Что нужно знать про обмен электронными документами

Мнение «Гильдии управляющих документации» о СЭД «Практика»

«Система в значительной мере сфокусирована на обеспечении работы со служебной корреспонденцией и обращениями граждан, причем в основном на оперативных аспектах этой работы. Глубокая модернизация системы крайне желательна. При этом основные концепции, технические и интерфейсные решения могут быть сохранены. Обследование проводилось в связи с серьезными проблемами, возникшими при эксплуатации и доработке этой системы под нужды конкретного аппарата.»30%

Рекомендую к прочтению:

http://wek.ru/ministr-milostyu-allaxa — Министра милостью Аллахаhttp://protatarstan.ru/dual-portrait/nikolai_nikiforov/ — о Никифоровеhttp://ecm-community.livejournal.com/167381.html — Никифоров перчик с изминкойhttp://ecm.ict-online.ru/analytics/a99751/ — СЭД «Практика» как пример нерыночного продвижения http://www.docflow.ru/forum/forum1/topic13982/ — Мнение о Татарской СЭД «Практика», документооборот из Татарстана

Как выбрать подходящую СЭД

Чтобы подобрать оптимальный вариант для автоматизации документооборота организации из достаточно широкого ассортимента представленных на рынке, нужно знать, на какие параметры следует обращать внимание. Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

Ключевыми факторами при отборе являются следующие характерные для организации моменты:

• готовность к замене бумажной документации ее электронным аналогом («зрелость» документооборота);
• цели внедрения СЭД;
• возможность дальнейшего развития;
• ресурсы, выделяемые для внедрения (временные и денежные).

Рассмотрим каждый фактор подробнее:

Зрелость исходного документооборота. Чем лучше организован в компании бумажный документооборот, тем легче внедрить СЭД, поскольку она сразу снимет все сложности, предоставив взамен преимущества более эффективного делопроизводства. Потребуются сравнительно небольшие временные и финансовые затраты на установку системы и подготовку персонала. На более низких уровнях организации документооборота сначала придется потратить силы на формализацию основных документоведческих процессов, а затем уже переводить их в электронную форму.

Цели внедрения. Выбор обуславливается набором функций, которые будет обеспечивать та или иная СЭД. В каждом конкретном случае руководство решет, достаточно ли будет базовых характеристик или потребуется персонификация.

Резервы. Когда автоматизация требуется для уже формализованных процессов, есть высокая вероятность их специфичности. Развитие организации предусматривает изменения и в документообороте, на которые система должна быть потенциально способна. Поэтому при закладываемых резервах развития внедряемая СЭД должна быть как можно более гибкой.

Ресурсы. Стоимость, выраженная во времени и в деньгах, в конечном итоге является инвестиционной составляющей

Поэтому нужно брать во внимание не только цену программного обеспечения и его установки, но и то, во сколько обойдется само владение этой системой. Дополнительными затратами могут быть средства на «апгрейд» уже функционирующей СЭД, переобучение сотрудников и т.п.

Краткая справка

ООО «Сенсор» зарегистрирована 19 мая 2015 г. регистратором МЕЖРАЙОННАЯ ИНСПЕКЦИЯ ФЕДЕРАЛЬНОЙ НАЛОГОВОЙ СЛУЖБЫ № 23 ПО КРАСНОЯРСКОМУ КРАЮ. Руководитель организации: директор Михалева Ольга Игоревна. Юридический адрес ООО «Сенсор» — 660132, Красноярский край, город Красноярск, улица 40 лет Победы, дом 26, квартира 18.

Основным видом деятельности является «Торговля розничная компьютерами, периферийными устройствами к ним и программным обеспечением в специализированных магазинах», зарегистрировано 15 дополнительных видов деятельности. Организации ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «СЕНСОР» присвоены ИНН 1382657562, ОГРН 3299359085115, ОКПО 32298439.

Преимущества

ВСЕ ДОКУМЕНТЫ – КАК НА ЛАДОНИ

Система отображает все статусы по задачам и документам — таким образом исчезает необходимость в дополнительных встречах и многочисленных электронных письмах. EOS for SharePoint интегрирует движение документов в сквозные бизнес-процессы и избавляет сотрудников от рутинных операций.

КОНСТРУКТОР ECM

Чтобы настроить EOS for SharePoint, не нужны программисты. Создайте ECM систему со своими бизнес-процессами, уберите лишнее и добавьте необходимое! Повысьте оперативность принимаемых управленческих решений за счет оперативного получения необходимой информации.

ЭКОНОМЬТЕ ВРЕМЯ НА КООРДИНАЦИЮ РАБОТЫ

Работая в EOS for SharePoint, каждый член команды знает, что делать и как его работа связана с задачами коллег. Новые участники могут сразу же получить доступ к необходимой информации — файлы, история обсуждений, взаимодействия сотрудников хранится в системе.

РАСПРЕДЕЛЯЙТЕ РЕСУРСЫ

Ресурсов никогда не хватает на все, что запланировано, поэтому жизненно необходимо использовать все возможности команды. Просматривайте отчеты о рабочей загрузке, чтобы видеть доступность сотрудников, и перераспределяйте работу при необходимости.

УПРАВЛЯЙТЕ ЗАДАЧАМИ

Разбивайте крупные проекты на выполнимые этапы, ставьте задачи отдельным подразделениям и сотрудникам, прикрепляйте файлы и заранее определяйте сроки исполнения. Наблюдайте за работой отдельных сотрудников, контролируйте прогресс.

СОЗДАЙТЕ ЕДИНУЮ ЭКОСИСТЕМУ КОМПАНИИ

Корпоративный портал EOS for SharePoint — экосистема внутри компании. Готовое решение, содержащее необходимый функционал корпоративных порталов: корпоративное СМИ, дни рождения, отпуска, новости и изменения в компании, опросы и голосования. Улучшает внутренние коммуникации и повышает быстродействие работы сотрудников.

УПРАВЛЯЙТЕ СОВЕЩАНИЯМИ И ЗАСЕДАНИЯМИ

EOS for SharePoint оптимизирует этапы организации и подготовки проведения совещаний. Автоматизирует согласование повестки, заочное голосование, оповещение участников. Фиксацию принимаемых решений, автоматическое формирование и согласование протокола, рассылку поручений исполнителям, контроль исполнения, формирование отчетов для анализа состояния решений по совещаниям.

ОРГАНИЗУЙТЕ ЭЛЕКТРОННЫЙ АРХИВ ДОКУМЕНТОВ

Архив позволяет хранить миллионы переведенных в электронный формат документов, традиционно хранящихся в бумажных экземплярах. Управляйте номенклатурой хранения, формируйте дела в соответствии с установленными законом сроками хранения. Списывайте документы в архив из системы документооборота. Формируйте описи, перечни, акты, отчетные формы.

ПРЕИМУЩЕСТВА ВНЕДРЕНИЯ И ИСПОЛЬЗОВАНИЯ

EOS for SharePoint повышает прозрачность работы предприятия благодаря наведению порядка в потоках документации. При помощи СЭД вырабатываются и четко соблюдаются единые принципы работы с документами, избавляя сотрудников от рутины работы, характерной для бумажного документооборота. Такой подход позволяет больше времени и сил уделять основным бизнес-задачам компании.

Узнать стоимость

Управление бизнес-процессами

Управление договорами

Делопроизводство

Управление документами

Управление заседаниями и совещаниями

Долговременный архив документов

Оказание государственных услуг. Обращения граждан

Управление тендерами и закупками

Корпоративный портал

Мобильные приложения

СЭД-бот EOS for SharePoint

Отчетность и аналитика

EOS for SharePoint уже используют:

ГВТУП «Белспецвнештехника»

ООО «Тройка РЭД»

ООО «Ниармедик плюс»

ООО «Газпром инвестпроект»

ОАО «Международный Инвестиционный Банк»

ОАО «Калужский двигатель»

Интер РАО-ЕИРЦ

ЗАО «Московская Пивоваренная Компания»

АО НПФ «САФМАР»

ПАО «Мосэнерго»

Группа компаний «Пионер»

ЗАО «Гамма ТД» (сеть магазинов Леонардо)

Все клиенты

Золотой дождь от министра «Практики»

Сейчас политика распространения не поменялась, СЭД «Практика» всё также распространяется с помощью административного давления от министра связи Никифорова, чьи бывшие компаньоны и друзья Никифрова Тимур ЯкубовДмитрий Юртаев по «Казанскому порталу» (http://e-kazan.ru/) являются владельцами компании «Системы документооборота». Также Никифоров и Якубов вместе работали программистами в НИИ математики и механики им. Чеботарева при Казанском государственном университете, созданном при поддержке Джоржда Сороса.

Наш министр связи Николай Никифоров — лучший «менеджер продаж» СЭД Практика

На текущий момент СЭД «Практика» пользуются порядка 4000 организаций: МВД РФ, Министерство культуры РФ, Минприроды РФ, Российская академия народного хозяйства и госслужбы при президенте РФ, правительство Москвы, Приморский край, республика Тува, «Татнефть», «Камаз» и другие организации. 4000 клиентов всего за 9 лет сущестования компанииDirectum всего 1700 клиентов за 12 лет, а у ЭОСа 6000 клиентов за 20 лет.
Тимур Якубов — совладелец «Систем документооборота» и хороший друг министра связи Николая Никифорова

Интересно, а Владимир Владимирович вообще в курсе?

Последние изменения

20.03.2020

Завершено исполнительное производство
№ 8446/20/24013-ИП от 17.02.2020

17.02.2020

Новое исполнительное производство
№ 8446/20/24013-ИП от 17.02.2020, сумма требований: 2 225 837 руб.

23.01.2020

Завершено исполнительное производство
№ 83827/19/24013-ИП от 06.12.2019

16.01.2020

Завершено исполнительное производство
№ 84861/19/24013-ИП от 11.12.2019

11.12.2019

Новое исполнительное производство
№ 84861/19/24013-ИП от 11.12.2019, сумма требований: 193 249 руб.

06.12.2019

Новое исполнительное производство
№ 83827/19/24013-ИП от 06.12.2019, сумма требований: 2 633 169 руб.

17.10.2019

Завершено исполнительное производство
№ 48088/19/24013-ИП от 05.08.2019

13.10.2019

Завершено рассмотрение судебного дела
№А33-31519/2019 от 11.10.2019 в
первой
инстанции.
Организация
в роли ответчика, сумма исковых требований 281 535 708 руб.

Татарстанские перевозчики в топе и…

Как бы громко это ни звучало, но, похоже, на татарстанском рынке транспортных перевозок воцарился абсолютный хаос. Мелкие перевозчики, как правило, владельцы одной-двух грузовых фур, закрыли и сняли с налогового учета собственные ИП, продав технику и перестав обслуживать традиционных заказчиков.

Так, по данным аналитической службы «Реального времени», по итогам 2016 года топ-5 крупнейших ликвидированных компаний возглавляют фирмы, так или иначе связанные с автотранспортом или перевозками.

Так, в прошлом году закрылись ООО «АВТОСТЭН» Айрата Мустафина (выручка за 2015 год — 1,8 млрд рублей), ООО «АльянсАвто» Александра Москаленко (312 млн рублей), ООО «Битойл» Руслана Юнусова (126,2 млн рублей). Все они были тесно связаны с грузовыми и экспедиторскими отправлениями.

Суть систем СЭД

Документооборот – термин, характеризующий все процессы на предприятии, связанные с фиксацией различных актов в форме документации:

• первоначальное написание или получение;
• регистрация;
• обеспечение исполнения соответствующих действий по документу;
• контроль над исполнением;
• учет;
• архивирование;
• хранение;
• использование повторно;
• наведение справок;
• рассылка.

СПРАВКА! К документообороту также относится процесс организации всей вышеупомянутой деятельности

Важно различать документооборот и делопроизводство: последнее понятие шире, оно обозначает всю деловую отрасль, связанную с документацией, и включает в себя первое

Долгое время процесс документооборота осуществлялся исключительно в бумажной форме, но современные технологии позволяют автоматизировать эту систему и перейти на полностью безбумажный вариант либо значительно сократить поток документации на бумаге.

Существует несколько вариантов наименования такой автоматизированной электронной системы работы с документацией:

• СЭД – система электронного документооборота;
• СЭДД – система электронного документооборота и делопроизводства;
• САД – система автоматизации делопроизводства;
• СЭДО – система электронного документооборота;
• САДО – система автоматизации документооборота.

Самой общеупотребительной является аббревиатура СЭД.

Обязательным компонентом СЭД является употребление электронной подписи – идентификатора электронного документа, гарантирующего его подлинность (исполняет роль личной визы на бумажном документе).

Плюсы внедрения СЭД

Самым очевидным преимуществом использования на предприятии электронного документооборота является возможность счастливо избежать множества проблем, практически неизбежных при традиционной бумажной форме делопроизводства. К ним относятся:

• ошибки вследствие человеческого фактора;
• утеря нужного документа;
• время, затраченное на поиски необходимой бумаги;
• проблемы с отправкой, доставкой и получением документации;
• сложности при необходимости изготовления дубликатов;
• дополнительные действия, связанные с хранением, архивированием и уничтожением накопившихся бумаг;
• затраты на канцелярские товары;
• меньшая степень защищенности от подделок и возможного вреда и др.

Положительные качества СЭД, резко влияющие на эффективность бизнес-процессов, вытекают из принципов применения этой системы.

1. Однозначная идентификация – в электронной форме документ регистрируется единожды, после чего его легко можно автоматически идентифицировать.
2. Параллельные операции – в электронной форме можно взаимодействовать с несколькими документами почти одновременно, отсюда повышается оперативность и снижаются временные затраты.
3. Единство документальной базы – все документы сведены в согласованную систему, в результате чего не дублируются и не теряются.
4. Легкий поиск – система автоматической идентификации позволяет быстро отыскать нужный документ по минимуму исходных данных.
5. Возможность прикрепления – к любому документу в электронном виде можно присоединить один или несколько файлов, что позволяет снабдить его необходимыми приложениями и атрибутами.
6. Развитая отчетность – электронная форма позволяет группировать документы по необходимым основаниям, что позволяет контролировать все стадии движения документации и обеспечивать полный и достоверный учет по нужным факторам.
7. Гибкая адаптация – электронный документооборот несложно быстро приспособить под любые производственные нужды.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Чтобы обеспечить все отмеченные плюсы СЭД, персоналу, работающему с документацией, необходимо будет переквалифицироваться и освоить новые навыки

«Дармовозы» против «табуретов»

«Весовой контроль — один из внешних негативных факторов, — перечисляет Лаврентьев. — Частных перевозчиков «душат» галопирующие цены на бензин, расходы на запчасти, платежи в систему «Платон». «Остались работать те, кто согласен работать «за еду» или кому необходимо «отбивать» транспорт «в лизинге». Из нашего круга ушло 40% участников: тот, кто успел уйти раньше, оказался в выгодном положении. Они успели открыть магазины или «сидят как диспетчеры», получая проценты от передачи заказов оставшимся перевозчикам. Поэтому сегодня многие клиенты не могут найти частника: есть примеры, когда они готовы платить любые деньги, но нет транспорта.

Впрочем, уход мелких перевозчиков стал естественным выбытием с рынка, уверены крупные перевозчики. «Долгосрочные заказчики предпочитают сотрудничать с организациями, которые имеют больший парк и работают с НДС, — отмечает исполнительный директор НП «Логистика и автоперевозки Татарстана» Сергей Сотников.

По его словам, никто из «крупняков» за этот год не ушел из бизнеса, т. к. у них больше возможностей. «Они могут «держать цену» на одном уровне, а за счет своего парка оперативно перекрывают заказы другими машинами. А частник вынужден реагировать сиюминутно и не всегда может своевременно подать транспорт. Поэтому многие крупные предприятия переходят на крупных перевозчиков», — говорит он.

Сегодня в Татарстане зарегистрировано 100 тысяч грузовиков разной грузоподъемности, которые обеспечивают 100% грузовых перевозок по Татарстану. По данным портала ati.su, где размещается информация о тендерах на грузоперевозки по всей стране, сегодня ставки заметно упали. К примеру, за развозку 1 500 тонн медикаментов по 47 маршрутам в пределах одного региона платят 4,5 млн рублей, а 300 перевозок стройматериалов, т. е. по три перевозки в день, стоят 500 тыс рублей. По словам самих перевозчиков, сегодня себестоимость прохождения 1 км пути на 20-тонной фуре без учета поборов очень низкая, они считают, что работать дешевле 120 руб./км в круг, нет смысла, иначе трак (парк техники) встанет на колени. Впрочем, есть т. н. «дармовозы», которые «перебивают «тикеты» и рулят на «ведрах», создавая тем самым вражду и рознь между перевозчиками, чем с удовольствием пользуются «табуреты» (диспетчеры).

«Я занимаюсь перевозками 12 лет, и каждый год, как вы говорите, поворотный. Все повороты и повороты — 2005, 2008, 2014, 2016… Мы постоянно движемся по извилистой дороге и не знаем, что будет за новым поворотом», — признался Сергей Сотников.

Краткий обзор нескольких популярных СЭД

На современном рынке России на сегодня применяется около 20 различных СЭД. Проанализируем самые общеупотребительные из них, которые успешно себя зарекомендовали в деле повышения эффективности управления предприятием.

1. «Практика». В 2012 году эту систему Минкомсвязи внедрило как основную для документооборота, у нее около 4 тыс. клиентов. Системой пользуется большинство государственных учреждений г. Москвы. Эту программу можно использовать в облачной или серверной версии. Стоимость абонентской платы для организации сравнительно невысока, за каждого дополнительного пользователя вносится доплата.
2. «Naumen DMS» – разработка, выполненная на основе NauDoc (в недавнем прошлом одной из самых популярных СЭД), но в усовершенствованной и дополненной версии. Является частью более широкой системы управления процессами предпринимательства.
3. «Directum» – система, делающая акцент на принципах коллективного взаимодействия. Содержит удобные механизмы создания баз по документации, организации конференций, собеседований, совещаний и пр.
4. «CompanyMedia» – наоборот, обеспечивает максимальную персонификацию. С помощью этой СЭД легко создать персональные рабочие места и обеспечить их функционирование.
5. «Дело» – лидирующий продукт, занимающий почти половину рынка СЭД в РФ, которым пользуется Центробанк, Сбербанк, Ростелеком и другие крупные организации.

Весовой контроль мэрии Казани заставил попрощаться со стройкой

Причем многие из ушедших с рынка занимались преимущественно перевозкой строительных грузов по территории Казани. Как стало известно «Реальному времени», НП «Союз автомобильных грузовых перевозчиков», объединявшее 180 частных перевозчиков, сократилось до 65 участников.

— Негативная волна началась с введением весового контроля для большегрузов: если раньше посты по автоматическому взвешиванию грузовых фур действовали только на федеральных трассах, то теперь появились на въезде в Казань, — объясняет гендиректор НП «Союз автомобильных грузовых перевозчиков» Вячеслав Лаврентьев. — Вслед за этим ситуация в городе кардинально изменилась». Заметим, что власти внедряют автоматическое взвешивание перевозимых грузов для обеспечения сохранности дорожного полотна: за превышение более чем на 2% нормативной массы в 44 тонны перевозчик обязан уплатить штраф, который идет на пополнение городской казны.

Если раньше посты по автоматическому взвешиванию грузовых фур действовали только на федеральных трассах, то теперь появились на въезде в Казань. Фото pg21.ru

Выживет тот, кто найдет обратный груз

«Уже были организации, которые покупали по 100—150 машин, а потом оказывалось, что их неэффективное управление приводило к убыткам. «Татэнерго-транс» покупало новые тягачи, а потом отказались, поняли, что, это не их бизнес, — предостерегает он. — В Набережных Челнах крупная организация, кажется, трубный завод «ТЭМПО», купила 200 автомобилей и с ходу начала демпинговать. Сейчас это невозможно: здесь нет маржи в 15—20%, мы работаем на грани рентабельности в 3—5% максимум в год и наш рынок не настолько привлекательный. Поэтому многие частники уходят».

По его мнению, при выходе корпоративных перевозчиков на открытый рынок легко «погореть» на «обратном грузе». «Взявшись за заказ «Почты России» по перевозке груза из Москвы в Новосибирск, нужно понимать, что обратную дорогу заказчик не оплачивает. Поэтому нужно иметь «обратный груз», но начинающие игроки не смогут его быстро найти и обязательно на этом обжигаются», — предупреждает он.

Перестройка в «ТаграС-Холдинге»

Среди тех, кто подвергался в прошлом году реорганизации, оказались транспортные подразделения управляющей компании «Татспецтранспорт», входящей в нефтесервисный холдинг «ТаграС» (обслуживает «Татнефть»). Как известно последнюю контролируют бывший генеральный директор «Татнефти» Шафагат Тахаутдинов и его окружение.

Среди тех, кто подвергался в прошлом году реорганизации, оказались транспортные подразделения управляющей компании «Татспецтранспорт». Фото elitat.ru

По данным «Реального времени», в августе прошлого года были ликвидированы и присоединены в качестве структурных подразделений ООО «Альметьевское УТТ-1» (1,046 млрд рублей выручки в 2015 году), ООО «Азнакаевское УТТ» (1,165 млрд рублей), ООО «Бавлинское УТТ» (722 млн рублей). Как пояснил источник, близкий к компании, на самом деле во время реорганизации были присоединены не три, а все десять дочерних обществ — ООО «Джалильское УТТ», ООО «Елабужское УТТ», ООО «Елховское УТТ», ООО «Лениногорское УТТ», ООО «Нурлатское УТТ», ООО «Ямашское УТТ», ООО «Татбуртранс».

С 1 августа 2015 года они прекратили деятельность как самостоятельные компании и вошли в структуру «Татспецтранспорта» в статусе структурных подразделений с прежним названием. О причинах преобразований в компании «Татспецтранспорт» отказались рассказывать, а запрос «Реального времени» в адрес «ТаграС -Холдинг» остался без ответа.

«При этом перед ними остается задача по расширению сторонних заказов, а не просто «сидеть» на заказах «Татнефти», — говорит источник в компании. — С падением цен на нефть объем транспортных услуг для «Татнефти» снизился, поэтому подразделения «Татспецтранспорта» продолжают обслуживать такие предприятия, как «Ойл-Сервис», «Буровая компания «Евразия», «Ульяновскнефть», «Спецстрой-монтаж». Но смогут ли УТТ, лишенные самостоятельности, собирать заказы?» — недоумевает он.

Заметим, что «ТаграС» перевел под контроль и «Татспецтранспорт» и второй транспортный дивизион — ООО «ТаграС-ТрансСервис», который работает на свободном коммерческом рынке и обладает солидным парком еврофур, самосвалов и пассажирских автобусов. Известно, что ООО «ТаграС-ТрансСервис» является поставщиком автобусов для участников Универсиады в Казани, а также обслуживал Сбербанк. Таким образом, «Таграс-Холдинг» превращается в мощного транспортного перевозчика с парком более двух тысяч единиц техники, который может составить конкуренцию рыночным компаниям.

Какие бывают СЭД

Программный продукт, призванный выполнять функции автоматизации документооборота, различается по набору заложенных в него функций.

1. Универсальные СЭД (их еще называют «пакетными» или «коробочными» – стандартизированные системы, обеспечивающие базовые функции делопроизводства. Их отличительные черты:
   • сравнительно небольшой функционал;
   • неадаптированность под конкретику фирмы;
   • доступность и простота в установке и внедрении;
   • самые недорогие по стоимости.

ВНИМАНИЕ! При внедрении на предприятии универсальной СЭД работодателю придется приобретать лицензию на новые внедряемые рабочие места

СЭД индивидуальной разработки – системы, изготавливаемые специально для удовлетворения потребностей конкретного заказчика. Для таких продуктов характерны:

• максимальная персонификация;
• дополнительные траты на переобучение сотрудников и закупку оборудования;
• высокая стоимость;
• требует больше времени на разработку, установку и внедрение.

Комбинированные СЭД – на базе универсальной платформы вносятся дополнительные индивидуальные надстройки. Установка такой системы позволяет решить следующие задачи:

• полностью подходит для обеспечения потребностей организации;
• затраты на разработку, установку и введение в эксплуатацию снижаются;
• базовые модули позволяют быстро освоить систему и обучить персонал;
• может взаимодействовать с другими программными продуктами;
• заказчик получает полное право на программный продукт.

В зависимости от комплектации, возможности той или иной СЭД обеспечивают автоматизацию различных областей производственной деятельности, которые можно по-разному комбинировать:

1. Делопроизводство.
2. Общий оборот документов.
3. Управление договорами.
4. Архивирование.
5. Руководство проектами.
6. Специальная документация.
7. Взаимодействие с входящей документацией.