Кто может заверять копию трудовой книжки

Как правильно оформить копию трудовой в 2018 году

Отметим, что с середины 2018 года в правила заверения трудовых регистров были внесены небольшие коррективы. Но несмотря на довольно несущественные уточнения, выкопировка из трудовой, оформленная с несоблюдением ГОСТа Р 7.0.97–2016 не будет признана действительной. Поэтому следует помнить, что при оформлении копии нужно:

Делать копии всех разворотов трудовой книжки, где есть записи. Естественно, включая титульный лист и форзац к нему. Крайним листом должна быть запись, о приёме на существующее место работы.
Качество печати должно быть хорошим, чтобы все записи были читабельными.
Наверху страницы ставится оттиск «копия».
На финальной станице под последним местом работы (фактически без отступов от финальной записи) проставляется отметка «Верно», должность и виза ответственного за ведение кадрового делопроизводства лица, расшифровка его подписи, а также дата заверения копии.
По обязательным требованиям нового ГОСТа после этого на выписке нужно уточнить место хранения оригинала трудовой. Запись, которую нужно сделать, может быть сформулирована так:«Подлинник находится в отделе кадров (название предприятия)».
Или «Подлинник хранится в сейфе бухгалтерии (наименование работодателя)».
Или может быть указание на сейф в кабинете директора предприятия.
Если у работника есть личное дело, указывается его номер.

Если копия не будет сшиваться, отметка «верно», а также все реквизиты заверенной копии ставятся на каждом листе.
Но чаще всего (если это не 1—2 листа) проще прошить документ. Для этого все листы складываются и прошиваются по левому краю суровой ниткой. Края нити связываются и выпускаются из-под плотно наклеенного листа А6, на котором должна быть указана дата, количество листов документа, а также здесь должна стоять виза должностного лица и печать организации

Обратите внимание, что оттиск печати должен захватывать и скрепляющий лист А6, и заходить на основной лист ксерокопии.
Если выкопировка делается в банк, обычно кредитные учреждения просят указать, что сотрудник до сих пор продолжает работать в компании. И хотя это не предусмотрено новым ГОСТом, сделать такую отметку можно

Делается это следующим образом:Ставится порядковый номер записи, указывается дата и формулировка: «Работает по настоящее время».
Виза, должность, расшифровка и поверху надписи — печать организации.
Возможен вариант, когда нумерация записей не продолжается, но первый вариант предпочтительнее.

Если в компании есть печать, её оттиск в копии трудовой книжки обязателен.

Завизировать копию документа имеют право:

• лицо, ответственное за ведение и хранение трудовых книжек в организации (как правило, это работник отдела кадров);
• если в компании нет кадровика, это может сделать главный бухгалтер или служащий бухгалтерии, главное, что следует учесть, это то должностное лицо должно быть назначено на выполнение этой функции приказом по предприятию;
• при их отсутствии визу имеет право поставить директор (индивидуальный предприниматель).

Нужно учитывать ещё в этом вопросе, что вновь введённая запись о местонахождении оригинала регистра должна ставиться только в случае, когда выписка нужна для сторонней компании. Если же делается выкопировка трудовой для внутреннего использования, это уточнение необязательно.

Распространённые ошибки при оформлении копии

Наиболее часто встречающиеся ошибки при составлении копии трудовой книжки состоят в следующем:

• неправильно поставлен оттиск печати предприятия, когда он не заходит на текст, а стоит отдельно (он должен захватывать часть текста);
• печати нет совсем, тогда как по статусу организации она должна быть, либо название на оттиске не соответствует названию работодателя, указанного в предшествующей записи о приёме на работу (это может случиться при реорганизации фирмы, когда не была внесена соответствующая запись, а печать уже уничтожена);
• подпись ответственного лица стоит отдельно от текста;
• после предпоследней записи есть пробел, в который можно вписать тест поверх неё;
• нет указания на место хранения подлинника (применимо с середины 2018 года);
• работник, которым была заверена копия, не уполномочен на такие действия (нет приказа о его назначении);
• неправильно оформленное заверение копии — стоит только виза, без ссылки на должность и Ф. И. О. должностного лица;
• логично, что в финальных записях копии трудового документа не должно быть корректировок, затирок.

Следует помнить, что некорректно оформленный документ у человека не примут, всё придётся переделывать заново. Если вдруг на странице выявлена ошибка до его сшивания, копируем неправильно оформленные листы и заверяем их соответствующим образом.

В каких случаях нужна копия трудовой книжки заверенная работодателем?

Существует общее правило, что копия трудовой заверяется лично прямым руководителем в тех случаях, когда это требует закон. В основном, это касается государственных учреждений: Пенсионного фонда, органов соцзащиты, судов, когда стаж должен быть подтвержден подписью работодателя. В случаях, не требующих этого, подойдет и подпись рядового инспектора.

При заверении документа кадровому работнику важно не упустить деталей, все реквизиты должны быть отражены в нем:

• сведения о должностном лице;
• подпись;
• дата;
• печать.

При упущении из вида мелкой детали копия будет считаться недействительной, в результате чего работнику придется совершить дополнительные маршруты движения, а авторитет компании в лице иной организации будет подорван.
Очень важно выполнить все точно и в срок, так как речь идет о выполнении требований сотрудника, предусмотренных непосредственно трудовым законом. Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (800) 333-78-83

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (800) 333-78-83

Ошибки в оформлении трудовых книжек

Ведение кадровой документации является довольно сложным процессом, а порядок заполнения трудовых книжек доставляет больше всего проблем. Ошибки в заполнении трудовых книжек могут иметь отрицательные последствия как для работника, так и для работодателя. Итак, какие ошибки встречаются чаще всего и к чему они могут привести?

Во время первичного оформления документа

При оформлении трудовой книжки нужно помнить, что работодатель, являющийся физическим лицом, не имеет права вести записи в трудовых книжках работников. Самой распространенной ошибкой при ведении записей является игнорирование сведений об образовании работника и невнесение этих важных данных в документ. Также следует помнить, что любая информация, вносимая в трудовую книжку, должна быть подтверждена документально. Сведения со слов работника заносить в документ запрещено.

В процессе ведения книжки

Больше всего ошибок допускается при записи сведений о работе, прежде всего речь идет о трудовой функции работника, утвержденной договором. Запись о приеме на работу должна содержать следующую информацию:

• дата приема,
• наименование профессии, должности или специальности, при этом должна быть указана квалификация.

Серьезной ошибкой считается отсутствие в книжке полного и сокращенного наименования организации, или же в записях есть какие-либо сокращения слов, что также запрещено. Подобные ошибки можно исправить по старому или новому месту работы, в соответствии с официальным заявлением организации, допустившей ошибку. Раздел книжки, где содержатся данные о работе, не должен содержать какие-либо исправления или зачеркивания, поэтому записи изменяются путем признания их недействительными и внесением новых данных.

Довольно часто встречается ошибка работодателя, который при переводе на новую должность вносит запить в трудовую книжку сотрудника, заверяя ее печатью организации и подписью директора. Однако такое заполнение книжки некорректно, так как печать и подпись должны ставиться лишь после того, как была внесена запись об увольнении работника. Такую ошибку исправить невозможно.

Во время оформления копии трудовой книжки и вкладыша в нее.

Дубликат – это документ, который оформлен таким образом, чтобы по содержанию соответствовать оригиналу книжки, в то же время исключая все неверные записи и исправления. Отсутствуют в дубликате и сведения, которые невозможно подтвердить документально. Вкладыш же является составной частью трудовой книжки, который вшивается в тех случаях, когда в самой книжке заполняется один из разделов. Вкладыш необходимо оформлять так же, как и трудовую книжку.

Итак, основными ошибками, которые допускаются во время оформления дубликата, считаются следующие:

• отсутствие отметок об оформлении дубликата}
• перенос в дубликат записей, не основанных на каких-либо документах}
• перенос записей, которые были признаны недействительными}
• перенос записей оригинала не в полном объеме.

При утере трудовой книжки сотрудник обязан немедленно обратиться по последнему официальному месту работы, поэтому если новый работодатель сталкивается с просьбой о выдаче копии книжки, он обязан отказать.

При оформлении вкладыша могут возникнуть следующие ошибки:

• отсутствует отметка об оформлении вкладыша}
• заполнение титульного листа не в полном объеме}
• внесение сведений, не имеющих документальной основы.

Как заверить копию трудовой книжки с 2018 года

С соответствии со ст 62  Трудового  кодекса РФ заверить и выдать копию трудовой книжки работнику на руки необходимо в течение трех рабочих дней с момента получения его просьбы.

Вопрос по поводу того, с какой даты отсчитываются эти 3 дня, законодательно не урегулирован. Специалисты Роструда  считают, что первый из этих дней — дата подачи заявления работником. А сам срок исчисляют в рабочих днях. Однако судьи подтверждают правомерность исчисления срока со следующего дня после получения заявления работника (Решение Ростовского облсуда от 29.01.2018 по делу № 11-104/2018).

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из трудовой книжки для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа.

Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)».

Как правильно должно быть оформлено заверение?

Нужно сделать копии всех страниц трудовой книжки, на которых имеются записи, которые должны иметь хорошее качество. Если образец заверенной копии трудовой книжки (2019) оформляется для предоставления в ПФР, банк или в иную организацию, заверять ее следует в определенном порядке.

Образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2019 году для сторонней организации:

• на документе ставится отметка «Верно»;
• указывается Ф.И.О., должность работника, ответственного за оформление копии документа;
• указывается дата заверения;
• нужно делать указание на то, где хранится оригинал (Например:Подлинник документа хранится в МБДОУ № 9, по адресу: Красноярск, у. Весны 13а, в деле № 03 за 2017 год. Роструд  выпустил информацию о его применении на практике, в которой разъяснил, что если трудовые книжки хранятся не в номенклатурном деле, а в сейфе, то, по мнению экспертов Роструда, в формулировке достаточно указать только место хранения оригинала трудовой книжки без указания номера дела и года.)

Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Чтобы ксерокопия имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить. Сложенные листы сшиваются по левому краю. Края ниток, с помощью которых они были прошиты, заклеиваются бумагой. На бумаге указывается дата сшивания, а затем ставится печать организации. Печать должна частично затрагивать запись, а частично лист документа.

В случае если гражданин является безработным, оформить копию трудовой книжки  ему может нотариус. Для этого нужно обратиться в нотариальную контору, предъявив нотариусу паспорт и трудовую книжку. Нотариус копирует необходимые страницы,  проставляет на них печати и свои подписи. Также на каждой странице им вносится соответствующая запись.

Зачем нужна копия трудовой книжки?

Заверенный дубликат требуется в нескольких случаях. Запросить его вправе такие учреждения, как:

• банки и кредитные организации;
• компании-работодатели;
• Пенсионный фонд;
• органы социальной защиты населения;
• судебные органы;
• визовые центры.

При составлении заявки на получение кредитных средств, требуется указание места трудоустройства.

Заполненную анкету на получение кредита могут попросить подтвердить заверенной копией трудовой

Если сумма займа большая, то помимо заполнения специального раздела, понадобится и подтверждение. Подтверждением наличия постоянного места работы является запись в трудовой книге. Доказать факт рабочего положения могут только те граждане, которые оформлены официально и проведены в компании согласно нормам Трудового кодекса.

Для банка такой документ может говорить:

• о наличии источника дохода;
• о размере дохода;
• о стаже.

Размер дохода не указывается в трудовой книге. Однако по должности и усредненному показателю в регионе можно сделать выводы о примерной величине дохода потенциального заемщика.

При составлении анкеты на поиск новой работы требуется информация о предшествующих местах. Указать точные данные можно с помощью полученной копии. Если на момент заполнения резюме сотрудник уже уволился, то копия не требуется, поскольку книжка вручается на руки.

Оформление пособий, единичных материальных выплат, льгот или субсидий всегда сопровождается подготовкой обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги, заверенная работодателем.

Начисление пенсии нередко сопровождается запросом дубликата. Связано это с тем, что в электронной базе содержатся сведения только за последние 15 лет.

Информацию о стаже и начислениях рабочего населения можно узнать по номеру СНИЛС

Данные за предшествующие периоды можно получить исходя из трудовой книги. Однако на момент ухода на пенсию не все будущие пенсионеры увольняются с работы. В таком случае будущий пенсионер запрашивает сканированный дубликат.

Суд запрашивает подтверждение мест трудоустройства в случаях бракоразводного процесса с участием детей. Дубликат может понадобиться как матери, так и отцу. Матери – для подтверждения своего статуса и возможности содержать ребенка, отцу – при расчете алиментных выплат.

При получении разрешения на въезд в другое государство доказательство присутствия постоянного места работы является преимуществом. Сведения о постоянном трудоустройстве и фиксированном доходе являются важными для других стран, поскольку последние должны быть уверены в том, что приезжающего удерживают определенные обязательства в своей стране.

Последние штрихи

Для того чтобы копия трудовой книги имела надлежащий внешний вид, ее страницы нужно прошить.

Делается это путем сшивания сложенных листов по правому краю. Обычно делается несколько проколов на листах, от трех до четырех и через них сшиваются бумаги.

Концы нитки не стоит обрезать. Их выводят из дырок на последнюю страницу и заклеивают небольшим куском белой бумаги, чтобы остались торчать только белые хвостики. На бумаге пишется дата, когда была сшита копия, а затем ставится печать, которая бы частично затрагивала бумагу, а частично лист.

На этом наше рассмотрение вопроса о выдачи копии трудовой книжки подошло к концу. Помните о наших простых правилах и смело применяйте их на практике и тогда данная процедура покажется вам быстрой и легкой.

Как заверять копии трудовых книжек по новым правилам

Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.

Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).

Где прописан порядок заверения

В 2020 году применяется новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, который устанавливает правила оформления документов и образец, как заверить копию трудовой книжки в 2020 году. Процедура заверения копии трудовой достаточно проста.

Шаг 1. Снять копии со всех заполненных листов.

Шаг 2. На каждом поставить запись «верно», указать ФИО лица, осуществившего запись, и дату.

Вот образец, как заверить трудовую книжку «Работает по настоящее время».

Так выглядит образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем, чтобы предоставить в стороннюю организацию:

Что поменял ГОСТ Р 7.0.97-2016

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются:

• «верно»;
• данные специалиста;
• дата.

Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале.

Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр».

Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Не забудьте проставить печать организации, которая подтверждает подлинность подписи должностного лица (п. 5.24 ГОСТа Р 7.0.97-2016).

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

• заверять необходимо только печатью организации;
• она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
• не должна захватывать подпись удостоверяющего;
• может заходить на наименование должности, если не хватает места;
• должна ставиться в специально отведенное место в пометкой МП — «Место печати» (п. 5.24 ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Способы заверить копию трудовой книжки

Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2020 года:

• у работодателя;
• у нотариуса.

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию вправе и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота. Это часто случается в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Скан трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудкнижку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Сколько действует копия

Как правило, заверенная работодателем трудкнижка действительна в течение одного месяца. Если же копия заверена нотариально, то она действительна неограниченное время. Это правило и образец, как по новому заверить трудовую книжку, актуальны в 2020 году.

Имейте в виду, что если в оригинал внесли какие-то записи или изменения, то любой дубликат, в том числе и нотариальный, автоматически становится недействительным, независимо то того, когда заверена.

Частые ошибки

Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно. Недопустимы ошибки, помарки или исправления.

Если образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2020 году, оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным.

Чтобы исправить ошибку, придется заново отсканировать испорченные страницы и заверить их.

Правила заполнения трудовой книжки 2020

Правила устанавливают обязанности работодателя:

• оформить бланк при первом трудоустройстве;
• вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
• дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
• использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
• вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
• вернуть книжку владельцу при увольнении, и если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
• заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
• уведомить работника о необходимости забрать бланк, если по каким-то причинам работник не смог его получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
• дополнить книгу вкладышем, если страницы закончатся;
• вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по и .

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

• даты вписывают арабскими цифрами в формате «17.05.2019»;
• используют перьевую, гелиевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
• не применяют сокращений;
• не зачеркивают записи при исправлении (не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
• Ф.И.О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
• информацию о профессии и образовании тоже на основании соответствующих документов;
• подпись работника должна заверить сведения.