Порядок ведения и заполнения журнала учета и регистрации приказов на отпуск

Содержание

Как уже отмечалось, установленной формы документа нет. Однако можно рассмотреть его примерное содержание и графы, из которых он состоит:

• порядковый номер записи;
• дата издания документа;
• его номер;
• вид приказа,
• ФИО работника, в отношении которого составляется документ;
• основание для его издания;
• краткое содержание или название (например, «О предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска»);
• подпись сотрудника, подтверждающая его ознакомление с записью;
• должность, имя и инициалы кадрового работника (или другого ответственного лица), который внес запись в журнал;
• его подпись;
• примечания.

Последнюю графу лучше предусмотреть в документе для того, чтобы в будущем в случае необходимости можно было вносить в нее дополнительные сведения.

Данный перечень пунктов не является обязательным или исчерпывающим, однако включает в себя всю необходимую для правильного ведения журнала информацию. По инициативе руководства конкретной компании он может быть изменен, расширен или сокращен.

Варианты и требования к оформлению

Законодательно форма журнала не утверждена. Именно поэтому, руководители организации сами выбирают, как им будет удобнее вести данные записи.

Зачастую для этого используются специальные бумажные журналы, которые состоят из титульной страницы, страницы с информацией о журнале и, непосредственно, полями для записи информации. Реже используются компьютерные программы, к примеру, 1С. Связано это с тем, что электронную документацию легче исправить, нежели бумажную.

Несмотря на то, что единой формы оформления не существует, к документу выдвигается ряд требований.

1. Обложка журнала должна быть твердой или полутвердой. Желательно – ламинированной. На ней указывается индекс организации, ее название.

1. На втором листе журнала указывается имя организации, название документа и дата начала ведения записей и их окончания.
2. Третья страница содержит данные о лицах, ответственных за ведение документа. При этом прописывается не только фамилия и инициалы сотрудника, но и его должности, реквизиты документа, которым сотрудник был назначен на данную должность. Обязателен также образец подписи ответственного за документ лица.
3. Документ должен быть пронумерован для сохранения целостности.
4. Страницы журнала должны быть надежно сшиты и опломбированы. На пломбе указывается количество страниц. Данная цифра должна совпадать с фактическими данными. Информация закрепляется подписью и печатью начальника предприятия.
5. Последний лист содержит дату окончания ведения и отметку о том, почему и кем журнал был закрыт.

Для чего нужен журнал регистрации приказов

Журнал приказов не является обязательным документом. Потребность в нем возникает на предприятиях, где издается много внутренних нормативных актов. Он призван облегчить выполнение таких задач:

• учет изданных документов;
• контроль исполнения – в соответствии с указанными ответственными лицами и сроками реализации поставленных задач;
• поиск акта в регистре по номеру и дате издания.

В организациях создается канцелярская служба, отвечающая за документооборот, учет и контроль исполнения указаний руководства. Канцелярия ведет регистр выпущенной документации. Копии поступают для исполнения в структурные подразделения, и сотрудники отделов ведут свои книги учета.

Нормативный материал в зависимости от поставленных задач разделяют на две группы:

1. по основному виду деятельности – касаются организации производственного процесса, решения вопросов структурных подразделений и пр.;
2. кадровые – касаются трудовых отношений руководства с персоналом.

Учет распорядительной документации удобно вести в отдельных книгах: для документов по основной деятельности и по личному составу.

Правовые акты для управления организацией

На любом предприятии принято вести журнал по регистрации приказов. Для этого руководству следует сразу определить круг обязанностей различных сотрудников, а также назначить ответственного за книги учёта управленческих документов. Как правило, на эту роль выбираются работники бухгалтерии или кадрового отдела. Им постоянно приходится работать с многочисленными бумагами, так что для этого потребуются соответствующие знания.

Есть несколько важных моментов, на которые следует обратить внимание при ведении управленческой документации:

• форма отчётности должна соответствовать законодательству РФ;
• вся распорядительная документации обязательно хранится в архиве в течение установленного срока;
• журнальные записи делаются своевременно и точно.

Ведение внутренней документации закреплено законом за любой организацией

Приказы по основной деятельности

Как уже было сказано выше, отличительной особенностью этих документов является то, что приказы данного типа относятся к организации или коллективу в целом, а не к отдельному сотруднику.

Сюда можно отнести различные виды распоряжений:

• о назначении или досрочном освобождении от должности директора;
• о формировании нового отдела;
• о принятии рабочего расписания и графика смен;
• об установлении внутреннего распорядка;
• о назначении коллективной ответственности;
• о сокращении численности сотрудников или переводе в другие отделы.

Так как многие решения влияют на всю деятельность компании в бессрочной перспективе, то и документы также будут храниться постоянно. В связи с этим обязательно должна правильно заполняться книга учёта приказов по основной деятельности, образец которой помогает решить многие юридические и организационные вопросы.

Следует уточнить, что назначения на руководящие должности (директор, главбух, начальник отдела) относится именно к основной деятельности организации, а не к личным приказам по персоналу. Иногда с этим возникает путаница, которая приводит к неприятным последствиям уже во время проверок.

Образец журнала регистрации приказов

Сегодня для многих организаций удобен именно электронный вариант журнала, так как это позволяет существенно сэкономить время на заполнение и элементарно место для хранения документации. Хотя во время проверок контролирующих органов обычно требуются журналы именно в бумажном виде.

Любой приказ отличает несколько основных аспектов:

• форма управления, действующая на основе единоначалия;
• решение оперативных задач;
• постановление задачи перед определёнными сотрудниками или всем коллективом в целом.

Руководитель организации обычно инициирует издание правового акта. Однако, формированием конкретного текста он может заниматься как лично, так и поручить эту задачу начальникам отделов или ответственным специалистам. Сложностей с этим как правило, не возникает, так как достаточно просто скачать образец журнала регистрации приказов по основной деятельности. Он доступен по этой ссылке. Это позволит разобраться со всеми бюрократическими моментами и исключить сложности.

Как вести журнал регистрации приказов

Перед изданием приказа ему нужно присвоить номер, а чтобы узнать следующий по порядку, нужно заглянуть в журнал: какой номер последний. Дальше следуем алгоритму:

• в журнале карандашом заполняем реквизиты приказа;
• распечатываем и визируем приказ;
• стираем карандаш в журнале и записываем сведения ручкой.

Совет Зачем это нужно: если проект приказа будет отклонён руководителем, а запись сделана капитально, что считается ошибкой, журнал вместе с делом придётся закрыть и заводить новый. Если есть уверенность, что приказ будет завизирован, карандаш можно не использовать.

Когда дело закрывается (с окончанием года или по наполненности), оставшиеся пустые строчки нужно перечеркнуть зигзагом.

Защита

Для защиты от замены листов и внесения ложной информации или её подмены, все листы нумеруются и прошнуровываются. Шнуровка должна быть закреплена пломбой и бланком, на котором указано количество страниц буквами и цифрами, руководитель, ответственное лицо, подписи. Даются указания о том, что пломбу вскрывать нельзя.

Пример:

В данном Журнале регистраций приказов о приёме на работу прошнуровано, пронумеровано и опломбировано 76 (семьдесят шесть) страниц.

Руководитель:

О. П. Ульянов _____________________________

Ответственный: руководитель службы персонала

В. П. Савченко _____________________________

Дата: __________________

Пломбу не вскрывать.

Шнуровку можно закрепить и сургучной печатью. На готовых журналах, которые есть в продаже, уже есть нумерация, шнуровка и голографическая пломба-стикер. Контрольная пломба не позволяет развязать шнуровку. При попытке её срыва появляется надпись «ВСКРЫТО». Она содержит свой индивидуальный номер, который вносится в скрепляющий бланк.

Электронный вариант книги

Для того чтобы создать журнал, уполномоченное лицо может воспользоваться любой лицензированный компьютерной программой. Для того чтобы была возможность вести отчетность, необходимо наличие электронного регистрационного журнала, который присутствует во многих компьютерных программах.

Пломбировка книги приказов.

Это особенность дает возможность кадровику вести журнал регистрации в электронном варианте. Плюсы электронного варианта заключается в том, что можно в любой момент распечатать файл, также присутствует возможность редактирования.

Минусы электронного ведения:

1. В случае смены программы;
2. Обновления, которые могут привести к изменениям;
3. Сбой программы.

Зачем регистрировать приказы

Чтобы не допускать неразберихи в номенклатурных папках, нужно соблюдать важное правило: вкладывать в дело приказы нужно в хронологическом порядке. В итоге сформируется дело, в котором самый ранний по дате издания приказ будет последней страницей, а самый поздний расположится сверху

Также очень важно присваивать приказам номера, потому что в день их может быть издано много, а без использования нумерации можно нарушить хронологический порядок. А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении

Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней.

А теперь представим ситуацию: при оформлении пенсии давно уволенный сотрудник просит предоставить ему копию или выписку из приказа об увольнении. Приказы по персоналу хранятся 75 лет в архиве компании, за это время может скопиться огромное количество папок с приказами, каждую из которых придётся пролистать, поэтому на поиски нужного документа можно затратить несколько рабочих дней.

Из этой ситуации можно вывести следующее: при оформлении дела данные о вкладываемых в папку документах нужно вносить в журнал, который потом приложить к закрытому делу.

Кроме того, регистрационный журнал может стать доказательством того, что приказ был издан и зарегистрирован в указанный срок, а не распечатан вчера и не оформлен задним числом.

Пример В суде разбирается дело о незаконном увольнении за нарушение дисциплины. Судья требует представить доказательства того, что в отношении сотрудника издавался приказ по дисциплине, ведь только на основании его можно оформлять увольнение.

Доказательством существования дисциплинарного приказа и будет копия журнала регистрации, при соблюдении хронологического порядка формирования дела.

Также регистрационный журнал может быть основой описи в случае передачи дела в архив, при этом не нужно переписывать все документы из папки, достаточно снять копию с таблицы журнала.

Правильное заполнение и оформление

Вне зависимости от того, каким журналом пользуется предприятие (покупным или изготовленным самостоятельно), он должен быть оформлен с учетом ряда требований:

Наличие твердой обложки

Особенно это актуально в том случае, если в нем регистрируются долгосрочные приказы. В этом случае использование и хранение документа будет длительным, поэтому необходимо позаботиться о его сохранности. На обложке также нужно указать название документа и указать его индекс (при необходимости).

Заполненный титульный лист

На нем должны быть указаны такие данные:

• название компании;
• дата начала ведения журнала (может быть указана сразу);
• дата окончания ведения (ставится после того, как документ будет закончен);
• название документа (такое же, как на обложке);
• индекс журнала;
• данные об ответственном за ведение документа лице.

Информация из последнего пункта может быть указана либо на лицевой стороне, либо в конце журнала, либо на каждой его странице. Стоит учесть, что правильное оформление титульного листа является обязательным требованием для законности документа.

Прошивка и нумерация

Все страницы должны быть пронумерованы сплошным способом, то есть на каждой из них после титульного листа должен стоять порядковый номер. После этого журнал сшивается в соответствии с установленными требованиями и в конце пломбируется. Также на последней странице должны иметься такие данные:

• общее количество листов;
• подпись руководителя предприятия (или начальника кадровой службы);
• печать компании.

Дополнительно должна быть указана дата закрытия журнала и документальное основание для этого. В качестве последнего выступает номер соответствующего приказа и сведения об ответственном за это лице.

Все эти требования направлены на защиту данных от возможных исправлений.

Поскольку журнал является важным юридическим документом, он должен

Также в документе не должно быть ошибок или помарок, использование корректирующих средств для исправления записей не разрешается. Допущенная ошибка должна быть зачеркнута тонкой сплошной линией, рядом с которой можно внести правильную запись.

Куда обращаться если не выплачивают декретные, вы узнаете в нашем материале. Вы — работник и хотите уволиться по собственному желанию или вы — работодатель, который должен уволить сотрудника по данной схеме? Тогда наш материал будет вам полезен. Если вы нарушили больничный, то за это придется “ответить”. Подробнее о последствиях читайте здесь.  

Книги

Нормативные правовые актыОбщественные и гуманитарные наукиРелигия. Оккультизм. ЭзотерикаОхрана труда, обеспечение безопасностиСанПины, СП, МУ, МР, ГНПодарочные книгиПутешествия. Отдых. Хобби. СпортНаука. Техника. МедицинаКосмосРостехнадзорДругоеИскусство. Культура. ФилологияКниги издательства «Комсомольская правда»Книги в электронном видеКомпьютеры и интернетБукинистическая литератураСНиП, СП, СО,СТО, РД, НП, ПБ, МДК, МДС, ВСНГОСТы, ОСТыЭнциклопедии, справочники, словариДомашний кругДетская литератураУчебный годСборники рецептур блюд для предприятий общественного питанияЭкономическая литератураХудожественная литература

Кто может проверять журнал

В процессе текущей деятельности доступ к сведениям журнала имеет круг лиц, оговоренный в локальных актах предприятия – руководитель, заместители, сотрудники бухгалтерии и кадровой службы. Журнал может проверяться при проведении следующих мероприятий:

• плановые или внеочередные внутренние инвентаризационные проверки, назначенные руководителем;
• проверка, назначенная Государственной трудовой инспекций;
• прокурорские проверки;
• проверки при назначении внутреннего или внешнего аудита.

Помимо этого, журнал может быть истребован судебными учреждениями (например, при рассмотрении трудового спора о восстановлении на работе). Для этого на предприятие должен быть направлен официальный запрос суда.

Штраф за отсутствие журнала регистрации не предусмотрен действующим законодательством. В частности, трудовая инспекция на своем сайте указывает, что штраф может назначаться только за отсутствие журнала учета трудовых книжек. Однако, любые факты нарушения документооборота будут указаны в акте проверки и повлияют на размер штрафных санкций. Кроме того, допускается административная ответственность по КоАП РФ за нарушение правил архивного дела – влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц – от трехсот до пятисот рублей.

Если нарушения при ведении журнала выявлены в ходе внутренней проверки, назначается служебное расследование. За ненадлежащее исполнение своих обязанностей к ответственному лицу могут применяться меры дисциплинарного воздействия, предусмотренные ТК РФ – предупреждение, выговор или увольнение.

Журналы и бланки

БухгалтерияОхрана труда и техника безопасностиМЧСКадровая работа: Журналы, бланки, формыЖурналы, бланки, формы документов для органов прокуратуры и суда, минюста, пенитенциарной системыЖурналы, бланки, формы документов МВД РФКонструкторская, научно-техническая документацияЛесное хозяйствоПромышленностьГостиницы, общежития, хостелыСвязьЖурналы и бланки по экологииЖурналы и бланки, используемые в торговле, бытовом обслуживанииЖурналы по санитарии, проверкам СЭСЛифтыКомплекты журналовНефтебазыБассейныГазовое хозяйство, газораспределительные системы, ГАЗПРОМЖКХЭксплуатация зданий и сооруженийЖурналы и бланки для нотариусов, юристов, адвокатовЖурналы и бланки для организаций пищевого производства, общепита и пищевых блоковЖурналы и бланки для организаций, занимающихся охраной объектов и частных лицЖурналы и бланки для ФТС РФ (таможни)Журналы для образовательных учрежденийЖурналы и бланки для армии, вооруженных силБанкиГеодезия, геологияГрузоподъемные механизмыДокументы, относящиеся к нескольким отраслямНефтепромысел, нефтепроводыДелопроизводствоЖурналы для медицинских учрежденийАЗС и АЗГСЭлектроустановкиТепловые энергоустановки, котельныеЭнергетикаШахты, рудники, метрополитены, подземные сооруженияТуризмДрагметаллыУчреждения культуры, библиотеки, музеиПсихологияПроверки и контроль госорганами, контролирующими организациямиРаботы с повышенной опасностьюПожарная безопасностьОбложки для журналов и удостоверенийАптекиТранспортРегулирование алкогольного рынкаАвтодороги, дорожное хозяйствоСамокопирующиеся бланкиСельское хозяйство, ветеринарияСкладСнегоплавильные пунктыСтройка, строительствоМетрологияКанатные дороги, фуникулерыКладбищаАрхивыАттракционыЖурналы для парикмахерских, салонов красоты, маникюрных, педикюрных кабинетов

Основные требования к ведению книги приказов

Основное требование – это правильное оформление документов и самого журнала. За это должен отвечать квалифицированный сотрудник, имеющий соответствующий опыт и разрешение от руководителя

Помимо даты особое внимание уделяется индексу по номенклатуре, позволяющий быстро найти в архиве нужное распоряжение. Нумерация приказов по личному составу осуществляется в хронологическом порядке, и данное правило распространяется на все организации

Важно отметить, что вся документация строго защищается от любых изменений. Нельзя исправлять сделанные ранее записи с помощью корректирующих средств

Если возникает необходимость исправить неверную запись в документе, то она должна зачёркиваться тонкой линией, чтобы можно было заметить как исправленный, так и предыдущий вариант.

Исправления или удаление сделанных ранее записей при помощи корректирующих средств не допускаются

Правила заполнения книги

Существует ряд правил, регламентирующих методику заполнения книги приказов по личному составу:

• в приказе записывается фамилия работника и инициалы его имени и отчества, за исключением тех случаев, когда в штате имеются однофамильцы;
• номера распоряжений и реквизиты присваиваются по установленному для конкретной организации шаблону, а номера записей обычно идут сплошной нумерацией;
• при проставлении дат используется стандартный вид «дд.мм.гггг»;
• обязательно указывается тип действия, совершаемого в отношении работника (приём на работу, увольнение, поощрение);
• обязательно указывается причина для принятия приказа (трудовой договор, заявление работника).

Большое внимание уделяется защите от неправомерных изменений, поэтому каждый лист не только нумеруется, но и заверяется печатью. Сам журнал в обязательном порядке прошнуровывается, чтобы нельзя было просто отделить листы

На шнуровке в самом конце проставляется специальная наклейка с обозначением отдела кадров или самой организации. Затем, проставляется подпись ответственного работника, подтверждающая правильность заполнения.

Хранение журнала приказов

Один из важнейших вопросов, определяющих правильное заполнение журнала – это сколько хранятся приказы по личному составу. Срок хранения также определяется законами РФ. Раньше он составлял 75 лет (распространяется для документов, составленных ранее 2003 года). Но в 2016 году вышли поправки к Федеральному закону, устанавливающие сокращённые сроки хранения – 50 лет.

Документам присваиваются определённые индексы:

• «К» или «Л/С» – сроки хранения в настоящее время до 50 (пятидесяти) лет;
• иные индексы – сохранение до 5 лет.

Необходимо помнить, что все приказы должны группироваться определённым образом с учётом всех особенностей. В частности нельзя объединять вместе бумаги с разными сроками хранения. При формировании одного дела бумаги должны нумероваться в хронологическом порядке.

Если подвести итог, то распоряжения должны содержать развёрнутую и точную информацию о целях, задачах и видах конкретных документов. Порядок нумерации, хронология, регистрация и хранение определяют порядок формирования дел. Всё это должно отражаться в конкретных книгах для каждой компании.

Какие локальные акты регистрируются в журнале

Регистрации подлежат распоряжения, устанавливающие те или иные локальные нормы для всех или большинства сотрудников предприятия, как руководящих, так и рядовых. Такие распорядительные акты могут отражать:

• вопросы хозяйственной деятельности;
• систему планирования;
• порядок и структуру отчетности;
• выстраивание стратегии продаж;
• задачи по расширению бизнеса.

Типовыми приказами, записи о которых делаются в книге, могут быть приказы о:

• назначении директора;
• создании филиала;
• введении штатного расписания;
• утверждении правил трудового распорядка;
• обеспечении коммерческой тайны;
• проведении внутренних проверок и аттестаций, др.

Понятие книги приказов

Книга приказов – это учредительный документ организации, который предназначен для того чтобы ввести документооборот. Книга приказов, или как ее еще называют журнал регистрации приказов, является неотъемлемой частью каждой организации, поскольку выполняет важные функции.

Цель ведения:

1. Собрать в одно целое все документы и распорядительные акты;
2. Облегчить поиск документов;
3. Предать срочность и обязательность документу.

При проверке налоговой, либо других уполномоченных органов, может быть истребована книга приказов. Уменьшается вероятность проблем с налоговой и другими уполномоченными органами (ПФР, МВД), в случае качественного ведения книги.

Законодательное регулирование

Книга приказов регламентируется приказом Минкультуры России № 558. Данный законодательный акт перечислил перечень обязательств, которых должны придерживаться организации. Законодательный акт был принят 25 августа 2010 года.

Важные особенности документооборота:

Как правильно прошивать книгу приказов? Смотрите видео:

Состав

Каждая организация имеет полное право на разработку самостоятельного образца. Однако нужно не расходиться с типовым образцом. Для таких отчётов существует рекомендательный перечень особенностей.

Основные пункты:

1. Титульный лист;
2. Указание должностного лица, на которое возлагается ответственность;
3. Полный перечень приказов.

Как подключиться к базе электронного документооборота? Смотрите здесь.

Титульный лист состоит из названия организации, даты начала и окончания учетной операции, целевое предназначение документа. В графе, должностного лица, на которое возлагается обязанность по ведению, нужно написать имя, должность, его подпись.

Главное условия оформления заключается в составлении надлежащей информации и достоверности данных. В таких книгах нельзя допускать исправления, корректирование перечеркивание.

Уполномоченное лицо по ведению книги приказов

В каждой организации есть ответственный по ведению документации того, или иного характера.

Он должен быть осведомлен об изменениях шаблонов заполнения журнала, и четко знать законодательную базу, которая возникает в данных правоотношениях.

Пример заполнения книги приказов.

Помимо законодательства, важным аспектом успешной деятельности должностного лица, является изучение всей структуры организации, что позволит полностью контролировать внутренние процессы.

Ведение

1. Титульный лист обязательно должен быть заполнен, сзади должна присутствовать подпись ответственного за ведение журнала лица, печать.
2. Нумерация строк последовательная.
3. Все записи вносятся строго в хронологическом порядке.
4. ФИО сотрудника, в отношении которого был составлен приказ, пишутся полностью, сокращения (инициалы) не допускаются.
5. Информация, вносимая в журнал, должна полностью соответствовать содержанию приказа.

Например:

№	Дата приказа	Номер приказа	Вид	ФИО     сотрудника	Табельный номер сотрудника	Основание
37	21.03. 2016	3799-ЛС	Приём	Завьялов С.Г.	00345	Трудовой Договор№ 31 от 21.03.2016
38	29.04. 2016	101-ЛС	Приём	Топорщенко Г.П.	00346	Трудовой Договор № 32 от 29.04.2016
39	25.05. 2016	103-ЛС	Приём	Савушкина Н.В.	00347	Трудовой Договор № 33 от 25.05.2016

• о приёме на работу;
• о переводе;
• об увольнении.

Например:

№	Дата приказа	Номер приказа	Вид	ФИО сотрудника	Табельный номер сотрудника	Основание
20	15.01. 2016	23-ЛС	Перевод	Сыч Е.Л.	00032	Доп. с. от 11.01.2016 к Трудовому соглашению № 5 от 8.09.2014; заявление от 5.01.2016
21	20.03. 2016	24-ЛС	Приём	Петренко Н.В.	00109	Трудовое соглашение № 18 от 20.03.2016
22	13.05. 2016	25-ЛС	Увольнение	Маркин Г.Н.	00045	Доп. с. от 9.05.2016 к Трудовому соглашению № 7 от 16.09.2016

директораглавного бухгалтера

Образец книги приказов по основной деятельности

Законодательно форма не установлена. Каждая организация вправе разработать и утвердить содержание и форму книги, учитывая особенности деятельности. Предлагаем образец журнала учета приказов по основной деятельности.

Также можно воспользоваться типовыми книгами-журналами, имеющимися в продаже.

На практике сложился стандартный порядок заполнения бланка журнала.

На обложке необходимо указать срок, в течение которого он ведется, и сведения о лице, ответственном за его заполнение. Обычно это или сотрудник отдела кадров, или секретарь-референт.

Содержание граф примерно следующее:

1. Порядковый номер документа.
2. Дата регистрируемого документа — это календарная дата его подписания.
3. Наименование или краткое содержание предмета регистрируемого локального акта.
4. Ответственный за исполнение — ФИО сотрудника, контролирующего выполнение приказа.
5. Примечания — различная информация по содержанию и исполнению распоряжения.
6. Другие графы, необходимые, по мнению администрации, в организации.

Применимы два варианта ведения журнала: на бумажном носителе или в электронном виде. Выбор варианта лучше закрепить локальным актом.

Если книга регистрации внутренних распоряжений ведется вручную, необходимо пронумеровать листы журнала методом сплошной нумерации с первой по последнюю страницу, прошить все листы книги. Сзади на прошивку приклеивается наклейка с информацией: количество прошитых листов; должность и Ф.И.О. лица, ответственного за ее ведение (руководитель организации или иной сотрудник, назначенный распорядительным документом), подпись ответственного лица, печать организации (должна заходить хотя бы на треть на наклейку).

Если журнал ведется электронно с помощью спецпрограмм, то дублировать его на бумажном носителе не нужно. За ведение журнала в данном случае отвечает лицо с правом электронной подписи.

Удобно заводить журналы по регистрации распоряжений на один календарный год. Соответственно, ежегодно оформляется новая книга, нумерация приказов в которой начинается сначала.

В ней не должно быть:

• исправлений;
• подчисток;
• необоснованных зачеркиваний;
• откорректированных записей;
• разрыва в нумерации страниц (вырванных страниц).

При необходимости внести исправления делать их нужно аккуратно.

Так может выглядеть образец заполнения журнала приказов по основной деятельности.

Итак, регистрация в книге придает документу юридическую силу, так как фиксирует факт его создания и получения. Пока документ не зарегистрирован, ему не присвоен номер, он не может считаться оформленным.

Учитывая, что порядок в кадрах и документах является одной из составляющих успеха любого бизнеса, организацию делопроизводства, в том числе систему регистрации локальных нормативных актов, можно назвать одним из самых важных элементов на пути к успеху и финансовому благополучию компании.