Как сделать последнюю запись в бумажной трудовой книжке о выборе электронной версии

Достоверность информации

Вопрос достоверности и контроля вносимой информации остается пока открытым, и вопросов тут в любом случае пока больше, чем ответов. Как будет контролироваться и предупреждаться некорректное или неполное внесение информации? Кто вообще сможет проверить реальность заносимого стажа и опыта работы, когда одновременно вносится миллионы записей? Возможно ли задвоение информации в случае ошибочного внесения записи? Как работнику исправить ошибочную запись, если ошибка выявится через 15-20 лет, и как работник сможет подтвердить правоту своих слов? Если для этого нужно будет хранить выписки, выданные при увольнении, то какой смысл в цифровизации?

5

Переход на электронные трудовые книжки

2.1. Переход к электронному формату сведений о трудовой деятельности для работников Общества, принятых на работу до 31.12.2020 года, является добровольным и осуществляется только с их письменного согласия, поданного работнику Общества, ответственного за ведение кадрового учета.

2.2. Для работников, впервые принятых на работу с 01.01.2021 года, ведение электронных трудовых книжек по умолчанию признается в Обществе обязательным, при этом для таких работников трудовые книжки на бумажном носителе не заводятся.

2.3. Работники Общества предоставляют в срок до 31 декабря 2020 года включительно лицу, ответственному за ведение кадрового учета, письменное заявление по установленной в Приложениях № 1 и № 2 к настоящему положению форме, о ведении трудовой книжки в электронном виде или о сохранении бумажной трудовой книжки.

2.4. При получении от работников Общества заявления о ведении трудовой книжки в электронном виде, лицо, ответственное за ведение кадрового учета, вносит запись в трудовую книжку о подаче работником такого заявления (по образцу в Приложении № 3 к настоящему положению) и до конца рабочего дня выдает трудовую книжку на бумажном носителе работнику с соблюдением порядка передачи трудовой книжки, предусмотренного трудовым законодательством.

После выдачи работнику трудовой книжки на бумажном носителе, работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение.

2.5. При получении от работников Общества заявления о сохранении трудовой книжки на бумажном носителе, лицо, ответственное за ведение кадрового учета, наряду с электронной книжкой, продолжает вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

2.6. Работникам Общества, не подавшим заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде и заявление о сохранении трудовой книжки на бумажном носителе до конца 2020 года, несмотря на то, что они трудоустроены, работодатель обязан вести трудовую книжку как в электронном виде, так и на бумажном носителе.

2.7. Информация о поданном работником заявлении включается лицом, ответственным за ведение кадрового учета, в сведения о трудовой деятельности, представляемые работодателем, для хранения в информационных ресурсах Пенсионного фонда Российской Федерации.

За работником, воспользовавшимся своим правом на дальнейшее ведение работодателем бумажной трудовой книжки, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

2.8. Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем бумажной трудовой книжки, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности.

2.9. Работники, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 года включительно подать работодателю одно из письменных заявлений, вправе сделать это в любое время, подав работодателю соответствующее письменное заявление.

К таким лицам, в частности, относятся:

-работники, которые по состоянию на 31 декабря 2020 года не исполняли свои трудовые обязанности и ранее не подали одно из письменных заявлений, но за ними в соответствии с трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, локальными нормативными актами, трудовым договором сохранялось место работы, в том числе на период:

а) временной нетрудоспособности;

б) отпуска;

в) отстранения от работы в случаях, предусмотренных Трудовым кодексом Российской Федерации, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации;

-работники, имеющие стаж работы по трудовому договору, но по состоянию на 31 декабря 2020 года не состоявшие в трудовых отношениях и до указанной даты не подавшие одно из письменных заявлений.

Как получить копию трудовой книжки

В обязанность работодателя входит выдача документов (или их копий), связанных с трудоустройством и осуществлением трудовой деятельности. Нередко бывают ситуации, когда человеку нужна копия его трудовой книжки. Например, для представления в органы соцзащиты или в банк, для оформления кредита.
Чтобы взять копию трудовой книжки у работодателя, необходимо составить письменное заявление. Оно передаётся в отдел кадров, регистрируется в качестве входящего документа. В течение 3 дней копия должна быть выдана. Если начальство отказывает в выдаче или просто игнорирует запрос, то следует пожаловаться в инспекцию по труду.

Заявление составляется в свободной форме, но обязательно письменно. Оно должно отвечать требованиям, которые прописаны в ст. 7 Закона № 59-ФЗ. То есть в нём должна быть следующая информация:

• сведения о работодателе;
• сведения о работнике;
• название документа;
• просьба о выдаче копии трудовой книжки;
• подпись заявителя;
• дата подачи заявления.

Рекомендуется составить 2 экземпляра обращения. Один остаётся у работодателя, а второй, содержащий дату регистрации и номер входящего документа, — у заявителя. Если работодатель откажется выдавать копию документа или же проигнорирует просьбу, экземпляр работника будет доказательством того, что он должным образом излагал свою просьбу.

Работодатель несёт ответственность за хранение оригиналов трудовых книжек, поэтому выдачу копии (или оригинала, по необходимости) он должен зарегистрировать. Нужно сделать соответствующую пометку в журнале движения трудовых книжек.

Копия трудовой книжки работнику выдаётся так:

• составление письменного заявления;
• регистрация его в отделе кадров;
• издание приказа;
• ознакомление работника с копией приказа;
• выдача на руки копии.

Копию трудовой книжки можно сделать так:

• на ксероксе;
• отсканировать, а потом распечатать;
• самостоятельно сделать на компьютере, потом распечатать. Она должна быть такого же размера и формата, как оригинал.

В зависимости от цели получения, снять копии нужно со всех страниц или только с части. При этом наличие титульного листа является обязательным требованием. Оформляется копия так:

• на титульном листе нужно указать, где хранится оригинал. Указывается название фирмы, номер личного дела работника и дата, когда копия была сделана;
• на каждом скопированном листе нужно сделать запись «копия верна», а удостоверить эту запись должен работник отдела кадров. Она может быть сделана вручную или поставлена штампом;
• на последней странице копии руководитель делает пометку, что данный сотрудник сейчас работает в этой фирме. Обязательно нужно указать дату.

Все листы нумеруются и сшиваются. На месте сшива ставится печать фирмы, подпись ответственного лица, указывается количество страниц. Затем на каждой странице руководитель организации ставит свою подпись, ее расшифровку (имя, фамилию, отчество), должность, которую он занимает в компании. Печать ставится так, чтобы она частично охватывала текст, но позволяла его прочитать.
Копия действительна в течение одного месяца. Если речь идёт о крупном кредите в банке, то в течение 2 недель.

Электронная трудовая книжка

Сегодня с развитием технологий и внедрением в нашу жизнь электронных технологий Министерство труда разрабатывает план об электронной ТК. Она представляет собой базу данных о трудовой деятельности населения.

Содержание информации о работнике не меняется и включает в себя те же данные, что и в печатном варианте.

Выделим основные отличительные особенности электронной трудовой книжки:

• для хранения информации создаются специальные базы данных.
• для быстрого поиска информации создается удобный интерфейс.
• санкционированная защита всех данных.
• взаимосвязь с иными государственными органами (Пенсионный фонд, социальные службы).

• Электронный вариант подразумевает хранение информации в конкретной базе данных без необходимости физического носителя, тогда как бумажный вариант предполагает исключительно наличие самой книжки.
• Ведение информации в электронной книжке производится в печатном виде. Тогда как на бумажном носителе — исключительно письменно, от руки.
• Взаимосвязь с другими государственными службами возможна только на электронной ТК.
• Автоматизация процесса также применяется исключительно в электронном варианте.

В чем существенное преимущество электронного документа? Он не подлежит материальному износу, а также возможности быть утерянным или украденным. Также значительно сокращается риск противозаконных действий.

Следует сказать, что сейчас активно разрабатывается план введения в работу электронных трудовых книжек. Однако никаких проектов соответствующих нормативно-правовых актов пока не вносится на рассмотрение.

Таким образом, трудовая книжка является важным и существенным атрибутом, подтверждающим трудовую деятельность граждан. Правильное заполнение всех разделов способствует работодателю получить точную картину о новом сотруднике.

Минусы электронных ТК

Помимо очевидных плюсов, данное нововведение таит в себе также очевидные проблемы:

1. Негарантированность полной безопасности системы от возможного взлома.
2. Вместо просмотра за 2 минуты бумажной трудовой книжки, руководству придется «пробивать» соискателя.
3. Поскольку недобросовестных работодателей, как известно, никто у нас не отменял, то в ряде случаев у граждан возникнут серьезные проблемы с подтверждением трудового стажа.
4. Весьма высоки затраты бюджетных средств на разработку, ведение, содержание, поддержку, и модернизацию базы данных.
5. Большие трудозатраты связанные с переводом информации с бумажных носителей в цифровую форму.
6. Увеличится объем сдаваемой отчетности (и без того зашкаливающий за все разумные пределы).
7. Работодателям придется закупать специальное ПО (программное обеспечение) и обучать людей работе с ним.
8. Огромные проблемы с реализацией данного нововведения в отдаленных регионах, где интернет просто отсутствует.
9. Для получения информации из своей электронной трудовой книжки гражданам придется получать цифровую подпись.

Например, гражданин проработал у недобросовестного работодателя какое-то время. Наниматель не платил за него налоги. Теоретически получить информацию о своей трудовой деятельности работник может подав запрос определенной формы. Но какова должна быть эта форма, кому подавать запрос, и какой будет дальнейшая реализация требования, содержащегося в запросе, до сих пор не установлено.

Как известно, от программных сбоев никто не застрахован. А если отчет содержит ошибки, то он автоматически будет причислен к категории «не сдан». В результате это приведет к наложению штрафов за несданную отчетность. А чем больше информации приходится сдавать, тем выше риски возникновения ошибки, и не обязательно по причине человеческого фактора. И таких возможных проблем можно привести массу.