Теория pr: медиаканалы и планирование коммуникации

Как наладить коммуникации внутри компании

Итак, что может предпринять служба персонала для создания и внедрения системы внутрифирменных коммуникаций? Прежде всего проанализировать ситуацию, сложившуюся в компании. Для этого необходимо определить:

• на какие профессиональные и социальные группы можно разбить работников;
• какова средняя продолжительность работы сотрудника в компании;
• как наладить организационные коммуникации с отдаленными подразделениями компании;
• каким образом они получают информацию и др.

На основе полученных заключений можно начать разработку стратегии коммуникаций

Здесь важно понять, какие деловые цели вы поддерживаете, как выбранная стратегия соответствует этим целям, какие группы работников нуждаются в получении информации и какой она должна быть, в какое время и каким образом к ним поступать. И наконец, какими средствами вы собираетесь этого добиться

Протестировать эффективность коммуникаций можно при помощи опроса случайной выборки работников. Другой способ узнать об идеях, предположениях людей – фокус-группы. Трудность такой оценки состоит в самих задачах наблюдения — необходимо зафиксировать и измерить изменения в поведении сотрудников. Например, определить, больше или меньше усилий люди стали прилагать для выполнения работы и что изменилось в их восприятии компании за выбранный промежуток времени.

Предлагается также уделять больше внимания эмоциональной составляющей, не ограничиваться схемой “миссия – стратегия – цели – тактика – оценка эффективности”. Люди следуют миссии, выполняя приказ руководства, но можно ожидать совсем иного результата, если руководитель имеет талант вдохновлять сотрудников

Кроме того, для человека важно знать, что стоит за выбранной стратегией, каковы ее предпосылки

В больших коллективах высшее руководство в силу его удаленности от подчиненных и номенклатурной разницы зачастую не уважаемо, не авторитетно в низовых звеньях. В связи с этим наиболее предпочитаемый служащими способ получения информации об организационных целях бизнеса – личная встреча с глазу на глаз. Неудивительно, что возрастает роль руководителей среднего звена в общей цепи: высшее руководство – менеджеры среднего звена – работники. Их задача – способствовать тому, чтобы сотрудники поняли, как воплощать в жизнь разработанную “наверху” стратегию.

Осуществлять коммуникации следует, по крайней мере, несколькими способами, такими как:

• личная беседа с сотрудниками;
• рассылка циркуляров и меморандумов;
• распространение информации по электронной почте;
• использование видео и кабельного телевидения.

Для формирования в сознании персонала положительного имиджа компании и доведения до сотрудников ключевых сообщений применяются следующие формы внутриорганизационных коммуникаций:

• листок новостей;
• бюллетень для менеджеров;
• ежегодные отчеты сотрудников (аналог годового отчета для акционеров);
• доски объявлений;
• страница компании в Интернете;
• общие собрания работников.

При информационном взаимодействии с сотрудниками решаются такие ключевые задачи, как делегирование полномочий, воспитание чувства гордости за свою компанию.

Росту доверия к компании способствуют:

• своевременная и регулярная коммуникация;
• демонстрация доверия к сотрудникам (например, распространение как хороших, так и плохих новостей);
• привлечение сотрудников к разрешению проблемных ситуаций, выяснение их мнений.

Делегирование полномочий обусловлено необходимостью быстро реагировать на все изменения, происходящие в компании. Сокращение средних уровней управления в организациях увеличивает ответственность сотрудников за принятые ими решения.

Многие компании стремятся расширить автономность различных уровней структуры корпорации. Например, менеджерам предписывают увеличивать объемы продаж “во что бы то ни стало” и платят за это премии и комиссионные.

Организация коммуникативного процесса

На всем пути следования от субъекта к объекту информация может исказиться, исчезнуть, быть неправильно понятой, в результате чего цель общения не достигается. Организатору коммуникативного процесса следует знать, когда, как и почему может произойти такой сбой.

Уровни организации коммуникации соответствуют этапам ее прохождения от объекта к субъекту.

1 этап — подготовка субъектом, то есть инициатором, целей, содержания, формы, средств коммуникации. Он должен серьезно продумать, насколько адекватно способен воспринять его информацию объект. Например, наиболее ярким, эмоциональным, наглядным изложение научных данных будет для учеников школы. И более насыщенным научной терминологией, техническими фактами, схемами и графиками — для студентов вуза.

2 этап — выбор кодировки сообщения: устное, письменное, в виде плана, графика, видео и пр., с учетом численности адресантов (для индивидуального пользователя, для группы или для большой массы населения) и уровня их подготовленности. Существенно будет различаться подготовка, к примеру, сообщения о достижениях медицины для специального журнала и для населения в СМИ.

3 этап — выбор наиболее эффективных средств коммуникации. Устное или письменное сообщение, распоряжение, приказ с использованием технических средств или через посредников. Директор учреждения издает письменный приказ и на совещании делает устное распоряжение руководителям подразделений довести его до сведения персонала, дать разъяснения в случае возникновения вопросов.

4 этап — декодирование, расшифровка, осмысление полученной информации объектом и принятие решений о каких-то действиях.

5 этап — обратный сигнал от объекта к субъекту о приеме информации и реакции на нее.

Ответные действия объекта меняют местами его с субъектом: первый теперь становится отправителем, источником, а второй приемником информации.

Коммуникация между уровнями управления предприятием, организацией тем эффективнее, чем меньше помех («шумов»), искажающих ее смысл, возникает на пути ее следования от источника к объекту. Это могут быть неисполнительность, самовольные умышленные или неумышленные действия исполнителей, технические сбои и т. д.

Виды массовой коммуникации

Основополагающим принципом подразделения массового взаимодействия является возможности восприятия человека – слуховое, чувствительно, зрительное, тактильное. Из этого следует два вида массовых взаимодействий: невербальный – несловесный и вербальный – словесный. А если положить в основу классификации массовых коммуникаций базовые установки, то можно расширить перечень видов: художественная, мифологическая, перформанская коммуникация.

Анализируя каналы распространения информации можно выделить следующие виды массовых коммуникаций: неформальной и формальной. К формальной относят коммуникацию в форме текстов. К неформальной относят устную коммуникацию в виде различных слухов, анекдотов, сплетен, баек, песен, которые циркулируют вне официально-признанного социального и культурного циклов. На эффективность данного вида коммуникации оказывает огромное влияние индивиды, которые распространяют данную информацию – так например «лидеры мнения».

Нынешние средства массовой коммуникации подразделяются на СМИ, информатику и телекоммуникацию. К СМИ относят организационные технические комплексы, которые позволяют осуществлять скоростную передачу информации, ее массовое тиражирование. СМИ подразделяется на прессу, аудиовизуальные средства (например, радио и телевидение) информационные средства (ассоциации, телеграфные агентства и т.д.).

К прессе относят массовые регулярные печатные издания. Пресса – это единственное СМИ, которое дает потребителю возможность мониторинга динамики освещаемых событий, направления их развития.

Радио относится к аудиальному СМИ. Его уникальность лежит во вездесущности и общедоступности. Радио – значимое средство социального контроля, за счет которого можно управлять поведением, сознанием одновременно большого количества людей. Еще одним видом аудиального СМИ является телевидение.

Информатика – это определенная система средств, обрабатывающих данные с помощью вычислительных машин. В этом виде все массовые взаимодействия объединены в единой открытой информационной среде – интернете.

Ценности организации и потребности сотрудников

Аналитики российского рынка труда отмечают: современные работники не склонны слепо повиноваться приказам руководства. Профессионалы сегодня обладают большой независимостью: не задумываясь, они уходят из компании, если их что-то не устраивает. Для них весьма значимы личные потребности. В конечном счете только от них зависит, сколько усилий прилагают сотрудники при выполнении той или иной работы. Они хотят быть уверены в том, что работодатели заботятся о них

К сожалению, этого не принимают во внимание некоторые руководители. Попытки руководства справиться с корпоративными проблемами малыми средствами, внедрение оплаты по результатам, разработка более эффективной цели, периодические командные тренинги не всегда дают должный эффект

Людям часто недостает простого, человеческого отношения.

Но одно дело признавать, что люди нуждаются в таком к ним отношении, и совсем другое – воплотить идею в жизнь. Для этого нужно иметь не только сформулированную цель, но и ясно выраженные принципы, корпоративные ценности. Называя их, руководство компании демонстрирует своим работникам, как именно оно намеревается завоевать доверие персонала.

Разработка ценностей должна осуществляться самими работниками, а не группой руководителей или привлеченным агентством. Если компания не готова осуществить все вышесказанное и связать свои действия с заявленными ценностями, не стоит тратить на это силы, средства и время. В этом случае лучше вернуться к управлению по-старому и не вдохновлять работников ожидаемыми переменами.

Как это работает

При анализе результата омниканального взаимодействия с клиентами нужно помнить о том, что все каналы работают в совокупности. Если потребитель воспользовался услугами или купил какую-то продукцию компании после сообщения в соцсети, совсем необязательно, что это самый эффективный канал коммуникации — скорее всего, покупка совершена в результате последовательной работы с клиентом через разные виды рекламы.

В каскадных коммуникациях важно быть ненавязчивым и креативным. Чтобы не отпугнуть клиента, рекомендуется доносить информацию о продукте/услуге или бизнесе поэтапно, рассказывая историю и формируя цельное рекламное сообщение через разные каналы

Стоит учитывать, что у каждого канала есть своя аудитория и особенный язык коммуникации.

Сначала можно привлечь внимание к продукту с помощью яркого баннера в соцсети. Этот способ считается недорогим и сравнительно эффективным по охвату аудитории

Однако новый товар от неизвестного производителя рискнут купить немногие. Формат баннерной рекламы предназначен для того, чтобы донести общую информацию о существовании компании и ее продукции.

Следующий шаг: тем, кто попал в зону охвата баннера, рассылают электронные письма с описанием товара или услуги

В этом случае важно зацепить аудиторию интересным контентом — например, сделать интересную подборку материалов на близкую продвигаемому товару тему. Если это кофейня, то можно написать об истории возникновения напитков — рассказать, как готовили кофе во времена индейцев майя, или о создании нового рецепта лавандового рафа сотрудниками кофейни

Формат общения по электронной почте отлично подходит, чтобы рассказать интересную историю и аккуратно внедрить в нее информацию о продукте или бренде.

На третьем этапе, чтобы побудить к покупке тех, кто все еще сомневается, можно разослать таргетированные SMS. Сообщение с информацией о скидке или акционном предложении может стать дополнительным стимулом посещения кофейни

Важно помнить, что в SMS и мессенджерах эффективны предложения, ограниченные по времени или количеству товаров со скидкой. А сам формат требует лаконичности: все самое важное лучше рассказать в одном-двух коротких предложениях

Омниканальные коммуникации — эффективный способ взаимодействия с потенциальными клиентами, где можно и нужно экспериментировать. Проверить, как они работают, легко в сервисе «МТС Маркетолог». Он предлагает широкий набор инструментов для рекламной кампании: тонкие настройки таргетинга и разные виды рекламы позволяют организовать результативную кампанию для любого бизнеса — от семейной швейной мастерской до сети магазинов или кафе.

Формирование потребности в категории

Потребность в категории — эффект коммуникации, формирующий первичный спрос. Потребность в категории может стать целью рекламы в двух случаях: когда товар не является товаром первой необходимости и когда товар является абсолютной инновацией.

Если продукт компании не является товаром первой необходимости, то потребление такого товара носит нерегулярный характер, и компании необходимо постоянно напоминать потребителю о необходимости купить товар. А если товар является абсолютной новинкой и представляет новую категорию продуктов в отрасли, то потребитель совершенно не знаком с преимуществами и особенностями такого продукта. В таких случаях целью коммуникационной маркетинговой стратегии компании должна стать задача «сформировать потребность, любопытство, желание купить новый продукт».

Подробное описание цели

Недостаток такой цели коммуникационного процесса состоит в том, что потребность в категории формируется без привязки к определенному бренду, поэтому при наличии в сегменте сильных конкурентов потребитель может прийти к ним за удовлетворением потребности, сформированной Вашим рекламным сообщением.

Также следует учитывать, что формирование потребности в категории напрямую связано с построением правильной культуры потребления, с обучением потребителя использовать товар в нужном месте, нужным способом с необходимой частотой. Поэтому формирование потребности в категории — это всегда информационная образовательная кампания, для реализации которой необходим высокий уровень инвестиций и длительный период рекламы (так как требуется донести до потребителя большой объем информации, рассказать о товарной категории и связать бренд с товарной категорией).

Пример постановки цели по формированию потребности:

• Повысить культуру ухода за волосами: каждый раз после использования шампуня использовать ополаскиватель для блеска и гладкости волос.
• Рассказать потребителю о том, как просто и удобно пользоваться Ipad

Структура коммуникации

Одна из популярных метафор, определяющих понятие «коммуникация», — айсберг. Информация, которую мы передаем друг другу в явном виде, это верхняя часть, видимая над поверхностью воды. При этом значительно большую часть информации мы не видим, не осознаем, не замечаем, но она также передается в процессе коммуникации.

Если мы убираем визуальный канал, например в случае общения по телефону, то соотношение передаваемой вербальной и невербальной информации составит примерно 30 и 70% соответственно. Например, даже по телефону мы можем отличить, когда человек идет или стоит, а когда он развалился в кресле. По паузам, интонациям, тону речи мы сможем понять, какое у него настроение. При этом нам было бы гораздо проще сделать это, если бы мы его видели, например в окне Skype.

Получается, что мы друг друга не видим, а иногда и слышим плохо или не слышим вообще. Поскольку канал передачи информации сужается, нам уже не так хорошо слышны и понятны эмоции и чувства нашего сотрудника, а руководителю сложнее оценить мотивацию и вовлеченность.

Для преодоления этого барьера необходимо использовать имеющиеся в наличии технологии, чтобы общение было максимально приближено к формату привычного очного.

Одна из важных задач дистанционного руководителя — так организовать общение с сотрудниками, чтобы поток информации был достаточным, несмотря на удаленность.

Давайте вспомним нашего героя , с которой мы познакомились во второй главе. Команда и внутренние клиенты Екатерины распределены по нескольким городам.

Вот как устроен план коммуникаций в ее команде.

Екатерина проводит регулярные индивидуальные встречи с каждым сотрудником. Эти встречи внесены в календарь и распланированы на длительное время вперед. В основном они проходят по видеосвязи. Это позволяет повысить серьезность, сделать общение более живым, чем по телефону, так как можно увидеть реакцию собеседника; кроме того, при беседе по видеосвязи обеим сторонам легче сконцентрироваться на разговоре.

Екатерина считает важным для себя направлением развитие навыка по предоставлению обратной связи, ведь во время таких звонков часто бывает нужно не только обсудить список дел, но и указать на те области, в которых необходимы улучшения, причем сделать это так, чтобы у сотрудника сохранился настрой и мотивация для их реализации.

Еженедельно проходит ряд коротких планерок, в которых участвует вся команда:

команда обсуждает план на неделю, каждый сотрудник предварительно составляет список дел на неделю, руководитель их корректирует, исходя из того, что считает важным доделать.
команда подводит промежуточные итоги, проводит корректировку, чтобы у всех было одинаковое понимание прогресса; если есть отставания, еще есть время наверстать упущенное.
команда подводит окончательные итоги недели, каждый понимает, насколько он уложился в план

Если что-то важное не доделано — как правило, сотрудник завершает выполнение данных задач в выходные.. Поскольку офис, управляющий регионом, за который отвечает Екатерина, находится в Казани, то раз в месяц она приезжает туда на 3–4 дня

Этого времени хватает, чтобы лично встретиться с коллегами, внутренними клиентами, партнерами и сотрудниками, работающими в этом городе

Поскольку офис, управляющий регионом, за который отвечает Екатерина, находится в Казани, то раз в месяц она приезжает туда на 3–4 дня. Этого времени хватает, чтобы лично встретиться с коллегами, внутренними клиентами, партнерами и сотрудниками, работающими в этом городе.

Каждый квартал или полугодие Екатерина собирает всех участников команды вместе, чтобы провести командную сессию. Такие мероприятия могут проходить с привлечением внешнего фасилитатора или без него, на них у сотрудников есть возможность обсудить возможные улучшения во взаимодействии, ключевые проекты, выработать общий план работы на следующий период.

Для того, чтобы не запутаться в потоке дел, в команде используется принятый в «ВымпелКоме» трекер задач («ToDo-лист»), однако в дополнение к нему Екатерина применяет Trello для того, чтобы зафиксировать результаты мозговых штурмов, а также Wunderlist (будущий Microsoft ToDo), чтобы зафиксировать результаты обсуждений с одним из партнеров, который привык работать в этой программе.

BeeFree от Билайн Бизнес организует удаленную работу для любого размера бизнеса за один день, включая предоставление облака и защищенных каналов связи, чтобы работа не останавливалась.

Характеристики и барьеры внутриорганизационных коммуникаций

Внутриорганизационные коммуникации должны обладать рядом характеристик:

• быть ясными и точными;
• прозрачными, а сообщаемые сведения – основанными на достоверных фактах;
• должны взывать к лучшим интересам людей и помогать бороться с атмосферой недоверия в коллективе.

Коммуникация считается успешной, если получатель информации понимает ее содержание адекватно тому смыслу, который в нее вложил отправитель. Схема внутриорганизационных коммуникаций изображена на рис. 1.

Рис. 1. Менеджер как информационно-коммуникативный центр

Однако нередко внутриорганизационными коммуникациями пренебрегают. Это происходит по нескольким причинам, среди которых — нехватка времени у руководителей (важные проекты, давящие сроки, встречи и т. д.), общая перегруженность деловой информацией, а также многолетняя, если не многовековая, традиция однонаправленных связей сверху вниз.

Рис. 2. Коммуникативный процесс

Факторы, снижающие эффективность коммуникации, называются коммуникационными барьерами. Различают коммуникационные барьеры макро и микроуровня (см. рис. 3).

Рис. 3.Классификация коммуникативных каналов по пропускной способности

Помимо объективных причин затрудняют коммуникации и субъективные факторы. Например, предвзятые представления людей, отвергающих новые идеи в силу их новизны, кажущейся с первого взгляда сомнительной, или в силу стереотипов. В результате искажается восприятие сообщения и как следствие снижается его результативность, замедляется процесс обратной связи.

Эффективность коммуникаций может быть различной. По данным зарубежных исследований результативность горизонтальных связей достигает 90%, вертикальных – 20-25% (такое количество исходящей от руководителей информации доходит до работников и правильно понимается ими). Другими словами, исполнители способны реализовать свои функции, располагая лишь пятой частью предназначенной им информации.

Недостаточную эффективность вертикальных (как восходящих, так и нисходящих) коммуникаций подтверждают данные о том, что ближайший начальник рабочих (бригадир), покидая кабинет первого руководителя предприятия, выносит только 30% информации, а начальник цеха  около 40%. Коммуникации снизу вверх еще более неэффективны, так как до начальства доходит не более 10% информации. Это убедительно свидетельствует о том, что не используются все возможности в организации коммуникаций.

Важно помнить и то, что успех коммуникационных процессов органически связан с соблюдением этических норм как со стороны получателя, так и со стороны отправителя информации. Эффективность коммуникаций зависит и от того, как построено сообщение

При создании его необходимо соблюдать такую последовательность: от внимания к интересу, от интереса к основным положениям, от уточнения деталей к возражениям и вопросам, далее — к заключению и призыву к действию.

Как применять модель интегрированных медиаканалов в работе PR-специалиста

В своей работе пиарщики чаще обращаются к группам так называемых неконтролируемых медиа: телевидению, газетам, радио, топ-блогерам, админам популярных групп в соцсетях. Потому что традиционно считают их наиболее эффективными инструментами донесения своего послания. Приведенные выше таблицы явно указывают на ограничения, которые накладывают СМИ и интернет-ресурсы: например, высокую степень конкуренции между сообщениями, низкую вовлеченность аудитории, высокую стоимость за показ. Но самое главное ограничение — решение о том, как будет подано ваше сообщение, принимаете не вы.

Как ваш контент будет меняться, зависит от мнения редактора или журналиста. После того как сообщение попало в редакцию, повлиять на ситуацию уже никак нельзя. Остается довольствоваться лишь упоминанием спикеров или брендов в контексте журналистских материалов, если, конечно, названия не вырежут, а цитаты не перепишут.

1. Контролируйте PR-месседжи

В арсенале пиарщиков есть инструменты, которые позволяют вести коммуникацию, сохраняя идентичность посланий, — к ним относятся контролируемые медиаканалы. Раньше это были только печатные корпоративные журналы, ежегодные отчеты, брошюры. То есть в основном печатная продукция, которая издавалась под контролем и за счет бюджета фирмы-учредителя. С появлением и развитием интернета ситуация в корне изменилась. Теперь к высокоэффективным контролируемым медиаканалам относятся площадки, которые созданы для продвижения бренда вашей компании: сайты, блоги, паблики в соцсетях. Развивать такие каналы можно, следуя новому тренду в коммуникациях — паблишинг-модели, о которой мы подробно рассказали в отдельной статье.

Особенность паблишинга в том, что вы получаете возможность общаться напрямую с вашей целевой аудиторией. Вы и только вы контролируете процесс коммуникации в Сети. У вас есть возможность работать без посредников, а ваше сообщение приходит к аудитории без искажений.

2. Делайте свой контент

Чтобы эта модель эффективно работала, вам придется вложиться в производство собственного контента: запустить блог, соцсети или канал в мессенджере, разработать контент-план, найти темы для публикаций, работать с авторами и дизайнерами, следить за выполнением редакторского плана. Это дополнительная работа, но она окупается сторицей.

Вам нужно будет создавать много интересного и полезного для вашей целевой аудитории контента и делать это регулярно

Важно соблюдать формат и стилевое единство ваших сообщений. Используйте весь ваш творческий потенциал, дайте своему сообществу такие материалы и в такой форме, чтобы люди ждали их с нетерпением

Построение осведомленности о бренде

Построение осведомленности о бренде всегда является целью коммуникации, но компания должна определить, какой из двух видов осведомленности наилучшим образом подойдет для товара: способность узнать или способность вспомнить рекламируемый продукт. Рассмотрим каждый из названных видов более подробно:

Виды осведомленности

Узнавание товара при покупке – заключается в том, что потребитель сможет после контакта с рекламным сообщением соотнести услышанное (по радио) или увиденное (по ТВ) с полкой в магазине.

Вспоминание товара при возникновении потребности – заключается в том, что когда у потребителя возникнет потребность в товаре или услуге он сразу вспомнит Ваш бренд.

Узнавание и вспоминание бренда могут быть целями одной рекламной кампании, но обычно данные цели разделяют как минимум по разным каналам коммуникации.

Пример постановки целей по росту осведомленности бренда:

• 50% целевой аудитории после рекламной кампании должны узнать бренд визуально (находясь у полки магазина) и на слух (во время произношения названия должны вспомнить: из какой категории этот бренд и в чем его ключевая особенность).
• 50% целевой аудитории после рекламной кампании должны на вопрос «какое средство от простуды Вы знаете» вспомнить название бренда

Виды социальной коммуникации

Социальная коммуникация – это процесс передачи информации большим или малым группам социума. Информация передается при помощи определенных знаков и символов.

Сегодня существует несколько видов социальной коммуникации: публичная и межличностная, массовая. Особым видом социальных коммуникаций выступает невербальная ритуальная коммуникация.

По содержанию коммуникации могут разделяться на инновационные, ориентационные, стимуляционные. Инновационные – это те, которые сообщают что-то новое, новые сведения, информацию. Ориентационные – это те, которые помогают ориентироваться в жизни, информации, ценностях. Стимуляционные – это те, которые актуализируют мотивации.

Основа социальной коммуникации лежит в способности предвидеть ролевое поведение индивида посредством определения себя на его место и соответственно ориентировать свое. Такие навыки развиваются в игре из врожденных психических задатков. Дети во время игры с воображаемыми субъектами могут одновременно разыгрывать различные роли, при этом попеременно определяя себя, то на место одного, то другого и самого себя. Затем идет стадия групповой игры с реальными участниками, при которой происходит оттачивание навыков предвидения поведенческих реакций и действий других.

Социальная коммуникация может подразделяться в зависимости от типа аудитории на массовую и специализированную. Массовая категория не подразумевает под собой никакой специфичности и будет воспринимать любую значимую для социума информацию. По источнику информации может быть неформальной и формальной, по каналу передачи: невербальной и вербальной.

Итак, социальная коммуникация – это процесс информационного, эмоционального, идейного обмена посредством определенных символов и знаков, процесс, связывающий отдельные части социальных систем друг с другом, механизм через который осуществляется власть (власть рассматривается в качестве попытки определения поведения человека).