Учтите это! к вопросу автоматизации склада

Преимущества внедрения системы автоматизации работы склада

Указанные выше недостатки — это только часть тех проблем, с которыми приходится сталкиваться на неавтоматизированном складе. Конкуренты, внедрившие автоматизацию, будут на шаг впереди вас. Учет всех хранящихся на складе товаров — это далеко не единственное преимущество автоматизированного склада. Есть и другие достоинства:

• Комплектация заказов.
• Прием продукции от поставщиков, мгновенное отображение поступившего на склад товара в системе.
• Прием возвратов товара от клиентов, отображение причин возврата в системе (например, неправильная комплектация, пересорт, плохое качество).
• Оптимизация места — благодаря правильному размещению продукции с учетом веса, габаритов, востребованности, комплектации и другими характеристиками можно сэкономить свободное место на складе.

Благодаря автоматизации можно улучшить практически все бизнес-процессы. К ним относят:

• Упаковку и распаковку товаров.
• Загрузку продукции на паллеты.
• Движение товаров между зонами.
• Взвешивание.
• Проверку сроков годности и качества.

Например, водитель погрузчика должен снять упаковку с продукцией со склада с заморозкой, так как уже поступили заказы на упаковки с замороженными овощами от нескольких покупателей. Задача поступила водителю потому, что пришли заказы, а в холодильниках нет нужной продукции.

Соответствующее задание получено водителем и отобразилось у него на терминале. Задачу отправили свободным на данный момент водителям, поэтому один из них сразу же взял ее в работу. Через несколько минут задача была выполнена, свободные упаковщики автоматически получили сообщения о доступности упаковок с овощами в холодильниках. Они за 10-15 минут укомплектовали заказы, отправив их заказчикам.

Для склада без автоматизации эта процедура заняла бы гораздо больше времени. Сначала потребовалось бы в ручном режиме найти свободных водителей, потом проконтролировать выполнение задачи. Далее нужно найти свободных упаковщиков, дать задание, потом снова проконтролировать работу. Для всего этого потребовался бы дополнительный менеджер, а так его работу выполняет автоматическая программа. Она учитывает потраченное на выполнение каждой задачи время, отчет о проделанной каждым сотрудником работе отправляется на монитор старшего смены.

Благодаря системе автоматизации можно свести к минимуму:

• Ошибки персонала.
• Мошенничество.
• Простои и нежелание сотрудников работать в должном темпе.
• Списание товаров по причине завершения сроков годности.
• Беспорядок на полках.

Очень много времени можно сэкономить благодаря тому, что не потребуется постоянно искать руководителя для получения заданий. Все необходимые задачи каждый сотрудник увидит на своем терминале, после получения задания сразу же начнется контроль за временем ее выполнения. Накладные не потребуются, можно сэкономить на бумаге и затратах на распечатку.

Руководство всегда будет в курсе количества остатков на складе, более того — отобразится информация о полке, стеллаже, граничном сроке реализации продукции. Будет доступно определение местонахождения товара не только по номеру полки, прохода и ячейки, но и по координатам в трехмерном измерении.

Этапы автоматизации склада

При переходе на автоматизацию склада, многим сотрудникам порой сложно перестроится под новые правила и порядки

Поэтому руководителю важно правильно настроить работников на работу в новой системе. И обязательно мотивация, например: после внедрения информационной системы, после её изучения, по итогам аттестации начислить премию

Боязнь работать в новой системе некоторых кладовщиков вводит в замешательство. Недоверие к оборудованию и привычка всё записывать на бумаге становятся целой проблемой. Поэтому система должна иметь простые и понятные алгоритмы.

Что может сделать руководитель для автоматизации склада.

Первоначально необходимо определить задачи и цели, разделить их на важные и второстепенные.

Следует определить общую стратегию управления складом, например, автоматизировать только отдельные процессы или использовать единую или пару основных программ. Назначить опытного специалиста по внедрению автоматизации, желательно из числа своих топ-менеджеров.

Решение административно-кадровых вопросов поручить HR – отделу, они же должны разработать и систему контроля и мотивации.

Все вопросы, связанные с автоматизацией и организацией работы склада, прорабатываются до назначенной встречи с исполнителем. Так, сократятся сроки внедрения, и быстрее будет виден результат. Автоматизация склада – это сложная многоуровневая логика бизнес-проектов.

Выбор программного обеспечения и поставщика.

Если всегда смотреть на соотношение цены-качества, как это делают многие руководители, то можно ошибиться в своем выборе. Большую ошибку совершают те руководители, которые доверяют автоматизацию разным компаниям, например, ERP внедряется при помощи одной системы, а документооборот — другой. Лучше всего, если вся система будет единой.

Какому складу подходит, а какому не подходит автоматизация

Рекомендовано рассматривать автоматизацию складского комплекса, где присутствует один или несколько нижеприведенных признаков:

• складская площадь от 1 тыс. м2;
• обработка от 500 до нескольких тысяч клиентских заказов в месяц при значительном объеме каждого заказа;
• пиковая численность складского персонала смены измеряется десятками;
• более 500 ассортиментных позиций;
• возможность дальнейшего тиражирования решения на другие складские комплексы компании.

Автоматизация меньших складов проводится на усмотрение ритейлера. Безусловно, сократятся затраты и увеличится прибыль, но эффективность окажется не столь существенной, как при автоматизации крупного склада. Совсем небольшие склады автоматизировать не имеет смысла: размер их складского пространства обычно настолько несущественен, что упрощенная система хранения и бумажная технология ведения отчетности покрывают все потребности ритейлера.

Автоматизация склада – тот шаг, к которому неизбежно приходит ритейлер, решающий развивать бизнес. Благодаря внедрению этой системы он получает возможность не просто увеличить эффективность магазина, но и оптимизировать процессы, устранив ненужные и бессмысленные траты.

Когда нужна автоматизация?

Строительство
изначально решить большинство складских проблем, для минимизации издержек в будущем

Плановое расширение
необходимость WMS из-за нехватки ресурсов и возможностей текущей системы учета

Экспресс-переезд
упростить адаптацию сотрудников

Пересортица
повысить точность и качество выполнения большинства операций

Потери
минимизировать объем излишков и недостач по результатам инвентаризации

Длительный поиск товара
увеличить скорость и оперативность  выполнения большинства операций

Штрафы и рекламации
минимизировать издержки за несоблюдение требований к составу, количеству и качеству товара

Учет по срокам годности
необходимо автоматическое отслеживание истекающего срока годности, подбор товара по принципу FEFO

Учет партий и серийных номеров
требуется безошибочный поиск и отбор конкретной серии или партии, соблюдение принципа FIFO

Наличие требований к оформление поставок
учет требований каждого конкретного клиента при отборе заказа и его дальнейшей отгрузке

Оптимизация пространства

повысить эффективность использования площадей, зонирования, ABC-классификации

Оптимизация использования ресурсов
построить эффективный маршрут работы для техники и персонала

Учёт выработки сотрудников
отслеживать эффективность работы каждого сотрудника, привязать выработку к заработной плате

Ответственное хранение
разработать сложную систему тарификации стоимости хранения и товарообработки

Как выбрать программу складского учёта

Чтобы выбрать подходящий сервис или программу, учитывайте ключевые возможности, которые даёт софт. Они описаны на сайте программы, также о них расскажут в отделе продаж.

Набор операций. Если у вас небольшой бизнес и нужны минимальные отчёты, чтобы знать приход/расход и остатки, вам будет сложно работать в мощной складской программе. Да и переплачивать за лишние функции незачем. Определитесь с набором нужных операций и отчётов и ищите ПО с небольшим запасом на рост. Вот список основных возможностей, которые ждут от складской программы предприниматели:

• автозаполнение документов на основании имеющихся документов, бухучёта, штрихкодов, RFID-меток;

• простая выгрузка складских документов в привычных форматах *.xls, *.pdf;

• контроль за статусом товара, его количеством и сроком годности;

• быстрый поиск нужных данных по товару или поставщику;

• инструменты для планирования закупок в зависимости от объёма остатков;

• аналитические отчёты по продажам, поставкам, выручке за день, спросу;

• отслеживание физического перемещения товаров (если есть средства идентификации);

• инструменты для инвентаризации;

• автоустановка продажной цены по вашей наценке;

• загрузка прайсов поставщиков, чтобы облегчить работу с номенклатурой;

• составление технологических карт, актуально для общепита.

Специализация под отрасль. Есть универсальные программы для небольшого бизнеса, но многие решения лучше приспособлены, например, к малой рознице, производству, логистике. Чем крупнее бизнес, тем больше рабочие процессы зависят от специфики отрасли, и тогда лучше выбирать софт, максимально приспособленный к вашему сегменту.

Стоимость. Чаще всего за складскую программу платят помесячно, но есть и годовые тарифы. Решите, сколько вы готовы платить.

Техподдержка. В идеале — бесплатная и круглосуточная, с несколькими каналами связи.

Локальная или облачная система. Для удалённого контроля и работы с несколькими складами и магазинами подойдет облачный сервис

Локальные системы обычно устанавливают для крупных компаний с сетью складов и десятками тысяч наименований товаров, которым важно максимально автоматизировать бизнес-процессы.

Уровни доступа для сотрудников. Это позволит работать в программе вам, кладовщику, менеджерам, бухгалтеру. Каждый сможет выполнять свои задачи и обмениваться сообщениями с коллегами.

Дополнительные модули и открытый API. Опциональные модули: CMS, логистические, бухгалтерские — помогают решать дополнительные задачи, например, вводить дисконтную систему. А открытый API позволит доработать программу под ваши индивидуальные потребности.

Удобный интерфейс и простота освоения. Вам и персоналу должно быть легко и удобно работать в программе, переключаться между окнами, пользоваться разными инструментами.

Стабильная работа. У программы должны быть подходящие вам системные требования, чтобы она не подвисала, теряя последние введённые данные.

Полноценная демо-версия. Если вы можете бесплатно тестировать демо-версию с полным набором функций хотя бы неделю, это упростит выбор.

Области применения WMS-систем

WMS-системы все шире используются не только крупными логистическими центрами, но и компаниями с достаточно небольшими масштабами деятельности (магазин с ограниченным ассортиментом, небольшие торгово-производственные компании).

При этом появляются специализированные решения не только для корпоративных клиентов, работающих в сфере торговли, но и для производственных предприятий, специфика бизнеса которых предполагает наличие на складе достаточно широкой номенклатуры материалов, сырья, расходников, деталей, комплектующих и узлов, используемых в производственном процессе, которые требуют строгого учета и соблюдения условий хранения.

Кроме того, если производственная компания не работает строго под отправку заказчику, произведенная продукция также проходит этап складирования. Поэтому складское хозяйство крупных производственных компаний может быть даже более сложным, чем у торговой компании средних размеров, что также делает актуальным использование WMS-систем, учитывающих специфику такого рода бизнеса.

Проблемы, с которыми сталкивается склад без автоматизации

Без автоматизации на складе с высокой вероятностью появляются следующие трудности:

• Заказы обрабатываются медленно.
• Деятельность всего склада зависит от нескольких человек, без которых трудно разобраться с тем, где и что лежит.
• Работники часто ошибаются с комплектацией заказа из-за большой нагрузки и рутинной работы.
• Склад проигрывает компаниям с автоматизацией товарооборота.

Обработка

Благодаря программному обеспечению можно учитывать все хранящиеся на складе остатки, выдавать задания для сотрудников, рассчитывать и контролировать время выполнения задачи. Задания отправляют на устройства свободных в данный момент сотрудников, после чего рабочие сразу же приступают к их выполнению.

Если поручить составление и отправку задач людям, то это займет в разы больше времени. В хранилищах могут находиться тысячи товаров, которые отличаются между собой цифрой в артикуле, цветом, несколькими миллиметрами размера, другими незначительными деталями.

В крупных компаниях перед складом могут ставиться тысячи задач ежедневно, поэтому даже промедление в секунду-две для каждой из задач может обернуться задержками в отгрузке заказов, простоями, убытками, потерей клиентов. Далеко не все заказчики готовы и хотят ждать несколько дней, пока их заказ укомплектуется. Особенно в том случае, если конкуренты могут собрать и отправить заказ в тот же день.

Незаменимый персонал

На неавтоматизированном складе самым ценным ресурсом являются люди, которые знают о расположении всех товаров. Они действительно профессионалы своего дела, так как они наизусть знают все полки с продукцией, количество в наличии и расположение товаров. Но если такой сотрудник заболеет, уволится, по любым другим причинам не сможет выйти на работу, то наступит полный хаос. Поиск нужных товаров займет в разы больше времени, а обучение сотрудника для замены может занять недели. Естественно, что можно нанять и обучить дублера, который сможет в случае необходимости заменить основного сотрудника. Но можно поступить еще грамотнее — перевести свой склад в полностью автоматизированный режим работы.

В этом случае проблема с опытными и незаменимыми сотрудниками решится сама собой. Вся информация о месторасположении товаров будет храниться в специальной программе, пользоваться алгоритмом поиска товаров на складе сможет любой владеющий минимальной компьютерной грамотностью человек. Максимум, что потребуется — это организовать краткосрочный курс обучения по работе с терминалом.

Человеческий фактор

Когда работой склада управляет конкретный человек, а не программа, то появляется риск размещения товаров так, как это удобно сотруднику. Правила товарного соседства могут нарушаться, сотрудники часто пренебрегают даже здравым смыслом. Они располагают товары так, чтобы им было удобно быстрее собрать заказ. Из-за отсутствия четкой схемы расположения продукции даже руководителю склада будет сложно найти нужный товар.

Пока на складе работает тот человек, который придумал эту схему расположения товара, то все более-менее нормально. Но его напарник может и не знать всех нюансов, поэтому есть риск отгрузки покупателю не того цвета или размера продукции, так как они очень похожи между собой внешне.

При автоматизации работы склада риск появления такой ситуации сводится к нулю. Весь товар промаркирован штрих-кодами, которые считываются сканерами. Товар на полках расположен по артикулам, сотрудник всегда может найти нужную единицу продукции по номеру полки и стеллажа, они отображаются в терминале у сотрудника.

Повышение издержек из-за остатков и просрочек

На неавтоматизированном складе контроль за сроками хранения скоропортящихся товаров возлагается исключительно на самих сотрудников и бумажную документацию. Риск появления просрочки из-за того, что о партии товара забыли или не успели продать по причине большого количества продукции, сильно растет. Чем больше размер склада, тем выше риск появления таких издержек.

В автоматизированном складе специальная программа контролирует не только наличие остатков, но и срок хранения продукции. Поэтому перед завершением граничного срока хранения программа подает уведомления о том, что нужно срочно реализовывать продукцию.

Преимущества автоматизации складского учета оптовой торговли

Автоматизацию складских процессов можно считать успешной в случае сокращения ОР и получения дополнительной прибыли. Позитивного финансового результата можно добиться путем оптимизации нескольких моментов в работе склада. Преимущества, полученные от оптимизации, делятся на 2 категории.

Улучшение управленческих процессов:

дистанционный контроль хозяйственных операций с помощью гаджетов и доступа к сети;

сводный интерфейс ПМ, что сокращает период обучения и стажировки кадров;

упрощение процедуры автоматизации схожих сфер деятельности компании;

снижение количества краж, за счет отслеживания маршрутов складского персонала;

возможность расчета себестоимости хранения продукции на складе на этапе планирования поставок;

реализован доступ сотрудников предприятия к ограниченным данным ЕИБ;

сокращение штата за счет увеличения доли механических операций;

минимизация случаев несоответствия во внутрихозяйственных и ПР документах;

структурирование базы клиентов;

снижение затрат на канцелярские принадлежности;

упрощение оценки производительности труда сотрудников, что дает возможность точнее и эффективнее рассчитывать премии;

использование облачного хранилища данных предотвращает потерю важной информации при крупных сбоях и других технологических проблемах с серверами.

Автоматизация способствует также достижению операционных преимуществ:

• автоматический расчет необходимого места для размещения продукции повышает эффективность использования складской площади;
• повышается производительность труда работников;
• использование идентификационных средств снижает время на поиск груза;
• уменьшаются финансовые потери за счет усиления контроля предельно допустимых сроков хранения продукции;
• возрастает доверие клиентов в связи с уменьшением случаев пересортицы и других ошибок, встречающихся при отгрузке продукции;
• минимизируются временные расходы на проведение сверки остатков товара, инвентаризация может быть выполнена выборочно, в моменты наименьшей нагрузки складского персонала;
• исчезает необходимость регулярного сравнения данных между бухгалтерией и складом, а также сверки внутри склада;
• увеличивается ресурс складской техники за счет оптимизации ее маршрутов.

Автоматизация склада имеет очевидные преимущества. Но при проведении оптимизации нужно обязательно учитывать ее окупаемость. На начальном этапе существования, компании с минимальным количеством операций и небольшим ассортиментом могут вести учет в табличном процессоре или вручную. Но в перспективе, автоматизация для оптовых складов неизбежна

В противном случае субъекты хозяйственной деятельности могут лишиться важного конкурентного преимущества

Проблемы, с которыми сталкивается склад без автоматизации

Без автоматизации на складе с высокой вероятностью появляются следующие трудности:

• Заказы обрабатываются медленно.
• Деятельность всего склада зависит от нескольких человек, без которых трудно разобраться с тем, где и что лежит.
• Работники часто ошибаются с комплектацией заказа из-за большой нагрузки и рутинной работы.
• Склад проигрывает компаниям с автоматизацией товарооборота.

Обработка

Благодаря программному обеспечению можно учитывать все хранящиеся на складе остатки, выдавать задания для сотрудников, рассчитывать и контролировать время выполнения задачи. Задания отправляют на устройства свободных в данный момент сотрудников, после чего рабочие сразу же приступают к их выполнению.

Если поручить составление и отправку задач людям, то это займет в разы больше времени. В хранилищах могут находиться тысячи товаров, которые отличаются между собой цифрой в артикуле, цветом, несколькими миллиметрами размера, другими незначительными деталями.

В крупных компаниях перед складом могут ставиться тысячи задач ежедневно, поэтому даже промедление в секунду-две для каждой из задач может обернуться задержками в отгрузке заказов, простоями, убытками, потерей клиентов. Далеко не все заказчики готовы и хотят ждать несколько дней, пока их заказ укомплектуется. Особенно в том случае, если конкуренты могут собрать и отправить заказ в тот же день.

Незаменимый персонал

На неавтоматизированном складе самым ценным ресурсом являются люди, которые знают о расположении всех товаров. Они действительно профессионалы своего дела, так как они наизусть знают все полки с продукцией, количество в наличии и расположение товаров. Но если такой сотрудник заболеет, уволится, по любым другим причинам не сможет выйти на работу, то наступит полный хаос. Поиск нужных товаров займет в разы больше времени, а обучение сотрудника для замены может занять недели. Естественно, что можно нанять и обучить дублера, который сможет в случае необходимости заменить основного сотрудника. Но можно поступить еще грамотнее — перевести свой склад в полностью автоматизированный режим работы.

В этом случае проблема с опытными и незаменимыми сотрудниками решится сама собой. Вся информация о месторасположении товаров будет храниться в специальной программе, пользоваться алгоритмом поиска товаров на складе сможет любой владеющий минимальной компьютерной грамотностью человек. Максимум, что потребуется — это организовать краткосрочный курс обучения по работе с терминалом.

Человеческий фактор

Когда работой склада управляет конкретный человек, а не программа, то появляется риск размещения товаров так, как это удобно сотруднику. Правила товарного соседства могут нарушаться, сотрудники часто пренебрегают даже здравым смыслом. Они располагают товары так, чтобы им было удобно быстрее собрать заказ. Из-за отсутствия четкой схемы расположения продукции даже руководителю склада будет сложно найти нужный товар.

Пока на складе работает тот человек, который придумал эту схему расположения товара, то все более-менее нормально. Но его напарник может и не знать всех нюансов, поэтому есть риск отгрузки покупателю не того цвета или размера продукции, так как они очень похожи между собой внешне.

При автоматизации работы склада риск появления такой ситуации сводится к нулю. Весь товар промаркирован штрих-кодами, которые считываются сканерами. Товар на полках расположен по артикулам, сотрудник всегда может найти нужную единицу продукции по номеру полки и стеллажа, они отображаются в терминале у сотрудника.

Повышение издержек из-за остатков и просрочек

На неавтоматизированном складе контроль за сроками хранения скоропортящихся товаров возлагается исключительно на самих сотрудников и бумажную документацию. Риск появления просрочки из-за того, что о партии товара забыли или не успели продать по причине большого количества продукции, сильно растет. Чем больше размер склада, тем выше риск появления таких издержек.

В автоматизированном складе специальная программа контролирует не только наличие остатков, но и срок хранения продукции. Поэтому перед завершением граничного срока хранения программа подает уведомления о том, что нужно срочно реализовывать продукцию.