7 навыков высокоэффективного управления товарными запасами

Правило № 2. Поставщики — партнеры

Зависимость продаж сети от качества работы поставщика — колоссальная. Если поставщик будет чувствовать партнерские узы с сетью, (что конечно должно отображаться и в финансовой дисциплине самой компании), то качество его работы будет расти. Надежность поставщика имеет прямое влияние на продажи компании, ведь продать не привезенный поставщиком товар невозможно.

Антипример: один из наших клиентов не мог договориться с поставщиком о хороших условиях по цене и частоте поставок. Они настолько рассорились, что сеть решила открыть свой дистрибьюторский бизнес и самостоятельно поставлять SKU по этой категории. В итоге проиграли все, поскольку у сети не вышло наладить поставки самостоятельно, а дистрибьютор потерял постоянного клиента.

Чтобы избежать подобных ситуаций, нужно относиться по-партнерски к поставщику и наоборот — к сети

Прежде, чем говорить о том, является ли поставщик хорошим или плохим, важно уметь его правильно оценить. Здесь ключевую роль играют точность и своевременность поставки

Только с помощью цифр можно что-то доказывать поставщику.

Правило № 3. Работа с излишками

Часто, особенно в сетях, состоящих из большого количества магазинов, возникает ситуация, когда в одних магазинах есть потребность к заказу, а в других — излишние запасы. Излишки, сформированные на уровне магазина, нужно перераспределять либо по сети, либо на РЦ, либо возвращать поставщикам. Каждый кейс требует отдельного решения. Перераспределять нужно так, чтобы улучшать оборачиваемость и не заказывать новую партию у поставщика.

Исходя из моего опыта, розничным сетям, при целенаправленной работе с перераспределением, удается улучшить оборачиваемость на 14% за три недели без увеличения логистических затрат.

У нас был клиент, который занимается продажей цифровой техники и электроники. Половина его ассортимента — именитые бренды. Я ознакомилась с цифрами и поняла, что оборачиваемость товара можно улучшить просто за счет перераспределения излишков. К тому же, за очень короткий период. Когда все товары дорогие — достаточно просто обеспечить нужное количество в нужном месте. В итоге мы добились этого — запас уменьшился, а продажи выросли.

Правило № 6. Управление запасом товара в акции

В то время, когда большинство сетей стараются угадать первоначальные акционные продажи по каждому товару, на уровне каждого склада, на уровне каждой акции, точность прогноза без использования серьезного математического и статистического аппарата крайне низка. Да и прогноз в любом виде для акции не может носить высокой точности.

Поэтому то, что действительно важно и на что можно влиять сразу без использования сверхусилий — это расчет всех последующих заказов уже начавшейся акции. Важный момент — чем чаще происходят поставки акционного товара, тем лучше и точнее мы сможем удовлетворить акционный спрос без формирования излишних запасов

Правило № 1. Разделяй и властвуй

Управление товарными запасами должно происходить по SKU-location. Для каждого SKU должен использоваться свой алгоритм управления запасом, исходя из продаж и особенностей поставок, ведь один и тот же товар в разных местах хранения может продаваться и поставляться совершенно по-разному.

Расскажу на примере торговой сети «Созвездие красоты», а это — 70 магазинов, разбросанных по всей России. При этом поставки осуществляются из центрального склада в Москве. При доставке по столице лид-таймы могут быть меньше недели, а вот в регионы нет смысла возить так часто. В данном случае лид-таймы могут достигать 1-2 раз в месяц. Это говорит о том, что для одного и того же товара, который продается в Москве и в регионах, необходимы разные механики управления запасом.

Проанализировав среднедневную продажу по сети для одного и того же SKU в разных магазинах, в одном регионе, мы определили, что среднее может колебаться до 10 раз. Ввиду инфраструктурных особенностей района, в котором находится магазин и инфраструктурных особенностей самого магазина.

Товарные запасы на торговых предприятиях

Производство, обращение и потребление – эти процессы происходят постоянно. Однако, они не совпадают в пространстве и во времени. Именно для того, что бы обеспечить их непрерывность используются товарные запасы.

Товарные запасы – это часть товообеспечения, которая является совокупностью готовых товаров во время их передвижения из сферы производства к потребителю.

Товарные запасы накапливаются на всех этапах движения товаров, а именно на складах предприятий-изготовителей и во время пути, на оптовых складах и розничных торговых компаниях.

Именно соответствие спроса и предложения достигается благодаря товарным запасам. Товарные запасы в опте и рознице должны служить реальным предложением товаров, обеспечивающим их бесперебойную продажу.

Факторы, необходимые для образования товарных запасов:

• сезонные колебания в производстве и потреблении товаров;
• несоответствие между производственным и торговым ассортиментом товаров;
• особенности территориального положения производства;
• фактор транспортировки товаров;
• звенность товародвижения;
• возможности для хранения товара.

Правило № 4. Неизведанное новое

Новый товар, если он пришел не взамен существующему, всегда большая неопределенность. Для того, чтобы сделать первую закупку, нужно предугадать спрос, который формируется на основании продаж кластера, в который войдет новый товар. Для кластеризации можно использовать иерархию справочника номенклатуры, форматы магазинов, инфраструктурные особенности магазина, где этот товар должен появиться.

По нашим наблюдениям, зеленый чай Greenfield и черный чай Greenfield продаются абсолютно по-разному. При этом, зеленый от TESS продается аналогично черному от Greenfield. Если понимать группу (кластер), в которую войдет новый товар с помощью кластеризации (статистического метода), можно с большой вероятностью определить будущее продажи-новинки.

Управление запасами на предприятии

Управление запасами — отвечает на такой простой вопрос: «Что, когда и сколько надо закупить, чтобы хватило, и не осталось лишнего?» Как обычно ответы на простые вопросы — оказываются достаточно сложными, собственно, им и посвящён данный портал. Некоторые интересуются, почему портал не называется «управление закупками»? — Дело в том, что управляем мы всё-таки запасами, а закупки для нас являются — только входным потоком, да и начинается наша работа обычно только, когда кто-то из руководителей задаётся вопросом: «А почему при таких продажах у нас так много денег заморожено в запасы?!.»
Вообще, управление запасами предприятия и их оптимизация — очень интересная тема, так как позволяет заниматься ей:
и узкоспециально — не входя в противоречия
с другими бизнес-процессами и оптимизируя только запасы, и очень широко — смотря
через призму управления товарными запасами предприятия на работу всей организации. Из-за бурного развития в последнее время логистики, многие специалисты
говорят о наиболее эффектвном управлении запасами в логистике, где оно рассматривается с
точки зрения минимизации совокупных издержек. То есть оптимизация товарных запасов рассматривается в первую очередь, как снижение затрат на их создание и
обслуживание. Это, действительно, очень важный момент мероприятий по оптимизации запасов на предприятии, но очевидно, что управление товарно-материальными
запасами, кроме логистического имеет как минимум ещё финансовый и маркетинговый аспект.
Соответственно эффективность управления запасами не может оцениваться только издержками на их создание и обслуживание, а стратегия управления запасами не
может строиться только на снижении этих издержек, и оптимальное управление запасами подразумевает такую политику управления запасами, которая гармонизирует
все аспекты, связанные с этой задачей, а не только оптимизацию запасов на складе.

Методы анализа и учета величины товарных запасов

Расчетный метод:

• Проводится анализ величины товарных запасов, товарооборачиваемость и их изменение;
• Инвентаризация. Другими словами полный пересчет каждого товара. Данные подвергаются оцениванию в натуральном выражении в действующих ценах и сводятся по категориям товара в общую сумму. Этот метод позволяет определить, какие именно товары пользуются большей популярностью, и впоследствии делать обоснованные заказы, оптимизировать вложения средств в товарные запасы, принимать мудрые решения по оптимизации ассортимента. Этот метод имеет трудоемкую характеристику и мешает предприятию работать в полном объеме;
• Сверка материально ответственными лицами фактического наличия товара с данными товарного учета. Подсчету подвергаются товарные места, это количество ящиков, рулонов или мешков. Далее делается пересчет, то есть определяется количество товаров, которое в итоге оценивается по актуальным ценам. Этот метод не имеет показателя высокой точности.

Балансовый метод:

Основывается на использовании балансовой формулы. Он характеризуется меньшими затратами труда и обеспечивает быстрое проведение оперативного учета и анализа товарных запасов с учетом взаимосвязи с остальными показателями.

Используя данный метод невозможно исключить из расчета разные не учтенные потери, что может привести к определенным искажениям величины товарных запасов.

Что бы управлять товарными запасами, определять их оптимальную величину принято использовать:

• технико-экономический расчет с использованием определенных формул;
• систему с установленной постоянной величиной заказа;
• систему с постоянной периодичностью повторения заказа.

Технико-экономический расчет задействуется и в розничной, и в оптовой торговле. Одним из его способов является последовательное определение оптимальной величины товарных запасов на каждом этапе товародвижения с дальнейшим суммированием полученных на каждом этапе результатов.

Остальные способы обычно применяются в розничной торговле, по причине того, что требуют постоянных проверок наличия товара.

Задача упомянутых способов состоит в следующем: для доведения величины товарных запасов до необходимого уровня нужно делать заказы одинакового количества товаров через любые промежутки времени, по мере необходимости, или делать заказы необходимого количества товаров через равные временные промежутки.

На практике, в торговле величину необходимых товарных запасов принято определять при помощи следующих способов:

• отношением данного товарного запаса на конкретную дату к объему реализации на указанную дату за предшествующий период;
• числом недель торговли, на которое будет достаточным определенного товарного запаса. Как исходные данные берется запланированная товарооборачиваемость;
• учет реализации по как можно более дробным товарным группам.

Управление товарными запасами: ассортиментная матрица

Управление категорией или ассортиментом – это уже не совсем логистика. Категорийный менеджмент в моем понимании очень похож на портфельные инвестиции, то с чем я в свое время разбирался для работы на биржах с ценными бумагами.

Действительно, здесь много общего – покупателю зачастую нужен ассортимент в разной пропорции. У каждого товара свой поставщик, своя рентабельность или маржинальность продаж, свои условия поставки, свои риски. Очень много общего.

Одно дело, когда у вас номенклатура из 15-30 артикулов. А как быть, если их уже 1500 – 3000? Как ими управлять? Вопрос не праздный. Управлению товарными категориями не учат в современных ВУЗах, университетах или академиях. По крайней мере, я  не знаю такой профильной специальности. А потребность у реального бизнеса в этом есть и достаточно острая.

Как из этой ситуации выходить? Я могу дать несколько принципов и направлений, которые в свое время помогли мне разобраться с такими задачами. Надеюсь, они вам помогут решать сегодняшние и новые задачи, возникающие на вашем жизненном пути.

Начните с физики товара, с химии, с биологии своей категории. Изучите новый предмет «от и до». Категорийный менеджмент – смешная вещь, которую многие специалисты от управления, HR и прочие эксперты возводят в ранг «сакральных знаний».

Допустим, вы 5 лет продавали моторные масла, а есть хороший вариант заниматься овощами свежими или еще интереснее – свежей рыбой или мясом, а может женской одеждой или мобильными девайсами. Вас никогда не возьмут на эту работу, потому что вы «этот продукт не знаете». Знакомо? Да, вы не одиноки в этом.

Любой настоящий управленец или действительный эксперт в человеческом капитале скажет обычно наоборот. Если человек понимает принцип управления категорией, то знания о предмете категории всегда можно нарастить. При этом у специалиста будет всегда свежий и оригинальный взгляд на новый предмет, а компания обогатится новым подходом и опытом.

Поэтому настоящие специалисты различают лишь умение учиться и искренний интерес к новым знаниям и опыту, будь то управление товарными запасами или что-либо другое. Это ключ и успеху. Те же, кто отказывает специалистам из других областей развивать себя и новый бизнес всегда оправдываются нехваткой времени на обучение, рисками.

А по сути, такие люди просто не умеют планировать свою работу, скрывают свое неумение разбираться в людях и стремятся переложить ответственность за решения на других людей. То есть очень хорошо, что вас не взяли, так как работать эффективно в этой компании не умеют. Вам это надо?

С материалом вы разобрались. Что дальше? Теперь дело будет стоять за клиентами. Это обычный практический маркетинг, который замылен сегодня до фантастически идиотских концепций и направлений, которые ничего общего с простым, классическим маркетингом не имеют. Что делать?

Разговаривайте с клиентами! Если вы в В2В – поезжайте к вашим клиентам, встретитесь, поговорите. Если вас искренне интересует ваша категория – это видно сразу. Вам расскажут о таких деталях и нюансах, которые ни один преподаватель в Академиях не знает, ни один «эксперт».

Помните про правила Жеглова? Искренний интерес всегда дает результат. Про людей, конечно, тоже забывать не надо. Люди тоже бывают разными и подход к ним всегда надо искать свой.

Если вы занимаетесь розницей, еще лучше! Выделите себе пару недель на работу в торговом зале. Поговорите с продавцами, поработайте продавцом, поговорите с реальными покупателями, посетителями. Это в сотни раз лучше всяких отраслевых симпозиумов, конгрессов, конференций, воркшопов, всей этой бестолковой и показушной мишуры, которая «забила» сегодня все мозги и все наше время, которое, как мы знаем, ресурс ограниченный и невосполнимый.

Что дальше? Третий шаг, который я после первых двух рекомендую вам сделать – теперь вы сможете работать с цифрами, со статистикой и управление товарными запасами станет гораздо прозрачнее. Помните, мы упоминали тему «грязной» статистики? Вот, теперь я кратко объясню то, что я называю «грязной» статистикой.

Правило № 7. Автоматизация

Даже при очень маленьком ассортименте и маленьком количестве магазинов при формировании заказов необходима автоматизация. С одной стороны, это минимизирует влияние человеческого фактора на точность заказа. С другой стороны, переводит фокус внимания как менеджеров, так и руководителей, на действительно стратегические задачи, которые помогают сети зарабатывать деньги: управление ассортиментом, взаимоотношения с поставщиками, и другие важные вещи.

Успешное управление запасами во многом основано на здравом смысле. Следуя этим советам, вы достигнете большей эффективности и устраните головные боли, которые испытывали в прошлом.

Фото: pixabay.com

Особенности классификации товарных запасов

Товарные запасы классифицируются по следующим признакам:

• местонахождение (в оптовая либо розничная торговля, в промышленности, в пути);
• сроки (на начало и на конец определенного периода);
• единицы измерения (абсолютные — в стоимостном и натуральном выражении или относительные — в днях товарооборота);
• назначение.

В свою очередь в зависимости от назначения товарные запасы делятся на такие:

• текущего хранения, для обеспечения повседневных нужд торговли;
• сезонного назначения, для обеспечения бесперебойной торговли в периоды сезонных изменений спроса или предложения;
• досрочного завоза, для обеспечения бесперебойной торговли в труднодоступных местностях на время периода между сроками ввоза товаров;
• целевого назначения, для реализации определенных целевых мероприятий.

Правило № 5. Упущенные продажи

Управлять можно только тем, что ты контролируешь. Контролировать можно только то, что можно посчитать. Расчет упущенных продаж, анализ этого показателя в динамике и последующее влияние на снижение упущенных продаж делает огромный буст к продажам сети, а значит к прибыли без роста запасов.

Представим компанию с оборотом в $1 млн. Операционные затраты — $180 тыс., прямые — $800 тыс. Чистая прибыль — $20 тыс. Если нам удастся увеличить продажи всего лишь на 1% за счет минимизации упущенных продаж — мы получим другую картину. Оборот — $1 млн 10 тыс., операционные затраты — не изменятся, прямые — $808 тыс., соответственно чистая прибыль — $22 тыс. А это +10%! То есть 1% увеличения продаж стоит компании до 10% чистой прибыли.

Анализ товарных запасов и оборачиваемости товаров

Запасы товаров образуются на всех стадиях движения товаров, начиная со склада производителя, заканчивая складскими запасами розничных предприятий торговли.

Размер товарных запасов определяется объемом и структурой товарооборота торгового предприятия. Поддержание оптимальной пропорции между величиной товарооборота и размерами товарных запасов – одна из важных задач торговых предприятий.

Товарные запасы анализируются в целом по компании и по каждой товарной группе, информационной базой анализа товарных запасов и оборачиваемости товаров служат данные бухгалтерской, статистической отчетности, а также данные оперативного учета.

Уровень товарных запасов

Показатель товарооборачиваемости

Скорость товарного обращения

Изменения в структуре товарооборота

Примеры анализа товарных запасов и товарооборачиваемости

Товарные запасы анализируются, планируются и учитываются в абсолютных и относительных показателях. Абсолютные показатели представляют собой стоимостные (денежные) и натуральные единицы, удобны и используются при проведении инвентаризаций в торговых предприятиях.

Главный недостаток абсолютных показателей – невозможность с их помощью определить степень соответствия величины товарного запаса потребностям развития товарооборота.

Поэтому более широкое распространение получили относительные показатели, позволяющие сопоставлять величину товарного запаса с товарооборотом торгового предприятия. Рассмотрим их подробнее.

Уровень товарных запасов

Первым относительным показателем, применяемым при анализе, является уровень товарных запасов, который измеряется в днях товарооборота по следующим формулам:

Утз = ТЗ / (Т/ОБодн)

или

Утз = (ТЗ*Д) / (Т/Об)

Где,Утз- уровень товарных запасов в днях товарооборота, день;ТЗ – товарный запас на конец анализируемого периода, руб.;Т/ОБодн – однодневный товарооборот за анализируемый период, руб.;Т/Об – объем товарооборота за анализируемый период, руб.;

Д – количество дней в анализируемом периоде.

Уровень товарных запасов показывает обеспеченность торговой организации запасами на определенную дату и показывает – на какое число дней реализации (при сложившемся товарообороте) хватит этого запаса.

Показатель товарооборачиваемости

Следующим показателем, используемым в анализе, является показатель товарооборачиваемости (в днях), рассчитываемый по формулам:

ОБдн = (ТЗср*Д) / (Т/Об)

или

ОБдн = ТЗср / (Т/ОБоднср)

где,ОБдн – товарооборачиваемость в днях товарооборота, день;ТЗср – средний товарный запас за исследуемый период, руб.;Т/ОБоднср – средний однодневный товарооборот за тот же период, руб.;Т/Об – объем товарооборота за указанный период, руб.;

Д – число дней в этом периоде.

Данный показатель позволяет измерить два параметра, присущие товарным запасам: время и скорость их обращения, анализ этого показателя позволяет не допустить затоваривания складов.

Скорость товарного обращения

Товарооборачиваемость в днях товарооборота показывает время, в течение которого товарные запасы находятся в сфере обращения, т.е. число дней, за которое оборачивается средний товарный запас. Скорость товарного обращения рассчитывается по формулам:

ОБр = (Т/Об) / ТЗср

или

ОБр = Д / ОБдн

где,ОБр – скорость товарного обращения в числе оборотов;ОБдн – товарооборачиваемость в днях товарооборота;

ТЗср – средний товарный запас за тот же период, руб.

Изменения в структуре товарооборота

Изменения в структуре товарооборота определяют по формуле:

ТЗн + П = ТО + В + Е + У + ТЗк

где,ТЗн – товарные запасы на начало планируемого периода;П – поступление товаров;ТО – реализация (продажа) по общему объему и по отдельным товарным группам;В – выбытие товара (возврат на склад, передача товара в другой отдел и т.п.);Е – естественная убыль;У – уценка товаров;

ТЗк – товарные запасы на конец периода.

Анализ причин, вызвавшие изменения товарооборота является важнейшим моментом анализа товарооборота.

И напоследок отметим, что любое торговое предприятие должно стремиться к росту товарооборота, так как в результате ее ускорения:

• увеличивается объем товарооборота и полнее удовлетворяется покупательский спрос;
• уменьшаются издержки обращения (расходы на хранение, потери, % за кредит) и увеличивается прибыль;
• улучшается финансовое состояние компании, так как быстрее высвобождаются средства, вложенные в товар, которые можно направить на расчеты с поставщиками, банком, бюджетом;
• увеличивается объем производства товаров.

Примеры анализа товарных запасов и товарооборачиваемости

Анализ товарных запасов и оборачиваемости товаров

Фактические и плановые товарные запасы находят свое отражение в абсолютных суммах и в относительных величинах, например в днях запаса.

Анализируя фактическое наличие запасов товара необходимо сопоставление с нормативом запасов абсолютных сумм, и дней запаса. таким образом можно определить сверхнормативные товарные запасы, а также установить причины отклонений фактических запасов товаров от установленных нормативов.

Сверхнормативные запасы товаров могут образовываться по следующим причинам:

• невыполнение планов товарооборота;
• доставка товаров в торговое предприятие в количествах, которые выше спроса на них;
• при нарушении срока поставки товаров;
• несоответствие комплектности поставляемых товаров;
• нарушение нормальных условий хранения товаров.

Анализируя относительные показатели, то есть остатки в днях запаса, необходимо учитывать следующие нюансы:

• изменение объема товарооборота;
• изменение абсолютной величины товарных запасов.

Затем нужно выяснить меру влияния определенных факторов на величину показателя среднегодового запаса товаров, а именно:

• изменение объема товарооборота;
• изменение структуры товарооборота. Когда в общей сумме товарооборота растет доля товаров, характеризующихся медленной товарооборачиваемостью, тогда запасы товаров растут, и наоборот, если растет доля товаров с более быстрой товарооборачиваемостью товарные запасы – снижаются.
• оборачиваемость товаров. Этот показатель может охарактеризовать среднее время, по прошествии которого капитал, направленный на формирование товарных запасов, возвращается назад, принеся собой доход от продажи товаров.

При проведении анализа следует выяснить, по каким причинам было вызвано замедление товарооборачиваемости. Ими могут быть:

• накопление сверхплановых товарных запасов;
• снижение суммы товарооборота.

Для начала принято рассматривать товарооборачиваемость всех товаров в целом. Далее — по определенным видам товаров.

Поставки товаров по отдельно взятым поставщикам, или по выбранным видам товара, количеству и срокам их поступления можно анализировать за любой временной промежуток.

Мы коротко рассмотрели что такое товарные запасы, их классификацию, управление товарными запасами и их анализирование. Оставляйте свои комментарии или дополнения к материалу.