Что входит в учредительные документы общества с ограниченной ответственностью

Хранение распорядительных документов

ОРД подлежит обязательному учету, поэтому все форматы императивных решений распределяются по отдельным папкам. Каждый документ должен быть дифференцирован в зависимости от срока хранения. Приказы по личному составу не должны находиться в том же месте, что и распоряжения, касающиеся управленческо-хозяйственной деятельности компании. На каждом предприятии должна быть сформирована номенклатура дел.

Лимит времени для хранения императивов определен в Перечне 2010. Указанный акт обязателен для исполнения всеми организациями, независимо от специфики их деятельности. В Перечне 2010 зафиксированы следующие сроки хранения ОДР:

• приказы, касающиеся основной деятельности – постоянно (п. «а» ст.19);
• приказы, касающиеся вопросов административно-хозяйственной части – 5 л. (п. «в» ст.19);
• решения – постоянно (пп. «б», «в», «г», «д» ст.18);
• постановления – постоянно (пп. «б», «в», «г», «д» ст.18).

В случае процедуры банкротства или ликвидации коммерческой структуры перечень ОРД может быть передан в архив. Но при условии, что компания заключала договор с учреждением. Если письменного соглашения с архивом нет, то предприятие может только передать на хранение приказы, касающиеся личного состава. Остальные виды императивов адресуются одному из учредителей юрлица. Распорядительные документы после ликвидации компании должны храниться не менее 3 лет, а самостоятельно аннулировать их можно лишь в том случае, если они не представляют ценности.

Регистрационные документы организации и ИП

Начнем с документов, с которых, собственно, и начинается жизнь юридического лица или приобретение физическим лицом статуса ИП. Перечень регистрационных документов организации заметно больше, чем для ИП:

1. Устав общества с ограниченной ответственностью. На сегодняшний день это единственный учредительный документ для ООО. Если в устав вносились изменения, желательно хранить и предыдущие его редакции с пометкой «недействителен в связи с принятием новой редакции устава от ___».
2. Протокол общего собрания учредителей или решение единственного участника о создании ООО. Тут все понятно – этот документ является выражением воли учредителей на создание юридического лица.
3. Список участников ООО. Список должен содержать актуальные сведения о каждом участнике (паспортные данные физического лица или данные организации), размер и стоимость доли каждого участника, сведения о её оплате. Если есть доли, принадлежащие самому обществу, то указывают информацию и о них.
4. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица или индивидуального предпринимателя.
5. Свидетельство о постановке на учёт в налоговом органе (для ИП и ООО).
6. Лист записи в ЕГРЮЛ (для ООО) или в ЕГРИП (для ИП). С июля 2013 года подтверждением государственной регистрации является лист записи в ЕГРЮЛ (или в ЕГРИП). Ранее этот документ назывался Свидетельством о внесении записи. Что касается выписки из ЕГРЮЛ (ЕГРИП), то хранить их не нужно. Обычно банк, нотариус, контрагенты и т.д. запрашивают выписку со сроком давности не более месяца, поэтому при необходимости каждый раз надо получать ее заново.
7. Письмо с информацией о кодах статистики (для ИП и ООО). Получить эти сведения можно, не обращаясь лично в органы статистики, а через форму на официальном сайте Росстата.

Устав

Устав – правовой акт, который регламентирует порядок образования организации, ее компетенцию, основные функции, условия работы и задачи. По сути, это свод правил, который регулирует деятельность любой организации, общества или граждан.

При образовании юридического лица устав должен быть утвержден группой его учредителей и в обязательном порядке зарегистрирован согласно законодательству. Является основным документом в деятельности организаций абсолютно любых правовых форм собственности и регулирует их взаимоотношения с иными организациями или физическими лицами, также устанавливает их обязанности и права в рамках направления деятельности. Устав относится к обязательным внутренним документам организации.

Содержание устава должно соответствовать требованиям действующего законодательства. В состав устава должны быть включены:

• наименование и вид предприятия;
• его почтовый адрес;
• цель и направление деятельности;
• порядок образования уставного капитала и распределения прибыли;
• прочие аспекты деятельности.

Способы хранения документов

Не важно, много ли у вас электронных документов и как бурно идет обмен, в любом случае вы столкнетесь с необходимостью организации хранения. Рассмотрим несколько вариантов того, как вы можете создать собственный электронный архив

Локальный архив. Это довольно доступный способ хранения. Не имеет значения, с помощью чего вы проводите обмен – через электронную почту или через оператора ЭДО –  вы просто складываете все электронные документы к себе в папку компьютера. Если у вас в компании есть локальная сеть, то вы можете попросить администратора создать для ЭД специальную сетевую папку и даже настроить права доступа к ней.

Большой минус этого типа хранения ЭД в том, что вы не можете гарантировать его безопасность (к вашим локальным дискам не так уж и сложно получить доступ) и надежность, вам придется самим контролировать сроки хранения, обеспечивать средства воспроизведения (держать под рукой редактор, в котором документ создан) и проверки электронной подписи (ваш криптопровайдер). И как только ваш архив разрастется, вы столкнетесь с серьезными трудностями при поиске и обеспечении доступа к документам.

Специальный электронный архив. И тут к вам на помощь могут прийти специализированные решения – системы электронного документооборота (СЭД, ECM) или электронные архивы. Изначально они создавались для нужд внутреннего обмена, что никак не мешает использовать такие программы для хранения внешних документов. СЭД представляет собой полноценное решение для управления документами, хранит их в базе данных (или файловом хранилище), обеспечивает оперативный доступ к ним, сохраняет связи, позволяет управлять доступом и безопасностью.

Фактически, данный вид хранения полностью решает все возможные проблемы содержания электронного архива: все документы хранятся на ваших серверах, многие СЭД обеспечивают вам средство просмотра, контролируют сроки хранения, позволяют получить данные об электронной подписи. Выгружать и загружать документы в СЭД не составляет никаких трудностей. Некоторые решения уже интегрированы со средствами обмена – электронной почтой или операторами ЭДО. Например, документы, полученные в сервисе Synerdocs, могут быть автоматически загружены для хранения в СЭД DIRECTUM.

Если у вас нет практики внутреннего электронного документооборота, то такие решения могут быть для вас избыточными. Они стоят своих денег, но не каждая небольшая компания готова эти деньги платить. Для многих лучше подходит хранение в облаке.

Хранение в облаке. Это наиболее перспективный и потенциально популярный способ хранения документов. Если вы уже пользуетесь услугами оператора ЭДО, то все переданные с его помощью документы могут храниться прямо в сервисе. Вы всегда сможете к ним обратиться, сервис обеспечит  просмотр и предоставит данные о сертификате ЭП – был бы только доступ в интернет.

Некоторые операторы хранят переданные документы по умолчанию. Например, в Synerdocs вы всегда сможете найти переданные акты и счета-фактуры в течение всего срока их хранения – оператор просто обеспечивает для вас дополнительную функциональность в качестве бонуса. Если же требуется более четко обозначить политику хранения, разграничить права доступа, ключевые гарантии – то с оператором просто заключается отдельное соглашение, в котором все положения по хранению прописываются отдельно. В этом случае оператор полноценно берет на себя обязанности электронного архива.

Для законодательства в принципе не важно, какой способ хранения вы выбрали. Контролирующие органы не будут обязывать вас использовать то или иное решение, для них важнее то, как соблюдаются регламенты передачи документов, выдерживаются ли требования к формату и какой сертификат ЭП используется для подписания

Структура

В тексте документа, как правило, выделяется две взаимозависимые части: констатирующая и распорядительная. Первая выступает в качестве введения в суть рассматриваемого вопроса. Она необходима для обоснования причин составления документа. К примеру, здесь могут перечисляться события, факты, может пересказываться приказ вышестоящей структуры, для реализации которого утверждается данный акт. При этом могут указываться ссылочные (поисковые) данные. Констатирующая часть не считается обязательной, если отсутствует необходимость разъяснять основания принятия акта. Основная смысловая нагрузка лежит на распорядительной части. Она излагается в форме повествования.

Учредительный договор организации

Учредительный договор заключается между всеми учредителями организации (юридического лица) при ее создании. В договоре учредителями принимается обязанность по созданию юридического лица, определяется порядок и участие в совместной деятельности, оговариваются условия передачи имущества учредителей. Согласно договору также распределяется и прибыль между участниками или понесенные убытки. В учредительном договоре прописываются правила управления деятельностью организации, условия выхода участников из состава учредителей.

Юридическое лицо не может действовать без организационных документов. Обязательно должен быть устав или учредительный договор, или же и то, и другое. Если юридическое лицо является не коммерческой организацией, то оно может действовать только на основании положения, разработанного для организаций определенного вида.

Какие еще документы относятся к организационным документам?
К организационным документам кроме учредительных относятся и ряд других документов. К ним можно отнести:

• Положение о совещательном органе организации
• Положение о структурных подразделениях организации
• Положение о коллегиальном органе управления
• Документ о структуре и штатной численности организации
• Внутренний регламент организации
• Штатное расписание
• Инструкции по отдельным направлениям деятельности
• Должностные инструкции работников
• Положение о персонале (правила внутреннего трудового распорядка)

Могут быть и другие документы, предусмотренные организацией.

Каждый организационный документ должен быть оформлен на соответствующем бланке организации, а если такого нет, то на стандартном листке, но с обязательным нанесением всех реквизитов. Дата утверждения, обозначенная на документе, и является датой организационного документа.

Правом на утверждение организационных документов обладает руководитель организации, а в филиалах руководитель структурного подразделения или вышестоящей организации.

Заголовок в организационном документе должен отвечать виду самого документа. К примеру:

• должностная инструкция референта
• штатное расписание
• положение о персонале.

Все организационные документы в обязательном порядке должны проходить установленный порядок согласования, которое осуществляется с каждым из заинтересованных должностных лиц и подразделений, а также с юридической службой, которая проверяет их на соответствие действующему законодательству.

Организационно-правовые документы бессрочны по времени, они действуют до замены их новыми или до полной отмены, могут вноситься некоторые дополнения и изменения, если нет необходимости полностью менять документ.

Распорядительные документы. Требования к их составлению и оформлению.

Распорядительные
документы

Основное
назначение их регулировать и координировать
деятельность, что позволяет
руководству осуществить постановленные
перед ним задачи, получать максимальный
эффект от своей деят-ти.

Эти
документы могут касаться совершенствования
организационной структуры, определение
или корректировки средств и способов
осуществления основной деят-ти,
обеспечение организации различными
ресурсами.

Они
содержат решения идущие сверху вниз по
системе управления.

Их
адресатом является конкретное учреждение,
структурные подразделения, должностные
лица или работники.

Распорядит.
Док-ты ИЗДАЮТСЯ по инициативе руководителя
в пределах их полномочий и компетенции,
чтобы выполнить задачи возложенные на
организацию

В СОСТАВ
ВХОДЯТ: приказы, указания,
решения, постановления, распоряжения.

Составление
и оформление распорядительных документов

Текст
распорядительного документа чаще всего
состоит из взаимозависимых двух частей
— констатирующей
и распорядительной.
Констатирующая часть
является введением в существо
рассматриваемого вопроса, призвана
объяснить, чем вызваны распоряжения. В
ней могут быть перечислены факты,
события, дана оценка. Нередко дается
пересказ акта вышестоящего органа, во
исполнение которого издается данный
распорядительный документ. В этом случае
указываются вид акта, его автор, дата,
номер, полное название, т.е. приводятся
все поисковые (ссылочные) данные.
Констатирующая часть необязательна,
она может и отсутствовать.

Основную
нагрузку в распорядительных документах
несет распорядительная
часть, которая излагается в повелительной
форме. В зависимости от вида документа
она начинается словами: «постановляет»
(‘постановил») — в постановлении;
»решает» {«решил’) — в решении;
«предлагаю» — в распоряжении;
«приказываю» — в приказе. Вид
распорядительного документа предопределяет
и характер изложения его текста.

Постановление
— это правовой акт, принимаемый высшими
и некоторыми центральными органами
федеральной исполнительной власти,
действующими на основе коллегиальности,
а также представительными и коллегиальными
исполнительными органами субъектов
Российской Федерации в целях разрешения
наиболее важных и принципиальных задач,
стоящих перед данными органами, и
установления стабильных норм, правил.

Решение
— это правовой акт, принимаемый
коллегиальными и совещательными органами
учреждений, организаций, предприятий
в целях разрешения наиболее важных
вопросов их деятельности.

Решениями
называются также совместные распорядительные
документы, принимаемые двумя органами
управления и более, один из которых
действует на основе коллегиальности,
а другой — на основе единоначалия.

Постановления
и решения оформляются на бланках и имеют
следующие реквизиты: Государственный
герб РФ (герб субъекта РФ или муниципального
образования), если организация имеет
право на гербовый бланк, наименование
вышестоящего органа, наименование
организации-автора, название вида
документа, дата и номер документа, место
издания, заголовок к тексту, подпись
руководителя коллегиального органа.

Текст
постановления или решения состоит из
двух частей — констатирующей и
распорядительной, разделенных в
постановлениях словом «ПОСТАНОВЛЯЕТ»,
в решениях «РЕШИЛ» («РЕШИЛА», «РЕШИЛО»),
которое печатается прописными буквами.

Приказ
— это правовой акт, издаваемый
руководителем организации, действующим
на основе единоличного принятия решений,
в целях разрешения основных и оперативных
задач, стоящих перед организацией; в
отдельных случаях может касаться
широкого круга организаций и лиц.

Различаются
приказы по основной деятельности и
личному составу.

Приказы
по личному составу (кадровые приказы)
регулируют прием, перемещения, увольнения
работников, предоставление отпусков,
присвоение разрядов, вынесение взысканий
и поощрения работников.

Приказы
оформляются на бланке приказа.
Обязательными реквизитами приказа
являются наименование вышестоящей
организации (если она имеется), наименование
организации-автора, название вида
документа (ПРИКАЗ), дата и номер документа,
место издания, заголовок к тексту,
подпись, визы.

Указание
— распорядительный документ,
издаваемый министерствами, ведомствами,
организациями преимущественно по
вопросам информационно-методического
характера, а также вопросам, связанным
с организацией исполнения приказов,
инструкций и других актов.

Основные виды

• Проект организации строительства (ПОС)
• Проект производства работ ППР
• Технологические карты

Проект организации строительства (ПОС) — организационный документ, являющийся неотъемлемой и составной частью проектной документации и определяющий объемы, сроки строительства, потребность в ресурсах и общую технологию строительных работ. (укрупненно решаются вопросы рациональной организации строительства)

Проект производства работ (ППР) — организационно-технологический документ, определяющий технологию строительных работ (технологические процессы и операции), качество их выполнения, сроки, ресурсы и мероприятия по безопасности (детально прорабатываются вопросы рациональной технологии и организации строительства)

Основные положения

• ППР более детально прорабатывает ПОС
• Определяет наиболее эффективные методы выполнения строительно-монтажных работ
• ППР обеспечивает безопасность объектов капитального строительства
• Утверждаются лицом исполняющим строительство
• В проекте ППР не допускаются отступления от решений принятых в ПОС без согласований (с организациями, разработавшими и утвердившими его)

Состав ППР (в полном объеме)

• календарный план производства работ по объекту; строительный генеральный план;
• технологические карты на выполнение видов работ;
• график поступления на объект строительных конструкций, изделий, материалов и оборудования;
• график движения рабочих кадров по объекту;
• график движения основных строительных машин по объекту;
• схемы размещения геодезических знаков; пояснительную записку,

Технологическая карта (ТК) — организационно-технологический документ, разрабатываемый для выполнения технологического процесса и определяющий состав операций и средств механизации, требования к качеству, трудоемкость, ресурсы и мероприятия по безопасности.

Виды технологических карт

• Типовые, не привязанные к строящемуся объекту и местным условиям
• Типовые, привязанные к возводимому зданию, но не привязанные к местным условиям
• Рабочие, привязанные к строящемуся объекту и местным условиям

Основные положения технологических карт

1. Разрабатывается с целью обеспечения строительства рациональными решениями по организации, технологии и механизации строительных работ;
2. Разработка ТК ведется с использованием действующих нормативных документов (ГОСТ, СП и т.д.)
3. При разработке ТК необходимо применять прогрессивные, более жесткие, чем в приведенных документах, нормы и правила (с целью повышения конкурентоспособности строительной организации (фирмы)
4. Устанавливаются требования к качеству и приемке работ
5. Предусматриваются мероприятия по охране труда, безопасности и охране окружающей среды
6. В ТК обосновывается :

• принимаемые материалы и конструкции;
• принимаемая технология (состав и последовательность технологических процессов);
• состав и количество строительных машин, оборудования и необходимого инструмента (ручного, электрического, пневматического и т.д.);
• количество и состав занятых рабочих;
• технологическая оснастка (струбцины, кондукторы, подкосы, поддоны, контейнеры и т.д.),
• такелажные средства (стропы, траверсы, захваты) и средства подмащивания (леса, подмости, лестницы и т.д.)

1. ТК составляется для использования:

• в составе ППР (на возведение здания, сооружения или его части)
• при выполнении отдельных видов работ (геодезических, земляных, свайных, каменных, монтажных, бетонных (опалубочных, арматурных), кровельных, отделочных, устройства )
• на работы подготовительного периода строительства

1. ТК может быть использована при разработке ПОС, подготовки тендерной (договорной) документации подряда, для контроля качества выполнения работ заказчиками, генеральными подрядчиками и надзорными органами