Обзор структур организации со схемами и примерами

Централизация структуры управления организацией

• Организации, в которых руководство высшего звена оставляет за собой большую часть полномочий, необходимых для принятия важнейших решений, называются централизованными.
• Децентрализованные организации – это такие организации, в которых полномочия распределены по нижестоящим уровням управления.

На практике не существует полностью централизованных или децентрализованных организаций. Передача полномочий в ходе централизации вверх по уровням управления одновременно означает и необходимость в силу ограниченности физиологических возможностей человека проведения децентрализации в управлении, который получил больше прав.

Преимущества децентрализации заключаются в том, что улучшается взаимодействие и обмен информацией между руководством разных уровней, повышается эффективность процесса принятия решений. Данную структуру обычно применяют тогда, когда окружение организации характеризуется динамичным рынком, конкуренцией и быстроменяющейся технологией производства.

Преимущества централизированной структуры состоят в экономически эффективном использовании персонала, высокой степени координации и контроля за специализированными видами деятельности.

Формы организации производства

Продуктивную работу предприятия обеспечивает правильная организация пр-ва. Эта деятельность осуществляется на всех уровнях управления согласно той либо иной ее форме, соответствующей конкретному пр-ву.

Временная структура организации производства

По данному виду структуры выделяют формы организации со следующими передачами предметов труда в рамках пр-ва:

1. Последовательной. Обрабатываемые детали движутся по всем участкам производства произвольными партиями. Продолжительность цикла увеличивается, оборудование задействуется в полную силу, что позволяет снизить траты на закупку нового.
2. Параллельной. Изделия перемещаются с одной операции на другую поштучно, вне зависимости от партии. Число деталей в обработке, как и потребность в складских площадях, при этом уменьшается. Но различная продолжительность операций нередко приводят к простою оборудования.
3. Параллельно-последовательной. Занимает срединное место между первыми двумя передачами предметов труда. Изделия поступают транспортными партиями, что сопровождается беспрерывной работой рабочей силы и оборудования.

Пространственная структура производственного процесса

Отличается, прежде всего:

• численностью оборудования, размещенного на площадке;
• его местоположением по отношению к направлению движения предметов труда.

Пространственная структура может иметь варианты, а в комбинации с временной обуславливает разные формы организации пр-ва.

Интегрированная форма организации производства

Это объединение основных и «подсобных» операций в один интегрированный произв. процесс с ячеистой (линейной) структурой при соответствующей передаче предметов труда. К сведению:

• для линейной пространственной стр-ры характерно: месторасположение оборудования по ходу процесса и последовательная передача деталей (партиями);
• при цеховой стр-ре поступившая на участок партия отправляется на свободное рабочее место, а оборудование располагается параллельно всему потоку;
• ячеистая объединяет свойства первых двух стр-р.

Точечная форма организации производства

Вся работа ведется на одном рабочем месте. Допускается изменение конструкций изделий, порядка их обрабатывания. Очевидные плюсы точечной формы:

• уменьшение трат при перемене месторасположения оборудования;
• возрастание гибкости производственной системы.

Благодаря этой форме можно изготовить изделия в нужном количестве и разной номенклатуры.

Прямоточная форма организации производства

Ее применение позволяет сжать цикл, снизить объем незавершенного производства. Отличительные признаки:

• линейная стр-ра;
• поштучная передача предметов труда.

Рабочая сила в силу наибольшей специализации используется гораздо продуктивнее.

Предметная форма организации производства

Предполагает прямоточность, уменьшает производственный цикл. На участке размещают все оборудование, требуемое для работы во время всего технологического процесса. Для предметной формы характерна:

• ячеистая стр-ра;
• последовательная (параллельно-последовательная) передача предметов труда.

При замыкании технол. цикла обработки на участке его именуют предметно-замкнутым.

Технологическая форма организации производства

Чаще всего встречается на машиностроительных заводах. При малосерийном производстве подходит более всего, поскольку:

• задействует оборудование полностью, с максимальной нагрузкой;
• адаптирована под постоянные изменения, присущие технологическому процессу.

Ей свойственна цеховая ст-ра, а также последовательная передача предметов труда. Из-за потери времени технологическая форма приводит к росту незавершенного пр-ва, излишнему переходному складированию.

Блочно-модульная форма организации производства

Производство базируется на коллективной (совместной) форме организация труда. В основе – самоуправление и общая ответственность за проделанную работу. Данная форма предполагает:

• сосредоточение на участке всего имеющегося оборудования, которое требуется для беспрерывного пр-ва конкретных изделий номенклатуры;
• формирование группы основного производственного персонала на выпуске финальной продукции с учетом взаимозаменяемости, наделение их полномочиями по планированию, управлению на данном участке.

Переход к этой форме организации осуществляется на основании произв. целесообразности.

Учетная политика автотранспортного предприятия

Автотранспортное предприятие как полноправный хозяйствующий субъект обязано вести бухгалтерский и налоговый учет, а для этого необходимо, чтобы в нем была принята учетная политика.

Этот документ обладает рядом особенностей в силу отнесения организации к специфическому направлению деятельности — оказанию услуг компаниям и населению.

Учетная политика автотранспортного предприятия представляет собой документ, содержащий основные положения о том, каким образом будет осуществляться бухгалтерский и налоговый учет на предприятии.

Это могут быть два отдельных документа либо два раздела одной учетной политики — вопрос о выборе варианта оформления документации решается руководством компании.

Грузовое автотранспортное предприятие может иметь учетную политику, отличную от предприятия, осуществляющего пассажирские перевозки.

Связан этот момент со спецификой деятельности той и другой компании, и она обязательно должна отражаться в учетной документации.

Учетная политика транспортной компании должна в обязательном порядке утверждаться приказом генерального директора и содержать основные разделы, в том числе:

1. Организационно-технический раздел, в котором указывается рабочий план счетов бухучета, формы первичных учетных документов, ответственные лица за ведение учета и соблюдение законодательства РФ, правила документооборота в организации, методы обработки учетной документации, порядок осуществления инвентаризации, способы оценки обязательств и активов компании;
2. Методологический раздел бухгалтерского учета, в котором конкретно указывается, каким образом осуществляется бухгалтерский учет по тем или иным счетам, к примеру, по основным средствам или нематериальным активам, материально-производственным запасам или ГСМ, доходам и расходам транспортного предприятия;
3. Методологический раздел налогового учета, в котором конкретно указывается, каким образом осуществляется налоговый учет при выбранной системе налогообложения.

Учетная политика влияет на то, каким образом будет вестись учет и какие конечные показатели будут получены. В последующем именно на них будет опираться анализ деятельности автотранспортного предприятия и выявляться результирующие итоги.

Линейно-функциональная оргструктура

В стандартной структуре есть основная служба, которой подчиняются подразделения (например, бухгалтерия, финотдел, планово-экономический отдел). В состав бухгалтерии входят отделы учета договоров и расчета с персоналом. В финотдел — сектор бюджетирования, казначейство. Такая специализация повышает производительность труда. А постоянный состав сотрудников позволяет в течение долгого времени решать большие и сложные задачи, не отвлекаясь на распоряжения других начальников. 

Работать так удобно, но у этой структуры есть один недостаток: в большой компании она будет высокой и разветвленной. А по правилу Мильнера руководитель может одновременно контролировать только 5-7 сотрудников. Поэтому если в один «колодец» собирается больше десяти человек, приходится создавать подуровни управления:

руководители → руководители секторов, департаментов → руководители отделов

Эти уровни очень удлиняют цепочку управления и принятия решений, появляются межфункциональные барьеры. 

Делегирование, ответственность, полномочия

Организационный процесс — это процесс создания организационной структуры предприятия.

Организационный процесс состоит из следующих этапов:

• деление организации на подразделения соответственно стратегиям;
• взаимоотношения полномочий.

Делегирование — это передача задач и полномочий лица, которое принимает на себя ответственность за их выполнение. Если руководитель не делегировал задачу, значит должен выполнить ее сам (М.П. Фоллет). В случае роста компании предприниматель может не справиться с делегированием.

Ответственность — обязательство выполнять имеющиеся задачи и отвечать за их удовлетворительное разрешение. Ответственность нельзя делегировать. Объем ответственности — причина высоких окладов у менеджеров.

Полномочия — ограниченное право использовать ресурсы организации и направлять усилия ее сотрудников на выполнение определенных задач. Полномочия делегируются должности, а не личности. Пределы полномочий — это ограничения.

Власть — это реальная способность действовать. Если власть — это то, что реально может делать, то полномочия — это право делать.

Линейные и штабные полномочия

Линейные полномочия передаются непосредственно от начальника к подчиненному и далее к другому подчиненному. Создается иерархия уровней управления, образуя ее ступенчатый характер, т.е. скалярную цепь.

Штабные полномочия — это консультативный, личный аппарат (администрация президента, секретариат). В штабах нет подчиненности по нисходящей линии. Большая власть, полномочия сосредоточены в штабах.

Построение организаций

Руководитель передает свои права и полномочия. Разработка структуры обычно осуществляется сверху вниз.

Этапы организационного проектирования:

• разделите организацию по горизонтали на широкие блоки;
• установите соотношение полномочий для должностей;
• определите должностные обязанности.

Примером построения структуры управления является бюрократическая модель организации по М. Веберу.

Основные типы организационных структур предприятия

Наиболее популярные типы оргструктур можно описать, исходя из характера связей между звеньями.

Линейная

Линейная структура организации — самая простая и логичная форма из всех существующих. Главный принцип такой структуры — единоначалие: подчиненность работников подразделения исключительно одному руководителю отдела.

Обратите внимание! Даже вышестоящий руководитель не имеет права отдавать распоряжения исполнителям, минуя их непосредственного начальника. Управленческие решения передаются последовательно по цепочке «сверху вниз», от одного руководителя к другому, пока не достигают конечного исполнителя

Управленческие решения передаются последовательно по цепочке «сверху вниз», от одного руководителя к другому, пока не достигают конечного исполнителя.

Функциональная

Функциональная оргструктура предприятия предполагает разделение предприятия на отдельные подструктуры, исходя из их специализации (маркетинг, бухгалтерия, производство). Руководитель каждого функционального направления имеет право отдавать распоряжения (в пределах своей компетенции) работникам любого производственного подразделения. Основной принцип функциональной структуры организации — это разделение и закрепление функций между руководителями.

Функциональная оргструктура

Линейно-штабная

В этом типе управления при каждом подразделении создается штаб. В состав штаба входят специалисты одного или нескольких профилей, которые помогают руководителю исполнять определенные функции.

Основные функции штаба:

• Получение информации из внешних и внутренних источников и ее анализ.
• Разработка проектов управленческих решений.
• Консультирование линейных руководителей по вопросам, входящим в их компетенцию.

Штабы не обладают правом принимать управленческие решения и не занимаются управлением подразделения.

Матричная

Матричная структура компании — развитие линейной и линейно-функциональной оргструктур. Главная особенность матричной оргструктуры — это двойное подчинение исполнителей. Члены проектной группы подчиняются двум руководителям: начальнику проекта, и руководителю своего подразделения, в котором они работают постоянно. Необходимое условие внедрения матричной структуры — различные полномочия линейного и функционального руководства.

Матричная оргструктура

Проектная

Проектная оргструктура создается для решения конкретной задачи и является временной структурой. Главная цель — собрать в одной команде самых квалифицированных работников различных специализаций для разработки и реализации сложного проекта при наличии ограниченных временных, материальных, финансовых и трудовых ресурсов.

Руководитель отвечает за реализацию проекта, а значит имеет право единолично отдавать распоряжения специалистам, работающим в проектном отделе. После достижения цели проектная команда распадается, специалисты возвращаются в свои отделы (или переходят в новый проект).

Анализ распределения административных задач в организационной структуре

Анализ административных задач производится с помощью матрицы распределения, данный инструмент используется при проектировании организации структуры. Чаще всего, предприятие уже имеет сформированную организационную структуру управления, поэтому данный процесс интерпретируется как ее реорганизация.

В рамках данного этапа анализа организационной структуры необходимо дать оценку корректности выполнения функций управления и выполнению подразделениями предписанных им обязанностей.

В матрице необходимо сопоставить структурные подразделения и виды деятельности, относимые к процессу управления. Данный инструмент позволяет

• корректировать состав подразделений;
• оценивать функции отделов и количество работников в них;
• определить загруженность подразделений;
• перераспределить функции управления;
• реформировать управленческие процессы в организации.

Продолжая наш пример, проанализируем деятельность подразделений, отвечающих за организацию работы в ООО «ЖД-Транс», в разрезе основных видов деятельности предприятия. Нам необходимо сделать анализ распределения трудоемкости и ее соответствие организационной структуре предприятия, которая сформирована по линейно-функциональному принципу. Необходимо учесть, что в матрице должностные лица и структурные подразделения также должны соответствовать трехуровневой системе управления, которая существует в настоящее время на предприятии.

Трудоемкость задач оценивается по балльной шкале от 1 до 10, где 10 максимальная трудоемкость.

Наибольшая нагрузка равна 6 и приходится на участок ж/д перевозок. Участок аренды подвижного состава и отдел продаж в реорганизации или оптимизации не нуждаются.

Таким образом, в результате анализа организационной структуры предприятия было установлено, что участок ж/д перевозок нуждается в реорганизации.

Теперь необходимо определить:

• условия реорганизации организационной структуры предприятия на основе результатов анализа;
• возможные направления реорганизации и/или оптимизации;
• условия функционирования системы управления;
• объекты моделирования.

В результате, в нашем примере будут следующие объекты:

• К1 – Работы, связанные с ж/д перевозками.
• К2 – Централизованное управление всеми работами, связанными с ж/д перевозками, на уровне функционального руководителя.
• К3 – Управление на уровне линейного руководителя
• К4 – Сохранение текущей структуры управления.
• К5 – Реорганизация технического отделения предприятия

Далее воспользуемся матрицей предпочтений. При помощи этой матрицы определяются весовые оценки символов, при этом более предпочтительному символу присваивается число 2, менее предпочтительному 0, если символы равны по значимости, то каждому присваивается число 1.

Порядок заполнения матрицы:

1. заполняется диагональ – символы сравниваются между собой, соответственно, все весовые оценки по диагонали равны 1;
2. построчно заполняются остальные ячейки матрицы – если символу присваивается 2, то по горизонтали в столбце сравниваемого символа ставится 0;
3. суммируются числа предпочтений по каждой строке – получаем значимость каждого объекта моделирования;
4. проверка матрицы – сумма оценок символов должна равняться квадрату количества символов, сумма оценок любого символа по горизонтали и вертикали должна равняться удвоенному количеству символов.

Итак, заполним матрицу

По диагонали проставили 1.

Сравнили между собой попарно объекты моделирования.

Просуммировали оценки.

Проверяем матрицу:

1. Сумма оценок равна квадрату количества символов: 9+7+5+1+3=25=5*5
2. Сумма оценок К1 по горизонтали и вертикали: 9+1=10=5*2
3. Сумма оценок К2 по горизонтали и вертикали: 7+3=10=5*2
4. Сумма оценок К3 по горизонтали и вертикали: 5+5=10=5*2
5. Сумма оценок К4 по горизонтали и вертикали: 1+9=10=5*2
6. Сумма оценок К5 по горизонтали и вертикали: 3+7=10=5*2

Итак, матрица заполнена верно. Можно сделать выводы:

1. Чрезмерная загруженность участка ж/д перевозок требует его реструктуризации путем дробления на подразделения, отвечающие за направления деятельности предприятия.
2. Сохранение текущей организационной структуры – наименее приоритетный вариант.
3. Необходима оптимизация оргструктуры и снижение нагрузки с функционального руководителя за счет смещения на линейных руководителей.

На данном этапе делается итоговый вывод о рациональности сложившейся структуры управления. Очевидно, что в нашем примере такой вывод сделать нельзя. Необходимо провести мероприятия по совершенствованию организационной структуры.