Сущность и задачи закупочной логистики

Сущность, цели и задачи закупочной логистики — основные функции и ее содержание

Закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами.

Цель закупочной логистики — надежное и качественое обеспечение производственных подразделений фирмы материальными ресурсами, необходимыми для выполнения заданного производственного расписания.

В логистике отношения с поставщиками должны строиться на следующих принципах:

— обращаться с поставщиками так же, как и с клиентами фирмы;

— не забывать, на деле демонстрировать общность интересов;

— знакомить поставщика со своими задачами и быть в курсе его деловых операций;

— проявлять готовность помочь в случае возникновения проблем у поставщика;

— соблюдать принятые на себя обязательства;

— учитывать в деловой практике интересы поставщика.

Задачи, относящиеся к закупочной логистике:

— определение потребности в материальных ресурсах;

— исследование рынка закупок;

— выбор поставщиков;

— осуществление закупок;

— контроль поставок;

— подготовка бюджета закупок;

— координация и системная взаимосвязь закупок с производством, сбытом, складированием и транспортированием, а также с поставщиками.

Выходные данные:

Менеджмент: Экзаменационные ответы. Серия «Сдаем экзамен». Ростов н/Д: «Феникс», 2002. — 384 с

С сайта: https://port-u.ru/logistika/sushchnost-tseli-i-zadachi-zakupochnoj-logistiki

Методы организации процесса снабжения

На практике применяются следующие методы организации процесса закупок:

1. Метод MRP I или «планирование потребности в ресурсах», в соответствии с которым на начальном этапе определяются объем и сроки производства продукции, а после этого рассчитываются сроки и объем сырья для удовлетворения производственных нужд. Также существует метод MRP II или «планирование ресурсов для производства», где ключевую роль играют расчет прогнозных показателей по спросу на сырье, размещения заказа и управления имеющимися на складе запасами. Такой метод позволяет сократить объем ресурсов на складе, оптимизировать материальные потоки.
2. Метод поставки сырья точно в срок, когда ресурсы доставляются небольшими партиями по первому требованию заказчика. Однако подобное решение способствует тому, что возрастают запасы на складах у поставщика. В целом эффективность закупочной логистики при данном методе не возрастает.
3. Метод компанионального регулирования запасов, который позволяет рационализировать процесс поставки. Таким образом, спрос на ресурсы прогнозируется точнее, а также согласовываются количество и время пополнения запасов сырья на складе. В рамках данного метода огромное значение отводится сотрудничеству между поставщиком и заказчиком.
4. Централизация закупочного процесса в розничных сетях. Здесь речь идет о том, что в зависимости от масштабов компании – производителя процесс снабжения сосредоточен на одном работнике либо на едином отделе по закупкам.
5. Категорийное регулирование закупок. В рамках данного метода каждый вид сырья рассматривается как обособленное направление бизнеса, для оценки которого применяются собственные показатели.

Роль закупочной логистики в работе компании

Роль закупочной логистики заключается в повышении эффективности работы предприятия, при помощи упорядочивания, учета и хранения сырья, а также минимизации его затрат путем нахождения более выгодных источников поставки.

Переход к рыночной экономике во многом обусловил важное значение закупочной логистики в производственной сфере. Это связано с тем, что рыночные условия привели изменили сферы обеспечения и по ставили перед специалистами новые задачи

Наиболее значительными из них оказались:

• быстрое увлечение количества различных видов продукции.
• ускоренные темпы выпуска и разработки новых типов товаров.
• снижение длительности и уменьшение числа операций, входящих в один производственный цикл.
• повышение уровня конкуренции между фирмами и компаниями.

Эти факторы привели к тому, к серьезному обострению вопросов, связанных с максимально эффективным использованием МТ. Специалисты установили, что есть определенные зоны, которые неэффективны в процессе снабжения и их реализация может помочь сэкономить. Возникла необходимость рассматривания новых подходов и рационализации деятельности в сфере обеспечения, что и обуславливает растущую значимость закупочной логистики.

Оказание услуг по закупочной логистике

Услуги по закупочной логистике оказывают специальные компании, содержащие штат специалистов в этой сфере. Однако, совершено необязательно обращаться к ним за помощью, ведь на предприятии можно организовать собственный логистический отдел.

Специалисты, работающие в этой сфере, оказывают следующий спектр услуг:

• определяют номенклатуру товара, который требуется компании;
• оценивают требования производства, а именно весовые и размерные параметра поставок, планы и другие данные;
• определяют предпочтительный тип организации закупок МР;
• определяют тип рынка и количество вероятных поставщиков;
• анализируют положение поставщиков на рынке;
• оценивают их уровень профессионализма и надежности;
• определяют круг потенциальных поставщиков (включая ранее неизвестных);
• проводят переговоры с поставщиками;
• отбирают оптимальные предложения;
• анализируют уровень цен и надежности поставок;
• создают информационное обеспечение процесса управления закупками и документооборота.

На больших предприятиях без деятельности опытных логистов не обойтись, а потому с каждым днем число фирм, предлагающих свои услуги в данной отрасли, стремительно увеличивается.

Советуем прочитать:

• как открыть транспортную компанию у себя в городе – https://business-poisk.com//otkryvaem-transportnuyu-kompaniyu.html
• бизнес-план организации грузоперевозок – https://business-poisk.com//biznes-plan-gruzoperevozok.html
• бизнес по перепродаже автомобилей – https://business-poisk.com//pereprodazha-avtomobilej.html

Закупочная логистика – настоящее спасение для больших компаний, связанных с производством. Грамотный подход к организации поставок позволяет значительно снизить расходы и оптимизировать множество процессов, связанных с МР, и, как следствие, приводит к увеличению прибыли.

ЗАДАЧА ВЫБОРА ПОСТАВЩИКА

После того как решена задача «делать или покупать» и предприятие определило, какое сырье и какие материалы необходимо закупить, решают задачу выбора поставщика. Перечислим и охарактеризуем основные этапы решения этой задачи.

1. Поиск потенциальных поставщиков

.

При этом могут быть использованы следующие методы:

— объявление конкурса;

— изучение рекламных материалов: фирменных каталогов, объявлений в средствах массовой информации и т.п.;

— посещение выставок и ярмарок;

— переписка и личные контакты с возможными поставщиками.

В результате перечисленных мероприятий формируется список потенциальных поставщиков, который постоянно обновляется и дополняется.

2. Анализ потенциальных поставщиков

.

Составленный перечень потенциальных поставщиков анализируется на основании специальных критериев, позволяющих осуществить отбор приемлемых поставщиков. Количество таких критериев может составлять несколько десятков. Однако зачастую ограничиваются ценой и качеством поставляемой продукции, а также надежностью поставок, под которой понимают соблюдение поставщиком обязательств по срокам поставки, ассортименту, комплектности, качеству и количеству поставляемой продукции.

К другим критериям, принимаемым во внимание при выборе поставщика, относят следующие:

• удаленность поставщика от потребителя;
• сроки выполнения текущих и экстренных заказов;
• наличие резервных мощностей;
• организацию управления качеством у поставщика;
• психологический климат у поставщика (возможности забастовок);
• способность обеспечить поставку запасных частей в течение всего срока службы поставляемого оборудования;
• финансовое положение поставщика, его кредитоспособность и др.

В результате анализа потенциальных поставщиков формируется перечень конкретных поставщиков, с которыми проводится работа по заключению договорных отношений.

3. Оценка результатов работы с поставщиками.

На выбор поставщика существенное влияние оказывают результаты работы по уже заключенным договорам. Для этого разрабатывается специальная шкала оценок, позволяющая рассчитать рейтинг поставщика. Перед расчетом рейтинга необходимо выполнить дифференциацию закупаемых предметов труда.

Закупаемые товары, сырье и комплектующие изделия, как правило, неравнозначны с точки зрения целей производственного или торгового процесса. Отсутствие некоторых комплектующих, требующихся регулярно, может привести к остановке производственного процесса (равно как и дефицит некоторых то­варов в торговле — к резкому падению прибыли торгового предприятия). Главным критерием при выборе поставщика данной категории предметов труда будет надежность поставки.

Если закупаемые предметы труда не являются значимыми с точки зрения производственного или торгового процесса, то при выборе их поставщика главным критерием будут служить затраты на приобретение и доставку.

Вступая в хозяйственную связь с неизвестным поставщиком, предприятие подвергается определенному риску. В случае несостоятельности или недобросовестности поставщика у потребителя могут возникнуть срывы в выполнении производственных программ или же прямые финансовые потери. Возмещение понесенных убытков наталкивается, как правило, на определенные трудности. В связи с этим предприятия изыскивают различные способы, позволяющие выявлять ненадлежащих поставщиков, например, западные фирмы нередко прибегают к услугам специализированных агентств, готовящих справки о поставщиках, в том числе и с использованием неформальных каналов. Эти справки могут содержать следующую информацию о финансовом состоянии поставщика:

· отношение ликвидности поставщика к сумме долговых обязательств;

· отношение объема продаж к дебиторской задолженности;

· отношение чистой прибыли к объему продаж;

· движение денежной наличности;

· оборачиваемость запасов и др.

Отечественные предприятия при выборе поставщика в настоящее время в основном полагаются на собственную информацию. При этом на предприятии, имеющем много поставщиков, может быть сформирован список хорошо известных, заслуживающих доверия поставщиков. Утверждение договоров с этими поставщиками, разрешение предварительной оплаты намеченной к поставке продукции осуществляются по упрощенной схеме. Если же намечается заключение договора с поставщиком, отсутствующим в названном списке, то процедура утверждения и оплаты усложняется проведением необходимых мероприятий, обеспечивающих безопасность финансовых и других интересов предприятия.

Системные проблемы закупочной логистики

Вне зависимости от выбранной стратегии проведения закупок и региона нахождения заказчика выделяется ряд типичных проблем:

• ненадежность исполнителей контракта;
• плохое взаимодействие между подразделениями заказчика;
• низкая эффективность закупочных технологий;
• частое изменение законодательных норм.

Несмотря на существование черных списков исполнителей, рынок частных подрядчиков постоянно обновляется, в результате чего в конкурсных процедурах участвуют до 80% заявителей, ранее не участвовавших в закупках, и оценить их надежность до подписания контракта крайне затруднительно.

Если подготовка закупки высокотехнологичной продукции требует взаимодействия разных отделов заказчика при формировании закупочной документации, то часто сроки закупки нарушаются из-за низкого уровня такого взаимодействия. Например, когда отдел снабжения устанавливает требования к характеристикам нужного товара, а юридический отдел проверяет указанные характеристики на соответствие нормам ГОСТ и отраслевым стандартам, согласование окончательного варианта описания закупаемого объекта может затянуться.

Низкое качество взаимодействия отделов является частью другой системной проблемы – использования устаревших технологических решений. Местные заказчики не до конца перенесли свои закупки на электронные площадки, кроме того, многие товары, работы или услуги не имеют стандартного описания и номера в ЕИС.

Системной проблемой многих заказчиков также является нестрогое соблюдение законодательных норм при формировании закупочной документации, особенно при обосновании конкретного способа выбора поставщика, что приводит к административным взысканиям.

Снижение влияния большинства системных проблем и повышение эффективности закупочной логистики достигается путем регулярного контроля всего закупочного процесса и отслеживание изменений в законодательстве и на рынке требуемых товаров, работ или услуг.

СЛУЖБА ЗАКУПОК НА ПРЕДПРИЯТИИ

В соответствии с концепцией логистики в процессе обеспечения предприятия предметами труда должны иметь место мероприятия по реализации системного подхода к управлению материальными потоками в пределах самой службы снабжения.

Для обеспечения предприятия предметами труда необходимо решить задачи: что закупить; сколько закупить; у кого закупить; на каких условиях закупить.

Кроме того, необходимо выполнить следующие работы:

1. заключить договор;

2. проконтролировать исполнение договора;

3. организовать доставку;

4. организовать складирование.

Что, сколько и у кого закупить — задачи непростые по своей природе. В России их решение осложнено тем, что в недавнем прошлом предприятия эти задачи в полном объеме зачастую не решали вообще, так как ресурсы распределялись.

На рис.1 представлен вариант организационной структуры предприятия с распределением перечисленных выше задач между различными функциональными подразделениями. Как видим, задачи «что закупить» и «сколько закупить» решаются дирекцией по производству. Здесь же выполняются и работы по складированию закупленных предметов труда.

Задачи «у кого» и «на каких условиях закупить» решаются дирекцией по закупкам. Здесь же выполняются и перечисленные работы по снабжению, то есть заключаются договоры, контролируется их исполнение, организуется доставка закупленных предметов труда. В результате функция управления материальным потоком в процессе снабжения предприятия сырьем и материалами разделена между различными службами, и ее эффективная реализация затруднена.

Другой вариант, представленный на рис. 2, предполагает сосредоточение всех функций снабжения предприятия в одних руках, например, в дирекции по материально-техническому снабжению. Такая структура создает широкие возможности логистической оптимизации материального потока на стадии закупок предметов труда.

Рис. 2. Реализация функции снабжения в процессе работы одного подразделения предприятия

Выполнение работ: · Организация складирования закупленных предметов труда.

Решение задач: · что закупить; · сколько закупить.

Методы закупочной логистики

Деятельности и все функционирование закупочной логистики на предприятии полностью регулируется на основании выбранного метода. Принято выделять 3 основных:

• метод повышения. Для этого метода характерен учет уровня спроса на отдельные товары и его анализ в течение года. Кроме того, специалисты определяют количество запасов на год.
• Метод снижения. Ежемесячно проводят анализ продаваемости непопулярных продуктов и на основании этого определяют объем каких товаров нужно сократить.
• Метод прямого расчета. При помощи этого метода рассчитывается прямой объем закупок для выбранного периода. Также определяется количество проданной продукции и определяется средняя величина запасов.

Цели закупочной логистики

Целями закупочной логистики являются:

• определение потребностей предприятия;
• исследование рынка;
• выбор производителей;
• проведение закупок;
• контроль качества и сроков поставок;
• планирование бюджета.

Потребности организации определяются исходя из плана мероприятий на ближайший год с учетом объема ранее заказанных работ, услуг и израсходованных товаров за прошедший период. При исследовании рынка производится анализ предложения и мониторинг цен, оцениваются предложения от проверенных поставщиков, их конкурентов и осуществляется поиск технологически новых решений, которые позволят сэкономить ресурсы.

Для цели выбора поставщиков заказчик решает следующие задачи:

• сбор сведений о поставщиках;
• анализ надежности;
• сравнительный анализ и отбор предложений.

Сбор сведений о поставщиках производится на основе проведенного анализа предложений, при этом важно выяснить длительность пребывания поставщика на рынке, характеристики его товара или услуги и наличие сертификатов качества (лицензий). При проверке надежности оценивается юридическая чистота поставщика – наличие всех разрешительных документов, требуемых законом, и отсутствие непогашенной судимости за экономические преступления

В целях проведения и контроля закупок заказчик размещает заявку в соответствии с действующим законодательством о закупках, после чего производится определение поставщика, заключение с ним контракта и контроль за исполнением условий.

При формировании бюджета нужно учесть следующие моменты:

• темп развития предприятия заказчика;
• прогнозируемая динамика изменения потребностей;
• объем ранее израсходованного товара (полученных услуг);
• наличие запасов;
• планируемые доходы;
• прогноз рыночной динамики;
• прогноз инфляции.

Также при планировании закупочного бюджета важно оценивать финансовые риски, проводя качественный и количественный анализы состояния активов предприятия заказчика

СУЩНОСТЬ И ЗАДАЧИ ЗАКУПОЧНОЙ ЛОГИСТИКИ

Значимым элементом логистической системы является подсистема закупок, организующая вход материального потока в логистическую систему. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, в котором обрабатываются материальные потоки, имеет в своем составе службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение предметов труда: сырья, полуфабрикатов, изделий народного потребления, — службу снабжения. Деятельность этой службы может быть рассмотрена на трех уровнях, так как служба снабжения одновременно является:

1. Элементом, обеспечивающим связи и реализацию целей логистической системы, в которую входит предприятие.

2. Элементом логистической системы, то есть одним из подразделений предприятия, обеспечивающим реализацию целей этого предприятия.

Служба снабжения, являясь элементом организовавшего ее предприятия, должна органически вписываться в микрологистическую систему, обеспечивающую прохождение материального потока в цепи «снабжение — производство — сбыт». Обеспечение высокой степени согласованности действий по управлению материальными потоками между службой снабжения и службами производства и сбыта является задачей логистической организации предприятия в целом. Современные системы организации производства и материально-технического оснащения обеспечивают возможность согласования и оперативной корректировки планов и действий снабженческих, производственных и сбытовых звеньев в масштабе предприятия с учетом постоянных изменений в реальном масштабе времени.

Цепь «снабжение — производство — сбыт» должна строиться на основе современной концепции маркетинга, то есть вначале должна разрабатываться стратегия сбыта, затем, исходя из нее, стратегия развития производства и уже затем стратегия снабжения производства. Научный инструментарий маркетинга, нацеленный на всестороннее исследование рынка сбыта, не содержит методов, позволяющих решать задачи технико-технологической согласованности с поставщиками в зависимости от соответствующих требований, выявленных при изучении рынка сбыта. Маркетинг не предлагает также и методов системной организации всех участников процесса продвижения материалов от первичного источника сырья вплоть до конечного потребителя. В этом плане логистика развивает маркетинговый подход к предпринимательской деятельности, нарабатывает методы, позволяющие реализовать концепцию маркетинга, существенно расширяет и дополняет саму концепцию.

3. Самостоятельной системой, имеющей элементы, структуру и самостоятельные цели.

Эффективность функционирования службы снабжения, возможность реализации перечисленных целей как на уровне предприятия, так и на уровне логистической макросистеме в существенной степени зависит от системной организации самой службы снабжения.

Виды стратегий

Для эффективного управления закупочным процессом заказчик применяет различные логистические стратегии, позволяющие осуществлять закупки максимально эффективно при конкретных обстоятельствах.

При планировании объема закупок выделяются две основные стратегии:

• закупка по годовому плану;
• закупка по мере необходимости.

Стратегия плановой закупки позволяет экономить средства на проведение исследований рынка и расчетов в течение года, но при этом существует риск перерасхода средств заказчика или нехватки нужных товаров или услуг при росте потребностей в них. Данная стратегия подходит для стабильных сфер хозяйствования, где на протяжении последних 3-5 лет прогнозируемые потребности отличаются от фактических не более, чем на 10%.

Закупка нужных товаров или услуг по мере возникновения потребностей в них позволяет точечно расходовать средства заказчика, но требует дополнительных кадровых ресурсов в течение года и не подходит для сфер деятельности, где законодательно установлена необходимость составлять годовые планы закупок (например, в оборонной промышленности).

В зависимости от количества поставщиков приняты две стратегии:

• закупка у постоянного поставщика;
• закупка у множества поставщиков.

Стратегию закупки у постоянного поставщика используют при наличии соответствующего обоснования закупки у единственного поставщика, когда такой поставщик является монополистом в данной сфере производства или услуг или предлагает качество продукции существенно выше, чем у конкурентов.

Стратегию частой смены исполнителей и выбор их в конкурсных или аукционных процедурах применяют как способ выбора лучшего соотношения цена-качество, используя свободную конкуренцию рынка.

По географическому аспекту закупки бывают:

• региональные (местные);
• внутрироссийские;
• международные.

Выбор исполнителей в регионе нахождения заказчика проводят для снижения расходов на доставку, а также для лучшего контроля за исполнением контракта.

Закупки на общероссийском рынке позволяют найти оптимальное ценовое предложение и воспользоваться рядом льгот, положенных при поддержке национальных производителей, а закупки на зарубежных рынках проводятся, когда требуются высокотехнологичные товары или услуги, аналоги которых не производятся в РФ.

По характеру поставок товар может отгружаться заказчику на склад или непосредственно на место использования. На склад поставляют часто расходуемые товары, закупаемые на длительный период времени в больших объемах, а на рабочее место – объекты длительного пользования или услуги (например, установка и настройка компьютера в кабинете госслужащего).

По методу проведения закупочной процедуры различают две стратегии:

• с использованием электронных площадок;
• оффлайн-закупки.

Электронные площадки позволяют многократно ускорить и оптимизировать закупочный процесс, но закупки путем проведения очных аукционов, конкурсов и переговоров нужны при повышенных требованиях к информационной безопасности, а также при отсутствии классификации нужного товара, работы или услуги в системе ЕИС.

Показатели эффективности закупочной логистики

Оценить эффективность процесса снабжения позволяют следующие показатели:

• исполнение договорных обязательств по поставкам;
• частота поставок, представляющая собой временной интервал между каждой поставкой;
• среднесуточная поставка, определяемая как частное от общего числа поставок и количества дней;
• средний период задержки поставок;
• комплектность поставляемых ресурсов;
• коэффициент синхронности поставок, определяемый делением наименьшего и наибольшего процента соблюдения графика поставок;
• показатель связи между поставщиком и потребителем, который позволяет оценить тесноту связи потребителя с тем либо иным поставщиком;
• комплексный показатель, характеризующий выполнение обязательств по поставке ресурсов с точки зрения обозначенного срока, ассортимента и качества сырья.

Основные задачи закупочной логистики

Ученые выделяют семь основных задач закупочной логистики среди которых:

1. Закупка ресурсов – главное положение, на основании которого определяется правильность закупки, максимальная экономическая выгода.
2. Контроль над доставкой – включает в себя не только отслеживание поставок сырья, но и оборудования, а также других комплектующих.
3. Четкое соблюдение сроков – логисты контролируют соблюдение поставщиками сроков доставки продукции на базу компании.
4. Определение размера поставок – на основании материальных потребностей предприятия проводится анализ для определения оптимальных размеров поставок.
5. Проверка соответствия – все прибывшие товары проверяются на их соответствие заявленным требованиям (размер, цвет и т.д.).
6. Контроль над качеством – перед отправкой на производство все сырье проверяют на соответствие стандартам качества.
7. Организация складирования ресурсов – при решении этой задачи специалисты находят возможность складирования большого объема ресурсов с минимальными финансовыми затратами при этом.

Важную роль играет и решение задач, возникающих непосредственно на предприятии. К ним относят:

• налаживание тесного взаимодействия между всеми подразделениями, принимающими участие в распределении и использовании материальных ресурсов (МР);
• участие в формировании в обсуждении деталей поставок;
• изучение и анализ работы с поставщиками для выявления оптимальных претендентов на долгосрочное сотрудничество.

Советуем прочитать:

• что такое логистика
• основы и секреты транспортной логистики
• принципы складской логистики