Чем занимается отдел кадров

Самостоятельное ведение кадрового учета

Пошаговая инструкция по ведению кадрового документооборота:

1. Необходимо определиться с нормативно-правовой и информационной базами, которые потребуются для ведения кадровой работы.

Далее приведем примерный список документов, который понадобится вам для изучения системы ведения кадрового производства:

Документы, необходимые для зачисления работника в штат:

• Паспорт (прописка и регистрация).
• СНИЛС (пенсионное страховое свидетельство).
• Военный билет.
• ИНН (индивидуальный налоговый номер).
• Медицинский полис.
• Диплом специалиста.

Важность кадровой документации заключается в том, что она позволяет закреплять юридически весомые факты, четко регламентирует права и обязанности работника и руководителя. В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен

Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен. Руководитель, решая кадровые вопросы, может самостоятельно принимать нормативные акты местного характера в пределах своих полномочий, если они не противоречат закону.

В зависимости от особенностей организации пакет документов для ведения учета кадров может быть расширен.

2. Следует оформить уставную документацию организации.

В уставе должны быть четко прописаны условия зачисления на работу директора, сроки работы руководителя, размер его оклада, а также порядок утверждения расписания рабочего процесса.

3. Нужно оформить руководителя.

Оформление руководителя является первым приказом по кадрам, созданным в организации. В нем указывается дата, с которой руководитель приступает к исполнению своих обязанностей.

4. Необходимо составить список кадровой документации, участвующей в кадровом производстве организации.

К ней относятся:

• Регламент внутреннего трудового распорядка организации.
• Структура кадров.
• Штатное расписание.
• График оформления отпусков работников.
• Документация, определяющая протекцию личных данных сотрудников.

Также список обязательных документов содержит трудовые соглашения, трудовые книжки и книгу по учету их движения, график учета рабочего времени, персональные карточки сотрудников, кадровые распоряжения и основания на их выдачу (заявления, докладные, акты, записки и т.д.), реестр начисления и выплат заработной платы, листки расчета, должностные инструкции.

5. Прием сотрудников на работу.

На каждого будущего сотрудника должен быть заведен пакет документов. Остается лишь заполнить трудовые книжки, персональные карточки, оформить остальные кадровые документы (о начислении заработной платы, учете отпусков, больничных, командировок; подписать согласие о неразглашении личных данных сотрудника).

Ведение кадрового делопроизводства в ООО – очень тонкое и ответственное дело. От правильного документооборота и выбранной программы кадрового учета зависят многие юридические особенности, влияющие на соблюдение ваших прав и прав работников. Все кадровые документы обладают законной силой и могут быть использованы в суде.

Документы, которые разрабатываются одновременно с открытием компании

Приказом директора назначается лицо, ответственное за ведение кадрового делопроизводства, на которое и возлагается обязанность по созданию начального пакета документации.

Как правило, на это же лицо возлагается ответственность за ведение и хранение бланков строгой отчетности и трудовых книжек сотрудников предприятия.

Важно определиться с этой миссией как можно раньше, ведь чтобы компания могла начать деятельность, нужно нанимать сотрудников и с самого начала, делать это необходимо правильно. Чтобы подстраховать себя от неприятностей, всегда есть возможность посетить курсы кадрового делопроизводства с нуля, где профессиональные преподаватели введут в курс дела последних изменений в законодательстве по кадровой политике

Чтобы подстраховать себя от неприятностей, всегда есть возможность посетить курсы кадрового делопроизводства с нуля, где профессиональные преподаватели введут в курс дела последних изменений в законодательстве по кадровой политике.

Одним из первых документов, которые разрабатывает кадровик, чтобы упорядочить кадровое делопроизводство, является инструкция по кадровому делопроизводству.

Этот документ призван регламентировать всю деятельность кадровой службы от постановки задач, до сдачи дел в архив, с подробным описанием прав, полномочий и ответственности всех сотрудников данной структуры.

В связи с необходимостью найма людей, появляются первые документы:

1. внутренний трудовой распорядок,
2. структура предприятия
3. штатное расписание.

Разработка этих документов ведется совместно с лицами, управляющими развитием компании и финансистами, способными проанализировать необходимое количество сотрудников и предполагаемую заработную плату.

Внутренний трудовой распорядок – это локальный нормативный акт, отражающий схему работы предприятия в целом и отдельных структурных подразделений, в частности.

При приеме на работу, первый документ, с которым знакомится сотрудник – это внутренний трудовой распорядок

На него возможна ссылка в трудовом договоре, чтобы не дублировать основные положения организации трудового процесса. Это своеобразная «Конституция», по которой живут все сотрудники.

Специалист по кадровому делопроизводству, под роспись, знакомит всех принятых на работу людей с внутренним трудовым распорядком, еще до подписания всех остальных кадровых бумаг.

Структура предприятия составляется в свободной форме и отражает

• общее количество подразделений и филиалов фирмы,
• их состав,
• должности и количество специалистов, задействованных в работе.

Штатное расписание – это унифицированная форма № Т-3 Утверждена Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1.

В нем отражается

• приказ, на основании которого создано штатное расписание,
• период действия (как правило – год),
• структурные подразделения с индексами и названиями должностей,
• количество штатных единиц, заложенных в должность,
• оклады, надбавки,
• суммарные численность и заработная плата.

На основании вышеперечисленных документов создается Положение об оплате труда, которое разъясняет

• цели и принципы формирования оплаты труда,
• порядок расчета,
• критерии и процедуру оценки труда.

Для сотрудников бухгалтерии и кадровой службы, которые будут иметь отношение к персональным данным служащих, разрабатывается Положение о защите персональных данных работников.

Положение о защите персональных данных работников – призвано застраховать людей от разглашения личной информации

При разветвленной структуре, неизбежно создание филиалов и обособленных подразделений.
Для них создаются отдельные документы: положение о филиале и положение об обособленном подразделении.

Для остальных подразделений, сформированных на территории предприятия, создаются свои положения.

Пример: Положение о бухгалтерии.

Эти документы отражают задачи, функции, права, ответственность и взаимоотношения с другими структурными подразделениями и призваны внести ясность в вопрос трудовых обязанностей того, или иного отдела.

График документооборота отражает взаимодействия подразделений в области перемещения документов.

Пример: в графике отражается полный путь документа, с копиями и ответственными лицами, от заявления до приказа.

Номенклатура дел – это перечень всей документации предприятия. Она представляется

• в виде таблицы, которая делится по организационному признаку и по степени принадлежности документов к различным отделам организации,
• отдельным столбцом указываются номера дел и сроки их хранения.

В соответствии с этим документом, происходит перемещение дел с длительными сроками хранения в архивы.

Документы для ведения кадрового учета

Обязательным для любых предприятий всегда являлось наличие учредительных документов. Все другие внутренние акты разрабатываются на их основе, как и документация по учету персонала.

В соответствии с законодательством о труде каждый работодатель обязан разработать и утвердить: акты, связанные с оплатой труда (трудовой договор, табель для учета рабочего времени) и акты по организации процесса труда (положение о защите персональных данных, инструкция по охране труда).

Кроме того, нельзя забывать о правилах внутреннего трудового распорядка, штатном расписании и графике отпусков.

Весь кадровый документооборот складывается из двух потоков:

• документооборот по личному составу (личные карточки, приказы о приеме и увольнении, приказы о поощрении и взыскании, об отпусках и другие приказы);
• документооборот по управлению персоналом (правила внутреннего распорядка, положения об отделах, отчетность по численности, составу работников).

Помимо этого в отделе кадров требуется хранить все заявления сотрудников, объяснительные и докладные, являющиеся основанием к различным приказам. Обязательными являются ведомости и некоторые формы документов, которые обычно связанны с финансовыми и зарплатными вопросами, например расчетный листок в утвержденной руководителем форме.

С учетом некоторых обстоятельств в разряд обязательных попадают:

• коллективный договор, в ситуации, при которой сотрудники или работодатель предложили его оформить;
• должностные инструкции, когда часть трудовых обязанностей не оговорена в договоре;
• положение о заработной плате и премировании, когда возникли изменения, связанные с расчетом и выдачей заработной платы, не определенные договором или штатным расписанием;
• другие положения, к примеру, связанные с проведением аттестации.

Специфика работы любого предприятия требует создания разнообразных документов и актов, перечень которых всегда утверждается приказом.

Необходимая литература

Для того чтобы, быстрее провести обучение делопроизводству и применить знания на практике, специалисты рекомендуют обратить внимание на следующие печатные издания:

журнал под названием «Кадровик-практик», изучение которого будет не только полезным, но и интересным тем людям, которые много времени на работе посвящают именно этой отрасли;
книга «Заработная плата. Практическое руководство бухгалтера» написанная Г.Ю. Касьяновой станет удачным пособием для новичков, которые еще не успели набраться опыта на пути к профессиональному росту;
«Типовые ошибки кадрового делопроизводства» (автор Касьянов М.Ю.) расскажет об ошибках в работе с персоналом и будет полезна не только опытным работникам этой сферы, но и начинающим сотрудникам, а также руководителям организаций;
«Сложные вопросы расчетов по оплате труда» автора Гейц И.В. будет полезной для тех, кто интересуется различными видами расчетов в этой сфере, начислением отпускных или других видов выплат, и особенно для тех, кто любит наглядные примеры и решения сложных производственных задач;
журнал «Кадровое дело» рекомендуется для прочтения опытным пользователям программ и работающим в этой сфере людям без значительного опыта и практических навыков;
в электронном журнале «Все для кадровика» освещаются наиболее задаваемые вопросы со стороны сотрудников отдела персонала и появляются все нововведения в области это сферы.

к содержанию

Ошибки при ведении кадрового делопроизводства

Кадровое делопроизводство важнейшая составляющая организации, доверив эту работу человеку неопытному, может стать чревато рядом допущенных ошибок, которые, в свою очередь, могут привести к административной и материальной ответственности предприятия перед проверяющими органами.

Подробнее о допускаемых ошибках

1. Ошибки при издании приказов. Не соблюдаются требования к содержанию распоряжения. Особенно касается это приказов о приёме, перемещении или увольнения работника. Неверно указываются условия приёма на работу, характер работы, забывают указать информацию об испытательном сроке, с которым принимается кандидат.

Допускаются ошибки в сведениях при составлении приказа. Например, ошибки в ФИО сотрудника, в названии структурного подразделения, в наименовании должности, на которую принимается или с которой увольняется сотрудник.

Несоблюдение требований, согласно законодательству, в форме приказа. Такой тип ошибок связан с нарушениями в оформлении бланков установленного образца. Допущение нарушений в оформлении и составе реквизитов.

«Важно! Приказ, изданный, неуполномоченным лицом, оформленный в несоответствии с требованиями законодательства или составлен на основе документов с нарушением нормативных правовых актов, не имеет юридической силы и является недействительным».

2. Ошибки при заключении трудовых соглашений. Основной типовой ошибкой в этом случаи, является заключения договора на основе ненадлежаще оформленных документов или отсутствие одного из них, который включён в перечень обязательных к предъявлению.

Ещё одна ошибка, заключения трудового договора с гражданином не достигшего или превысившего определённого возраст. К распространённым ошибкам относится и оформление гражданина, поступающего на работу, без надлежащего учёта состояния здоровья.

3. Ошибки при ведении трудовых книжек. При получении трудовой от будущего работника, её серию и номер необходимо внести в книгу учёта движения трудовых книг, но этому правилу далеко не все предприятия следуют.

Не допускаются зачёркивания, неверно внесённых данных во вкладыше трудовой. Недопустимо внесение записи о работе в разделе «сведения о наградах», оформление вкладыша ненадлежащим образом и так далее.

Как работает интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота»?

Бесшовная интеграция «1С:ЗУП» и «1С:Документооборота» происходит следующим образом (рис.1):

• в системе «1С:Документооборот» удаленный сотрудник делает соответствующую заявку (на отпуск, командировку и т.д.) и подписывает ее электронной подписью (ЭП). Усиленная квалифицированная электронная подпись имеет ту же юридическую силу, что и подпись сотрудника от руки;
• в автоматическом режиме из шаблона формируется заявление с отметкой, что документ подписан ЭП, и прикрепляется соответствующий Word-файл в «1С:Документообороте»;
• заявление тут же попадает на согласование соответствующим руководителям. После их согласования сотрудник получает уведомление;
• в онлайн-режиме документ попадает в программу «1С:Зарплата и управление персоналом» (для этого в «1С:ЗУП» мы разработали специальные web-сервисы), а затем в автоматическом режиме формируется соответствующий документ (отпуск, командировка и т.д.). К нему бесшовно «привязывается» документ из «1С:ДО». Это значит, что вы можете из «1С:ЗУП» открыть документ, который был сформирован и подписан сотрудником в «1С:ДО»;
• далее в «1С:ЗУП» появляется задача для специалиста по кадровому делопроизводству. Он заполняет необходимые данные, и далее автоматически создается «Приказ», который также попадает в «1С:ДО» на ознакомление сотруднику;
• в программе «1С:ЗУП» специалист по расчету производит начисление денежных средств.

Рис. 1. Автоматизация кадрового документооборота при использовании связки «1С:ЗУП» и «1С:ДО»

Как вы можете видеть, практически все действия выполняются в автоматическом режиме. Благодаря бесшовной интеграции документы доступны из обеих систем — «1С:ДО» и «1С:ЗУП». Также немаловажным плюсом является то, что все заинтересованные лица могут следить за ходом процесса в онлайн-режиме.

Специалист отдела кадров всегда может распечатать уже подписанное электронной подписью заявление сотрудника. Отметка о наличии ЭП находится внизу заявления (рис.2.)

Рис.2 Отметка о наличии ЭП в системе

Автоматизация кадрового документооборота дает дополнительный бонус — на всех этапах процесса идет проверка «пересечения» с другими событиями у конкретного сотрудника. Например, пересечение командировок и отпуска, так как организован календарь с графиком мероприятий сотрудника и корпоративных мероприятий. Это своего рода централизованное управление графиком работы сотрудника. Если будет обнаружено пересечение – система выдаст соответствующее предупреждение.

Существуют два варианта реализации этой задачи:

• если вы готовы оформить для своих удаленных сотрудников усиленную квалифицированную электронную подпись, то вы можете полностью отказаться от бумажных заявлений и перейти на электронное согласование и подписание;
• если сотрудники не имеют ЭП, то система позволит проводить удобное автоматическое согласование, но подлинник с «живой» подписью документа необходимо будет предоставлять.

Восстановление порядка в кадровом учете

Иногда в небольшой компании происходит так, что накапливается масса нарушений, и нет специалиста, способного решить этот вопрос. Если все-таки такой человек нашелся, и ему было поручено наведение порядка в документации, тогда ему нужно следовать следующей пошаговой инструкции:

1. Потребуются нормативные акты последней редакции, которые помогут решать многие правовые вопросы, а так же специальная литература по кадровой тематике и программы, облегчающие жизнь в кадровом делопроизводстве.
2. Пересмотр документов и проверка.

В наличии должны быть все необходимые документы, которые относятся к делопроизводству. К ним относят обязательные, специальные и необязательные.

Важно, чтобы все было в надлежащем виде и на своих местах. Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе

Необязательными тоже стоит обзавестись для того чтобы обезопасить себя при проведении проверок в офисе.

Изучение пожеланий руководителя, а также того как обстоят дела в компании и соответствуют ли они заявленным приказам и локальным нормативным актам. В этот же этап входит внимательное изучение учредительных документов в организации.
Определение круга лиц, участвовавших в разработке недостающих документов и тех работников, которые в дальнейшем будут ответственны за документооборот и его сохранность.
Анализ штатного расписания, которое должно быть выполнено в унифицированной форме.
Проверка оформления руководителя, сотрудников и трудовых договоров в компании.
Важная часть – это изучение предыдущих приказов о приеме на работу и личных карточек на сотрудников, ошибок в них быть не должно.
Проверка трудовых книжек.
Проверка переводов и перемещений сотрудников в компании, увольнений, как прошлых, так и текущих.
Завершающим этапом проверяют рабочее время на каждого сотрудника.

к содержанию

Тема «Изменение трудового договора, в том числе переводы»

• Шаг 1. Прочитайте и запомните нормы главы 12 Трудового кодекса РФ >>
• Шаг 2. Изучите и запомните следующие пошаговые процедуры:
  • Временный перевод в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 ТК РФ): пошаговая процедура >>
  • Временный перевод беременной женщины на работу, исключающую воздействие неблагоприятных производственных факторов (ч. 1 ст. 254 ТК РФ): пошаговая процедура >>
  • Постоянный перевод: пошаговая процедура (общая) >>
  • Постоянный перевод в соответствии с медицинским заключением (ст. 73 ТК РФ): пошаговая процедура >>
  • Изменение определенных сторонами условий трудового договора по соглашению сторон (ст. 72 ТК РФ): пошаговая процедура >>
  • Установление неполного рабочего времени по соглашению сторон: пошаговая процедура >>

• Шаг 3. Изучите образцы документов, оформляемых при изменении условий трудовых договорах, в т.ч. переводах:
  • Соглашение о постоянном переводе на другую работу (должность). Образцы >>
  • Соглашение о временном переводе на другую работу (должность) для замещения временно отсутствующего работника, за которым в соответствии с законом сохраняется место работы. Образцы >>
  • Дополнительное соглашение к трудовому договору об изменении условий оплаты труда (увеличение оклада). Образец >>
  • Дополнительное соглашение к трудовому договору (соглашение об изменении условий трудового договора). Бланк >>
  • Приказ о переводе работника на другую работу (вид перевода – постоянный). Образец – 2014 (в «госкомстатовскую» форму приказа внесены изменения в соответствии с требованиями Федерального закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ) >>
  • Приказ об установлении неполного рабочего времени работнику. Бланк >>
• Шаг 4. Ознакомьтесь со следующими дополнительными материалами по теме:
  • Всё о введении неполного рабочего времени >>
  • Всё о простое >>
  • Всё о дистанционной работе >>
  • Превращение временного перевода в постоянный >>
  • >>
  • О продлении срока трудового договора >>
  • Перевод работника на сокращаемую должность >>
  • Перевод беременной работницы: вопросы практики >>
  • О необязательности применения кадровых унифицированных форм, утвержденных постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 >>
  • Другие важные новые материалы по теме >>
• Шаг 5. Пройдите тест «Изменение трудового договора. Перевод работника на другую работу» >>
• Обсудите на форуме кадровиков вопросы, которые вызвали у Вас затруднения >>

Классификация документов

Документы по уровню обязательности:

• Первичные документы, обязательные во всех предприятиях (включая мелкий бизнес).
• Документы, которые носят рекомендательный характер.
• Документы специфической направленности – зависит от сферы деятельности предприятия, структуры.

Документы в соответствии с их целевой принадлежностью:

• Документация, которая используется в учета штата: распоряжения о найме и расчете сотрудника, о смене должности, о предоставлении отпуска, приказы о командировке.
• Документы по управлению персоналом и организации деятельности работников: должностные инструкции, формы отчета по стажировке и адаптации сотрудников.

Документы по функциональности:

• Внутренние нормативные акты необходимы для того, чтобы определять принципы, цели и миссию деятельности предприятия, которые обязаны исполнять и учитывать в работе абсолютно все работники предприятия (распоряжения собственника, положения и требования в отношении рабочей дисциплины, инструкции).
• Документы информационно-расчетного характера, которые содержат информацию о работниках и обо всем, что связано с их работой на предприятии (таблицы с графиками и расчетами, расчетные листы, документы с выплатами за командировки).
• Документы, подтверждающие выполнение трудовых обязанностей сотрудников в соответствии с трудовым законодательством РФ и пенсионным законодательством.
• Документы распорядительного характера, которые издаются непосредственно собственником предприятия с целью передачи их работникам (распоряжения, приказы о кадровых изменениях, постановления).
• Документы для ведения кадрового учета: журнал регистраций, книги учета, которые необходимы для установления на всех документах порядкового индекса и которые дают кадровым бумагам юридическую силу. Они необходимы для работы кадровой службы и общего учета работников их документации в организации.

I. Общие положения

1. Инспектор по кадрам относится к категории специалистов.
2. На должность инспектора по кадрам назначается лицо, имеющее среднее профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или начальное профессиональное образование, специальную подготовку по установленной программе и стаж работы по профилю не менее 3 лет, в том числе на данном предприятии не менее 1 года.
3. Назначение на должность инспектора по кадрам и освобождение от нее производится приказом
4. Инспектор по кадрам должен знать: 4.1. Законодательные и нормативные правовые акты, методические материалы по ведению документации по учету и движению персонала.
5. 4.2. Трудовое законодательство.
6. 4.3. Формы и методы контроля исполнения документов.
7. 4.4. Структуру и штаты предприятия.
8. 4.5. Оформления, ведения и хранения трудовых книжек и личных дел работников предприятии.
9. 4.6. Порядок установления наименования профессий рабочих и должностей служащих, общего и непрерывного стажа определенной работы, льгот и компенсаций, оформления пенсий работникам.
10. 4.7. Порядок учета движения кадров и составления отчетности.
11. 4.8. Порядок ведения банка данных о персонале предприятия.
12. 4.9. Основы делопроизводства.
13. 4.10. Средства вычислительной техники, коммуникаций и связи.
14. 4.12. Правила внутреннего трудового распорядка.
15. 4.13. Правила и нормы охраны труда.

Инспектор по кадрам в своей работе руководствуется:

1. 5.1. Положением об отделе кадров (структурного подразделения, входящего в состав отдела кадров).

5.2. Настоящей должностной инструкцией.
На время отсутствия инспектора по кадрам (отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за их надлежащее исполнение.

Это важно знать: Бармен кассир: должностные обязанности