Какие документы заполнять при приеме на работу: перечень от роструда

Процесс найма персонала — что это за понятие?

Приёмом на работу называется определённый алгоритм последовательных действий, направленных на привлечение кандидатов, которые обладают качествами и навыками для достижения целей компании.

Процедура приёма включает в себя сопоставление определённых требований квалификации кандидатов, которые предъявляются нанимателем.

Поскольку наниматель предлагает вакантное место с определённым денежным вознаграждением, то и претенденты должны соответствовать предъявленным требованиям. Если требования обеих сторон (кандидата и работодателя) совпадают, то проводится их сопоставление.

Какие документы необходимы

В момент трудоустройства работодатель имеет право требовать от будущего сотрудника четко определенный перечень документов. Рассмотрим, какие документы вошли в этот перечень и при каких обстоятельствах у работодателя появляется право это требовать:

1. Паспорт. Предоставляется во всех случаях. Является базовым документом подтверждения личности.
2. ИНН. Подается вместе с паспортом. Необходим для правильного начисления налогов по конкретному физическому лицу.
3. Трудовая книжка. Прилагается к документам в случае ее наличия. Если отсутствует – в копании после трудоустройства заведут новую. Документ не обязательный для предъявления.
4. Воинский билет (приписное свидетельство). Касается военнообязанных лиц мужского пола (могут требовать и для некоторых женских должностей. К примеру, для отдельных категорий медиков).
5. Страховое пенсионное свидетельство. Обязательно для лиц, ранее работавших. Если такого документа нет, его обязаны завести на месте. При этом гражданин должен быть сам заинтересован в этом документе, ибо от пенсионных отчислений в дальнейшем будет зависеть размер пенсии. 
6. Справка об отсутствии судимости. Может требоваться только в том случае, если будущая работа связана с финансами, необходимостью хранить какие-то государственные или коммерческие тайны.
7. Справка о прохождении медицинской комиссии. Требуется только в том случае, когда будущая работа связана с необходимостью быть в определённой физической форме (зрение, слух, речь, реакция, возможность работать в определенных условиях). 

Частные случаи при оформлении

Устройство нового сотрудника на работу может иметь ряд нюансов, даже если это совершенно стандартное место труда. Так, отдельные категории граждан могут воспользоваться своим правом на льготы, предоставив в отдел кадров документы, подтверждающие свое особое положение. Это может быть инвалидность, наличие ребенка или иждивенца, беременность или обучение.

Внимание! Соискателю необходимо самостоятельно позаботиться об обеспечении своих прав. Если документы не будут предоставлены, сотрудник считается нанятым на обычных условиях, а работодатель не несет никакой ответственности за нарушение норм содержания отдельных категорий рабочих

Рассмотрим частные случаи трудоустройства и отдельные виды персонала.

Дистанционные служащие

Если сотрудник оформляется дистанционно, его бумаги подготавливаются в электронной форме и заверяются с помощью электронной подписи. Нотариально заверенные копии документов соискателя отправляются почтой.

Законом установлен добровольный порядок внесения записи о дистанционном месте работы в трудовую книжку, так что ее отправка зависит от желания будущего сотрудника.

Медицинский персонал

Будущий медработник обязан предоставить диплом об образовании и имеющиеся сертификаты, а если он является специалистом отдельной области — соответствующую лицензию.

Внимание следует уделить и оформлению персонала — место работы и должность должны быть указана с учетом всех требований, установленных государством. В ином случае служащему будет сложно доказать право на получение дополнительных социальных льгот

Также особенностью устройства врачей и медсестер является необходимость обязательного прохождения регулярных обследований здоровья.

Устройство к индивидуальному предпринимателю

В этом случае нюансы возникают не со стороны соискателя, а со стороны работодателя. Перед тем как начать оформлять персонал, предпринимателю необходимо пройти обязательную регистрацию в качестве работодателя в Пенсионном фонде России и Фонде социального страхования. По результатам этих процедур, ИП получает реквизиты, на которые в дальнейшем будут перечисляться взносы за коллектив.

Прием на материально ответственные должности

Отбор на материально ответственную должность в предприятиях проводится гораздо тщательнее. Если соискатель хочет устроиться на место руководителя склада или аптеки, лаборанта или кассира, ему предстоит заключить с работодателем отдельный договор материальной ответственности и, в случае возникновения по его вине убытков, возместить их компании.

Условий к этому есть несколько:

• лицо должно быть совершеннолетним;
• вред произошел по вине ответственного лица;
• обязанности непосредственно связывают работу с определенными ценностями, а сама должность входит в список Постановления Минтруда от 31 декабря 2002 г. N 85.

Скачать для просмотра и печати:

Устройство мигрантов

Помимо основных документов, от данной категории лиц требуется предоставить разрешение на работу на территории страны, миграционную карту и подтвердить регистрацию по месту пребывания. Срок действия трудового договора не может превышать время действия разрешения на работу.

Важно! Предоставление заведомо ложных документов при трудоустройстве грозит не только последующим увольнением, но и уголовным наказанием.

Порядок приема на работу сотрудников

Что такое локальный нормативный акт

Согласно статье 5 ТК трудовые и другие непосредственно связанные с ними отношения регулируются трудовым законодательством, иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, а также коллективными договорами, соглашениями и локальными нормативными актами, содержащими нормы трудового права.

Трудовой кодекс РФ не содержит определения локальных нормативных актов.

В теории трудового права под локальными нормативными актами (ЛНА) понимаются принимаемые акты, которые содержат правила поведения, рассчитанные на неоднократное применение к неопределенному кругу лиц. Такие акты вправе принимать почти все работодатели (статья 8 ТК).

В некоторых случаях Трудовой кодекс РФ прямо необходимость утверждения локальных нормативных актов.

Поскольку Трудовым кодексом РФ не установлены требования к форме локального нормативного акта, работодатель определяет ее самостоятельно. Наиболее распространенные формы таких актов — положение, правила и инструкция. Некоторые специалисты относят к локальным нормативным актам также штатное расписание и график отпусков, которые составляются по унифицированным формам, утвержденным Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Это утверждение является спорным.

Точка зрения, в соответствии с которой штатное расписание и график отпусков можно считать ЛНА, основана на следующих доводах:

• оба документа утверждаются работодателем, т.е. принимаются им согласно статье 8 ТК;

• Роструд неоднократно указывал, что штатное расписание и график отпусков относятся к локальным нормативным актам (абз. 6 письма от 15.05.2014 № ПГ/4653-6-1, абз. 2 письма от 21.01.2014 № ПГ/13229-6-1, пункт 1 письма от 22.03.2012 № 428-6-1, абз. 11 письма от 31.10.2007 № 4414-6). В то же время судебная практика противоречива:

  • изложенную позицию (график отпусков не является ЛНА, т.к. не содержит правил поведения, обязательных для неопределенного круга лиц и рассчитанных на неоднократное применение. Тот факт, что работодатель при утверждении графика отпусков должен соблюсти порядок учета мнения профсоюза, установленный для принятия ЛНА, график отпусков локальным нормативным актом не делает, поэтому ч. 2 ст. 22 ТК в данном случае не применяется. Отдельной нормы, обязывающей работодателя знакомить работников с графиком отпусков под роспись, ТК не содержит. Соответственно, обязанность работодателя по ознакомлению работников с очередностью предоставления отпусков в организации исчерпывается извещением конкретного работника о времени начала его отпуска не позднее чем за две недели до его начала (ч. 3 ст. 123 ТК)) поддерживают одни суды (определение Свердловского областного суда от 2 апреля 2014 г. № 33-4186/2014, определение Камчатского краевого суда от 20 июня 2013 г. № 33-911/2013, постановление Президиума Пензенского областного суда от 25 мая 2011 г. № 44а-76/2011);

  • а есть судебная практика, которая говорит об обратном: работодатель во исполнение требования ч. 2 ст. 22 ТК РФ обязан знакомить работников с графиком отпусков под роспись, поскольку этот документ обязателен для сторон трудовых отношений и утверждается с соблюдением ст. 372 ТК РФ, в связи с чем является локальным нормативным актом (определение Верховного Суда Республики Саха (Якутия) от 11 ноября 2015 г. № 33-4270/2015, определение Челябинского областного суда от 24 февраля 2014 г. № 11-1778/2014, решение Смоленского областного суда от 15 июля 2014 г. № 21-197);

• эти документы являются обязательными в силу , ч. 2 статьи 123 ТК.

В пользу противоположной точки зрения приводятся следующие аргументы:

• штатное расписание и график отпусков не относятся к локальным нормативным актам, поскольку не устанавливают правил поведения, что является одним из главных признаков таких актов;

• цель графика — установить очередность предоставления отпусков (ч. 1 ст. 123 ТК)

• штатное расписание применяется для оформления структуры, штатного состава и численности организации (Указания по применению и заполнению форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утвержденные Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1).

Особенности приёма на работу иностранцев

На территории Российской Федерации проживает множество иностранных граждан. Они, как и резиденты, имеют право трудоустраиваться на службу

И самим работникам, и работодателю важно соблюдать все правила и учитывать нюансы

Существует несколько категорий иностранцев, с различным статусом:

• временно прибывающие – находящиеся на территории России в течение девяноста дней по миграционной карте или визе;
• временно проживающие – живущие в нашей стране по разрешению, как правило, в течение трёх лет;
• постоянно проживающие – обладающие видом на жительство сроком до пяти лет;
• беженцы – люди, получившие такой статус после приезда в РФ;
• люди с гражданством стран-участниц ЕАЭС – белорусы, киргизы, казахи;
• высококвалифицированные работники – прибывают по приглашению компаний.

В целом действия работодателя в отношении иностранцев схожи со стандартной системой. Исключением является помощь в получении патента и вида на жительство сотруднику на этапе заключения договора. Также предоставляющий место трудоустройства обязан отправить работника в УФМС, чтобы тот встал на учёт, как сотрудник конкретной компании.

За всех иностранных граждан работодатель выплачивает установленные законом налоговые взносы. Но их направленность определяется статусом человека. Так, например, на временно проживающих не надо делать отчисления в ФФОМС.

С недавних пор граждане Республики Беларусь, официально работающие в РФ, получили право на оформление ОМС, но это доступно только после заключения соглашения с работодателем более, чем на один год.

Соблюдение правил при приёме человека на работу критически важно. Во-первых, это позволит избежать проблем в будущем, если будет открыто судебное разбирательство

Во-вторых, регулярно компании проверяют трудовые инспекции, ошибки и несоответствия приводят к штрафам. Порядок приёма на работы – это поэтапный процесс, каждый шаг в котором строго регламентирован на законодательном уровне.

Последовательность действий работодателя

Далее поговорим о том, что необходимо сделать работодателю для того, чтобы принять человека на работу.

Приказ при назначении в должность нового человека

Составление приказа является обязательным процессом. Такой документ формируется на основании подписанного трудового соглашения и выглядит следующим образом:

Пример

Общество с ограниченной ответственностью «Мария» 14.11.2017года

Приказ №456-у

О приёме работника на работу

Принять на работу с 15.11.2017 года

Мукомятникову Галину Николаевну

в финансовый отдел на должность финансового аналитика

Характер работы: постоянный

С окладом 67 000 рублей 00 копеек

С испытательным сроком 2 месяца

Основание: ТГ№ 39 от 14.11.2017 года

Директор: подпись Закорючкин М.И.

С приказом ознакомлен: подпись Мукомятникова Г.Н. 14.11.2017 года.

Бланк приказа может быть как в произвольной форме, разработанной в компании, так и в утверждённых формах (Т-1 и Т-1а).

• Скачать бланк Т-1
• Скачать бланк Т-1а
• Скачать образец приказа по форме Т-1
• Скачать образец приказа по форме Т-1а

Документ должен содержать:

1. Название документа.
2. Дату составления.
3. ФИО работника, должность, подразделение.
4. Оклад, дату приёма, основание.
5. Визирование директора и самого работника.
6. Срок испытания, наименование компании.

Внесение записи в трудовую книгу

Запись состоит из следующих сведений:

• дата принятия работника;
• наименование подразделения;
• основание (номер и дата приказа);
• печать компании;
• должность.

Увидеть, как оформляется запись о приеме на работу можно на этом фото:

Ввод сведений в книгу учёта

Каждая полученная от работников трудовая книга должна фиксироваться в специальном журнале, который отражает следующие сведения:

1. Серию и номер книжки.
2. Фамилию, имя и отчество её обладателя.
3. Должность работника.
4. Серию и номер вкладыша (если он присутствует).
5. Отдел, подразделение.
6. Подпись уполномоченного лица, принявшего документ.

Посмотреть правильное оформление записи в таком журнале можно на фото:

Оформление личного дела

Персональная карточка сотрудника ведётся в единой форме Т2 и отражает сведения о работнике. Такими данными являются:

• данные СНИЛС;
• фамилия, имя и отчество сотрудника;
• форма образования;
• ИНН;
• данные документа, удостоверяющего личность;
• должность;
• сведения о воинском учёте;
• сведения о наградах.

Специалисты кадровых служб обязаны своевременно дополнять информацию по мере её поступления в связи с :

1. Переводами.
2. Поощрениями.
3. Отпусками.
4. Изменениями личных данных.

• Скачать бланк Т-2
• Скачать образец заполнения формы Т-2

Уведомление военкомата

«Шапка» уведомления пишется на имя уполномоченного работника военного комиссариата. Тело письма содержит информацию о приёме или увольнении работника с указанием его данных.

Уведомление фиксируется в 2-х экземплярах. Один передаётся в военное ведомство, а второй остаётся в компании. Срок передачи данных составляет до 10 рабочих дней.

Письмо в военкомат включает в себя:

1. Фамилию, имя, отчество и должность работник.
2. Адрес регистрации и дату рождения.
3. Воинское звание.
4. Наименование компании и её юридический адрес.
5. Оттиск печати и подписи с расшифровками уполномоченных лиц.

Дата начала работы

Как указано выше, трудовые отношения начинаются с момента подписания трудового соглашения. Однако дата подписания договора не считается датой трудоустройства.

Если в соглашении не зафиксирован конкретный день, когда человек должен приступить к своим обязанностям, то в таком случае датой приёма признаётся следующий день после вступления соглашения в силу.

Если соглашение подписано, например, 20 мая и сделана отметка, что он вступает в законную силу в тот же день, то дата трудоустройства будет 21 мая.

Документы, которые обязательно просят при поступлении на работу по ТК РФ

1. Удостоверение личности.
2. Трудовая книжка / сведения о трудовой деятельности после введения ЭТК.
3. Подтверждение регистрации в системе персонифицированного учета — форма АДИ-РЕГ. Эта форма заменила СНИЛС, но тем, у кого у на руках старое свидетельство, менять его не надо — оно действует наравне с новым.
4. Военнообязанные и призывники — удостоверение призывника / военный билет.
5. Подтверждение образования и квалификации, если трудовые функции требуют специальных знаний — дипломы, аттестаты, свидетельства о прохождении курсов, повышении квалификации.

Если соискатель трудоустраивается в первый раз, работодатель сам оформляет ему ЭТК и уведомление АДИ-РЕГ.

Нюансы, на которые следует обратить внимание

Вне зависимости от того:

• сколько времени прошло с момента увольнения работника до его повторного приема на работу в одну и ту же организацию;
• принимается он на прежнюю должность или другое вакантное место;
• работал он или нет, в этот промежуток времени официально в других учреждениях,

с ним должны быть проведены вводные и первичные инструктажи по охране труда и правилам пожарной безопасности.

Также некоторые сотрудники считают, что если они устроились повторно на работу в течение короткого промежутка времени после увольнения, то имеют право на отпуск.

Увы, при увольнении с ними был произведен полный расчет.

Если оставались неиспользованными дни ежегодного обязательного отпуска, за них была начислена компенсация.

Право на получение очередного оплачиваемого отпуска работник получит, как и любой сотрудник, устроившийся впервые на работу, согласно нормам ст. 122 ТК РФ лишь спустя полгода непрерывной работы с момента повторного трудоустройства.

Только, если:

• это несовершеннолетний работник;
• человек усыновил младенца до трех месячного возраста;
• когда сотруднице предстоит идти в отпуск по беременности и родам,

дни отдыха в счет очередного оплачиваемого отпуска должны быть предоставлены по заявлению, даже если еще не отработано 6 месяцев.

Дополнительные документы

• Медицинская (санитарная) книжка. Выдается санэпидемстанцией. Требуется для работников общепита, педагогов, а также в сфере торговли и медицины.
• Справка об отсутствии или наличии судимости. Нужна при поступлении на должность, к осуществлению деятельности по которому, в соответствии с действующим российским законодательством, не могут быть допущены лица, подвергающиеся уголовному преследованию или имеющие судимость.

Медицинская справка о прохождении медосмотра. Требуется для несовершеннолетних и определенных категорий наемных работников.

Отдельно стоит акцентировать внимание на приеме на работу иностранца, поскольку в этом случае трудоустройство является возможным только при наличии у последнего разрешение на осуществление в России профессиональной деятельности, которое выдается ФМС по месту пребывания. При этом ФЗ № 115 запрещается иностранному гражданину работать вне субъекта Российской Федерации, в пределах которого он имеет право на временное проживание

В остальном перечень документов при принятии на работу гражданина иного государства аналогичен трудоустройству россиян

При этом ФЗ № 115 запрещается иностранному гражданину работать вне субъекта Российской Федерации, в пределах которого он имеет право на временное проживание. В остальном перечень документов при принятии на работу гражданина иного государства аналогичен трудоустройству россиян.