Письмо о готовности товара к отгрузке

На что обратить внимание при оформлении заявки

Как к содержательной части заявки, так и к ее оформлению, никаких особенных требований не предъявляется: ее можно писать на фирменном бланке предприятия, или на обыкновенном листе форматов А4, А5, от руки или напечатав на компьютере.

Важно лишь, чтобы заявка содержала «живую» подпись представителя компании – заказчика (директора или иного работника, обладающего правом подписи подобного рода бумаг). Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации)

Заверять бланк печатью организации особой необходимости сейчас нет: с 2016 года юридические лица освобождены от требования использовать в своей деятельности штемпельные изделия (только если такая норма не прописана в локальных актах организации).

Заявка составляется обычно в двух экземплярах, один из которых отправляется поставщику, второй остается у заказчика. Отправленная копия должна быть зарегистрирована в журнале учета исходящей документации.

Как правильно заполнить заказ ТОРГ-26

Заказ оформляется в двух экземплярах сотрудником организации торговли при согласовании с заказчиком. Один экземпляр остается в фирме, оформляющей заказ, второй — отдается покупателю, обязательно с отметкой об оплате. Бланк ТОРГ-26 подписывается лицами, ответственными за оформление, оплату и комплектацию заказа.

На бланке в обязательном порядке указывается:

— фамилия, имя, отчество покупателя, телефон для связи с ним, а так же фактический адрес; — должность с подписью и расшифровкой сотрудника, принявшего заказ; — сведения о товарах, их количество и цена, а так же адрес доставки; — дата и время исполнения заказа, фамилия отборщика.

Общую итоговую стоимость необходимо прописывать внизу таблицы

Обратите внимание на то, что сумма должна прописываться с начала строки с большой буквы, а в оставшемся месте ставится прочерк

Как правило, заказ оформляет менеджер торговой компании, который принимает заявки по телефону или по интернету. После оформления заказа, он передается отборщику, который занимается обработкой. Стоимость заказанных товаров проверяется уполномоченным сотрудником фирмы (торговой компании), после чего подтверждается его подписью. Отобранный товар проверяется упаковщиком, который также подписывает бланк заказа.

Обратите внимание, что унифицированная форма ТОРГ-26, как и любой другой первичный бухгалтерский документ, имеет юридическую силу официального документа только тогда, если он составлен по надлежащей форме, а именно прочеркнуты свободные строки, заполнены все обязательные реквизиты и он заверен надлежащим образом. Ознакомиться с общими требованиями к составлению первичных бухгалтерских документов можно в статье 9 Закона N 129-ФЗ

При заполнении любой документации торговая компания может руководствоваться Государственным Стандартом Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст

Ознакомиться с общими требованиями к составлению первичных бухгалтерских документов можно в статье 9 Закона N 129-ФЗ. При заполнении любой документации торговая компания может руководствоваться Государственным Стандартом Российской Федерации «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003», утвержденным Постановлением Госстандарта Российской Федерации от 3 марта 2003 года N 65-ст.

Требования к заполнению

Образец заполнения транспортной накладной нового образца 2020 должен учитывать требования Правил № 272.

• Транспортная накладная является документом, подтверждающим заключение договора о транспортировке (пункт 6 Правил № 272).
• Если иное не предусмотрено договором перевозки, накладная составляется на одну или несколько партий товара, перевозимую на одном транспортном средстве.
• Составляется 3 экземпляра (оригиналы) накладной для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика, они подписываются грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами (пункт 9 Правил № 272).
• Транспортная накладная, если иное не предусмотрено договором, составляется грузоотправителем (пункт 6 Правил № 272). Отправителем может являться как поставщик товаров, так и их покупатель, лица, уполномоченные продавцом и покупателем, а также экспедитор.
• Если в документ вносятся исправления, они также должны быть заверены подписями как грузоотправителя, так и перевозчика или их уполномоченными лицами (пункт 9 Правил № 272).
• В случае погрузки груза, подлежащего транспортировке, на различные транспортные средства следует составить такое количество накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств (пункт 10 Правил № 272).

Лица, которые проставляют свою подпись в документе, должны быть уполномочены действительными доверенностями или должностными обязанностями.

Особенности различных видов договора перевозки

Договор перевозки железной дорогой оформляется накладной, являющейся главным пе­ревозочным документом. На всем пути следования груза она сопровождает его, а на станции назначения вместе с грузом выдается грузополучателю

Накладная имеет важное юридическое значение: 1) это обязательная письменная форма договора; 2) доказательство факта заключения договора и воплощение его содержания; 3) устанавливает законность лица на предъявление исков и претензий к транспортной компании при ненадлежащем исполнении договора перевозки

Договор воздушной перевозки предусматривает наличие перевозчика — зксплуатанта, обладающего лицензией на осуществление перевозки багажа, грузов, пассажиров или почты. Таким эксплуатантом может быть физическое или юридическое лицо, которое имеет право собственности (или иное право) на воздушное судно и использует его для полетов. У него должен быть особый сертификат для совершения полетов.

Договор морской перевозки грузов зак­лючается:

1. с условием предоставления для перевозки всего судна, его части или отдельных трюмов. В таком случае заключается договор фрахто­вания судна или чартер, по которому одна сторона (судовладелец) предоставляет другой стороне (отправителю) за плату всю или часть вместимости одного или нескольких суден на один или несколько рейсов для перевозки багажа, грузов и пассажиров;
2. без каких-либо условий, когда договор оформляется коносаментом. Его обычно составляют в двух экземплярах, один из которых остается перевозчику, а другой получает отправитель в качестве основания для получения груза. На основании погрузочных документов коносамент составляет перевозчик, подписывает его капитан судна и выдает отправителю.

Подводя итог всему сказанному выше, можно сделать вывод, что договор перевозки груза представляет собой документ, которым регулируются права, обязанности, а также ответственность сторон, участвующих в процессе перевозок конкретных грузов.

Предмет договора по перевозке автомобильным транспортом

При заключении сделки стороны обязаны определить существенные условия, к которым относится предмет договора. Заключая договор оказания транспортных услуг по перевозке грузов, перевозчик и отправитель будут обязаны определить условия относительно обязанности по доставке груза и оплате услуг. В этом случае предмет считают согласованным.

Для сделок по грузоперевозкам характерно точное описание перевозимого товара с указанием особых характеристик:

1. Наименование (определяется полное название, предоставляемое производителем).
2. Серийный номер (для технологических грузов в договор транспортировки включите серию и номер в соответствии с паспортом или иной документацией на товар).
3. Дата изготовления (срок производства товара — наиболее актуально для скоропортящихся грузов).
4. Количество (устанавливается, сколько перевозится груза в единицах измерения).
5. Особенности товара (если груз обладает характеристиками, влияющими на его сохранность, например, хрупкость).
6. Стоимость товара (указывается во избежание споров относительно размера возмещения убытков за повреждение или утрату груза).

Условия предмета сделки, которые содержит транспортный договор, не являются исчерпывающими, поэтому в зависимости от особенностей перевозимого товара они могут дополняться.

Для соглашений по перевозке пассажира в предмете следует отразить обязанность по перемещению пассажира в определенный пункт назначения с указанием вида транспорта и указать обязанность об оплате со стороны пассажира. Если совместно с пассажиром необходимо перевезти багаж, это тоже указывается в предмете сделки.

Как выглядит договор перевозки груза автомобильным транспортом?

Договор автомобильной перевозки грузов заключается после обсуждения всех нюансов, вносимых в окончательный вариант документа. Объем подобного документа содержит точное описание перевозимого товара и транспортного средства, на котором осуществляется его доставка в конечный пункт.

Бланк договора заявки на перевозку груза должен содержать полную информацию о перевозимом товаре, иначе у перевозчика могут возникнуть проблемы с доставкой. Бланк заявки на перевозку груза обязательно предусматривает дополнение определенными документами и сертификатами. Договор автомобильной перевозки груза следует составлять крайне внимательно, особо это касается сроков поставки. Ведь могут возникнуть непредвиденные обстоятельства, в том числе техническая поломка. Поэтому перед отправкой товара транспортное средство следует подвергнуть тщательному техническому осмотру.

Прежде чем приступать к заключению договора, необходимо тщательно продумать все условия, вносимые в окончательный вариант документа, чтобы после не возникало спорных ситуаций. Что фирме-нанимателю, что грузоперевозчику нужно обязательно оговаривать конкретные даты погрузки, поставки, и ответственность за несоблюдение договорных условий.

Договор перевозки груза автомобильным транспортом (нажмите на картинку для увеличения размера)

(Нажмите на картинку для увеличения размера)

Как автоматизировать работу с документами и не заполнять бланки вручную

Автоматическое заполнение бланков документов. Сэкономьте свое время. Избавьтесь от ошибок.

Подключитесь к КЛАСС365 и пользуйтесь полным спектром возможностей:

• Автоматически заполнять актуальные типовые формы документов
• Печатать документы с изображением подписи и печати
• Создавать фирменные бланки с вашим логотипом и реквизитами
• Составлять лучшие коммерческие предложения (в том числе по собственным шаблонам)
• Выгружать документы в форматах Excel, PDF, CSV
• Рассылать документы по email прямо из системы
• Ведение учета товаров

С КЛАСС365 вы сможете не только автоматически готовить документы. КЛАСС365 позволяет управлять целой компанией в одной системе, с любого устройства, подключенного к интернету. Легко организовать эффективную работу с клиентами, партнерами и персоналом, вести торговый, складской и финансовый учет (управление торговлей описание). КЛАСС365 автоматизирует всё предприятие.

Образец заявки на поставку товара

На сегодня не существует унифицированного бланка заявки на поставку товара, так что предприятия и организации имеют возможность писать ее в произвольном виде, исходя из собственного видения данного документа и потребностей компании, или заполнять шаблон документа, разработанный и утвержденный внутри фирмы.

Правда, при формировании заявки следует следить за тем, чтобы по структуре она соответствовала основным правилам делопроизводства, а по тексту – нормам русского языка.

Несмотря на отсутствие единого образца, есть ряд сведений, которые в заявке нужно указывать обязательно.

1. В «шапку» вписываются:
   • название той фирмы, которой она адресована,
   • название компании–заказчика,
   • дата, номер и место составления документа,
   • данные о конкретном ответственном за составление заявки лице: его должность, фамилия-имя-отчество и номер телефона.
2. Далее в документ нужно внести:
   • наименование заказываемых товарно-материальных ценностей,
   • их количество,
   • размер,
   • вес,
   • тару,
   • прочие специфические характеристики (чем подробнее и тщательнее эти сведения будут прописаны, тем лучше).

   При большом объеме товара эту часть бланка рекомендуется оформлять в виде таблицы.

3. Также в заявку при необходимости можно внести условия поставки, в частности, требования к упаковке, транспортировке, конкретную дату или период и т.п.

При надобности бланк заявки можно дополнить и какой-то прочей дополнительной информацией.

Таблица Excel «Складской учет»

Рассмотрим на примере, как должна работать программа складского учета в Excel.

Делаем «Справочники».

Для данных о поставщиках:

* Форма может быть и другой.

Для данных о покупателях:

* Обратите внимание: строка заголовков закреплена. Поэтому можно вносить сколько угодно данных

Названия столбцов будут видны.

Для аудита пунктов отпуска товаров:

Еще раз повторимся: имеет смысл создавать такие справочники, если предприятие крупное или среднее.

Можно сделать на отдельном листе номенклатуру товаров:

В данном примере в таблице для складского учета будем использовать выпадающие списки. Поэтому нужны Справочники и Номенклатура: на них сделаем ссылки.

Диапазону таблицы «Номенклатура» присвоим имя: «Таблица1». Для этого выделяем диапазон таблицы и в поле имя (напротив строки формул) вводим соответствующие значение. Также нужно присвоить имя: «Таблица2» диапазону таблицы «Поставщики». Это позволит удобно ссылаться на их значения.

Для фиксации приходных и расходных операций заполняем два отдельных листа.

Делаем шапку для «Прихода»:

Следующий этап – автоматизация заполнения таблицы! Нужно сделать так, чтобы пользователь выбирал из готового списка наименование товара, поставщика, точку учета. Код поставщика и единица измерения должны отображаться автоматически. Дата, номер накладной, количество и цена вносятся вручную. Программа Excel считает стоимость.

Приступим к решению задачи. Сначала все справочники отформатируем как таблицы. Это нужно для того, чтобы впоследствии можно было что-то добавлять, менять.

Создаем выпадающий список для столбца «Наименование». Выделяем столбец (без шапки). Переходим на вкладку «Данные» — инструмент «Проверка данных».

В поле «Тип данных» выбираем «Список». Сразу появляется дополнительное поле «Источник». Чтобы значения для выпадающего списка брались с другого листа, используем функцию: =ДВССЫЛ(«номенклатура!$A$4:$A$8»).

Теперь при заполнении первого столбца таблицы можно выбирать название товара из списка.

Автоматически в столбце «Ед. изм.» должно появляться соответствующее значение. Сделаем с помощью функции ВПР и ЕНД (она будет подавлять ошибку в результате работы функции ВПР при ссылке на пустую ячейку первого столбца). Формула: .

По такому же принципу делаем выпадающий список и автозаполнение для столбцов «Поставщик» и «Код».

Также формируем выпадающий список для «Точки учета» — куда отправили поступивший товар. Для заполнения графы «Стоимость» применяем формулу умножения (= цена * количество).

Формируем таблицу «Расход товаров».

Выпадающие списки применены в столбцах «Наименование», «Точка учета отгрузки, поставки», «Покупатель». Единицы измерения и стоимость заполняются автоматически с помощью формул.

Делаем «Оборотную ведомость» («Итоги»).

На начало периода выставляем нули, т.к. складской учет только начинает вестись. Если ранее велся, то в этой графе будут остатки. Наименования и единицы измерения берутся из номенклатуры товаров.

Столбцы «Поступление» и «Отгрузки» заполняется с помощью функции СУММЕСЛИМН. Остатки считаем посредством математических операторов.

Скачать программу складского учета (готовый пример составленный по выше описанной схеме).

Вот и готова самостоятельно составленная программа.

Заполняем заказ-счет

Данные в документ вносят на лицевой и оборотной стороне. Заполнять можно от руки или на компьютере.

Лицевая сторона

В шапке документа указывают стандартную для таких форм информацию:

• Название организации общепита и ее структурного подразделения.
• Код ОКПО и вида деятельности.
• Вид операции (не всегда).
• Номер документа и дату его составления.
• На сколько человек сделан заказ.
• Данные о заказчике. Это ФИО физлица или наименование компании.
• Название или номер зала.
• Время обслуживания (дата, часы).
• Подпись и расшифровка подписи работника, составившего заказ.
• Подпись заказчика, удостоверяющая согласие с условиями (ставится после заполнения всего документа).

Основная часть представляет собой таблицу, где нужно отметить следующие данные:

• Название блюда.
• Количество порций.
• Цену.
• Стоимость.

Эти сведения вносят в таблицу по каждому цеху: холодному, горячему, буфету, хлеборезному и указывают время, когда необходимо все это подать. Под таблицей расписывается сотрудник, проверивший все цены и суммы.

Далее отмечают, когда и на какую сумму были внесены аванс, доплата, оплата за цветы (если необходимо). Затем прописью нужно указать, какая сумма получена. Вносят также сумму чеков. Расписывается кассир.

Оборотная сторона

Если после заполнения бланка заказа на лицевой стороне у заказчика были изменения по планируемым блюдам, то включают сведения об этом в специальную таблицу. Указывают, какие блюда, в каком количестве и на какую сумму нужно исключить из заказа, а какие включить. В конце таблицы нужно не забыть подвести итоги.

Далее также нужно расписаться в том, что цены и суммы проверены. Это делает работник, принимавший заказ. После полной проверки расчета ставят подписи кассир, метрдотель и сам заказчик.

В последней таблице отмечают работников, которые производили обслуживание. После мероприятия заказчик должен расписаться в том, что заказ был выполнен полностью. И в самом конце ставит подпись ответственный за обслуживание работник.

Внимание! Документ составляют в двух экземплярах. Один остается у заказчика, другой — у организации

Основные пункты заявки

Перед заключением договора, клиент должен разместить заявку в офисе или на сайте компании перевозчика. В ней необходимо указать личные данные, характер и имеющиеся особенности перевозки и груза.

Образец заявки представлен на фото ниже.

После этого обеими сторонами заключается договор. Бланк содержит следующую информацию:

1. Паспортные данные участников. Если одна из сторон юридическое лицо реквизиты фирмы и Ф.И.О. руководителя.
2. Если в сделке участвуют уполномоченные лица, необходимо указать основание, на котором они действуют.
3. Бланк должен содержать полную информацию о грузе, по которому его быстро можно идентифицировать: тара, объем, вес.
4. Обязанности сторон. В данном случае перевозчик обязан доставить груз транспортом от места отправки до места назначения в надлежащем виде; отправитель должен своевременно оплатить услугу в оговоренном заранее размере.
5. Необходимо указать и условия реализации сделки:

• число, время и место погрузки;
• полное название и контактные данные склада-отправителя;
• число, примерное время и место прибытия груза;
• наименование и данные грузовладельцев;
• указание пути следования;
• каким автотранспортом, и в каком количестве будет осуществляться реализация условий сделки;
• данные водителя, управляющего транспортом;
• подробный расчет стоимости услуг;
• способы оплаты. В случае предоставления рассрочки для грузовладельцев, условия и сроки выплат.

По согласованию сторон форма заявки может содержать дополнительные пункты. 

В противном случае заявка теряет свою силу, как окончательно неутвержденная.

Образец основного договора можно увидеть на фото.

Ошибки, сводящие на нет эффективность КП

Распространенность КП как вида деловой документации позволила на опыте выявить ряд моментов, которых следует избегать, так как они не только могут снизить успешность вашего обращения, но и серьезно навредить репутации фирмы. Итак, предлагая купить у вашей организации определенный товар, помните, что недопустимы:

• слишком длинные и запутанные фразы с периодами, перечислениями, придаточными частями;
• самолюбование своим товаром и фирмой (замените выгодами для партнера);
• общеизвестные вещи, особенно подробно расписанные;
• подробные специфические обоснования товара;
• сленг, двусмысленности, фамильярность.

Разбираемся, как заполнить транспортную накладную

Документ можно заполнить от руки либо на компьютере, в том числе с применением специальных программ. Сначала указывают номер экземпляра накладной, дату составления и номер документа.

Далее рассмотрим, как вносить информацию в бланк накладной по пунктам:

1. Информация о грузоотправителе. Здесь указывают полное название хозяйствующего субъекта или ФИО заказчика, адрес места нахождения (места жительства — для физлиц), ФИО работника, ответственного за организацию транспортировки, его телефон.
2. Информация о грузополучателе. Сведения, аналогичные вышеуказанным.
3. Наименование груза и сведения о нем. Указывают число мест, маркировку, вид тары, разновидность упаковки, массу нетто, брутто, объем и т.д. Если груз опасный, то такую информацию тоже надо отметить.

Сведения о сопроводительных документах на груз. Нужно указать номера и даты составления каждого прилагаемого к грузу документа: товарные накладные, счета-фактуры, инструкции, разрешения, регистрационные бумаги.
Указания грузоотправителя. Какие параметры транспортного средства нужны для отправки груза, санитарные особенности перевозки, температурные и другие параметры.
Информация о месте приема груза. Указывают место приема груза, какого числа и во сколько должен быть сдан груз, фактические данные о времени прибытия и убытия автомобиля, масса груза и количество грузовых мест. Здесь же расписываются грузоотправитель (или его доверенное лицо) и водитель, принявший груз.
Информация о месте выгрузки. Указывают данные, аналогичные тем, что находятся в пункте выше. Расписываться должны грузополучатель и водитель, сдавший груз.
Условия транспортировки груза. Сколько можно хранить груз в терминале перевозчика, периоды погрузки-выгрузки, действия при порче, повреждении, утрате, штрафы за те или иные нарушения.
Сведения о принятии заказа к исполнению. Здесь ставят дату, когда заказ был принят. Расписывается лицо, принявшее заказ.
Данные о перевозчике груза. Для физлица указывают ФИО, адрес, номер телефона. Для юридического — название компании, адрес места нахождения, номер телефона. Также указывают ФИО водителя и его номер телефона.
Информация об автомобиле. Это марка, вместимость, грузоподъемность, регистрационные номера и т.д.
Замечания перевозчика. Пишут, если есть какие-либо замечания представителя компании-перевозчика. Это могут быть отметки о состоянии груза, возможных изменениях условий перевозки.
Прочие условия. Тут отмечают сроки действия спецразрешения, маршрут движения, режим труда и отдыха шофера, данные о коммерческих актах и т.д.
Переадресовка груза. Его заполняют, если имело место изменение пункта доставки груза.

Стоимость работы транспортировщика и правила расчета оплаты за перевозку груза. Указывают сумму за доставку, за проезд по платным дорогам, через таможню и т.д. Также отмечают название и банковские реквизиты организации-грузоотправителя.
Дата формирования документа и подписи сторон. Расписываются грузоотправитель и перевозчик.
Отметки грузоотправителя, перевозчика, грузополучателя. Заполняют в случае штрафов. Нужно указать, что привело к штрафам, на какую сумму. Ставят дату и подпись.

Важно! Перед тем как подписать документ, необходимо тщательно проверить, все ли верно заполнено. Транспортную накладную формируют в 3 экземплярах, все они равнозначны

По одному экземпляру остается у грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика груза (п. 9 Правил). Если грузополучателей несколько, то по одному экземпляру остается каждому из них

Транспортную накладную формируют в 3 экземплярах, все они равнозначны. По одному экземпляру остается у грузоотправителя, грузополучателя, перевозчика груза (п. 9 Правил). Если грузополучателей несколько, то по одному экземпляру остается каждому из них.

О форме ОП-20

Данная форма в настоящее время является рекомендованной к применению. Если она по каким-то причинам не подходит компании, то ее можно доработать или сократить. Однако некоторые организации предпочитают работать именно с унифицированными формами, чтобы у проверяющих органов не было претензий.

Если решено разработать самостоятельную форму, то не нужно забывать об обязательных реквизитах первичного документа. Они перечислены в п. 2 ст. 9 ФЗ №402 «О бухгалтерском учете». Без них документ будет считаться недействительным.

Важно! Любое свое решение в выборе форм компания должна зафиксировать в учетной политике. Справка! Заказ-счет по форме №ОП-20 был утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года №132

Обязательным к использованию бланк стал с 1 января 2013 года, согласно информации Минфина России №ПЗ-10/2012

Справка! Заказ-счет по форме №ОП-20 был утвержден постановлением Госкомстата России от 25 декабря 1998 года №132. Обязательным к использованию бланк стал с 1 января 2013 года, согласно информации Минфина России №ПЗ-10/2012.

Как работать с документом

Заказ-счет нужен для того, чтобы фиксировать тот список блюд, которые были заказаны предприятию общепита, и их стоимость. Также в документе отражают факт получения заказа и передачи денег, отсутствия претензий у сторон. Заказ-счет схож с договором между организацией общепита и заказчиком (ЮЛ или ФЛ).

В документе обязательно отмечают наименования блюд, количество, стоимость, какой цех их должен приготовить и к какому времени. Холодный цех готовит закуски и салаты, горячий — горячие блюда, буфет — соки, напитки и т.д.

Никакие исправления в документе не допускаются. Если есть изменения в меню, то заказчик и организация должны их согласовать и заполнить таблицу с изменениями в заказе.

Внимание! В форме указано, что заказ-счет — это расчетный документ. Но он не может полностью заменить кассовые чеки или бланки строгой отчетности

Им дополняют данную документацию. При получении оплаты наличными средствами компания должна применять ККТ.

После того как мероприятие завершилось, ответственный за исполнение заказа работник расписывается об этом в бланке.

Хранить заказ-счет нужно в течение 5 лет.