Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Как правильно прошивать документы по ГОСТУ, фото, схемы и нормы

Основная функция библиотеки любой организации обеспечить удобный и легкий доступ к хранящимся документы. Еще одна важная роль – сохранять бумаги в пределах срока, установленного законодательством.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер. 

Если вы хотите узнать,

Форма хранения документов также строго регламентирована и имеет ключевое значение для благополучного функционирования каждого предприятия.

Другими словами документы должны быть верно и надежно прошиты вручную:

1. Первое — неправильная прошивка бумаг с большой степенью вероятности станет причиной отказа контролирующих органов принять документы. Здесь следует учитывать, что каждый такой отказ приведет к дополнительным потерям времени и материальным затратам. Но это не единственное следствие.
2. Второе – небрежное сшивание финансовых документов организации может открыть легкий путь для недобросовестных лиц к важным бумагам. Отчетные и первичные документы могут быть расшиты, а их внутренняя информация скорректирована. При необходимости такой подлог очень трудно установить и, тем более, доказать. А возникшие проблемы придется решать предприятию, в том числе восстанавливать отчетность за конкретный период, платить штрафы, выявлять слабых членов команды.

Поэтому проще предупредить негативный расклад и выполнить организацию хранения внутренних и отчетных документов в надежной форме.

Для чего сшивать документы нитками

Во-первых, требование прописано на законодательном уровне. Как сшивать документы и зачем, регламентировано в постановлении Правительства РФ от 19.06.02 г. № 439.

Во-вторых, это нужно самой организации, чтобы потом не было неприятных ситуаций о, якобы, не полностью представленных документах.

Главное правило: если фирме нужно отдать в инстанцию более одного листа, сшивать бумаги обязательно!

Теперь нужно разобраться, как сшивать документы правильно? Многие впадают в крайности: сделать обязательно три и более отверстий, использовать только нейлоновую нить, текст на скрепляющей бумажке только печатными буквами…

На самом деле, нет четких требований к проколам, ниткам и т.д. Основная функция прошивки документов – обеспечить их сохранность. Чтобы нужный лист не исчез или не был подменен третьими лицами.

Что действительно важно:

Прошитая стопка документов должна быть пронумерована на полях. На обратной стороне стопке должна находится наклейка, препятствующая изыманию листов.

Для этого она фиксируется на клей и на ней ставится печать организации, частично заходящая на наклейку, частично на лист, на который она крепится.

На наклейке пишется следующее: «Прошито, пронумеровано (количество листов прописью), прошнуровано, скреплено печатью». Также ставится подпись и расшифровка, обычно руководителя или лица, которое осуществляло подготовку документов.

Способы прошивки документов

Первый, наиболее распространенный вариант – проколоть стопку толстой иглой или шилом и прошить нитками. Либо сделать отверстия дыроколом. Кстати, этот вариант предпочтительнее. Если пакет документов будут помещать в скоросшиватель, то возможна неприятная ситуация: дыроколом могут «сломать печать», попросту порвать нить, скрепляющую бумаги.

Как сшивать документы

По традиции, несколько раз продеть нить в отверстия и закрепить в узелок. Кончики нити оставить торчать из-под наклейки.

Как сшивать документы правильно

Если необходимо представить прошитые и заверенные документы, ставим «копия верна» можно от руки или штампом», подпись и расшифровка лица, которое заверяет документы, его должность и дата формирования пакета.

Еще один вариант, как сшивать документы — «ноу-хау для ленивых», кстати, подсмотрено у налоговой инспекции: просто скрепить степлером, а поверх скрепок, как обычно прикрепит наклейку и поставить печать.

Как сшивать документы на фирме

Обычно документы сшивать стоит с краю листа – посередине, но не возбраняется прошить листы через верхний левый угол. Для больших объемов используют специальные устройства – скоросшивающие машины.

Как сшивать и заверять документы – мнение Минфина

Чаще всего вопросом «как сшивать документы» задаются те, кто получил требование из налоговой, представить заверенные копии первички. Не понятно, как в этом случае оформить пакет. Нужно ли заверять каждый лист по отдельности, или поставить «копия верна» только на последнем листе подшивки.

Минфин «показания»

Нормативные акты

Нормативная база, которая сегодня регламентирует порядок прошивки документации, очень широка, однако, большинство из нормативных актов уже давно не обновлялись.

Так, основным актом, который регламентирует процесс прошивки документации, является приказ Министерства РФ по налогам и сборам от 18.04.2003, содержащий общие указания по заполнению отдельных видов бумаг, в том числе и их прошивке.

Кроме этого документа, можно выделить следующие нормативные акты:

• ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».
• Приказ Федеральной налоговой службы от 25 января 2012 г. N ММВ-7-6/25. Согласно данному приказу отменяется обязательная прошивка документации при подаче документов на регистрацию организации или ИП, однако, ФНС все же предпочитает принимать прошитые листы.

Видео — как правильно подшивать дела:

Прошивка документации в некоторых сферах ведения деятельности регламентируется отдельными постановлениями ответственных за сферу организаций. Так, прошивку в банковской сфере регулирует Инструкция ЦБ РФ «По делопроизводству в Центральном банке РФ».

Правила фальцовки чертежей по ГОСТу, или как сложить чертёж для подшивки

Большой формат чертежей – главная проблема при сборке воедино дипломных работ или коммерческих проектов.

Для того чтобы закрепить готовый план здания или кадастровую схему участка в папке с остальной документацией, приходится приводить листы А0, А1 и т. д. к стандартному формату А4.

О том, как это делается, студентам технических вузов рассказывают обычно на одной из первых лекций. Всем остальным приходится осваивать складывание чертежей по ГОСТу самостоятельно.

Что такое фальцовка?

На профессиональном языке типографов упомянутая выше операция изменения размера бумаги для её дальнейшего использования и/или хранения называется фальцовкой. Этот термин произошёл от немецкого слова falzen («сложить, согнуть»).

Одно из основных правил фальцевания графиков и схем – соблюдение условий расположения основной надписи. Название чертежа должно располагаться внизу на лицевом обороте, в правом углу. Это делается для того, чтобы в дальнейшем человек, который работает с проектом, мог быстро найти и просмотреть нужный план.

Как можно сложить чертёж?

Методов фальцовки очень много. В зависимости от того, в каком порядке расположены сгибы, различают комбинированное, параллельное  и перпендикулярное фальцевание.

В зависимости от использования или неиспользования спецоборудования – ручное и автоматическое.

 Фальцовка чертежей и ГОСТ связаны между собой очень тесно: все этапы этого процесса регламентируются положениями Межгосударственного совета по стандартизации.

Техники фальцовки

Ручной способ складывания чертежей считается более точным, чем автоматический. При этом для переплетения в брошюру бумага складывается одним способом, а для подшивки в папку – другим.

Лист А0

Чтобы собрать в архив план размера А0 для подшивки, нужно:

• отмерить с правой стороны 5 сегментов, равных ширине стандартного альбомного листа (21 см). Оставшийся, 6-ой, будет немного короче;
• сложить лист «гармошкой», соблюдая размерность и не забывая о том, что название должно оказаться на фронтальной стороне;
• отмерить от правого нижнего уголка длину листа размера А4 (297 мм). Получатся три отрезка, при этом последний снова будет меньше двух первых. Сложить их «гармошкой» поперёк плана и прикрепить проект к папке.

Фальцовка чертежей для брошюровки проводится по аналогичной схеме. Исключение – длина отрезков. При продольном складывании нужно сначала отмерить справа 4 отрезка по 19 см, а затем – один на 21 см с левого края. Получившееся пространство между ними делится пополам. Финальный штрих – загиб в 105 мм в верхнем левом углу во время поперечного складывания.

Лист А1

Фальцевание в папку:

• на листе с горизонтальной ориентацией от правой стороны наверху отмерьте 4 отрезка, первые 3 – по 21 см. Сложите их «гармошкой». Затем разделите получившуюся конструкцию на две части, 297 мм + остаток, и повторите процедуру по аналогии с форматом А0;
• на вертикальном чертеже – отметьте 2 части от правого угла, по 297 мм, и третью – по размеру остатка. Сложите бумагу. По ширине нужно разделить лист на 2 доли по 21 см.

Фальцевание для брошюры:

• отмерьте вверх 2 части по 297 мм, от нижнего края справа, и одну на 21 см – от левого края в сторону;
• оставшийся промежуток разделите пополам и сложите лист;
• сделайте сгиб у верхнего левого уголка на расстоянии в 105 мм.

Лист А2

Фальцевание в папку:

• если объект горизонтальный, отмерьте от нижнего края справа 2 отрезка по 21 см в сторону и один – вверх, на 297 мм. Сложите лист «гармошкой», аккуратно загнув верхний остаток;
• если объект вертикальный, отмерьте снизу один отрезок на 21 см – в сторону, и ещё один, но уже на 297 мм – вверх. Согните листы, оставив название на лицевой стороне.

Фальцевание для брошюры:

• для листа с горизонтальной ориентацией – отмеряем 21 см в сторону с левой стороны, остаток делим пополам. Вверх откладываем 297 мм. В районе верхнего левого угла делаем загиб на 105 мм;
• для листа с вертикальной ориентацией – откладываем вверх 297 мм, от левого края – 10,5 см, от правого – 19 см. Не забываем про сгиб у левого верхнего угла, проводим фальцовку.

Лист А3

Чем меньше объект, тем легче его фальцевать. Фальцовка чертежей А4 до размеров А5 производится крайне редко, поэтому последний формат в нашем перечне – А3.

Чтобы сложить такой лист для подшивки в папку, нужно:

• отмерить от нижнего правого угла 21 см в сторону и 297 мм – вверх;
• согнуть чертёж сначала продольно, а потом – поперечно.

Фальцевание для переплёта в брошюру проходит немного иначе. Вверх от нижнего правого угла отмеряется 297 мм, в сторону – 19 см. Затем с левой стороны делается ещё один загиб. На отметке в 105 мм – для горизонтального чертежа, и на 43 мм – для вертикального.

Подробнее – на веб-сайте Giprint.ru

Лист – заверитель: что это такое и с чем его «едят»

В процессе своей деятельности каждый бухгалтер сталкивается с тем, что по окончании определенного периода времени весь объем документов, существующий на предприятии нужно рассортировать и подшить. Вот тут то и появляются элементы делопроизводства в работе специалиста. Все документы по отдельно взятому участку учета сшивается в дело. Это позволяет поддерживать порядок в документах и следить за их сохранностью на предприятии.

Лист – заверитель составляется и заполняется на основе Правил архивного дела, принятых в 2015 году (приложение №8).

Лист – заверитель позволяет учитывать все особенности при составлении дела. С помощью него закрепляются все нестандарные моменты при нумерации листов в деле, указываются нюансы составления самого дела.

Лист – заверитель в обязательном порядке должен присутствовать в подшивках дел по документам, срок хранения которых более 10 лет.

Где обычно используют листы – заверители

В процессе деятельности организации создается огромное количество различных документов. Какие – то из них хранятся недолго и не имеют особенной ценности, а какие – то очень важны и должны оставаться в распоряжении организации долгое время.

Исходя из этого, принято выделять 2 вида всех документов организации:

1. Документы, которые должны храниться в организации более 10 лет или всегда
2. Документы, которые хранятся меньше 10 лет, то есть временно

Виды документов
Расшифровка
Документы со сроком хранения более 10 лет
Документы, входящие в эту группу являются очень важными для предприятия

Важно, чтобы в любой момент их можно было поднять и посмотреть. Именно такие документы подшиваются в дела и сдаются в архив

В этом случае составляется лист – заверитель к делу
Документы со сроком хранения меньше 10 лет
Документы второй группы имеют сравнительно небольшой срок хранения, поэтому их можно не объединять в дело, а листам не присваивать порядковые номера. Допускается их хранение в подшивках. Лист – заверитель в этом случае не составляется

Мнение эксперта

Зачастую возникают ситуации, когда при передаче дел оказывается, что документы просто свалены в кучу, лежат в коробках и никто их не сортировал. В такой ситуации нужно придерживаться следующего алгоритма:

• Расставляем номера на коробках
• Записываем названия документов по коробкам
• Обязательно нужно указать, в каком году создан тот или иной документ
• Выявляем количество экземпляров документов
• Далее стоит определить, какие документы сколько хранятся
• Документы длительного хранения приводим в порядок, подшиваем
• Документы, у которых срок хранения закончился уничтожаем и составляем акт, содержащийся в приложении 21 к Правилам работы архива

Такой порядок позволяет достаточно быстро и безболезненно рассортировать все документы и привести их в порядок.

Специалист по архивному делу,

Е. Кожанова

Некоторые нюансы при ведении журнала

1. Нужно всегда знать где, у кого он находится. Увольняющиеся по разным причинам прорабы, мастера, ПТО и д.р. ИТР любят прихватить его с собой. Восстановить его будет сложно. Если видите что на стройке затишье, народ жалуется на задержки зарплаты — вывозите журнал. По возможности всю исполнительную документацию вывозите. 2. Иногда при строительстве пишут в черновике журнала (не зарегистрированном), а в зарегистрированные журналы пишут в конце строительства (или перед проверками надзорных органов). Вообще то это не правильно, но некоторые организации требуют полное отсутствие исправлений в журнале, бывает при ведении 3-го раздела требуют указывать объемы и количество работ как в смете. При длительном строительстве сложно отследить все виды работ чтобы потом сумма объемов совпала со сметной. Иногда при большом количестве субподрядных организаций выясняется, что например электромонтажная организация, работая целый месяц, всё выполнила — о чем в журнале не сказано ни слова. Если всё же ведёте зарегистрированный оставляйте пустую строчку после каждого дня в 3-м разделе (если кому то не понравится пустая строка напишите в ней «уборка мусора» или «погрузочно-разгрузочные работы»). 3. Пишите все неучтенные сметной документацией работы которые приходится выполнять. Если договором на СМР предусмотрена оплата дополнительных работ возможно эти записи пригодятся. 4. Согласно п.4 ст.52 Градостроительного Кодекса РФ застройщик (или заказчик) должен обеспечить консервацию объекта капитального строительства при необходимости прекратить работы или их временно приостановить на срок более чем на шесть месяцев. Последняя дата производства работ в 3-ем разделе сделанная более 6 месяцев назад может послужить «звоночком» инспекции ГСН для принятия к Заказчику мер.

Опись документа

Описательная информация, раскрывающая содержание и временные сроки прошитых документов, является обязательной. В ней отмечается наименование документа, дата шнуровки дела, период хранения. Помимо этого, опись снабжена аннотацией, представляющей собой пояснительную записку, в которой выделены все пункты содержания материала, согласно списку тем указаны страницы, также отмечена причина хранения данных бумаг. В конце фиксируются персональные данные уполномоченного лица, ответственного за подшивку.

Опись не включается в общую нумерацию. Чаще всего опись подшивается вместе с папкой либо наклеивается на обложку с тыльной стороны (в некоторых случаях расположена в специальной папке для описей).

Сопоставленные с описью тома складываются и обвязываются в стопки высотой по 20 см. Материалы сортируются по возрастанию номеров. Затем дела могут быть оставлены храниться в специальном структурном отделе либо переданы сотрудникам архива. По истечении сроков содержания материалов в архиве они, согласно установленному порядку, уничтожаются.

Образец заверения копии документов

Подборка наиболее важных документов по запросу Заверение копий документов (нормативно-правовые акты, формы, статьи, консультации экспертов и многое другое).

Статьи, комментарии, ответы на вопросы: Заверение копий документов

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Документ доступен: в коммерческой версии КонсультантПлюс

Для юридических лиц

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

Для индивидуальных предпринимателей

Предоставляются копии, заверенные индивидуальным предпринимателем, имеющим печать.

Требования к печати индивидуального предпринимателя:

Наличие номера ОГРНИП (сам номер, серия свидетельства) или наличие номера ИНН ИП. При отсутствии таких данных в печати, она считается не действительной.

Если индивидуальный предприниматель работает без печати, или имеющая печать не соответствует требованиям выше, то предоставляются только оригиналы или нотариальные копии.

Правила заверения копии документа

• проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
• должность лица, заверившего копию,
• личная подпись лица, заверившего копию,
• расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
• дата заверения,
• печать организации/ИП.
• в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Верно/Копия верна Генеральный директор Личная подпись И.И.

Иванов Дата

Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

• копия паспорта — 3-х дней
• копии остальных документов — 1 месяца

Для получения квалифицированных сертификатов в удостоверяющий центр необходимо предоставить паспорт и СНИЛС будущего владельца сертификата.

Если работа с документами будет производиться через личный кабинет https://i.kontur-ca.ru, то потребуются скан-копии оригиналов или скан-копии заверенных ксерокопий паспорта и СНИЛС.

Паспорт – оригинал, нотариальная копия или копия, заверенная Клиентом — юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (при наличии у него печати);

Страховое свидетельство Пенсионного фонда (СНИЛС) – оригинал или копия, заверенная Клиентом — юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем (при наличии у него печати).

На каждой странице такой копии должна быть заверительная надпись согласно образцу:

Образец заверительной надписи:

• Верно
• Должность с указанием наименования организации
• Подпись / Расшифровка подписи
• Дата заверения документа
• Оттиск печати Клиента
• Документы заверяются ручкой с синими чернилами (пастой), не допускается использование факсимиле.

Вниманию Обслуживающих бухгалтерий!

Паспорт и СНИЛС владельца сертификата организации на обслуживании могут быть заверены руководителем или уполномоченным сотрудником организации на обслуживании либо Обслуживающей бухгалтерии (согласно образцу заверительной надписи).

Подлинник, копия, дубликат

В делопроизводстве наряду с термином «копия» используется термин «заверенная копия». ГОСТ Р 51141-98 определяет его следующим образом: «заверенная копия – копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставляют необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу». Заверенная копия документа является аналогом подлинника документа.

Порядок заверения копий в делопроизводстве установлен ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».

Стандарт устанавливает следующее: «При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись: «Верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

Выдача копий и их заверение