Калькулятор для расчета численности 2.0

Как определить параметры, которые содержит формула укомплектованности кадрами?

Из приведенного выше определения видно, что до того, как считать укомплектованность кадрами, необходимо рассчитать два параметра:

• фактическую численность работников за отчетный период;
• установленную штатную численность организации.

Фактическая численность работников за отчетный период рассчитывается как средняя численность персонала за отчетный период.

Второй параметр — штатная численность. Ее определяет руководитель организации с учетом специфики, организационной структуры, уровней управления. Директора бюджетных организаций при определении штатной структуры обязаны руководствоваться «Рекомендациями по определению штатной численности работников бюджетных организаций на основе нормативов по труду», далее — Рекомендации, утвержденными Росздравом. Некоторые государственные учреждения и ведомства в этом вопросе руководствуются отраслевыми нормативами, устанавливающими оптимальную численность кадрового состава. В этих нормативах приводятся специальные методики расчета численности сотрудников, учитывающие производственные и организационные особенности предприятий отрасли.

Руководители коммерческих структур вправе устанавливать штатный состав по должностям и профессиям, а также численность сотрудников по каждой должности. В этом случае они руководствуются здравым смыслом и необходимостью получить максимальную прибыль. Предприятия, находящиеся в частной собственности, также пользуются Рекомендациями. Это целесообразно, поскольку расчет численности сотрудников, необходимой для выполнения той или иной трудовой функции, производится на основании общих нормативов по труду.

Если организация для расчета штатной численности использует собственные нормативные материалы по труду, они должны быть утверждены руководителем или в ином порядке, установленном локальными нормативными актами.

Расчет укомплектованности кадров можно произвести, только если известна штатная численность. Она рассчитывается по формуле:

Шч = Оз : Нф х Кн, где:

Шч — штатная численность;

Оз — общие затраты на объем работы за год, час;

Нф — нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, час;

Кн — коэффициент, учитывающий планируемые невыходы сотрудников во время отпуска, болезни и т. п.

Обратите внимание! Согласно п. 2.1 Рекомендаций, нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год условно принимается равным 2000 часов

Полученные данные по штатной численности используются не только для расчета укомплектованности кадров. Они также используются при составлении и утверждении штатного расписания.

Вопрос-ответ

Сколько сотрудников должно быть в компании? Рассчитываем оптимальную численность персонала

Лариса Чабыкина,

Директор по персоналу агропромышленного холдинга «Молочный продукт».

Дела у компании шли хорошо, доходы не разочаровывали, и, когда линейные руководители просили ввести новые должности, руководство не возражало. Постепенно штат увеличился более чем в два раза. Но, когда норма прибыли вдруг перестала расти, генеральный директор озадачился вопросом: «А действительно ли нам нужно столько сотрудников? Все ли загружены?»…

Как вводить данные лист — «Рабочее время»

Кликните для увеличения.

Для ввода данных на этом листе доступны всего 8 столбцов.

7 из них относятся к режиму работы,  исключение составляет столбец «Среднемесячное количество смен за год».

Он предназначен для расчета трудозатрат в случаях, когда работа ведется в выходные дни, посменно и/или по скользящему графику, например, 365 дней в году.

«Среднемесячное количество смен за год» в этом случае составит 365/12=30,4.

Если «Среднемесячное количество смен за год» равно  «Среднемесячному количеству рабочих дней», первое поле оставьте пустым.

Заполнение оставшихся дней должно быть интуитивно понятно.

Среднемесячное количество рабочих дней для пятидневки считается равным 247/12=20,6, для сменных/скользящих графиков рассчитайте сами.

Количество дней отпуска, больничных и время перерывов для отдыха и личных надобностей, которые вы введете в поля на этом листе, будет использоваться при расчете численности только в том случае, если вы «включите» соответствующие опции их учета на листе «Расчет численности».

Каким образом осуществить расчет

Пример №1

Списочный состав предприятия насчитывал 1 марта 105 человек. С 6 марта на работу руководитель компании принял 15 новых сотрудников. 16 марта уволились 5 человек, с 29 марта принято 10 человек. Условие дано, переходим к подсчетам: ср. численность = (105*5 + 120 + 115*13 +125*3)/31 = 82 человека.

Колебания происходили на предприятии от 105 до 125 работников. Если перечесть все календарные дни, то у нас получится, что число занятых с 1 по 31 марта составляло около 82 человек.

Пример №2

Существует база среднемесячных показателей среднесписочной численности, которые исчисляются для счета среднесписочной численности за более долгие периоды, например, год.

Условия поставленной задачи таковы:

1. Ср. числ. марта = 213.
2. Ср. числ. апреля = 218.
3. Ср. числ. мая = 244.
4. Ср. числ. июня = 228.
5. Ср. числ. июля = 223.
6. Ср. числ. июля = 219.

Среднесписочная численность за первое полугодие имеет два способа вычисления.

Первый способ основан на нахождении среднеарифметического числа из данных по кварталам:

1. Ср. числ. 1 квартала = (213 + 218 + 244)/3 = 675/3 = 225 сотрудников.
2. Ср. числ. 2 квартала = (228 + 223 + 219)/3 = 670/3 = 224 сотрудника.
3. Ср. числ. за 1 полугодие = (225 + 224)/2 = 225 сотрудников.

Второй способ строится на базе данных средней месячной численности: ср. числ. за 1 полугодие = (213 + 218 +244 + 228 + 223 + 219)/6 = 225 сотрудника.

По данной технологии можно вычислить также среднесписочную численность за другие периоды. К примеру, за год или 9 месяцев.

Пример №3

Если существует информация о неполном рабочем периоде какой-то компании, то расчет ведется по другому принципу. Регистрация компании прошла на 3 июля. Число работников на этот день составило 150 человек. 13 июля директор компании на работу принял 17 сотрудников.

Дальше на протяжении всего месяца не было ни новых, ни уволенных сотрудников. За август на компанию работало около 170 людей. Необходимо провести вычисление среднесписочной численности в июле, за данный квартал месяцев (июль, август, сентябрь), и также за весь год.

Проводится это так:

1. Ср. числ. за июль = (150*4 + 167*2)/30 = 32 человека.
2. Ср. числ. за квартал = (32 + 170)/3 = 68 человек.
3. Ср. числ. за год = (32+170)/12 = 17 человек.

Пересчитав все можно сделать вывод: на компанию, работавшую чуть больше одного месяца, за весь год пришлось сотрудников около 17 человек.

Существовавшие работники также имели возможность вести трудовую деятельность в других компаниях. Но все-таки при суммировании всех данных, где бы работник ни трудился в течение всего года, он будет считан как единица на предприятии если его работа на нем составила период, равный году.

Но если человек в одной компании проработал не весь год, а, допустим, всего 6 месяцев, то он будет учтен, как ½, а не целая единица.

Расчёт СЧР за отчётный период

Как рассчитать среднесписочную численность за год или другой отчётный период? В отчётности для налоговой инспекции СЧР составляют по итогам года, а для заполнения формы 4-ФСС необходимые периоды – это квартал, полугодие, девять месяцев и год.

Если год был отработан полностью, то правило подсчёта следующее: (СЧР за январь + СЧР за февраль + … + СЧР за декабрь) разделить на 12, полученный итог округлить до целых единиц. Приведём простой пример:

Списочный состав предприятия за 2020 год менялся незначительно:

• январь – март: 35 чел.;
• апрель – май: 33 чел.;
• июнь – декабрь: 40 чел.

Посчитаем среднесписочную за год: (3 * 35 = 105) + (2 * 33 = 66) + (7 * 40 = 280) = 451/12 , итого – 37,58, округляем до 38 человек.

Если же год отработан не полностью, то расчёт производится аналогично такому же за неполный месяц: независимо от количества отработанных месяцев сумма СЧР делится на 12. Из Указаний Росстата: «Если организация работала неполный год, то среднесписочная численность работников за год определяется путем суммирования среднесписочной численности за все месяцы работы и деления полученной суммы на 12».

Как рассчитать среднесписочную численность за неполный год работы?

Предположим, предприятие с сезонным характером деятельности отработало в году только пять месяцев, СЧР помесячно составила:

• апрель – 320;
• май – 690;
• июнь – 780;
• июль – 820;
• август – 280.

Считаем: 320 + 690 + 780 + 820 + 280 = 2890/12. Получаем, что средний показатель равен 241 человек.

Аналогично производится расчёт за любой другой отчётный период. Если вам нужен отчёт за квартал, то надо сложить СЧР за каждый месяц реальной деятельности и разделить полученную сумму на 3. Для расчёта за полугодие или девять месяцев полученная сумма делится на 6 или 9 соответственно.

Задача 2. Определить численность рабочих по трудоемкости производственной программы

Рассчитать плановую численность рабочих на основе данных о трудоемкости выполнения отдельных видов работ. Годовой эффективный фонд рабочего времени одного среднесписочного рабочего – 1675 час. Другие исходные данные приведены в таблице ниже.

Показатели	Значения показателей
Производственная программа предприятия, тыс. шт. / год	70
Трудоемкость выполнения отдельных видов работ в расчете на одно изделие, нормо-часов:
токарных	15
сверлильных	21
фрезерных	11
шлифовальных	7
сборочных	23
средний процент выполнения норм,%	108

Решение.

Нам нужно рассчитать плановую численность рабочих. Численность основных рабочих на плановый период рассчитывается на основе суммарной трудоемкости изготовления продукции:

t – суммарная трудоемкость производственной программы расчетного года. Измеряется в нормо-часах.

Ф_эф. – эффективный (действительный) фонд времени работы одного рабочего. Измеряется в часах.

К_в.н. – ожидаемый средний коэффициент выполнения норм выработки работниками в расчетном году.

n – количество видов изготавливаемых изделий.

t_i– плановая (нормативная) трудоемкость единицы i-того вида изделий. Измеряется в нормо-часах.

m_i– количество изделий i-того вида. Измеряется в штуках.

Подставим значения в формулу.

Ч_{осн. раб.}=(15+21+11+7+23)*70 000/1,08*1675=77*70 000/1809=

=5 390 000/1809=2980 работников.

Ответ: 2980 работников.

Задача 3. Определить численность уборщиц и вспомогательных рабочих

Определить численность уборщиц и вспомогательных рабочих цеха механической обработки металла на основных данных о нормах обслуживания. Исходные данные приведены в таблице ниже. Режим работы цеха – односменный.

Показатели	Значения
Количество рабочих мест в цехе	600
В том числе мест, оборудованных металлорежущими станками	370
Нормы обслуживания для отдельных категорий персонала, рабочих мест:
Смазчиков	95
Наладчиков	24
Электриков	25
Ремонтников	30
Контроллеров качества	35
Заточников	55
Транспортировщиков	60
Норма обслуживания для уборщиц, м2	400
Средняя площадь одного рабочего места станочника, м2	15
Средняя площадь других рабочих мест, м2	8

Решение.

Для того чтобы найти количество уборщиц нам нужно найти площадь цеха.

S_цеха = (количество рабочих мест в цехе – количество мест, оборудованных металлорежущими станками)*среднюю площадь других рабочих мест + количество мест, оборудованных металлорежущими станками*среднюю площадь одного рабочего места станочника.

Подставим значения в формулу

S_цеха=(600-370)*8+370*15=230*8+5550=1840+5550=7390 м2

У нас есть норма обслуживания для уборщиц. Соответственно мы можем найти количество уборщиц по формуле.

Кол-во_{уборщиц}=площадь цеха / норму обслуживания для уборщиц.

Подставим значения в формулу.

Кол-во_{уборщиц}= 7390/400=19 уборщиц

Найдем количество вспомогательных работников в цеху. Для этого нужно сложить нормы обслуживания для отдельных категорий персонала.

95+24+25+30+35+55+60=324 человека.

Численность персоналаОписание курса Расчет численности персонала или рабочих на предприятии

Порядок расчета СЧР, работающих неполный день

Работники, которые заняты неполный рабочий день, учитываются в среднесписочной численности пропорционально отработанному времени. При этом необходимо помнить, что среднесписочное количество определяется как целые единицы. Если, например, у вас два работника работают одинаковое количество дней по четыре часа, они учитываются как один человек (одна единица) с восьмичасовым рабочим днем.

Но обычно на предприятиях (особенно крупных) количество рабочих часов неполного рабочего дня и количество дней, отработанных такими работниками, совпадает не так удобно, поэтому определение СЧР для такого предприятия производится по следующей удобной формуле:

общее количество отработанных человеко-часов за месяц : продолжительность рабочего дня : число рабочих дней по календарю в отчетном месяце = средняя численность не полностью занятых сотрудников.

Продолжительность рабочего дня при этом высчитывается исходя из продолжительности рабочей недели. Например, если рабочая неделя 40 часов, рабочий день будет равен восьми часам (40 : 5), если рабочая неделя 24 часа, рабочий день будет равен 4,8 часа (24 : 5).

Пример расчета

СЧР организации с 1 по 15 мая была 100 человек, а с 16 по 30 мая – 150 человек. В мае две женщины находились в отпуске по беременности и родам. Все сотрудники организации с мая были приняты на полный рабочий день.

Дабы рассчитать СЧР за май, из списочной численности нужно исключить двух вышеупомянутых женщин. Таким образом, среднесписочное количество за месяц (май) составит: 15 дней х (100 человек – 2 человека) + (150 человек – 2 человека) х 15 дней = 3690 чел. СЧР за май составит: 3690 человек : 31 день = 119,032 человека. Полученную цифру необходимо округлить до целого числа, получим 119 человек.

Подобным образом рассчитывается и СЧР предприятия за любой период.

Про калькулятор для расчета численности службы персонала

Для него я использовал уже описанный ранее Калькулятор для расчета численности 2.0, добавил несколько новых полей и скрыл ненужные функции.

В переработанном виде он позволяет:

• рассчитать объем работы для службы персонала;
• определить должностной состав — выбрать исполнителей для разных работ;
• рассчитать количество специалистов, их загрузку, а также «стоимость» подразделения — узнать, в какую сумму обойдется предприятию содержание службы персонала.

Тем, кто раньше с калькулятором для расчета численности не сталкивался, рекомендую почитать статьи про Калькулятор для расчета численности 2.0 — в них про логику и функции калькуляторов написано очень подробно.

Чтобы не повторяться,  в этой статье ограничусь краткой инструкцией пользователя.

С чего начать расчет численности службы персонала

С составления подробного перечня работ, выполняемых службой персонала — в своем примере я использовал типовые блоки работ:

• Кадровое делопроизводство
• Разработка внутренних документов
• Мотивация персонала
• Заработная плата
• Корпоративное обучение
• Штатное расписание и организационная структура
• Подбор персонала
• Трудовые споры
• Аттестация и оценка персонала
• Корпоративные мероприятия
• Управленческое консультирование
• Кадровая аналитика

Такое деление — не догма — в вашей компании может быть совершенно другое содержание работы.

На каждый вид работ (операций) экспертным путем определяете норму времени — вводите минимальное и максимальное значение времени — среднее арифметическое будет нормой времени, используемой далее в расчетах (кликните для увеличения на иллюстрацию ниже).

Так как для каждой операции вы определяете норму времени, рекомендую в столбце «Вид нормы времени» указать, что вы понимаете под нормой времени  — «время на 1 документ», «время на разработку 1 программы тренинга», «норматив на подбор одного сотрудника», время выполнения работы».

В столбце «Единицы измерения объема работы» укажите, какой количественный показатель будет определять объем работы, например, «количество документов» или «периодичность выполнения работы».

Это необязательно, но, если вы делаете расчет первый раз, позволит вам не запутаться в расчетах.

Упростить подбор удобного для расчета количественного показателя позволяет столбец «Параметр для объема работы за период»  —  выбираете с помощью выпадающего списка значений «Количество в день», «Количество в неделю» или «Количество в месяц», после чего в поле «Количественный показатель работы» вносите подходящее значение.

Далее все просто — калькулятор умножает норму времени на количественный показатель объема работы, и трудозатраты рассчитываются в часах и в минутах.

Учтите, что минимальное и максимальное время выполнения операции не может отличаться в разы — в этом случае вам нужно «разбить» эту операцию на подоперации и определять норму для них — возможно в «исходную» операцию может включаться разное количество подопераций, которые и дают некорректную разницу минимального/максимального времени.

Другая ошибка, которой нужно избегать — использование излишне укрупненных норм для операций, устанавливаемых в нескольких часах или десятках часов.

Целесообразно «разбивать» их на подоперации, затраты времени на которые будут прозрачны и понятны, иначе есть риск неконтролируемого завышения нормативных затрат.

Впрочем, вы можете использовать готовые нормативы, полученные расчетным путем — о примере такого расчета я писал в статье про Себестоимость подбора персонала.

Затраты на подбор персонала при расчете численности службы персонала проще рассчитывать с использованием нормативов на подбор одного сотрудника — в планах разработка калькулятора для нормативов на подбор.

Когда строки по всем операциям и блокам работ будут заполнены,  считайте, что объем работ для службы персонала определен.

Как определить нормы времени на операции и затраты времени на ненормируемые работы

Если вы умеете работать со справочниками норм,  нормы можно взять из них.

Если у вас есть время и навыки проведения хронометражей, фотографии рабочего дня и моментных наблюдений, можете сами разработать технически обоснованные нормы.

Но если перед вами не ставится задача расчета численности на основе технически обоснованных норм, для определения норм времени на операции можете воспользоваться экспертными оценками — очень часто для решения задачи вполне хватает и таких данных.

Используя экспертные оценки, постарайтесь не наделать ошибок, выделяя в процессах операции (работы) — явным признаком ошибки является существенная разница между максимальным и минимальным временем выполнения одной операции.

Так получается, когда под названием одной операции скрывается несколько операций, отличающихся по содержанию и объему работы.

Если длительность операции велика (несколько часов или несколько дней), необходимо уточнить ее содержание и разбить на несколько операций, или, если это сложно, разбить на несколько подопераций с фиксированным шагом по времени или количеству подопераций.

2.5. Методика расчета штатной численности работников на основе нормативов численности.

Методика расчета
штатной численности работников с помощью нормативов численности зависит от вида
этих нормативов — разработанных по функциям управления, отдельным должностям
или видам работ.

Наиболее часто
встречаются нормативы численности работников разработанные по функциям
управления в виде нормативных степенных или линейных уравнений регрессии,
например:

a₁a₂

Н = К ´ Ф₁´ Ф₂                  или Н = К + a₁Ф₁ + а₂Ф₂, где

Н- норматив
численности по функции управления, чел.;

К — постоянный
коэффициент уравнения регрессии;

a₁, a₂ — показатели
степени регрессии при соответствующих факторах;

Ф₁, Ф₂
— числовые значения факторов.

Общая
нормативная численность инженерно-технических работников и служащих подразделения
(организации) определяется как сумма нормативов численности по функциям
управления:

Нн = Н₁ + Н₂
+ … + Н_n, где

Нн — нормативная
численность по подразделению (организации), чел.;

Н₁, Н₂,
…, Н_n — нормативная
численность инженерно-технических работников и служащих по каждой функции, чел.

Примером может
служить расчет численности работников по функции «Организация труда и
заработной платы» в соответствии с «Типовыми межотраслевыми нормативами
численности служащих, занятых в экономических и административно-хозяйственных
службах» по формуле:

Н₄ = 0,12 + 0,0051×Рпп + 0,0009Р,

где: Рпп — общая численность работников
— 100 чел.;

Р — численность
рабочих — 12 чел.

Н₄ = 0,12 + 0,0051 ´ 100 + 0,0009 ´ 12 = 0,64 чел.

Численность
работников может быть установлена также по отдельным нормативам по должности.

Например, службе
хозяйственного и материально-технического снабжения положен 1 кладовщик при
стоимости сохраняемых ценностей свыше 100 тыс. руб. в год.

3. КОНТРОЛЬ ЗА
СОСТОЯНИЕМ ШТАТНОЙ ДИСЦИПЛИНЫ В ОРГАНИЗАЦИИ.

Контроль в организации ведется по
следующим направлениям:

— охват нормативными материалами всей
численности работающих;

— качество всей действующей совокупности
нормативных материалов;

— качество конкретного действующего
нормативного документа.

По первым двум направлениям объектами
анализа и контроля могут быть организация в целом или ее подразделения.

Охват нормативными материалами
характеризует удельный вес работников, численность которых установлена по
нормативам.

Соотношение штатной, фактической и
нормативной численности руководителей, специалистов и служащих определяется по
форме, приведенной ниже:

	Функциональное подразделение	Численность	Отклонения, ±чел.	Причина отклонения
штатная	фактическая	нормативная	гр. 3 — гр. 5	гр. 4 — гр. 5
1	2	3	4	5	6	7	8
	Бухгалтерия	5	4	5	—	1	Одна вакансия
Итого по подразделению (организации):	5	4	5	—	1

Экономическая эффективность (Э), получаемая
в результате создания и использования нормативной базы по труду, при
составлении штатного расписания, может быть определена по следующей формуле:

Э = Эв — З, где

Эв — экономия, полученная, соответственно,
за счет высвобождения работников (Эв);

З — сумма
средств, затраченных на реализацию мероприятий по расчету нормативной
численности, руб.

Перечень
межотраслевых нормативных материалов по труду, которые могут быть использованы
при определении численности работников в бюджетных организациях.

Как определить дефицит кадров: формула расчета

Расчет дефицита кадров можно произвести, если известна штатная численность сотрудников компании.

Используется формула:

Шч = Оз / Нф x Кн

• Шч – штатная численность.
• Оз – общие затраты на объем работы за год, час.
• Нф – нормативный фонд рабочего времени одного сотрудника за год, час.
• Кн – коэффициент, учитывающий планируемые невыходы сотрудников во время отпуска, болезни и т. п.

На практике в кадровой работе используется также понятие укомплектованности кадров. Укомплектованность значит, что на каждую штатную единицу, указанную в штатном расписании приходится реальный работник. Отсутствие пробелов, открытых вакансий свидетельствует о полной кадровой укомплектованности предприятия.

Можно для наглядности рассчитать также процент укомплектованности кадрами в компании. Он рассчитывается по формуле:

Qs = Шч / Срч x 100 (%)

• Qs – укомплектованность кадрами (%).
• Шч – штатная численность или требуемое количество работников по штатному расписанию.
• Срч – средняя численность персонала за отчетный период.

Примерно таким же образом можно рассчитать количественный коэффициент укомплектованности кадрами. Для этого используем формулу:

Qk = Шч / Срч

Qk – коэффициент укомплектованности кадрами.

Формула расчета дефицита кадров и кадровой укомплектованности применяется как в целом по предприятию, так и по отдельным ее структурным подразделениям. Также анализ недостатка персонала можно производить по определенным должностям и специальностям. Это поможет своевременно выявлять на предприятии слабые кадровые места, грамотно формировать кадровый резерв, перемещать сотрудников внутри компании, обучать и повышать квалификацию подчиненных.

Высокий процент укомплектованности и соответственно низкий дефицит (его отсутствие) говорят о достаточном количестве квалифицированных сотрудников, что означает возможность оперативного и эффективного решения компанией стратегических задач.

Результаты расчета численности персонала

После ввода информации в первом разделе, вы получаете расчет целевой численности персонала в разделе 2 «Результаты расчета». Данный раздел предназначен для пользователей калькулятора — HR-менеджеров и линейных руководителей, в задачи которых входит расчёт численности персонала. Для удобства использования, калькулятор может быть внедрен на страницу внутреннего корпоративного портала вашей компании.

Какую информацию можно получить по результатам расчета численности персонала:

• Целевая численность — для планирования персонала и фонда оплаты труда.

• Разница с фактической численностью — для планирования мероприятий по подбору, переводу или высвобождению персонала.

• Фактическая загрузка — для анализа загруженности работников и поиска возможностей ее повышения путем перераспределения функций или расширения зон ответственности.

• Целевая загрузка — для анализа загруженности работников при целевой численности (нормой считается загрузка от 85% до 115%).

Классификация персонала при определении штатной численности: нюансы

Итак, штатная численность — это определенная внутренними регламентами организации величина, которая показывает то, какое количество работников той или иной специализации необходимо нанять предприятию для решения хозяйственных задач в рамках основных видов деятельности. При этом сотрудники фирмы могут быть распределены по рабочим позициям, классифицированным исходя из установленных ответственными менеджерами критериев.

Росархив, а также многие муниципальные организации, работающие в российских регионах, предпочитают придерживаться методики классификации рабочих позиций, в соответствии с которой персонал учреждения делится на 4 основные категории:

— менеджеры; — специалисты; — технические исполнители; — обслуживающий персонал.

Таким образом, расчет и утверждение штатной численности осуществляются по каждой из отмеченных категорий работников отдельно. Рассмотрим специфику данных групп сотрудников в контексте исчисления показателя, о котором идет речь, подробнее.