Порядок установки онлайн-касс для ип. как превратить затраты в инвестиции

Электронная подпись

Электронная цифровая подпись (ЭЦП) способна полностью заменить ручной аналог на бумаге, что повышает удобство онлайн-бизнеса. Владельцу такой подписи рекомендуется иметь сертификат с усиленной криптографической защитой. Это делает операции подписания документов безопасными с минимальным риском хищения информации или ложного подписания.

Основные возможности владельца ЭЦП:

• взаимодействие с государственными цифровыми ресурсами через Интернет;
• возможность участия в онлайн-торгах;
• заключение и расторжения договоров с ОФД;
• подача финансовых отчетов в налоговую через Интернет;
• регистрация, снятие с учета государством онлайн-кассы.

Цифровая подпись, как правило, записывается на персональный RuToken или носитель, подключаемый к рабочему компьютеру через порт USB. Это устройство напоминает миниатюрный Flash-накопитель, который удобно взять с собой или спрятать в недоступном для общественного внимания места

Это повышает условия безопасности бухгалтерской, юридической или другой важной информации

При наличии ЭЦП установка кассового аппарата значительно упрощается, так как экономиться время на получение этого продукта, дальнейшую регистрацию подписи и согласование юридических нюансов. Пользоваться онлайн-кассовым оборудованием обязательно с точки зрения текущего законодательства. В противном случае владельца бизнеса ожидают санкции и строгие штрафы до приобретения, настройки и эксплуатации оборудования.

Статья была полезна?

ДаНет

Популярные вопросы по практике применения онлайн ККТ

Где хранится информация по всем проведенным операциям?

Данные по чекам хранятся на серверах ФНС и в памяти фискального накопителя. Покупатель получает доступ к своим чекам на сайте налоговой службы или с помощью мобильного приложения. Новая технология расширяет возможности по защите прав потребителя. Он может самостоятельно проверить легальность приобретенного товара. Если появится подозрение на нарушение прав, пользователь заполняет форму и направляет жалобу в налоговую.

Обязательно ли приобретать ККТ или можно модернизировать имеющуюся машину?

Рекомендуется купить новый аппарат, который должен быть в реестре разрешенных. Но тем не менее некоторые модели старых кассовых устройства можно модернизировать. Это не запрещено законодательством. Уточнять возможность модернизации той или иной модели следует у производителя (продавца) техники. Помните, что затраты на оборудование при ПСН и ЕНВД возмещаются налоговым вычетом. Модернизированная техника потребует перерегистрации.

Коснутся ли изменения бланков строгой отчетности?

В бланках строгой отчетности предусмотрено наличие дополнительных реквизитов, которых не было ранее. Формируются и заполняются они автоматически контрольно-кассовыми машинами. Реестр правовых документов содержит приказ об утверждении формы фискальных документов, в котором есть перечень всех обязательных реквизитов.

Действительно ли снизится нагрузка на бизнес после внедрения новых ККТ?

Новые аппараты снижают административную нагрузку. Например, ранее продавец должен был ежегодно менять ЭКЛЗ, привозить аппарат в подразделение ФНС и ожидать не менее 5 дней, пока будет произведена перерегистрация техники. Теперь же более современные ККМ можно зарегистрировать через интернет за несколько минут. Для этого потребуется всего лишь заполнить необходимые поля в соответствующем разделе личного кабинета на сайте налоговой службы. ФН заменяется самостоятельно раз в 3 года для плательщиков ЕНВД и ПСН, УСН и также регистрируется через личный кабинет.

Куда оправлять электронный чек, если клиент не указал личный номер телефона или адрес электронной почты?

В подобных случаях покупателю выдают обычный чек на бумажном носителе, в котором присутствует код для последующей проверки.

Как выдавать чеки при торговле через интернет?

Сделки в интернете для субъектов хозяйствования и покупателей стали проще. Если раньше требовалось выдавать бумажный чек, что представляло некоторые трудности, то теперь продавцу достаточно отправлять клиенту электронный чек на мобильный телефон или электронную почту.

Все наиболее интересные моменты, по переходу на 54-ФЗ, а так же обзоры по работе с новыми кассами мы ведем у себя в
Блоге

Посмотреть

Печать первого чека

После того как установка и настройка онлайн-кассы и ПО будет закончена, рекомендуется напечатать пробный чек. Это делается для проверки корректности настройки и введенной информации. После печати рекомендуется посетить сайт ОФД и проверить пришла ли информация о совершенной транзакции в личном кабинете.

Чек содержит следующие данные:

• наименование учреждения;
• расчетный признак и номер чека за текущую смену;
• ФИО кассира;
• название, количество и стоимость услуг и товаров;
• НДС и налоговая ставка;
• стоимость с учетом скидки и НДС;
• способ и форма оплаты;
• QR-код, содержащий информацию о чеке;
• номер кассы, полученный при регистрации в налоговой;
• ИНН учреждения;
• форма налогообложения;
• заводской номер фискального накопителя;
• адрес продажи;
• номер смены;
• дата и время совершения транзакции;
• фискальный признак чека и его порядковый номер;
• QR-код с информацией о товара или услуге;
• электронная подпись.

Что потребуется для подключения и регистрации кассы

Чтобы зарегистрировать технику в надлежащем порядке, понадобится:

• индивидуальная квалифицированная подпись в электронном формате;
• компьютер, подключенный к интернету;
• установка специализированной криптографической программы.

Также потребуется заключение договора с оператором фискальных данных, который является своеобразным промежуточным звеном между бизнесом и налоговой — вся информация с чеков будет передаваться сначала в ОФД, далее оператор будет перенаправлять все зарегистрированные данные в налоговую инстанцию.

Оператора фискальных данных можно выбрать самостоятельно на официальном сайте ФНС. Существует более 20 вариантов подобных представителей. При выборе одного из них потребуется заключить индивидуальный договор. Электронную подпись можно получить в специальных аккредитованных центрах Минсвязи — на осуществление процедуры отводится несколько рабочих дней.

Подключение к интернету потребуется для непосредственной передачи всех фискальных данных в налоговую службу — самостоятельно посещать административные учреждения с отчётностью больше не потребуется.

Регистрация нового кассового оборудования установленного образца производится в личном кабинете налогоплательщика (на сайте ФНС):

Предварительно потребуется заполнить официальное заявление

Его важно подтвердить при помощи индивидуальной электронной подписи.
Далее владельцу ККТ будет отправлен личный регистрационный номер. Его нужно внимательно ввести непосредственно на кассовом аппарате.
В интернет-системе будет получен отдельный отчёт о совершённой регистрации

Детальный отчет необходимо вовремя отправить в налоговую инспекцию.

После всех действий в индивидуальном порядке будет получена карточка регистрации  — всё это займет не более 2 рабочих дней.

Постановка кассы на учёт на сайте ФНС

Если вы хотите поставить кассовую машину на учёт дистанционно, необходимо:

1. Зайти на веб-страницу https://www.nalog.ru/rn77/.
2. Выбрать вкладку «Индивидуальные предприниматели. Войти в личный кабинет».
3. Ввести логин и пароль из регистрационной карточки, полученной при оформлении на учёт в ФНС, или войти через ключ электронной подписи.
4. Если вход выполняется впервые, необходимо зарегистрироваться, заполнив предложенную форму.
5. После выполнения входа отыскать вкладку «Учёт контрольно-кассовой техники».
6. Отметить мышкой раздел «Зарегистрировать ККТ», затем отыскать строку «Заполнить параметры заявления вручную».
7. Ввести данные об адресе и месте нахождения ККТ.
8. В появившемся списке отыскать марку своей кассовой машины, набрать на клавиатуре заводской номер.
9. Выбрать марку фискального накопителя, набрать на клавиатуре заводской номер.
10. Выбрать пункт, соответствующий направлению эксплуатации кассовой техники.
11. В появившемся списке отыскать ОФД, с которым подписано соглашение.
12. Выбрать пункт «Посмотреть» и убедиться в правильности заполнения данных.
13. Нажать правой клавишей мышки «Подписать и отправить».
14. Выбрать «Информация о документах, направленных в налоговый орган».
15. В колонке «РНМ» нажать на регистрационный номер.
16. Навести курсор на «Завершить регистрацию», нажать.
17. На этом этапе фискальный регистратор напечатает отчёт, сведения из которого надо ввести далее. Порядок введения сведений из чека в персональный кабинет описан ниже.
18. Выбрать «Подписать и отправить».
19. Выбрать страницу «Список документов, направленных в налоговый орган», выбрать пункт печати и вывести на печать карточку регистрации.

Принцип работы, устройство онлайн ККТ

Согласно действующей редакции ФЗ-54, онлайновые кассы посредством электронных интернет-каналов передачи данных сами отправляют информацию о совершенных операциях на сервер оператора фискальных данных (ОФД). Далее ОФД передает сведения в ФНС. ККТ оснащены фискальным накопителем (ФН). Он выполняет роль хранилища, сохраняет данные по всем операциям, которые зарегистрировала онлайн-касса. В старых аппаратах такую функуцию выполняла электронная контрольная лента защищенная (ЭКЛЗ). ФН необходим не только для резервного сохранения информации, но и в других случаях:

когда есть перебои с 
интернетом

в удаленной местности нет ни
мобильного, ни стационарного
интернета

Этапы перехода на новую контрольно-кассовую технику

Перевод розничной торговли на использование новых ККТ осуществляется поэтапно. За все время существования нормативного правового акта в него несколько раз вносились изменения. Последние из них закреплены федеральным законом 290-ФЗ. Субъекты хозяйствования должны внедрить и зарегистрировать онлайновые ККТ в следующие сроки:

с июля 2017 — индивидуальные предприниматели и юридические лица на общей или упрощенной системе налогообложения либо реализующие подакцизные товары

с июля 2018 — индивидуальные предприниматели и юридические лица на патентной системе и на ЕНВД с работниками (в том числе продажа в общепите), а также касса для большинства видов услуг

с июля 2019 по июль 2021 — применение онлайновых ККТ станет обязательным для остальных категорий участников розничного рынка

Кто освобождён от установки онлайн-касс

Освобождаются от установки онлайн-касс такие категории предпринимателей:

• продавцы периодической прессы в киосках, при условии, что это основной вид их деятельности, а побочные товары утверждены местной исполнительной властью;
• продавцы ценных бумаг;
• продавцы на рынках, ярмарках, выставках, если они не оборудованы для обеспечения сохранности продукции (исключая непродовольственные назначения, утверждённые Правительством РФ);
• продавцы в поездах, с тележек, корзин, лотков, велосипедов (исключая товары, для которых нужны особые условия продажи);
• продавцы киосков мороженого и безалкогольных напитков, которые разливают их в мелкую тару;
• продавцы товаров из специально оборудованных цистерн, овощей с грузовых автомобилей;
• приёмщики вторсырья (исключая стекло, металлолом, драгоценные металлы и камни);
• мастера по ремонту обуви;
• мастера-слесари;
• сиделки и няни;
• ремесленники, продающие собственные изделия художественного промысла;
• носильщики;
• пилильщики дров;
• пахари;
• арендодатели жилых помещений;
• предприниматели, которые находятся в отдалённых местах из специально утверждённого перечня (взамен они обязаны выписать бланк строгой отчётности);
• предприниматели, занимающиеся фармацевтической деятельностью в сельской местности;
• если в местности, где работает предприниматель, отсутствует интернет (тогда используется кассовый аппарат без передачи данных);
• когда электронное средство платежа не предоставляют.

Важно! Льготы не распространяются на предпринимателей, торгующих подакцизной продукцией либо использующих автоматическое средство расчётов

Преимущества новой кассовой техники

Совершенствование законодательства в области розничной торговли имело основной целью сделать контроль со стороны государственных органов автоматизированным, более простым, объективным. Вторая задача — навести порядок в рознице и снизить долю теневого рынка. Еще одна цель — создать условия для гражданского контроля. Клиент получает электронный или бумажный чек. В нем содержится код с зашифрованными сведениями о происхождении товара, его движении по территории страны от производителя до прилавка. Таким образом, нелегальный товар не может быть продан через розничную сеть на законных основаниях.

Какие кассы подходят под этот закон

Последней редакции закона соответствуют такие электронные машины:

• АГАТ 1Ф;
• АЗУР-01Ф;
• АМС-100Ф, 300Ф, 300.1Ф;
• АТОЛ FPrint-22ПТК;
• АТОЛ 11Ф, 15Ф, 20Ф, 25Ф, 30Ф, 42 ФС, 50Ф, 52Ф, 55Ф, 60Ф, 77Ф, 90Ф, 91Ф, 92Ф, 150Ф;
• ВИКИ МИНИ Ф;
• ВИКИ ПРИНТ 57 Ф, 57 ПЛЮС Ф, 80 ПЛЮС Ф;
• Дримкас-Ф;
• К1-Ф;
• КАЗНАЧЕЙ ФА;
• Кассатка-1Ф;
• Касби-02Ф;
• Кассир 57Ф;
• КИТ Онлайн-Ф;
• КИТ ШОП-Ф;
• Меркурий-115Ф, 119Ф, 130Ф, 180Ф, 185Ф, МФ;
• МЕЩЕРА-01-Ф;
• МЁБИУС.NET.H21-Ф;
• МЁБИУС.NET.T18-Ф;
• МИКРО 35G-Ф, 106Ф;
• МИНИКА 1102МК-Ф;
• МК 35-Ф;
• МТ01-Солитон mPOS-Ф;
• НЕВА-01-Ф;
• ОКА-102Ф, МФ;
• ОРИОН-100Ф;
• Пионер-114Ф;
• ПИРИТ 1Ф, 2СФ, 2Ф;
• ПКТФ;
• ПОРТ-100Ф, 1000Ф;
• ПРИМ 06-Ф, 07-Ф, 08-Ф, 21-ФА, 88-Ф;
• ПТК «MSTAR-TK», «MSPOS-K», «АЛЬФА-ТК», «АЛЬФА-ТК-Ф», «IRAS 900 K»1;
• РИТЕЙЛ-01Ф;
• РП Система 1ФА;
• РП Система 1ФС;
• РР-01Ф, 02Ф, 03Ф, 04Ф;
• СП101-Ф, 402-Ф, 801-Ф, 802-Ф;
• СПАРК-115-Ф;
• Терминал-ФА;
• УМКА-01-ФА;
• ФЕЛИКС-РМФ;
• ЧекВей77-Ф;
• ШТРИХ-ЛАЙТ-01Ф, 02Ф;
• ШТРИХ-М-01Ф, М-02Ф;
• ШТРИХ-МИНИ-01Ф, 02Ф;
• ШТРИХ-МОБАЙЛ-Ф;
• ШТРИХ-МПЕЙ-Ф;
• ШТРИХ-ФР-01Ф, ФР-02Ф;
• ШТРИХ-ON-LINE;
• ЭВОТОР СТ2Ф, СТ3Ф, СТ5Ф;
• ЭКР 2102К-Ф;
• ЭЛВЕС-МИКРО-Ф;
• ЭЛВЕС-МИНИ-Ф;
• ЭЛВЕС-МФ;
• ЭЛВЕС-ФР-Ф;
• ЯРУС М2100Ф;
• ЯРУС ТФ;
• ars.vera 01Ф;
• ars.evo 01Ф;
• ars.mobile Ф;
• CUSTOM Q3X-Ф;
• FIT-NEWLINE-F;
• FIT-ONLINE-Ф;
• FN-1.online/ФАС;
• NETPAY-ФС;
• NCR-001Ф;
• PAY VKP-80K-ФА;
• PAYONLINE-01-ФА;
• POSprint FP510-Ф, FP410-Ф;
• SKY-PRINT 54-F;
• Viki Tower F;
• WNJI-003Ф;
• ZEBRA-EZ320-Ф.

Этот перечень составлен согласно Реестру контрольно-кассовой техники, утверждённому Федеральной налоговой службой (ФНС). Важно! Оформлять реализацию через кассовые машины, не внесённые ФНС в каталог утверждённых, недопустимо

Подготовка к работе

Порядок и условия применения контрольно-кассовой техники регламентирован , а также письмом Минфина России от 30 августа 1993 г. № 104 «Типовые правила эксплуатации контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением» (далее – типовые правила), которое применяется в части, не противоречащей Закону № 54-ФЗ. При этом, согласно разъяснениям Минфина России и ФНС России типовые правила не подлежат обязательному применению организациями и ИП, перешедшими на новый порядок применения ККТ (письмо Минфина России от 16 сентября 2016 г. № 03-01-15/54413).

ККТ применяется на месте осуществления расчета с покупателем в момент осуществления расчета тем же лицом, которое осуществляет расчеты с покупателем, за исключением расчета, осуществляемого электронными средствами платежа в Интернете. При этом ККТ, предназначенная для применения только при осуществлении расчетов электронными средствами платежа, применяется только при таких расчетах. А автоматизированные системы для БСО применяются только для осуществления расчетов при оказании услуг ().

Так, в соответствии с , к работе на кассовой машине допускаются лица, освоившие правила по эксплуатации кассовых машин в объеме технического минимума и изучившие типовые правила. С лицами, допущенными к работе, заключается договор о материальной ответственности. Таким образом, до допуска кассира к работе с контрольно-кассовой техникой, он должен быть ознакомлен с правилами ее эксплуатации и с ним должен быть заключен договор о материальной ответственности.

Вы уже подключили онлайн-кассу в соответствии с 54-ФЗ? Заключите договор на обработку фискальных данных с ОФД Электронный Экспресс в составе ИПО ГАРАНТ.

Оставить заявку

До начала работы с кассовым аппаратом, кассиру руководителем выдаются ключи от ККТ и от денежного ящика (если таковые наличествуют), разменные монеты и купюры в количестве, необходимом для расчетов с покупателями, принадлежности для работы и обслуживания машины. Для учета денег, выданных кассиром из кассы организации другим кассирам или доверенному лицу (раздатчику), а также учета возврата наличных денег используется Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств.

При необходимости, следует дать указание кассиру о мерах по предупреждению подделки чеков (шифровка чеков, определенный цвет используемой чековой ленты, предельная сумма чека и т. п.).

Убедившись в исправности машины, можно дать указание кассиру о начале работы.

Перед началом работы кассиру формируется отчет об открытии смены. Отметим, кассовый чек не может быть выдан позднее чем через 24 часа с момента формирования отчета об открытии смены. А при корректировке расчетов, которые были произведены ранее, формируется кассовый чек коррекции (бланк строгой отчетности коррекции) после формирования отчета об открытии смены, но не позднее формирования отчета о закрытии смены (, ).

Кассир при начале работы обязан:

• проверить наличие чековой ленты и при необходимости заправить новую;
• включить машину и получением нулевого чека проверить ее работу;
• напечатать два-три чека без обозначения суммы (нулевых) с целью проверки четкости печатания реквизитов на чековой ленте и правильность установки даты и нумерации (нулевые чеки прикладываются в конце смены к кассовому отчету;
• протереть кожух сухой тряпкой и установить со стороны покупателя (клиента) табличку со своей фамилией;
• разместить необходимый для работы инвентарь.

Работа с кассовым аппаратом и выдача чека покупателю

Покупатель при расчете может воспользоваться разными способами оплаты. Например, если на карте у него недостаточно денег, но есть определенная сумма наличных, ими он может оплатить часть суммы товара или услуги. В подобных случаях кассиру необходимо сформировать один чек, в котором зафиксируются оба способа оплаты (при этом указывается сумма каждого из них).

Чек обязательно формируется при проведении следующих кассовых операций:

• Продажа. Оформление чека происходит после того, как кассир получил от покупателя деньги или с его банковской карты были списаны средства.
• Возврат. Дополнительно к чеку прилагается заявление на возврат, в котором должны быть указаны паспортные данные клиента, дата и причина осуществления возврата.
• Оформление товара в рассрочку или кредит. Все действия аналогичны тем, которые совершаются при обычной продаже. Только в таких случаях отсутствует факт передачи денег и способа расчета, который обычно указывается в чеке.
• Внесение аванса. При внесении покупателем или клиентом аванса также требуется оформление чека.
• Внесение предоплаты. От аванса отличается тем, что предоплата вносится за определенный товар.
• Осуществление корректировок. Они необходимы, если продажа была сделана без использования онлайн-кассы (к примеру, в случае отключения Интернета или электричества) или если оплата была произведена по неверной стоимости. В подобных ситуациях оформляют чек коррекции.

При работе с онлайн-ККТ следует отдельно выделить такое понятие как признак расчета. Он представляет собой реквизит чека, в котором указывается причина выдачи или поступления средств из кассы или в кассу организации. Признак расчет может быть представлен в таких вариантах:

1. «Приход». В нем содержится чек продажи (к примеру, покупатель приобретает какой-то товар в магазине).
2. «Возврат прихода». Он указывается в чеке возврата.
3. «Расход». Указывается в чеке по факту получения какого-то товара или услуги на платной основе (например, организация по приему металлолома принимает от клиента сырье и выдает ему деньги).
4. «Возврат расхода». Имеется в чеке в случае, если клиент возвращает деньги для того, чтобы вернуть себе товар.

Также в чеке указывается при помощи кодового слова или цифрового обозначения признак способа расчетов. Коды выглядят следующим образом:

Предоплата 100% (1 – в цифровом варианте).

Предоплата (2). Указывается, если покупатель внес лишь часть предоплаты.

Аванс (3). Организация получает аванс за неопределенный товар. Например, это актуально в случае приобретения покупателем подарочного сертификата.

Полный расчет (4).

Кредит или частичный расчет (5). В качестве примера может быть приведена ситуация, когда покупатель приобретает товар в кредит, внося первоначальный взнос.

Передача в кредит (6). Покупатель получает товар без первоначального взноса.

Оплата кредита (7)

Указывается, если покупатель оплачивает кредит (неважно, вносит ли он очередной платеж или полностью оплачивает товар).

С 01.01.2019 года вступили в силу требования, указывающие на необходимость обновления ФФД до новой версии. В ней появляется дополнительный реквизит, указывающий на признак предмета расчета (например, «услуга», «подакцизный товар», «выигрыш лотереи», аванс и т.д.

Штрафные санкции

Внимание! С 15 июля 2016 года введена обновленная редакция штрафов за ККТ (смотрите ст. 14.5 КоАП РФ)

Наличие кассового аппарата требует от индивидуального предпринимателя ведения строгой отчетности по его использованию и соблюдения кассовой дисциплины. В частности, нужно в обязательном порядке вести журнал кассира-операциониста, журнал вызова технических специалистов, писать акты о снятии показаний счетчиков, возврате денежных сумм и т.д.

Поскольку эксплуатация кассовых аппаратов строго регламентирована, законом предусмотрены и наказания за неправильное их использование. Контролируют ИП по этой части представители налоговых органов.

В случае выявления каких-либо нарушений они могут наложить административное взыскание и назначить штраф в сумме 1500-2000 рублей.

В частности, индивидуальный предприниматель может быть оштрафован за следующие правонарушения: нарушение норм регистрации и неправильное использование кассы, отсутствие ККМ в случае необходимости, а также применение кассового аппарата, не соответствующего требованиям закона.

Ниже приведена таблица основных штрафов, которые могут быть связаны с применением или неприменением ККТ.

Таким образом, работать с использованием контрольно-кассовых аппаратов обязаны все предприниматели, имеющие дело с наличностью. В некоторых случаях кассовые аппараты можно заменить бланками строгой отчетности и другими документами, подтверждающими оплату. Если же индивидуальный предприниматель использует кассу, то он должен строжайшим образом соблюдать все нормы и правила, установленные законом для ее эксплуатации.

Как правильно зарегистрировать кассу

Полная регистрация ККТ происходит в дистанционном режиме при помощи следующих действий:

1. Шаг 1. Подача заявления регламентированной государством формы в ИФНС (осуществляется через личный кабинет).
2. Шаг 2. Получение регистрационного номера расчетно-кассового оборудования.
3. Шаг 4. Фискализация онлайн кассы и получение специальной карточки регистрации расчетного устройства (выдается через систему ФНС).
4. Шаг 5. Процедура регистрации кассы через интернет-систему в личном кабинете ОФД.

Некоторые вопросы у предпринимателей может вызвать сам процесс фискализации кассы, который производится по определенным правилам. Для правильного завершения процедуры необходимо в соответствующих полях предоставить следующую информацию:

• официальный регистрационный номер, выданный ФНС;
• индивидуальный ИНН, также детальную информацию о зарегистрированной организации;
• детальные данные об ОФД.

Данную процедуру можно выполнить при помощи отдельного приложения, которое в стандартном режиме устанавливается вместе с драйверами.

Материалы по теме Онлайн-кассы с 2017 года — скоростной режим передачи данных в налоговую службу Принцип работы онлайн-кассы

Главная особенность ККТ нового поколения состоит в том, что она может не просто формировать и печатать бумажные чеки, но и создавать электронные фискальные документы. При этом данные о каждой совершенной кассиром операции сохраняются в специальном фискальном накопителе (ФН), а также передаются в налоговый орган через оператора фискальных данных (ОФД). Покупатель при этом должен по-прежнему получить на руки бумажный чек, а при желании — его электронную копию на свой электронный адрес или мобильное устройство. Фактически, ни для самого покупателя в момент расчета, ни для кассира ничего не изменится, так как все процессы происходят очень быстро и они полностью автоматизированы.

До сих пор ККТ старого образца просто печатали бумажные чеки и дублировали их на специальную контрольную ленту, которая хранилась вместе с отчетами о работе кассы за смену. Налоговики не имели никакой информации о работе конкретного магазина, пока не приходили туда с проверкой. Поэтому соблюдение кассовой дисциплины заключалось в обязательном формировании чека по каждой продаже, своевременном вручении его клиенту и корректному закрытию смены. Это могло происходить раз в несколько недель, если за кассовым аппаратом работал всего один человек, а количество продаж было небольшим. Когда магазины начали применять новые кассы онлайн, правила работы существенно изменились. Теперь смену им приходится закрывать не реже, чем раз в сутки, зато хранить никакие контрольные ленты больше не нужно совсем.

Алгоритм действий кассира и работы ККТ по новым правилам выглядит так:

1. Покупатель передает кассиру для расчета платежную карту или деньги.
2. Кассир вводит данные о покупке в ККТ.
3. Онлайн-касса формирует чек с необходимыми реквизитами.
4. Данные об операции направляются в фискальный накопитель.
5. Чек заверяется фискальными данными.
6. Происходит обработка чека фискальным накопителем.
7. Распечатывается бумажная версия чека.
8. Данные об операции отправляются оператору фискальных данных (ОФД).
9. ОФД отправляет фискальному накопителю сведения о получении чека.
10. ОФД обрабатывает полученную информацию и отправляет ее в ФНС.
11. По желанию покупателя, кассир отправляет электронный чек на его электронную почту или мобильное устройство.

Схема работы ККТ нового поколения

Материалы по теме

Кому разрешат работать без онлайн-кассы после 1 июля 2018 года?

Важно понимать, что при работе с «умной кассой» надо соблюдать определенные сроки, которые раньше особо не регламентировались. Так, в начале каждого рабочего дня кассир обязан оформить отчет о начале смены, а в конце этого же рабочего дня — сформировать отчет о ее закрытии

Если с момента начала смены прошло более 24 часов, программа блокирует возможность формировать чеки. Кроме того, если вдруг пропал интернет, касса может некоторое время работать в автономном режиме, сохраняя данные на фискальный накопитель Это может быть не более 30 дней. Если за это время не будет восстановлена связь, касса заблокируется.

Что касается самого фискального накопителя, то он имеет свой срок службы, в зависимости от системы налогообложения торгующей организации или ИП. На льготных режимах это не менее 36 месяцев, при совмещении режимов — не менее 13 месяцев. Хранить ФН после окончания их срока службы торгующие организации обязаны в течение 5 лет.

Выбор оператора фискальных данных и заключение с ним договора

После того, как будет приобретена или модернизирована ККМ необходимо выбрать оператора фискальных данных (далее ОФД) через которого и будет непосредственно производиться передача данных об операциях на ККМ в налоговую инспекцию.

Обратите внимание, что ОФД также должен быть включен в перечень, утвержденный Федеральной налоговой службой. Ознакомиться с ним можно на официальном сайте налоговой службы в сети Интернет

На данный момент, в указанный перечень попали 10 компаний, оказывающих услуги по приему, передаче и хранению данных об осуществленных пользователем операциях на ККМ.

Для заключения договора с ОФД организация или ИП должна иметь усиленную квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если данной подписи у пользователя нет, ее можно приобрести через ОФД за отдельную плату.

Заключение договора с ОФД и регистрация в персональном кабинете

ФНС утвердила допуск на хранение показаний о реализации следующим организациям:

1. Акционерное общество «Энергетические системы и коммуникации».
2. Общество с ограниченной ответственностью «Такском».
3. Общество с ограниченной ответственностью «Эвотор ОФД».
4. Общество с ограниченной ответственностью «Ярус».
5. Общество с ограниченной ответственностью «ПЕТЕР-СЕРВИС Спецтехнологии».
6. Общество с ограниченной ответственностью «Яндекс.ОФД».
7. Общество с ограниченной ответственностью «Электронный экспресс».
8. Закрытое акционерное общество «КАЛУГА АСТРАЛ».
9. Общество с ограниченной ответственностью «Компания «Тензор».
10. Общество с ограниченной ответственностью «КОРУС Консалтинг СНГ».
11. Акционерное общество «Производственная фирма «СКБ Контур».
12. Акционерное общество «Тандер».
13. Общество с ограниченной ответственностью Удостоверяющий центр «ИнитПро».
14. Общество с ограниченной ответственностью «ГРУППА ЭЛЕМЕНТ».
15. Акционерное общество «ЭнвижнГруп».
16. Публичное акционерное общество «Вымпел-Коммуникации».
17. Общество с ограниченной ответственностью «МультиКарта».

ИП должен оформить договор с одной из указанных организаций. С целью заключения соглашения потребуется электронная подпись, её можно оформить у ОФД или в специализированных компаниях, аккредитованных Министерством связи РФ, ознакомиться со списком можно на сайте министерства.Для того чтобы зарегистрироваться в личном кабинете, необходимо:

1. Открыть интернет-браузер, который обеспечивает защиту личных данных.
2. Набрать в адресной строке адрес сайта ОФД.
3. Выбрать вкладку «Личный кабинет», «Войти как клиент», «Зарегистрироваться».
4. Заполнить регистрационную форму, нажать «Зарегистрироваться».
5. Ознакомиться с кодом подтверждения регистрации в SMS-сообщении.
6. Открыть входящие e-mail-сообщения, выбрать письмо от ОФД, нажать указанную ссылку.
7. Ознакомиться с сообщением, подтверждающим регистрацию.

Для заключения договора необходимо:

1. Войти в личный кабинет.
2. Выбрать «Документы», «Заключить договор».
3. Заполнить форму, нажать «Добавить».
4. Когда ОФД проверит договор и подпишет его, появится статус «Требует подписания».
5. Нажать «Подписать», загрузить электронную подпись.

ОФД отличаются между собой тарифами, условиями их оплаты, дополнительными возможностями.Знаете ли вы? Прекращение работы ОФД или проблемы с интернет-соединением — не повод для беспокойства. Все данные о продажах автоматически сохранятся в фискальном накопителе и будут переданы после подписания соглашения со следующим ОФД или после устранения проблем со связью.