Как составить ежемесячный отчет о договорах по закону № 223‑фз

Порядок заключения договора

Договор по результатам закупки, проведенной по правилам Закона N 223-ФЗ, заключайте на условиях, которые предусмотрены проектом договора, документацией и извещением, а также заявкой победителя процедуры. Детальный порядок заключения договора должен быть предусмотрен в положении о закупке. Сроки и порядок обмена документами вы можете установить в положении в зависимости от способа и формы закупки ().

По итогам конкурентной закупки при необходимости вы можете заключить договоры с несколькими участниками. Но для этого в вашем положении о закупке должны быть установлены случаи, когда это возможно, и порядок действий для заключения таких договоров ().

Заполните проект договора, включив в него предложение участника

Для заключения договора по итогам конкурентной процедуры добавьте в проект договора, который размещали вместе с извещением, сведения из заявки участника – реквизиты победителя, его ценовое предложение, иные условия исполнения договора в зависимости от способа закупки.

Если же заключаете договор с единственным поставщиком и вашим положением не предусмотрено размещение такой закупки в ЕИС, просто позаботьтесь о том, чтобы соответствующая процедура была отражена в плане закупки, и заключайте договор в порядке, предусмотренном вашим положением о закупке (ч. 5.1 ст. 3, ст. 3.6, ).

Заключите договор в надлежащей форме

Заключите договор по итогам закупки, составив единый документ, который вы подпишете (пп. 1 п. 1 ст. 161 ГК РФ).

Если закупку проводили среди СМСП, при заключении договора вам необходимо учитывать особенности, установленные законом. Договор по результатам такой закупки всегда заключается на электронной площадке с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи.

В случае разногласий по проекту договора потенциальный поставщик вправе направить протокол разногласий через электронную площадку. Учитывайте замечания по такому протоколу, только если они состоят в том, что договор не соответствует извещению, документации или заявке участника. Если замечания обоснованны, исправьте договор и направьте участнику через площадку. Если вы отказались полностью или частично учесть замечания, составьте отдельный документ с причинами такого отказа и направьте его вместе с договором на площадку ().

После бумажной конкурентной процедуры или электронной процедуры среди любых участников, а не только СМСП, вы можете заключить договор как на бумаге, так и путем обмена электронными документами. Закон N 223-ФЗ в этом вас не ограничивает, действуйте в соответствии с вашим положением о закупке.

Получите от участника обеспечение исполнения договора по 223-ФЗ

Порядок обеспечения исполнения договора Законом N 223-ФЗ не регламентирован. Если установили такие требования, действуйте строго в соответствии с вашим положением о закупке ().

Если проводили закупку только среди СМСП, требуя от участника обеспечение исполнения договора, соблюдайте два правила (п. 26 Положения об особенностях участия СМСП в закупках):

• предоставьте участнику право самостоятельно выбрать способ обеспечения исполнения договора. Он может сделать это путем внесения денежных средств на ваш счет, предоставить банковскую гарантию или выбрать иной способ, предусмотренный вашим положением о закупке;
• размер обеспечения должен быть равен размеру аванса или не превышать 5% от начальной цены договора, если авансирование не предусмотрено.

Срок, к которому участник должен предоставить обеспечение исполнения договора, также установите в соответствии с вашим положением о закупке. Можно, например, предусмотреть, чтобы участники предоставляли обеспечение одновременно с подписанным со своей стороны договором или в определенный срок после его заключения.

Если установили, что обеспечение исполнения предоставляется до заключения договора, и участник нарушил этот срок, то обеспечение заявки такому участнику не возвращается (, ).

Направьте сведения в реестр договоров

Вне зависимости от способа закупки, направьте сведения о договоре в Казначейство для включения в реестр договоров, используя функционал ЕИС. Исключение составляют договоры, заключенные по результатам закупок, сведения о которых не подлежат размещению в ЕИС.

Если заключили договор стоимостью больше 100 тыс. руб. (500 тыс. – для крупных заказчиков) неконкурентным способом и не размещали сведения в ЕИС, все равно направьте информацию о таком договоре в реестр – в этом случае система позволяет не заполнять сведения об извещении.

Срок направления сведений – в течение трех рабочих дней с момента заключения договора ().

Коллективное участие в закупках по 223-ФЗ: кто такой коллективный участник

Определение коллективного участника закупки приведено в ч. 5 ст. 3 223-ФЗ. Здесь сказано, что под ним понимается выступающее на стороне одного участника объединение:

1. Юридических лиц независимо от их формы собственности, организационно-правовой формы, местонахождения капитала и прочих условий.
2. Физических лиц, в том числе в статусе индивидуальных предпринимателей.

Такое объединение должно соответствовать требованиям заказчика к участникам закупки, согласно положению о закупке. Смешанная форма коллективного участия (состоящая одновременно из физических и юридических лиц) законодательно не предусмотрена, хотя и прямо не запрещена.

Стоит отметить, что по 44-ФЗ допускается только индивидуальное участие в закупке, тогда как 223-ФЗ предоставляет такую возможности и коллективам.

Коллективное участие допускается в любой закупочной процедуре, проводимой по нормам 223-ФЗ, если только прямо это не запрещено закупочной документацией (при этом законодательно запрещено без оснований ограничивать численность участников). Оно может потребоваться, если требования закупки подразумевают наличие у юрлица или физлица обширного спектра разнонаправленных видов деятельности (например, при проведении строительных работ), а по отдельности они не обладают нужными мощностями.

Важно понимать, что под коллективным участием понимается заключение контракта одновременно с несколькими лицами, а не с одним генподрядчиком, который в дальнейшем будет привлекать посредников для выполнения договорных условий

Заходим в отчеты заказчика

В личном кабинете заказчика предусмотрен функционал по формированию отчетности. В меню командных действий личного кабинета пользователь может увидеть соответствующую группу — «Отчеты». В блоке можно составлять как отчетность заказчиков, так и отчетность организаций (функция доступна только тем организациям, для которых установлено право по составлению отчетности в ЕИС).

Для того чтобы начать работу с отчетностью, необходимо выбрать «Отчеты организации», после чего откроется страница для выбора необходимого регистра.

Готовое решение: как составить и разместить отчет об объеме закупок у СМП и СОНКО

Все заказчики обязаны отчитаться об объеме закупок у СМП и СОНКО. Они должны это делать до 1 апреля следующего года.

Оформить отчет лучше сразу в электронном виде через личный кабинет в ЕИС. Это сэкономит время, поскольку часть информации будет внесена автоматически.

В отчет нужно внести достоверные сведения. Так, если вы неправильно определите объем оплат по контрактам или неверно внесете их реестровые номера, то вас оштрафуют.

Датой составления отчета будет дата его размещения в ЕИС. Поэтому, даже если вы составите отчет, но разместите его с опозданием, вас могут оштрафовать на 15 тыс. руб. Если же вы вовсе не разместите отчет, штраф составит 50 тыс. руб.

Формируем отчет

Подробнее расскажем, как по шагам сформировать отчетности об объеме закупок у СМП и СОНКО в личном кабинете заказчика в ЕИС. Пользователь выбирает действие «Формирование информации об отчете заказчика», затем определяет тип отчетности в соответствующем поле и выбирает выписки об объемах закупок у СМП и СОНКО. Теперь необходимо сформировать сведения о заказах у субъектов малого предпринимательства и социально ориентированных некоммерческих организаций, заполнив вкладки с общей информацией, данными о заключенных контрактах и объемах закупок.

Во вкладке «Общая информация» заполняются все необходимые сведения, а также выбирается отчетный год и прикрепляется сам документ.

После внесения всех данных пользователь нажимает «Далее» и переходит на вкладку «Информация о заключенных контрактах».

Здесь нужно выбрать надлежащие контракты из реестра в каждом разделе. Для этого нажимаем значок поиска и в поисковой форме вводим реквизиты искомого документа. При этом в каждом разделе в поисковой форме устанавливаются статусы поставщика, которые недоступны для редактирования.

После того как пользователь нашел и выбрал надлежащие соглашения, они отобразятся в разделе в виде специальных гиперссылок. Каждый контракт обозначается своим реестровым номером. Для того чтобы просмотреть сведения о контракте в его карточке, нужно перейти по соответствующей гиперссылке. При необходимости контракты можно удалить из раздела, нажав на значок удаления.

Пользователь также может автоматически заполнить сведения раздела из реестра контрактов. Для этого нужно выбрать команду «Заполнить на основании данных из реестра контрактов» и подтвердить свои действия во всплывающем уведомлении.

При автоматическом заполнении в разделе указываются сведения о реестровых записях, номерах, датах заключения, ценах соглашений и о наименовании поставщиков. При этом в случае автозаполнения информация всегда будет актуальной, так как доступна функция обновления в соответствии с текущими данными из перечня. При изменении отчетного периода в документ подтянется обновленная информация.

После формирования сведений во второй вкладке пользователь нажимает «Далее» и переходит на вкладку «Информация об объеме закупок».

В данном разделе также доступна функция автозаполнения. Необходимо выбрать команду «Заполнить на основании выбранных номеров реестровых записей из реестра контрактов и сведений о размещенных закупках» и подтвердить действие в открывшемся уведомлении.

Все сведения будут автоматически заполняться и обновляться в соответствии с актуальными реестровыми данными.

После заполнения всех разделов необходимо сохранить проект отчета о закупках у СМП и СОНКО и проверить его на нарушения.

Публикуем отчет об объемах закупок у СМП и СОНКО

Для того чтобы опубликовать документ, необходимо выбрать действие «Разместить».

Далее откроется сообщение системы о подтверждении размещения. При согласовании пользователем будет доступна печатная форма отчетности. Необходимо подтвердить согласие заказчика на подписание сведений и прикрепленных регистров, после чего нажать «Подписать и разместить».

После того как документация о закупках у СМП и СОНКО будет опубликована, ее можно будет просмотреть в перечне отчетов организации-заказчика.

Как устранить ошибки при публикации, узнайте в статье «Как устранить ошибки при публикации в ЕИС отчета по СМП».

Регламентация возможности

Изменение цены договора по 223-ФЗ — это возможность, которую используют на практике некоторые заказчики, так что иметь представление о подобной процедуре необходимо любому поставщику или подрядчику, планирующему работать в сфере коммерческих закупок.

Упомянутый федеральный закон не содержит каких-либо требований на этот счет и ссылается на ГК РФ, где есть четыре пункта с условиями изменения уже заключенного договора:

1. Изменение суммы договора может быть инициировано заказчиком в одностороннем порядке по основаниям, указанным ниже по тексту.
2. Если существующий договор имеет пункты, регулирующие процесс изменений документа по обоюдному согласию обеих сторон.
3. По решению суда, в случае, когда одна из сторон настаивает на корректировке договора, а вторая этому противится, в результате чего инициируется судебное разбирательство.
4. Было нарушено одно или несколько положений текущего договора одной из сторон.

При этом основания для изменения суммы со стороны заказчика могут быть следующими:

• изменились объемы или качественные характеристики поставляемых или реализуемых товаров либо услуг, или резко изменились рыночные условия (например, удешевление закупаемой группы товаров, влекущее существенный перерасход бюджетных средств);
• изменился процент займа, выданного заказчику для оплаты договора, либо было урезано финансирование на основе гранта.

Основания для обоюдного изменения предмета договора такие:

• корректировки указанны в соответствующих пунктах положения о закупке и регламентированы заранее;
• невозможность исполнения договора на текущих условиях. Обычно данное внесение изменений инициируется исполнителем в связи с увеличением издержек и связанных с поставками затрат. В этом случае требуется предоставить документированное обоснование причин изменения заключенного договора.

Помимо цены договора, могут быть изменены следующие условия:

• объемы и характеристики товаров и услуг;
• сроки исполнения обязательств обеих сторон;
•  платежные реквизиты;
• порядок и условия поставки или реализации предмета договора.

Инструкция

Внесение изменений в договор по 223-ФЗ может происходить разными путями (в том числе по решению суда).

Алгоритм действий при стандартном варианте с обоюдным согласием обеих сторон на редактирование данного документа:

1. Одна из сторон производит соответствующие расчеты и составляет предмет предстоящих корректировок с обоснованием своей позиции, которая направляется второй стороне на рассмотрение.
2. Вторая сторона в свою очередь проводит собственный расчет и рассматривает предложенные партнером аргументы.
3. Теперь происходят переговоры между сторонами с целью нахождения компромиссного решения, которое устраивает обоих партнеров.
4. На основании принятого решения составляется специальный документ — дополнительное соглашение.
5. Этот документ публикуется в единой информационной системе (ЕИС) и вступает в силу как часть основного договора.

В процессе предоставления обоснований для внесения изменений в договор, направляемых другой стороне, необходимо также рассмотреть негативные последствия неприятия данного предложения, а именно следующие риски:

• срыв сроков поставки и реализации;
• снижение качества выполняемых работ или поставляемой продукции;
• нарушение норм безопасности, экологических требований и прочих требований.

Отчет об исполнении договора

Отчет об исполнении договора заказчик формирует на основании специального функционала Реестра договоров Единой информационной системы в сфере закупок. Подготовить такой отчет заказчик обязан в течение десяти дней с даты подписания итоговых документов, которые отражают фактическое исполнение всех обязательств сторонами, участвующими в данном соглашении.

В рамках отчета должны быть отражены сведения о том, в каком объеме обязательства были оформлены сторонами, были ли нарушения в таком исполнении, а также какие штрафные санкции применялись сторонами.

Если имеет место одностороннее расторжение, необходимо указать причину, которая вызвала такое одностороннее расторжение (в том числе прикрепить документы, которые являются правовым обоснованием такого расторжения, например, решение руководителя организации-заказчика).

Отчет формируется на основании соответствующего решения Федерального казначейства (так как Реестр договоров и контрактов по Федеральному закону №223-ФЗ ведет Федеральное казначейство Российской Федерации) после проверки предоставленных заказчиком документов, подтверждающих исполнение договора или контракта.

Для формирования сведений об исполнении договора в документах, которые направляются заказчиком в Федеральное казначейство, должны содержаться следующие данные:

• данные о кодах и наименованиях приемочных документов, на основании которых заказчик принял решение о признании обязательств выполненными в полном объеме;
• сведения о реквизитах такого документа (дата составления, присвоенный номер);
• сведения о том, в каком объеме все взятые исполнителем обязательства по контракту или договору были реализованы в рамках договора;
• сведения о применяемых единицах измерения в отношении исполненных обязательств;
• сведения о той валюте, которая использовалась для проведения расчетов;
• дата и сумма проведения итогового платежа от заказчика к исполнителю;
• в случае наличия обеспечения по договору ‒ сведения о том, когда оно было возвращено исполнителю, а также о том, были ли удержания из этого обеспечения заказчиком;
• данные о наличии внесенных изменений в договор с указанием реквизитов таких изменяющих документов;
• сведения о дате полного прекращения обязательств между сторонами (например, о наступлении даты, обозначенной в качестве даты окончания действия договора).

Данные сведения проверяются Федеральным казначейством, а по итогам проверки делается соответствующая реестровая запись.

Понятие и особенности рамочного договора

Еще до момента начала действия Федерального закона №223-ФЗ достаточно большую популярность набрали рамочные договоры. После вступления указанного закона в силу они продолжают использоваться, так как в некоторых случаях являются очень удобными для государственного или муниципального заказчика.

Рамочный договор, если формулировать понятие на основании сложившейся правоприменительной практики (так как в законодательстве определения рамочного договора до настоящего времени не содержится), это договор, который заключается с указанием определенных шаблонных требований, но в котором не определены конкретные данные и неключевые параметры.

В настоящее время выделяют следующие виды рамочных договоров:

• договоры с открытыми условиями. Для таких договоров характерно, чтобы что-то из условий, в том числе существенных, было не до конца определено. Исключение составляется только для предмета договора – его необходимо описать конкретно. В противном случае такое соглашение не будет с юридической точки зрения договором;
• договоры с неопределенными сроками. Чаще всего речь в этом случае идет о тех договорах, которые подлежат пролонгации (например, если речь идет о договорах оказания коммунальных услуг, которые осуществляются одним и тем же поставщиком на протяжении достаточно длительного периода времени);
• договоры с открытой ценой. Эти договоры заключаются в тех случаях, когда по каким-либо причинам не может быть полностью определена цена заключаемого договора, однако, есть информация о том, когда и какие объемы товара могут быть поставлены. Чаще всего такие договоры заключаются в отношении тех групп товаров, которые либо имеют непосредственную зависимость от иностранной валюты, либо относятся к категории товаров или услуг, подлежащие обязательному государственному регулированию (сам договор при этом может быть заключен до момента официальной публикации такого регламентирующего нормативного акта);
• договор, в отношении которого не определены объемы поставки. Такие договоры заключаются в тех случаях, когда речь идет о невозможности определения конкретного объема закупки, которая будет осуществлена, по различным причинам (например, в случае срочной закупки медикаментов для регионов с установленным режимом чрезвычайных обстоятельств, когда невозможно определить, какой именно объем и каких медикаментов может быть закуплен).

Федеральный закон «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц» в отношении вопросов, связанных с регулированием договоров и контрактов, заключаемых по итогам проведенных закупочных процедур, является более лояльным, нежели Федеральный закон №44-ФЗ. Основные вопросы, которые могут возникать и подлежат обязательному регулированию с точки зрения действующего законодательства, могут быть разрешены на основании положений Гражданского Кодекса Российской Федерации.

В то же время некоторые правила оформления заключаемых договоров могут не иметь обязательной государственной регламентации. В этом случае они должны найти отражение в рамках созданного заказчиком Положения о проведении закупок, на основании которого они осуществляют свою деятельность. Если же заказчик не может по каким-то причинам найти правила для регламентации заключенного им договора, он может воспользоваться рамочным договором, но это будет требовать тщательного обоснования, так как нередко может привести к дополнительным расходам из бюджетных средств.