Журнал: образцы документов

Ведение журнала трудовых договоров и дополнительных соглашений

Ведение журнала, предназначенного для учёта трудовых договоров, не является обязательным, так как трудовое законодательство не дает для этого четкого указания.

Однако наличие подобного документа может оказаться полезным для самого работодателя, и многие ведут журнал учета трудовых договоров и дополнительных соглашений по собственной инициативе.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Зачем нужен журнал?

Некоторые пренебрегают ведением журнала регистрации трудовых договоров, считая это пустой тратой времени.

Стоит знать, что наличие подобного документа на предприятии позволит в полной мере подтвердить заключение контрактов с конкретными сотрудниками, а также различных дополнительных соглашений.

Подобная доказательная база может использоваться как для решения внутренних задач, так и для участия в судебных спорах.

В этой статье можно подробно узнать о трудовых спорах.

При ведении журнала учёта трудовых договоров проводится его замена в ежегодном режиме, однако если с работниками было заключено малое количество контрактов, то один документ может вестись на протяжении нескольких лет.

Форма документа

Ведением журнала учёта трудовых договоров занимается кадровая служба. Документ может создаваться в свободной форме и представлять собой обыкновенную тетрадь с жёсткой обложкой, разлинованной на столбцы. Однако вести журнал можно как в бумажной, так и в электронной форме.

Во втором случае ответственный за журнал человек обязан делать несколько резервных копий после каждого обновления документов, чтобы избежать потери важных для предприятия данных.

Формуляр включает в себя большое количество сведений и даёт возможность упорядочить их, принимая во внимание потребности конкретной организации. С момента оформления журнал становится локальной документацией, которую требуется вести в полном соответствии с действующим законодательством

Пример ведения журнала:

Журнал учёта трудовых договоров часто создаётся на предприятиях с большой численностью штата, в организациях, где кадровые работники знают всех сотрудников поимённо, подобный документ — довольно редкое явление.

Правила ведения

При создании журнала учёта трудовых договоров в обязательном порядке делается титульный лист, на котором проставляется название документа, дата его создания. На следующей странице необходимо прописать сведения относительно лиц, ответственных за ведение конкретного документа.

Обозначается следующая информация:

• Порядковый номер;
• Полное имя кадрового сотрудника, занимающегося заполнением журнала;
• Должность ответственного лица;
• Временной период, в течение которого планируется вести документ;
• Наименование бумаги, играющей роль основания;
• Подпись ответственного за журнал лица.

Стоит отметить, что для удобства использования документа в будущем пронумеровать страницы необходимо в обязательном порядке.

Таблица, где будут прописываться важные сведения, должна включать в себя около 10 столбцов.

Образец, на основании которого чаще всего создаётся журнал учёта контрактов, заключенных с работниками, включает в себя следующие сведения:

• Порядковый номер контракта;
• Точную дату заключения;
• Персональные данные сотрудника;
• Профессию и должность в компании;
• Структурное подразделение, в котором работает специалист;
• Дату заключения и расторжения контракта;
• Характер деятельности.

Скачать бланк журнала бесплатно можно здесь.

Если в частично заполненном журнале обнаруживается серьёзная ошибка, то досрочное закрытие документа является обязательным условием. Чтобы произвести эту процедуру правильно, нужно сделать соответствующую запись на последней странице, после чего указать причину.

Посмотрите видео о том, как правильно прошивать журнал:

Не нашли ответа на свой вопрос? Узнайте, как решить именно Вашу проблему – позвоните прямо сейчас:

Классификация договоров по рубрике

Чтобы быстро отобрать договоры или документы определенного типа, в программе используется столбец рубрика договора. Например, в качестве рубрики документа обычно используют следующие значения:

• договор поставки
• договор аренды
• трудовые договоры
• приказы о приеме на работу
• приказы на отпуск

Необходимые рубрики настраиваются в справочнике Рубрики документов.

Рубрики документов

×

Уточним ваши задачи и покажем как они решаются в IT Audit

Проведем online-презентацию через TeamViewer. Ответим на вопросы

Заявка на online-презентацию программы

Порой достаточно 5 минут, чтобы показать «изюминки» программы

Создание договора по шаблону, регистрация договоров

Оформление реестра договоров — Ваш юрист

Подписание договора руководителем предприятия или лицом, на то уполномоченным, является основанием для передачи данного документа в отдел, осуществляющий делопроизводство по договорам.

Если же на фирме такой отдел отсутствует, регистрацией договора и присвоением ему соответствующего номера занимается уполномоченный сотрудник.

Учет подписанных соглашений ведется при помощи реестра договоров – основного инструмента для делопроизводства по договорам.

Регистрация в реестре происходит одним из следующих способов:

Путем присвоения индивидуального номера для договоров, получивших нумерацию при регистрации (при этом делопроизводитель отмечает индивидуальный номер на обратной стороне и ставит специальный штамп);
Путем присвоения договору сложного номера (с дробью) – номер является очередным по внутреннему реестру договоров в данной организации.

Законодательно не предусматривается единая форма реестра договоров, что позволяет организациям утверждать наиболее удобную для них форму реестра с учетом особенностей деятельности предприятия. Для удобства в реестр включают такие данные о договорах:

порядковый номер;
регистрационный номер и дата подписания;
полная информация о контрагенте;
период, на который заключается договор;
общая сумма.

Можно также вести графу «примечания», где найдут отображение такие моменты договора как, к примеру, наличие спецификации к договору или дополнительного соглашения. Не ограничивается и способ ведения реестра договоров – это может быть как заполнение электронной формы, так и стандартный бумажный вариант (журнал). Существуют также и специально разработанные компьютерные программы.

dogovorum.ru

Указанные возможности реализованы в программе:

Договоры не теряются
Своевременность согласований
Контроль сроков договора
Учет всех версий договоров
Реестры и отчеты по договорам

Реестр – друг и помощник договора

https://youtube.com/watch?v=1gYqFy4es0s

Функция учёта и регистрации договоров является неотъемлемой стадией договорного процесса любого предприятия. Любая организация должна вести реестр заключенных и подписанных договоров.

У компаний с большим объемом сделок есть необходимость дополнительного контроля договоров, которые она заключает. Реестр договоров поможет сотрудникам компании.

Реестр договоров — это отдельный перечень соглашений, которые компания заключает в процессе своей бизнес-деятельности. Реестр договоров создают для учета договоров и контроля за их хранением.

Договоры по завершенным сделкам хранят еще некоторое время, чтобы компания могла подкрепить свою позицию в арбитражном споре.

Если в компании большой поток документов, отдельный список договоров позволит упорядочить работу.

Внесите в реестр не только список договоров, но и данные по каждому соглашению

Независимо от того, какую форму реестра договоров выбрала компания (бумажную или электронный реестр договоров), в таблице недостаточно указать только реквизиты договора. Это будет малоинформативно.

Ведение реестра договоров должно позволять оперативно получить информацию по сделкам компании. Лучше, если вместе с реквизитами вносить конкретные сведения по сделке.

Например, в первую колонку таблицы вписывать дату и номер договора, а в остальных колонках этой же строки отражать:

1. Предмет договора. Здесь указывают вид договора, а также предмет исполнения (например, «договор поставки» и «получение такой-то оргтехники для офиса»).
2. Срок договора. Здесь указывают дату, когда договор прекратит действовать. Если договор заключили не неопределенный срок, отмечают «бессрочный». В случае пролонгации договора нужно отметить в этой графе «продлили до такого-то числа» или «продлили без указания числа». Если договор уже прекратил свое действие, это также нужно отметить в данной графе реестра договоров с контрагентами.
3. Название компании-контрагента, а также его реквизиты. Указывают полное и сокращенное наименование, адрес места нахождения, ИНН, ОГРН и т. д.
4. Цену договора. Здесь нужно указать не только стоимость сделки, но и порядок, в котором стороны договорились вести взаиморасчеты. Если сделка подразумевает равные периодические платежи, можно вписать сумму такого платежа и период, за который ее нужно вносить. Например, указать размер месячной арендной платы по сделке об аренде.

Помимо таких сведений, в реестр заключенных договоров можно внести дополнительную информацию, например:

Порядок и сроки внесения сведений о заключенных контрактах в реестр

Согласно ч.3 ст.103 44-ФЗ Заказчик в течение 3-х рабочих дней с даты (заключения контракта, изменения контракта, исполнения контракта, расторжения контракта, приемки поставленного товара, выполненной работы, оказанной услуги) направляет все необходимые документы и информацию в Федеральное казначейство. (Примечание: Согласно п.2 Порядка, утвержденного Приказом Минфина России от 24.11.2014 г. № 136н,  формирование Заказчиком информации и документов, включаемых в реестр контрактов, осуществляется с использованием государственной интегрированной информационной системы управления общественными финансами “Электронный бюджет”. В свою очередь ИС “Электронный бюджет” интегрирована с сайтом ЕИС).

После этого Федеральное казначейство проверяет предоставленные Заказчиком документы и информацию, и размещает их в ЕИС в течение 3-х рабочих дней с даты их получения.

Хочу обратить ваше внимание на тот факт, что в данном случае речь идет именно о рабочих, а не о календарных днях. В случае несоответствия предоставленной Заказчиком информации и документов установленным требованиям такие информация и документы не подлежат размещению в реестре контрактов

В случае несоответствия предоставленной Заказчиком информации и документов установленным требованиям такие информация и документы не подлежат размещению в реестре контрактов.

Разъяснения официальных органов по вопросам направления информации в реестр контрактов содержатся в следующих письмах:

• Письмо Минэкономразвития России от 19.10.2015 г. № Д28и- 3033 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от  25.09.2014 г. № 23232- ЕЕ/Д28и (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 01.06.2015 г. № Д28и-1434 (скачать);
• Письмо Минфина России от 28.05.2014 г. № 02-02-07/25618 (скачать);
• Письмо Федерального казначейства от 10.03.2015 г. № 05-07-05/11 (скачать).

Разъяснения официальных органов по вопросам формирования отчета об исполнении государственного (муниципального) контракта и (или) о результатах отдельного этапа его исполнения содержаться в следующих письмах:

• Письмо Федерального казначейства от 30.05.2014 г. № 42-5.7-09/5 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 30.11.2015 г. № Д28и-3467 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 09.11.2015 г. № Д28и-3242 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 27.10.2015 г. № Д28и-3124 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 22.10.2015 г. № ОГ-Д28-13691 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 31.08.2015 г. № Д28и-2474 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 11.08.2015 г. № Д28и-2325 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 03.08.2015 г. № Д28и-2286 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 03.08.2015 г. № Д28и-2326 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 27.07.2015 г. № Д28и-2216 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 29.11.2013 г. № Д28и-2263 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 06.03.2015 г. № Д28и-538 (скачать);
• Письмо Минэкономразвития России от 31.12.2014 г. № Д28и-2919 (скачать);
• Письмо Минфина России от 07.07.2014 г. № 02-02-06/32616 (скачать).

На сайте ЕИС в разделе “Документы” — “Обучающие материалы” — “Руководства пользователя по 44-ФЗ” вы сможете найти и скачать на свой компьютер pdf руководство, которое называется “Руководство пользователя. Подсистема управления закупками в части реестра контрактов и реестра банковских гарантий”. В этом руководстве содержится подробная инструкция для Заказчиков по работе с реестром контрактов.

Как работать в реестре контрактов по 44-ФЗ

Реестр договоров (или контрактов) создан для систематизации сделок, подписанных в рамках 44-ФЗ. Он находится на сайте Единой информационной системы (ЕИС). Порядок предоставления сведений не зависит от источника финансирования. Все заказчики (или уполномоченные лица), компании, относящиеся к бюджетному, государственному и муниципальному финансированию, обязаны предоставлять данные на портал. Из них формируют реестр по 44 ФЗ. Сведения и документы в электронном виде обязаны направлять заказчики — государственные, муниципальные и бюджетные организации, автономные учреждения, государственные и муниципальные унитарные предприятия, осуществляющие закупки по ч. 5 ст. 15 44-ФЗ. Единственное исключение — сведения о контракте, который относится к государственной тайне. Для них существует отдельная база. Перечень того, что относится к гостайне, регулирует ст. 9 Закона «О государственной тайне».

После подписания, документам присваивают номер, который позволяет идентифицировать сделку. Унифицированной формы архива нет, традиционно создают образец реестра договоров в Excel. Это простая форма, которую разрабатывают, учитывая особенности компании.

Программа для учета договоров

Используя привычные офисные приложения, такие как MS Excel и MS Access, задачи по ведению учета и регистрации договоров в целом решить можно. Однако при большом количестве согласовываемых документов этот инструмент может не справиться с возрастающими вызовами:

• трудности групповой работы с журналом регистрации договоров;
• риск искажения данных и ошибки ручного ввода;
• отсутствие связи с историей согласования и переписки.

Функцию ведения реестра лучше доверить не Excel, а специализированным программам учета договоров. В частности, таким софтом является разработанная на современной платформе 1С Предприятие 8.3 «Юрайт: Согласования и договоры»

В программе для учета договоров «Юрайт» предусмотрен широкий набор опций, используемых ответственным сотрудником в своей работе по учету и регистрации документов.

Понятие, форма и приказ об утверждании реестра договоров (контактов) по 44-ФЗ: законодательная база

Из этой статьи вы узнаете:

• что содержат форма реестра договоров (контактов) по 44-ФЗ;
  
• приказ об утверждении форм реестров договорова;
  
• формирование информации, включаемой в реестр контрактов.
  

Реестр договоров в рамках Федерального закона от 05 апреля 2013 года (с последними изменениями) № 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (далее – Закона № 44-ФЗ) – это, скорее, разговорное или логически-смысловое понятие, чем официально принятый термин.

На самом деле, в тексте Закона № 44-ФЗ используется термин « реестр контрактов ». Так, согласно части первой статьи 4 Закона № 44-ФЗ, органом исполнительной власти федерального уровня, выполняющим функции по кассовому обслуживанию различных бюджетов бюджетной системы России, осуществляется получение от заказчиков сведений о заключаемых ими контрактах и, собственно, ведение реестра этих контрактов. Фактически, таких реестров два: в части семь той же статьи 44-ФЗ указывается, что данные о проведении закупок товаров, работ, услуг, о подписании сторонами контрактов, представляющие гостайну, входят в отдельный, специальный, реестр контрактов, особенности ведения которого регламентируются Правительством России.

Для получения полного доступа к порталу ПРО-ГОСЗАКАЗ.РУ, пожалуйста, зарегистрируйтесь
. Это займет не больше минуты.
Выберите социальную сеть для быстрой авторизации на портале:

Такие данные, и это прямо обозначено в законе, не подлежат по понятной причине опубликованию в любых СМИ и выставлению на обозрение в Интернете. Особо надо учитывать то, что в оба реестра контрактов не посылаются данные о договорах, подписанных на основании пунктов четвертого, пятого, двадцать третьего, сорок второго, сорок четвертого, сорок пятого, а также и сорок шестого (в части контрактов, заключаемых с физлицами) части первой статьи 93 Закона № 44-ФЗ. В качестве органа, который ведет, поддерживает реестр договоров (контрактов), выступает Федеральное казначейство (Постановление Правительства РФ от 01 декабря 2004 года (с посл. изм.) № 703 «О Федеральном казначействе»).

Федеральное казначейство проверяет наличие установленных законом данных и документов, их соответствие определенному минимуму требований, предусмотренному порядком ведения реестра контрактов, и, если все правильно, представляет для публичного обозрения в указанные данные и документы — в течение трех рабочих дней со дня их получения. В случае несоблюдения лицом, направившим сведения о контракте, установленных требований информация и документы не могут быть опубликованы в реестре договоров (контрактов). Контракты, сведения о которых не внесены в реестр контрактов, даже не подлежат оплате — за исключением, разумеется, договоров, информацию о которых не включают в реестр договоров (контрактов) на законном основании.

Чтобы определить поставщика, подрядчика или исполнителя, прежде всего необходимо запланировать электронные процедуры. Получить электронную подпись. Выбрать площадку, которая наилучшим образом подойдет вашей организации, и зарегистрироваться. Далее сформировать документацию и извещение, провести процедуры и определить поставщика и заключить контракт с учетом особенностей каждого из способов закупки. Смотрите решения для каждого электронного способа: аукцион, конкурс, запрос котировок, запрос предложений.

Цели ведения реестра договоров

Реестры договоров на каждого заказчика по 223-ФЗ заполняются сотрудниками федерального казначейства в целях:

• учета количества подписанных соглашений;
• унификации делопроизводства по заказам в рамках 223-ФЗ;
• обеспечения функций контроля за исполнением закупочного законодательства;
• выполнения отраслевых предписаний по ведению документации.

В реестре содержатся все идентификационные данные каждой закупки с подробной информацией по заключенному договору, что позволяет упростить проведение аудита и обнаружить возможные ценовые сговоры. Кроме того, поиск по реестру исполненных и расторгнутых договоров позволяет сформировать представление о конкретном заказчике.

Как внести сведения в базу по 44-ФЗ

Информация и документы подаются в Федеральное казначейство через систему «Электронный бюджет». Входите в нее через Единый портал бюджетной системы РФ, но удобнее это сделать через личный кабинет госзаказчика в ЕИС.

Для того чтобы сформировать сведения о соглашении в личном кабинете Единой информационной системы, необходимо нажать на клавишу «Сформировать информацию о контракте».

На этой вкладке заполняются сведения о заключенных соглашениях. Для заполнения формы найдите соответствующее извещение, и основные параметры заполнятся автоматически.

Поля «№ закупки», «Уникальный номер позиции плана-графика», «Идентификационный код закупки» и «Способ определения поставщика» недоступны для дальнейшего редактирования.

Здесь же указывается дата заключения и способ указания цены контракта (выбирается из значений: цена, ориентировочное значение цены или максимальное значение цены) и наличие авансирования. Цена записывается в валюте соглашения.

Затем записываются количество этапов и дата начала исполнения соглашения.

Номер реестровой записи сформируется автоматически после публикации информации о контракте. Дата заполнения документа заполняется автоматически. После введения данных во все ячейки файл необходимо сохранить и проверить на нарушения.

Шаг 3. Дополнительная информация. В этой вкладке надлежит указывать параметры об обеспечении исполнения контракта и информации об экономии при заключении энергосервисного соглашения.

Шаг 5. «За счет внебюджетных средств» — аналогичная информация для соглашений, заключаемых по внебюджету.

Шаг 6. Объект закупки — сведения о предмете заказа из выбранной позиции плана графика.

Шаг 7. Далее заполняются сведения о поставщиках. Данные заполняются в соответствии с реестровыми записями в ЕГРЮЛ, ЕГРНИП.

Шаг 8. В завершении формирования информации о контракте необходимо заполнить вкладку «Документы». Для этого отсканируйте необходимые документы, если они оформлены на бумажном носителе, и прикрепить файлы к веб-форме. Если документ сформирован в электронном виде (например, по итогам аукциона в электронной форме), прикрепите файл с этим документом. Файлы должны иметь распространенные открытые форматы, чтобы просматривались с помощью общедоступного программного обеспечения.

Вносимая информация и документы подписываются электронной подписью лица, которое действует от имени госзаказчика.

Заказчик производит ведение реестра договоров по 223 фз через «Электронный бюджет». С помощью этой системы сведения и прилагаемые документы отправляются в казначейство. В ней заполняют соответствующие формы веб-интерфейса или направляют сведения из ЕИС, которая используется для формирования информации.

Шаг 1. На странице с перечнем договоров нажмите на кнопку «Создать информацию о договоре».

При этом у исполнителя есть возможность воспользоваться шаблоном договора, выбрав шаблон из списка.

Запись сформируйте вручную. Для этого выбирается извещение, на основании которого и формируется информация о заключенном договоре.

Шаг 3. Затем заполняются данные о поставщике. Сведения об исполнителе можно загрузить из перечней ЕГРЮЛ, ЕГРНИП.

Шаг 4. Вносятся все необходимые данные о предмете закупки.

Шаг 5. Затем прикрепляются отсканированные копии документов (при традиционной закупке) или электронные документы (при закупке в электронной форме).

https://youtube.com/watch?v=videoseries

Сформированный файл подписывает уполномоченный представитель заказчика с помощью усиленной квалифицированной электронной подписи.