Запись об увольнении в трудовой книжке

Правила оформления записи для увольнения

1. Правила учета и сохранности трудовых книжечек (Решение Правительства РФ № 225 от 16.04.2003 г.).
2. Инструкция по оформлению трудовых книжечек (Решение Минтруда и соцразвития № 69 от 10.10.2003 г.).

Отображение формулировок в трудовой книжечке должно осуществляться на основании ст. 84.1 ТК РФ, которая регламентирует, что в записях не разрешаются сокращения.

Оформляется трудовая книжечка в завершающий день труда увольняемого лица, с его подписью в приказе об отчислении и подписью в трудовой книжечке, свидетельствующей о том, что человек согласен с занесенной записью в бланке. К исключению данного правила относится завершение трудового контракта в связи со смертью сотрудника.

Трудовые книжечки относятся к бланкам строгого учета, поэтому, для осуществления правил их оформления, учёта и сохранности, шестым разделом Правил предусмотрено ведение следующей документации:

Приходно-расходного журнала фиксирования сведений по принятию и выдаче трудовых книжечек.

Журнал движения трудовых книжечек, куда заносятся все сведения о работающем: Ф.И. О., должность, которую занимает работник по штату, квалификация, дата трудоустройства и этапы продвижение по служебной лестнице, а также вынесенные награждения, взыскания, дата и причины уходи из фирмы.

В крупной компании ответственным за оформление и учет трудовых книжечек является кадровый отдел. У небольшой фирмы или у ИП подобные функции выполняет лицо, назначенное распоряжением руководства или самим руководителем (п. 45 Правил).

При оформлении трудовых, требуется соблюдать следующие правила:

• Все сведения должны заноситься на русском языке, а если фирма функционирует на территории республики, находящейся в составе РФ и обладающей собственным государственным языком, то сведения необходимо заполнять на русском языке с дублированием на языке республики.
• Сведения должны записываться чёрными, синими или фиолетовыми чернилами.
• Заносимые сведения должны записываться без сокращений, цифры должны арабские, а даты – в формате ДД.ММ.ГГГГ, без сокращения «г.» после отображения года.
• В связи с тем, что с 2015 года учреждениям было разрешено работать без печати, в настоящее время разрабатываются изменения в правилах оформления трудовых книжечек, в которых будет позволено оформлять документ без печати.
• Все записи в книжечке требуется нумеровать сквозным способом, за исключением не предусмотренных правилами (к примеру, данные о работодателе).

Исправление и замена записей

Имеются законодательно установленные правила, регулирующие изменение записи в трудовых книжках.

Исправления сведений о работнике

Изменения в наименовании владельца трудовой книжки осуществляются на основании сведений из документов, удостоверяющих его личность. Они помещаются на титульную страницу путём зачёркивания старых строчек и вписывания рядом с зачёркнутыми данными новых записей. Прежние данные зачёркиваются тонкой сплошной чертой для возможности их прочтения. На внутреннюю, пустую, страницу обложки помещается запись названия документа, на основании которого произошло изменение личных данных. Обязательно фиксируются реквизиты документа. Под этой записью ставится подпись ответственного служащего или подпись работодателя. Она заверяется фирменной печатью. Ставить печать отдела кадров запрещается.

При изменении сведений о работнике старая запись аккуратно перечёркивается одной чертой, а на обороте вписывается основание для изменения

Следует особо подчеркнуть, что всё написанное на титульном листе можно только менять и категорически запрещается исправлять. Книжку с неправильно заполненным титульным листком необходимо в обязательном порядке менять, как недействительную и регистрировать новую. Стоимость её приобретения должен возместить сам работодатель, а испорченный экземпляр подлежит уничтожению.

Изменение сведений о трудовой деятельности

Все неправильные сведения при соблюдении определённых условий разрешается исправлять. Эти исправления осуществляются на фирме, кадровики которой ошиблись при оформлении записи, или на другом производстве на основании документов, присланных с первой работы. Если прежнее предприятие было реорганизовано, то документ обязан предоставить его правопреемник. А если старая фирма закрыта или ИП закрыл свой бизнес, то исправления производит новый работодатель.

В отличие от изменений на титульном листе записи об изменяемых сведениях о работе зачёркивать нельзя. Для их исправления вносятся дополнительные верные записи, где указывается, что старые записи нужно считать недействительными. С применением аналогичного метода изменяются сведения об ошибочно произведённом увольнении. Записи, в которых указывается на ошибки в старых записях и вписывается их новая редакция, выполняются ниже последней из прежних записей.

Записи об изменениях сведений о работе помещаются под последней записью в трудовой книжке со сквозной нумерацией

Осуществление корректирующих записей выполняется в следующем порядке:

• в первой графе ставится порядковый номер записи;
• во второй графе фиксируется дата внесения новой записи;
• в третью графу вписывается фраза «Запись за номером «н» считать недействительной» и ниже её делается верная запись;
• в четвёртой графе ставится дата и номер приказа, в соответствии с которым производится новая запись.

Запись о признании старой записи увольнения недействительной и ссылка на приказ по восстановлению на прежней фирме выполняется аналогичным образом:

• в графе три помещается фраза «Запись за номером «н» недействительна, восстановлен на прежней работе»;
• в графу четыре вписывается номер и дата приказа о восстановлении на работе.

Порядок увольнения единственного сотрудника ООО

Юридические правила ведения документооборота в ООО определяются 31 статьей 14-ФЗ от 08.02.1998 «Об обществах с ограниченной ответственностью».

Этот закон определяет генерального директора в роли единственного и единоличного исполнительного органа. В такой ситуации закон определяет несколько причин увольнения:

• общие, которые указываются в статьях 77, 81 и 83 ТК РФ;
• специальные(смена собственника имущества, грубое нарушение директором ООО своих производственных обязанностей, принятие необоснованного решения генеральным директором ООО), рассматриваемые в п.п. 4,9 и 10 81 статьи ТК РФ;
• дополнительные, предусмотренные в 278 статье Трудового кодекса, связанные с банкротством (несостоятельностью) организации.

Даже являясь единственным членом ООО, его генеральный директор обязан оформить свое увольнение официально. И может выполнить его на основании собственного желания по ст.77 ТК РФ или на основания 2 пункта стать 278 Трудового кодекса страны «по решению участника» с обязательным внесением информации в трудовую книжку ссылки на это решение.

Все процедуры генеральный директор проводит самостоятельно, расписываясь в документах и от имени работодателя, и от имени работника.

В заключение стоит отметить, что даже такой непростой для любой кадровой службы момент, как увольнение генерального директора легко оформляется в полном соответствии с требованиями действующего трудового законодательства.

Положения Трудового кодекса страны подробно рассматривают даже такие редкие ситуации, и грамотное следование пунктам ТК РФ всегда становится основанием предотвращения любых потенциальных производственных споров, которые могли бы возникнуть в дальнейшем.

Особенности оформление записей в зависимости от причины увольнения

Главную трудность при выполнении записи об увольнении вызывает фиксация её причины. В реальной жизни причин для увольнения может быть очень много, от «не сошлись характерами» до «переезда в другую область». В ТК на этот счёт имеется список со строго очерченными формулировками, изложенными в ст. 84.

Здесь выделяется тринадцать основных причин для увольнения:

1. По договорённости сторон.
2. В связи с окончанием срока действия договора.
3. По желанию самого трудящегося.
4. По инициативе работодателя.
5. Из-за перевода на другую работу.
6. При избрании члена коллектива на выборную должность.
7. Когда сотрудник не желает продолжать трудовые отношения из-за нежелательных для него изменений в условиях работы или смены владельца фирмы.
8. Из-за нежелания работника оставаться в подвергшемся реорганизации предприятии с другими условиями трудовых отношений, или при смене подчинённости.
9. По состоянию здоровья, когда члену трудового коллектива становится физически невозможно работать на прежнем месте, а должностью с более лёгкими условиями фирма не располагает.
10. Когда сотрудник сам не хочет переходить на предложенную ему на предприятии должность, доступную ему по физическим данным.
11. В связи со сменой месторасположения компании и отказе сотрудника переезжать в другой регион.
12. Из-за невозможности продолжать трудовые отношения по причинам, не зависящим от воли обеих сторон (призыв на воинскую службу, осуждение по судебному приговору, смерть и другое). Практически все указанные ситуации расписаны в ст. 83 ТК РФ.
13. В связи с выявленными нарушениями ранее заключённого договора, которые уже невозможно исправить.

Как видим, оснований для увольнения имеется много. Но ещё больше существует формулировок, которые нужно излагать в чётком соответствии с положениями ТК и с указанием конкретного пункта статьи ТК РФ, являющегося основанием для увольнения.

Далее рассмотрено составление стандартных записей для наиболее распространённых случаев увольнения.

Увольнение по собственному желанию

Это основание применяется чаще всего, так как является наиболее удобным для работодателя в материальном и правовом аспектах.

Для записи здесь применяются два варианта:

1. «Уволен по собственному желанию»;
2. «Трудовой договор расторгнут по инициативе работника».

Первый вариант следует требованиям пункта 5.2 Инструкции Минтруда № 69, а второй соответствует положениям ст. 84.1 ТК РФ. Оба способа записи вполне корректные и в юридическом плане идентичные. После написания основания увольнения помещается ссылка на пункт 3 ст. 77 ТК РФ.

В настоящий период законодатель требует, чтобы запись об увольнении заверялась самим работником. Для удостоверения своего ознакомления с записью он обязан просто подписаться ниже подписи служащего отдела кадров или сначала написать слово «ознакомлен» и подписаться. Эти варианты постоянно обсуждаются специалистами, которые никак не могут прийти к единственному решению.

Основанием увольнения по собственному желанию является п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ

При увольнении по собственному желанию работники нередко получают установленные законодательством льготы. Наиболее распространёнными условиями для получения таких доплат являются:

• увольнение для ухода за ребёнком возрастом до 14 лет;
• увольнение, когда один из супругов переезжает трудиться в далёкий от предприятия регион.

При возникновении особых обстоятельств дополнительно к основной записи указывается и эта причина увольнения (п. 5.6 Инструкции Минтруда).

Увольнение по инициативе работодателя

Выделяют пять оснований, по которым трудящийся увольняется по инициативе со стороны работодателя (ст. 81 ТК РФ):

1. Завершение деятельности фирмы.
2. Появление нового собственника компании.
3. Сокращение коллектива.
4. Грубые нарушения дисциплины и охраны труда.
5. Систематическое пренебрежение добросовестным выполнением своих рабочих обязанностей.

Хотя список оснований для расставания с сотрудником на этом не исчерпывается. Тут также можно в третьей графе книжки записать «уволен» или «трудовой договор расторгнут». Оба варианта верны и могут применяться на одинаковом правовом основании.

Увольнение в связи с сокращением штатов является одним из наиболее распространённых случаев увольнения по инициативе работодателя

Правила оформления трудовой книги

Работник, официально трудоустроенный, имеет трудовую книгу, которая отображает особенность деятельности конкретного физического лица. Правила оформления документа обусловлены законодательством. Отметки делаются не только в книжке, но также реестре организации, компании, где был проведён расчёт.

Основные рекомендации:

Трудовая документация заполняется кадровым работником организации, он назначается приказом, следует должностной инструкции.
Внести сведения в трудовую об увольнении способен работодатель, подписав документ, поставив печать.
Отметка содержит арабские цифры, месяц и год полностью, внимание уделяют и ручке, которой совершается пометка.
Для внесения записи используют приказ, документ выдаётся администрацией, работник обязуется ознакомиться с ним и поставить свою подпись.

Заполнять документ необходимо внимательно, учитывая нюансы приказа и особенности дела. Ошибки, исправления не допустимы, если такие имеются, то возникнет ряд трудностей при оформлении пенсии.

Графы заполняются в порядке представляемой информации:

• фиксируется нумерация отметки, которая проводится при расчёте;
• точная дата окончания взаимоотношений работника и компании;
• основа приказа, что регламентируется статьёй 77 трудового законодательства;
• дата, порядковый номер приказа об увольнении.

Трудовая деятельность предполагает многие случаи, которые являются причиной расчёта. Увольнение фиксируется на основе приказа, документ состоит из коротких сведений, характеристик причин расчёта.

Порядок оформления трудовой книжки при увольнении по личной инициативе

Трудовая книга оформляется специалистом-кадровиком в день фактического увольнения сотрудника. Такая мера предусмотрена для того, чтобы избежать всевозможных ошибок при заполнении документа, которые потребуют внесения дополнительных записей или корректировок. Так, например, встречаются ситуации, когда кадровый специалист уже внес соответствующую пометку об увольнении лица в трудовую книгу, а гражданин передумал уходить из компании и направил начальнику заявление на аннулирование заявления о завершении сотрудничества. Вносить запись о разрыве трудовых отношений в документ рекомендуется тогда, когда сотрудник уже не может отозвать предыдущее заявление.

Основными позициями, которые заносятся в книжку, являются:

1. Порядковый номер новой записи;
2. Дата фактического расторжения рабочих отношений;
3. Личные причины сотрудника, повлиявшие на принятие решения об увольнении;
4. Номер и реквизиты распорядительного документа, на основании которого вносится пометка в трудовую книгу;
5. Личная подпись специалиста отдела кадров, ответственного за внесение записи.

Образец правильно внесенной записи со всеми полагающимися реквизитами в трудовой документ, представлен ниже.

При заполнении документа должны отсутствовать какие-либо ошибки и исправления. Запрещается сокращение слов при внесении записи, нарушение этого требования приведет к недействительности отметки. Прежде чем ставить в документе собственную подпись, работнику необходимо самостоятельно проверить правильность внесенных сведений.

Наличие той или иной незамеченной ошибки может привести к проблемам последующего трудоустройства.

Частые случаи

Увольнение по инициативе сотрудника, самый лёгкий из способов увольнения, поэтому рабочие и руководители, стараются пользоваться именно им. Вопросы и нюансы могут возникнуть, если человек хочет уволиться с высокой должности.

Увольнение сотрудника МВД

Служащие, работающие в Органах Внутренних Дел, обычные люди и могут уволиться на обычных основаниях:

• Достижение пенсионного возраста;
• По состоянию здоровья;
• По окончании контракта;
• По собственной инициативе.

Отличаем от обычного увольнения, что сотрудник МВД подаёт рапорт на увольнение. Этот рапорт передаётся не позднее чем за 1 месяц, до планируемого увольнения. Написан он должен быть на основании статьи 84 ФЗ «О службе в органах Внутренних дел в РФ».

Приказ об увольнении подготавливается на основании рапорта.

Все нюансы увольнения сотрудников МВД регулируются трудовым кодексом. В день увольнения человек получает расчёт и трудовую книжку.

Образец рапорта на увольнение сотрудника МВД

Увольнение генерального директора ООО

Генеральный директор назначается на должность и увольняется советом участников ООО.

Как уволиться генеральному директору:

• Собрать собрание участников ООО и рассказать об увольнении;
• Дождаться решения собрания;
• Издать приказ об увольнении;
• Самостоятельно подписать приказ об увольнении и написать запись в трудовой книжке;
• Получить всю положенную компенсацию;
• Забрать трудовую книжку.

Главным отличием является только то, что отработать на своей должности генеральный директор должен ещё 1 месяц со дня подачи заявления.

Главного бухгалтера

Один из ключевых сотрудников каждого предприятия — это главный бухгалтер. Именно он совершает все основные операции по счетам компании.

Главный бухгалтер, хоть и работает по трудовому договору, но порядок его работы описан в ФЗ «О бухгалтерском учёте».

Этим законом установлено, что после того как главный бухгалтер принял решение уволиться, он передаёт все дела и обязанности своему приемнику. Вся процедура оформляется актом и должна быть заверена руководителем компании.

Процедура увольнения должна проходить по обычному принципу, согласно ст. 80 ТК.

Как проходит увольнение главбуха:

• Регистрация заявления;
• Приказ об организации приёма дел от главного бухгалтера;
• Полная финансовая проверка;
• Приём-передача имеющихся дел;
• Издание приказа об увольнении;
• Ознакомление сотрудника с приказом;
• Расчёт и выдача трудовой книжки.

Важно! Главному бухгалтеру трудно уволиться, так как это одно из основных лиц компании и пока все дела не будут переданы, освободить своё место не получится.

Увольнение пенсионера

Ст. 80 ТК регулирует отношения между сотрудником и работодателем в плане увольнения без положенной отработки в 2 недели.

В этой статье указан момент, разрешённого срочного увольнения в связи с выходом на пенсию. Но пенсионеру не обязательно увольняться сразу, написать заявление он может в любое время.

Важно! Руководители считают, что если пенсионер не уволился в положенный день, то спустя некоторое время, он должен увольняться на общих основаниях и отрабатывать положенное время. Это незаконно!. При достижении человеком пенсионного возраста, руководитель не может его уволить, но перевести на другую должность может, но с этим должен согласиться сотрудник

При достижении человеком пенсионного возраста, руководитель не может его уволить, но перевести на другую должность может, но с этим должен согласиться сотрудник.

Порядок увольнения по инициативе рабочего, вышедшего на пенсию, не отличается от обычных условий. Единственное существенное отличие, что пенсионер не отрабатывает, а увольняется в срочном порядке.

Расчёт по уважительной причине

Работник может рассчитаться по веским личным причинам. Такие действия предусмотрены трудовым законодательством: часть 2 статьи 80 Трудового кодекса содержит перечень возможных нюансов. Список ситуаций, которые делают дальнейшую деятельность невозможной, обширный.

Для отнесения причины к уважительному разряду начальник имеет право потребовать от сотрудника подтверждение в виде:

• пенсионного удостоверения, если рассчитывается пенсионер;
• документ из общеобразовательного заведения, при поступлении на дневную форму обучения;
• справка с места перевода на новую должность супруга. Если супруг-военный, то он берёт справку с нового места работы после распределения.

Варианты различные, но они обязаны подтверждаться документально. Правильная формулировка вносит ясность в нюансы увольнения. Оформлять расчёт – дело специалиста, который правильно внесёт поправки в документ.

Налоговые выплаты

Каждый сотрудник, который официально трудоустроен выплачивает подоходный налог. Этот налог равен 13% от полной суммы заработка. Подоходный налог взимается с заработной платы сотрудника, но отправляет его в налоговую службу работодатель.

С каких выплат, работник оплачивает НДФЛ:

1. С зарплаты при увольнении – оплачивается руководителем в последний рабочий день, равен 13% от полученного расчёта.
2. Налог с компенсации – компенсация, это оплаченные дни неотгулянного отпуска, выплата НДФЛ производится в обычном порядке и равна 13% от суммы.
3. НДФЛ с выходного пособия – если размер пособия не превышает 3 минимальных зарплат, то налог с него не оплачивается.

Пример расчёта

Выплаты при увольнении:

• Заработную плату за отработанное время в размере 10000;
• Компенсацию за положенный отпуск 15000.

Расчёт для выплаты НДФЛ делается в размере 13% от всех выплат. (10000+15000) /13=1923 рубля. Соответственно на руки сотрудник получит 23077 рублей.

Статья 217 НК РФ регулирует отношения, касающиеся выплаты налогов после увольнения. Фактически все выплаты с работодателя при увольнении облагаются налогами и должны быть переданы в налоговую инспекцию не позднее следующего рабочего дня после увольнения сотрудника.

В этой же статье сказано, что налог с выходного пособия не взимается.

Советы по корректному увольнению

Для того чтобы уволиться, и не остаться врагами с коллегами и руководителем, нужно выполнять ряд простых действий:

1. Проанализировать ситуацию – подумать, стоит ли увольняться и дальнейшие перспективы после этого.
2. Лично сообщить о своем решении руководителю – лучше всего подавать заявление на увольнение лично, так можно обговорить все интересующие вопросы.
3. Подождать реакцию руководителя и коллег – если сотрудник является ценным кадром, и нашёл себе новое место работы, руководитель может сделать встречное предложение и постараться удержать своего сотрудника.
4. Забрать все положенные компенсации – забрать расчёт и трудовую книжку.
5. Попросить рекомендательное письмо – у работодателя стоит поинтересоваться может ли он написать рекомендательное письмо, с такой же просьбой можно обратиться к коллегам.
6. Не ругаться при увольнении – стоит рассмотреть вариант вынужденного возвращение на прежнее место работы, поэтому не стоит сразу ругаться с руководителем и коллегами.

В любом случае, человек должен вести себя вежливо и адекватно, чтобы зарекомендовать себя как ценный кадр.

Не стоит переставать выполнять свои рабочие обязанности до конца отработки и ругаться с другими рабочими. Это может привести к дисциплинарному взысканию.

Немного о трудовых книжках

О том, как правильно вести трудовые книжки, в том числе, и как оформлять увольнение, подробно описано в правилах Постановления №225. По правилам книжки обязаны вести все работодатели, за исключением физических лиц. К слову, физическое лицо — это обычный человек, как работодатель нигде не оформленный.

К категории работодателей относятся и индивидуальные предприниматели, в том числе и фермерские хозяйства. То есть, если организация или ИП официально оформлены в налоговой, то обязаны соблюдать все требования Трудового кодекса. А по его 66-й статье заполнять трудовые книжки нужно в обязательном порядке на всех сотрудников, проработавших дольше пяти дней.

Не нужно заполнять трудовую внешнего совместителя. Но если по его просьбе и по справке с дополнительной работы запись о совместительстве была сделана в трудовую, увольнение прописывается в таком же порядке — по месту основной работы на основании копии приказа о прекращении договора с совместителем.

Условия хранения книжек

Процедура хранения регулируется п. 45 «Правил ведения и хранения трудовых книжек». Ответственным за сохранность этих ценных документов по закону является работодатель. Если работодателем считается индивидуальный бизнесмен, то вся ответственность ложится на его плечи. Ответственного за хранение по организации назначает руководитель этого предприятия своим распоряжением. На небольшой фирме этот пост занимается бухгалтером, а на солидном — служащим отдела кадров.

Трудовые книжки, являясь бланками строгой отчётности, по закону обязаны сберегать в сейфах или прочных несгораемых металлических боксах. Ежемесячно ответственная за их хранение персона обязана составлять отчёт об имеющихся экземплярах, а также представлять данные о покупке новых бланков. Если имеются неправильно составленные книжки, подлежащие списанию, то к отчёту прилагается акт об их уничтожении.

Учёт фиксируется в журнале, который называется «Книгой учёта движения трудовых книжек».

Выдача трудовая книжки на руки возможна исключительно:

• работнику при увольнении;
• родственнику умершего работника.

Увольняемому сотруднику трудовая книжка вручается точно в день приказа об увольнении. При неявке трудящегося по каким-либо причинам за её получением, ему по почте направляется уведомление о необходимости забрать свою книжку. С предприятия или предпринимателя снимается всякая ответственность за задержку выдачи трудовой книжки со дня отправления уведомления.

Невостребованные трудовые книжки сберегаются на фирме в течение 75 лет. Этот же срок хранения предусмотрен для «Книги учёта движения трудовых книжек».

Для всех остальных причин, кроме смерти и увольнения, по просьбе работника выдаются заверенные копии или выписки.

Правда, согласно изменениям в Правилах ведения и хранения книжек с 01.01. 2015 разрешается выдать книжку работнику по его письменному заявлению на три дня для обращения в орган социального страхования. Работник может оставить книжку в органе социального страхования, но обязан вернуть её в течение трёх дней после получения в этом органе.

Порядок записи в трудовой книжке об увольнении регулируется законодательными документами и должен строго соблюдаться. Правильное оформление этой записи гарантирует отсутствие ошибок и позволяет избежать создания конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Может ли работодатель не принять заявление об увольнении по собственному

Важно

Согласно п. 1 и п

2 ст. 37 Конституции РФ, труд является свободным. Непринятие работодателем заявления расценивается как нарушение действующего законодательства.

Руководитель обязан принять заявление. Если же подозрения в этом вопросе есть, можно отправить заявление на увольнение почтой с описью, а также отнести его лично в отдел организации, отвечающий за принятие корреспонденции. Таким образом, работник будет иметь на руках подтверждение того, что руководитель получил его обращение.

К сведению:

В случае бездействия управленца, сотрудник может подать в суд ходатайство о защите своих прав.