Сколько времени нужно хранить бухгалтерские документы

Почему возникла проблема?

Любое предприятие в различных организационно-правовых формах с разным количеством персонала за годы своей деятельности накапливает деловые бумаги, письма, отчеты на электронных и бумажных носителях. Когда компания работает продолжительный период, у нее возникает необходимость систематизировать архив. Для этого одни бумаги откладывают на хранение, другие уничтожают.

Сколько лет должны храниться бухгалтерские документы, чтобы сотрудники смело приступили к ликвидации ненужной информации? Закон не терпит нарушений, поэтому главные бухгалтеры для работы используют нормативные законодательные акты. В Федеральном законе №125 указано, как именно организовать работу с архивными делами на предприятиях. В положения четко расписан процесс сохранности бумаг, поступающих от финансистов и производственных делопроизводителей. Значение имеет НК РФ, который в 23 статье рассматривает, сколько лет должны храниться бухгалтерские документы, где начислены и удержаны налоги. В бумагах имеются подтверждения о доходах, расходах граждан и поступивших в государственную казну средств. В 2010 году Министерством культуры был опубликован приказ № 558, в нем утвержден перечень документации со сроками хранения. Если совместить законодательные акты, получается следующая картина:

в бухгалтерской документации срок хранения зависит от вида, предназначения и значимости бумаги; ФЗ № 402 для всех документов установил 5 лет сохранности, не конкретизируя их разделение по видам; законодатель рекомендует обращать внимание на временные отрезки, которые указывает перечень. В любом случае, чтобы ликвидировать накладную, баланс или справку, необходимо за основу брать совмещенные законодательные распоряжения

Они все утверждают, что 5 лет — это обязательный период для ответа на вопрос, сколько лет хранятся бухгалтерские документы на предприятии. Подобное положение рассчитано на учетную политику, стандарты на предприятии и для электронных форм. После того как документом перестают пользоваться, начинается отсчет срока его хранения со следующего года. При этом необходимо учесть, что «пятилетка» — не единственный критерий, некоторым документам достаточно находиться в папке год, а другим — не меньше 75 лет

В любом случае, чтобы ликвидировать накладную, баланс или справку, необходимо за основу брать совмещенные законодательные распоряжения. Они все утверждают, что 5 лет — это обязательный период для ответа на вопрос, сколько лет хранятся бухгалтерские документы на предприятии. Подобное положение рассчитано на учетную политику, стандарты на предприятии и для электронных форм. После того как документом перестают пользоваться, начинается отсчет срока его хранения со следующего года. При этом необходимо учесть, что «пятилетка» — не единственный критерий, некоторым документам достаточно находиться в папке год, а другим — не меньше 75 лет.

В течение какого времени нескоропортящиеся продукты остаются свежими?

Большинство предлагаемых производителем продуктов относится к нескоропортящимся, то есть они могут храниться относительно долго.

При этом не оговариваются особые условия хранения, включая температуру, влажность и т.д. Единственное условие – сохранение потребительских свойств продукции.

Чем отличается срок годности от срока хранения?

О возврате и обмене продуктов питания читайте тут.

Можно выделить следующие разновидности нескоропортящихся продуктов:

• Консервы. Время их хранения определяется как промежуток между окончательной упаковкой и ее вскрытием (нарушением целостности);
• Мука. Ее нужно сохранять в помещениях с пониженной влажностью, желательно хорошо проветриваемых. В зависимости от вида муки и температуры, при которой она хранится, срок годности может составлять 2 года и даже более;
• Сыпучие материалы (соль, чай, сахар). Их, при соблюдении всех условий, можно сохранять на протяжении не более чем 2 лет;
• Сушеные овощи и фрукты. Максимальный срок их хранения, при соблюдении температурно-влажностного режима, равен 1 году;
• Уксус, специи и пряности. Для уксуса срок хранения может составлять вплоть до 1 года (если речь идет о яблочном или винном продукте – то до полугода). Для специй в молотом виде указанный период равен 3 годам, для засушенных продуктов – вплоть до 4 лет.

Отдельного освещения заслуживает алкогольная продукция:

• Для вина, должным образом произведенного, с соблюдением санитарно-гигиенических правил разлитого в бутылки и запечатанного, срок годности практически не ограничен, и может составлять десятки лет. После же вскрытия бутылки, рекомендуется хранить алкогольный продукт на протяжении не более чем четырехдневного срока, так как вино, взаимодействуя с воздухом, активно окисляется;
• Если речь идет о коньяке, то рекомендации следующие: правильно произведенный, запакованный и хранящийся продукт может храниться, как и вино, на протяжении долгих лет. При этом рекомендуемая температура хранения – до 15°С. Если бутылка уже открыта, лучше всего распить коньяк до истечения 2 или 3 месяцев;
• Что касается шампанского, то обычно оно хранится не так, как предполагает производитель, вследствие чего резко ухудшаются как физико-химические, так и вкусовые свойства. Таким образом, не следует доверять указанному на этикетке сроку годности, обычно равному 3 годам, и не приобретать шампанское старше 1 года. Распить уже открытое вино, в силу его особенностей, лучше как можно скорее;
• Виски, благодаря повышенному содержанию спирта, может, как и коньяк, храниться неограниченно долго, однако, с одним условием: температура в помещении не должна превышать 5°С. В противном случае, продукт хотя и не становится опасен для здоровья, но теряет вкусовые качества;
• Водка – один из самых популярных алкогольных продуктов. При условии отсутствия примесей, когда в составе напитка только очищенная вода и спирт, храниться водка может неограниченное количество времени. Однако очень часто вышеназванный напиток выпускается с различными вкусовыми добавками, вплоть до 1 года снижающими срок годности продукта. Существуют, помимо прочего, необязательные в настоящее время стандарты ГОСТа, согласно которым максимальный срок годности достигает 3 лет. После этого, разумеется, употреблять напиток можно, но, по мнению экспертов, вкусовые его качества сильно изменяются в худшую сторону.

Условие проведения проверки

Хотелось бы обратить внимание еще на один важный момент. В Перечне Минкультуры РФ для некоторых документов срок хранения начинает отсчитываться «при условии проведения проверки (ревизии)»

Например, без проверки нельзя уничтожить первичные документы (ст. 362 Перечня).

В данном случае речь идет о налоговых проверках. О них сказано в ст. 87 НК РФ. По результатам как выездной, так и камеральной налоговой проверки налоговым органом составляется акт проверки (порядок и сроки его составления оговорены в ст. 100 НК РФ). При выявлении правонарушений и согласии налогоплательщика с ними последний вносит соответствующие изменения в учете: производит доначисление ­налогов, ­оплачивает пени и штрафы и т.д.

Кроме того, камеральная проверка будет проводиться в случае подачи налогоплательщиком уточненной декларации за более ранние, чем ­истекшие три года, налоговые периоды.

Но, как известно, срок исковой давности составляет три года (п. 1 ст. 113 НК РФ). Налоговые органы могут предъявить претензии и выставить санкции в пределах этого срока. При выявлении нарушений за более ­ранние периоды с налогоплательщика не могут быть взысканы штрафы.

В то же время НК РФ не требует уничтожения документов, финансовое ведомство указывает, что уничтожение документов с истекшим сроком хранения – это право налогоплательщика. А проверка налоговых ­органов может вообще не произойти.

Как поступать организации? Во-первых, из приведенных выше судебных решений видно, что в случаях, когда налогоплательщик не смог предоставить документы с истекшим сроком хранения по требованию проверяющих органов по причине их уничтожения, суды принимали сторону налогоплательщика. Конечно, в этих ситуациях последний должен грамотно провести саму процедуру уничтожения (правильно ее документировать). В случае затребования правомерно уничтоженных ­документов это становится принципиально.

Во-вторых, за нарушение сроков хранения документов, установленных в Перечне Минкультуры РФ, налоговая инспекция оштрафовать не может.

Получается, что если бухгалтерские / налоговые документы уничтожены по причине истечения их сроков хранения, то санкции от налоговых органов организации не грозят, даже если эти документы не проходили налоговую проверку. Ведь, как мы помним, даже стандартные сроки хранения для документов бухгалтерского и налогового учета (пять лет и четыре года) длиннее, чем срок исковой давности (три года), не говоря уже о других ­особенностях и исключениях, когда стандартные сроки ­хранения увеличиваются.

Сроки хранения КАДРОВОЙ документации

Сроки, в течение которых хранят документы по личному составу, указаны в статье 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ и перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558. Началом срока хранения документов считается 1 января года, следующего за годом, в котором их составили (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558).

Приказы о приеме на работу, переводе, увольнении и другие приказы по личному составу в общем случае нужно хранить не менее 75 лет, если они созданы до 2003 года. Если указанные документы созданы после 2003 года, то их нужно хранить не менее 50 лет.

Трудовые договоры, личные карточки и личные дела сотрудников также нужно хранить в течение 75 лет, если они созданы до 2003 года, или в течение 50 лет, если они созданы после 2003 года. Любые документы по личному составу, которые образовались в период госслужбы, не являющейся государственной гражданской службой, нужно хранить 75 лет независимо от даты их создания.

Примечание: Статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ.

Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства. Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

В перечне, утвержденном приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 г. № 558, кроме документов по личному составу, поименованы и прочие документы. Они сгруппированы в разделы в зависимости от сферы их применения.

Правила трудового распорядка храните даже после замены их новыми. Срок хранения – один год. Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков.

Табели учета рабочего времени храните пять лет. А при тяжелых, вредных и опасных условиях труда – 75 лет.

Началом срока хранения документов

считайте 1 января года, следующего за тем, в котором они были составлены (приняты к учету) (абз. 4 п. 1.4 перечня, утвержденного приказом Минкультуры России от 25 августа 2010 № 558). Например, если документ составлен в 2017 году, то срок хранения начинает исчисляться с 1 января 2018 года. Из этого правила есть два исключения.

1. Регистры, необходимые для вычета НДС. В частности, книга покупок и книга продаж, а также журналы учета выставленных и полученных счетов-фактур. Начало срока их хранения определяйте с даты последней записи в них. Это следует из пункта 13 раздела II приложения 3, пункта 24 раздела II приложения 4, пункта 22 раздела II приложения 5 к постановлению Правительства РФ от 26 декабря 2011 № 1137.
2. Документы, которые подтверждают первоначальную стоимость амортизируемого имущества. Срок хранения для них считается с момента, когда перестали начислять амортизацию (письмо Минфина России от 26 апреля 2011 № 03-03-06/1/270).

Итак, течение четырехлетнего срока начинается после отчетного (налогового) периода, в котором документ последний раз использовался для составления налоговой отчетности, исчисления и уплаты налогов.

Например, для документов, подтверждающих первоначальную стоимость ОС, отсчет срока хранения начнется после того, как стоимость основного средства перестанет учитываться в «прибыльных» расходах через механизм амортизации. Т.е. когда ОС будет полностью самортизировано, ликвидировано или продано (Письмо Минфина от 12.02.2016 № 03-03-06/1/7604).

Сроки хранения управленческих документов

Для выявления сроков хранения управленческих документов можно воспользоваться списком типовых управленческих документов, образующихся в процессе деятельности организаций, и перечнем типовых управленческих архивных документов, которые образуются в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления, с указанной информацией о сроках хранения.

Управленческие документы могут находиться на хранении:

• 1 год, 5 лет, 75 лет и на постоянном хранении;
• до минования надобности;
• до замены документа новым.

Сроки хранения некоторой документации компания может устанавливать самостоятельно, но они не могут быть меньше 1 года.

Также в отдельных случаях устанавливать сроки хранения документации может экспертно-проверочная комиссия. Она работает с документами коммерческих, государственных, муниципальных организаций.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

См. также «Минфин напомнил, сколько нужно хранить первичку».

Более подробно о сроках хранения налоговой документации, документов по страховым взносам, в том числе по взносам от несчастных случаев, смотрите в Готовом решении от КонсультантПлюс.