коллеги.

Когда сотруднику делают запись в трудовую книжку о совместительстве в той же организации, он, выполняя работу, получает зарплату за отработанное рабочее время или произведенный продукт. В случае совмещения должностей в трудовой книжке не ставят никаких отметок, не делают записей, а доплатой является процент от основного оклада работника, обязанности которого выполняет заменяющий.