Как заполнить табель учета рабочего времени на 2019-2020 год
Содержание:
Используемые в табеле учета рабочего времени обозначения
Обозначения в табеле учета рабочего времени зависят от того, какой бланк использует организация: унифицированный или разработанный самостоятельно. О том, какие обозначения использовать, смотрите в материале далее.
Как отмечать праздничные дни, что значит код ОЗ и какие буквенные сокращения использовать в табеле учета рабочего времени?
Что делать, если условного обозначения в табеле нет?
Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени
Итоги
Табель учета рабочего времени непременно ведется каждым работодателем (ст. 91 ТК РФ). Фирма имеет право использовать унифицированные формы Т-12 или Т-13 или разработать бланк документа индивидуально для личного пользования.
Для учета явок/неявок сотрудников на титульном листе формы Т-12 предусмотрен буквенный и числовой шифр обозначений в табеле учета рабочего времени. Изучим наиболее распространенные условные обозначения в табеле учета рабочего времени:
1. Буквенные шифры, связанные с отработанными временными промежутками:
- Я — явка, срок, отработанный трудящимся согласно его рабочему графику;
- РВ — период, отработанный в нерабочие дни;
- С — сверхурочный временной отрезок, который проработал работник сверх его обычной продолжительности трудовой деятельности по графику;
- Н — работа в ночной временной промежуток согласно законодательству (с 22:00 до 06:00);
- К — командировка, в которую направляется сотрудник по приказу руководства фирмы;
2. Буквенные шифры, связанные с отсутствием на рабочем месте:
- НН — отсутствие трудящегося по невыясненной причине;
- ПР — прогул;
- З — забастовка;
- Б — болезнь;
- ОТ — период основного ежегодного отдыха;
- ОД — дополнительный отпуск;
- ОЗ — безоплатный отпуск;
- Р — отпуск по БиР;
- ОЖ — отпуск по уходу за ребенком до 3 лет.
Всего в форме Т-12 перечислено 36 унифицированных шифров.
Бланки и образцы унифицированных форм скачайте в материалах:
Что делать, если условного обозначения в табеле нет?
Если в используемом унифицированном бланке нет подходящего шифра, компания вправе создать и утвердить необходимые коды самостоятельно. Например, для обозначения перерывов для кормления грудью, гарантированных ст. 258 ТК РФ, можно ввести условный код «КГ».
Если фирма использует самостоятельно разработанный бланк, то кодировка обозначений в табеле учета рабочего времени может быть абсолютно любой.
Пример табеля, разработанного фирмой самостоятельно, см. в статье «Образец заполнения табеля учета рабочего времени».
Обозначения в табеле учета рабочего времени фиксируются методом сплошной записи по каждому трудящемуся либо отображаются только отклонения.
Рассмотрим алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени.
Алгоритм заполнения табеля учета рабочего времени
Расстановка обозначений в табеле учета рабочего времени производится следующим образом: напротив фамилии каждого из трудящихся в нижней строчке отображается числовое обозначение отработанных/неотработанных часов, а в верхней строчке указываются шифры по каждой конкретной ситуации. Количество отработанных часов и дней суммируется и проставляется по итогам месяца.
В табеле имеются специальные графы, в которых отображается информация, касающаяся отклонений от нормальных условий работы, к примеру, выход в нерабочие дни или ночное время суток. Отдельно суммируется и выносится время и его кодировка, касающаяся невыходов сотрудника на работу, к примеру, прогулы, отпуск по уходу за ребенком и др.
Все графы табеля имеют свое прямое назначение:
- В графе 1 проставляется порядковый номер.
- Графы 2 и 3 используются для идентификации сотрудника по Ф. И. О. и табельному номеру.
- Графы с 4 по 6 используются для проставления отработанного или неотработанного времени по дням месяца и в сумме.
- В графах с 7 по 9 проставляется время, отклоняющееся от нормальных условий труда, к примеру, работа в праздничные и выходные дни или ночные часы, сверхурочное время.
- В графах с 10 по 12 отображается информация по неявкам, в том числе в них указывается буквенная кодировка, а также количество пропущенных дней или часов.
Также в унифицированных формах предусмотрены спецкоды для оплаты труда.Подробнее о них читайте здесь.
Итоги
Условные обозначения в табеле учета рабочего времени — это сокращения, призванные в кратком виде отображать временные периоды явки или неявки на работу сотрудников. Перечень унифицированных обозначений содержится в форме Т-12. Фирма также вправе использовать условные сокращения, разработанные самостоятельно.
Подписаться
Как правильно заполнять – правила заполнения
Для заполнения табеля учета рабочего времени используются два способа:
- Внесение всех ведомостей (о исполнении работниками своих трудовых функций или о нарушении трудовой дисциплины);
- Фиксация ведомостей о переработках или неявке на работу.
Графы заполняются в соответствии с перечнем сокращений (формул), обозначающих явку работника, пребывание на выходных, в командировках, о работе в ночное время, сверхурочных, отгулах, отпуске и пр.
Перечень основных обозначений можно посмотреть здесь.
Также в табель могут вносить цифровые значения, например, для отметки количества часов, отработанных сверх рабочего времени.
Заполнение документа начинается с внесения данных об организации (предприятии) – наименование, ОКПО, структурное подразделение. Далее проставляется номер табеля, дата его заполнения и период, за который вносятся сведения.
Ниже в соответствующее поле следует внести ведомости о работнике (фамилия, имя, отчество, должность) и данные об отработанном рабочем времени.
Заполненный бланк подписывается уполномоченными лицами (составителем и руководителем).
Если табель ведется в электронном варианте, следует соблюдать использование единого шрифта на всем бланке. При ручном способе необходимо вносить данные одним почерком шариковой ручкой одного цвета, как правило, черного.
Как составить, если работник трудится по сменам?
Работодатель вправе утверждать бланк учета рабочего времени, который соответствует специфике производства.
Учет рабочего времени при сменном режиме работы важен с целью недопущения переработок и превышения допустимого количества рабочих часов в неделю для каждого сотрудника.
Если на предприятии установлен рабочий режим по сменам, работодатель должен издать приказ о суммарном подсчете отработанного каждым сотрудником времени и ознакомить с ним под роспись каждого работника.
Также следует определить учетный период, который может быть представлен неделей, месяцем, кварталом или годом.
В графы табеля будет вноситься количество отработанных смен, их продолжительность, время начала и окончания.
В конечном подсчете заработной платы следует учитывать переработки и ночное время, в которое работник исполнял свою трудовую функцию.
Особенности учета рабочего времени при ненормированном рабочем днем читайте здесь.
Какую дату ставить?
Табель учета рабочего времени может быть составлен как на унифицированном бланке, так и на разработанном отдельным предприятием (организацией).
Оба документы должны содержать перечень обязательных граф, в которые входят отметки о дате заполнения табеля, а также об отчетном периоде.
Также в табеле проставляются все даты отчетного периода, под которыми вносятся сведения об отработанном работником времени, прогулах, выходных и пр.
Кто подписывает на предприятии?
Распоряжение по возложению обязанностей по ведению табеля учета рабочего времени на предприятии (организации) оформляется руководителем отдельным приказом.
Лицо, уполномоченное на внесение данных в табель учета имеет право отказаться от такого поручения.
Как правило, представленный документ заполняется сотрудником отдела кадров или бухгалтерии.
Также работодатель имеет право взять указанную обязанность на себя.
Табель учета рабочего времени подписывается его составителем и руководителем предприятия (структурного подразделения).
Если указанные лица представлены должностью директора, проставляется две одинаковые подписи.
Для чего нужен?
В соответствии с Трудовым кодексом России (статья 94), юридические лица любых форм собственности, а также индивидуальные предприниматели обязаны осуществлять учет времени, на протяжении которого работник исполнял свои трудовые обязанности в отчетном периоде (календарный месяц).
Основная роль представленного выше учетного документа – регистрация отработанных и пропущенных работником дней.
Помимо этого, учетный табель следует вести для:
- Законного и справедливого расчёта заработной платы;
- Возможности определения среднего заработка сотрудника;
- Вычисления положенных отгулов и отпускных дней;
- Контроль соблюдения трудящимися правил трудового распорядка компании;
- Отчета перед Налоговой инспекцией и установления гражданину статуса резидента Российской Федерации;
- С целью ведения иных видов отчетности (перед трудовой инспекцией, прокуратурой и пр.);
- Проверки правомерности предоставления социальных пособий работникам.
Также на основании табеля составляется ряд статистических отчетов, например, по численности штата на предприятиях и общей сумме заработной платы.
Какие унифицированные формы существуют?
Законодателем табель учета рабочего времени отнесен к первичным документам предприятий (организаций), т.е. подотчетным документам, которые должны составляться на утвержденных бланках.
Работодатель не имеет права осуществлять учет фактически отработанного сотрудниками времени в свободной форме, однако может внести в установленные Государственным комитетом статистики формы коррективы для более удобного использования в соответствии со спецификой производства (удаление некоторых граф или строк, добавление колонок и т.п.).
На предприятиях следует использовать бланки, которые разработаны Госкомстатом, утверждены Постановлением №1 от 5 января 2004 года и представлены формами Т-12 и Т-13. Однако с 2013 года работодатели уполномочены на разработку собственных форм для ведения соответствующего учета.
Организации, финансируемые из бюджетных средств, осуществляют фиксацию отработанного времени на бланке 0504421.
Табель может вестись как в электронном варианте с использованием специальных программ, например, Excel, или заполняться уполномоченным сотрудником от руки.
Можно ли использовать свой бланк?
В соответствии с положениями Федерального Закона №402 от 06.12.2011 года, организации коммерческого направления имеют право утверждения индивидуальных форм первичной документации.
Полномочия предприятий (организаций) по составлению своей формы табеля также детализированы в Письме Министерства финансов России №ПЗ10/2012.
Важно! Бюджетные организации обязаны использовать для фиксации отработанного работниками времени исключительно форму 0504421. При утверждении бланка учета рабочего времени, не соответствующего формам Т-13 и Т-14, следует учитывать обязательные графы, которые должны содержаться в представленном документе (полное название организации, дата составления табеля, название бланка, место составления, название основных сведений, которые отображаются в документе, а также подпись составителя)
При утверждении бланка учета рабочего времени, не соответствующего формам Т-13 и Т-14, следует учитывать обязательные графы, которые должны содержаться в представленном документе (полное название организации, дата составления табеля, название бланка, место составления, название основных сведений, которые отображаются в документе, а также подпись составителя).
Разрабатывая собственный бланк табеля, работодатель должен определить круг лиц, уполномоченных на его ведение и подпись.
Важные нюансы
Функциональные или должностные обязанности в соответствии с предписаниями трудового законодательства определяются профилем предприятия, его основной производительной деятельностью.
Понятие «должностные обязанности» обозначает основный вид работы, которую работник определенной квалификации должен исполнять на конкретном объекте, участке технологической цепи рабочего процесса.
Как правило, его основная задача складывается из конкретных рабочих процессов, операций. Например, осуществление контроля над своевременным исполнением подготовки рабочей документации. Работник обязан занести в базу данных компьютера сведения о зарегистрированных документах, сделать отметку о сроках их предоставления, составить отчет о выполнении.
При этом в обязанности работника входит соблюдение:
- правил внутреннего трудового распорядка;
- установленных сроков сдачи документации;
- этических норм трудового общения;
- конфиденциальности служебной информации.
Работодатель наделен правом применения дисциплинарного взыскания к работнику, если он не исполняет свои трудовые обязанности или исполняет их ненадлежащим образом. Его вид полностью зависит от степени тяжести проступка работника.
По общепринятым правилам к нему применяются мера воздействия за:
| Показатели | Описание |
| Первое нарушение | устный выговор |
| Второе нарушение | письменный выговор с осуществлением соответствующей записи в трудовой книжке |
| За последующие нарушения | увольнение с формулировкой «по статье за систематическое неисполнение функциональных обязанностей» |
Табель учета рабочего времени скачать чистый бланк
› Бланки
01.02.2019
Год документа: 2019
Группа документа: Бланки, Документы, Формы
Вид документа: Табель, Форма, Бланк
Форматы для скачивания: DOC, EXCEL, PDF
Табель учета рабочего времени ‒ документ, использующийся с целью внесения информационных данных касательно проведенного времени на рабочем месте сотрудником компании.
Основываясь на указанных сведениях, бухгалтер начисляет зарплату и выплаты. Такой документ должен быть в любой организации не зависимо от формы собственности.
При его отсутствии предусматривается административная ответственность согласно действующему законодательству.
Заполнение документа
Бланк T-12‒T-14 может заполняться персонально работником, сотрудником, входящим в кадровый отдел, главным структурного подразделения или нанятым табельщиком. Он считается основным учетным документом и в зависимости от особенностей кадрового учета, может заводиться на лиц организации либо для каждого отдела вестись в индивидуальном порядке.
В документ вносятся данные организации, содержащие: полное название, код ОКПО, вид деятельности, правовой статус и структурный отдел на который распространяется табель.
Затем в предусмотренное поле вписывается порядковый номер, отвечающий документообороту, и фиксируется отчетный период.
Форма Т-13 используется, когда фиксация присутствия и отсутствия на рабочем месте сотрудника выполняется автоматически.
Чистый табель учета рабочего времени считается регулярным документом, поэтому каждый месяц составляется по-новому. Все экземпляры имеют определенный порядковый номер, который приравнивается к месяцу их создания. Данный вид документации разрешен для заполнения в письменной и электронной форме. После внесения нужных данных выполняется его подпись ответственными лицами.
Благодаря табелю учета кадровики и бухгалтера могут совершать:
- Подсчет времени наемного работника;
- Контроль над соблюдением графика в рабочий период;
- Начисление заработной платы на основании указанной информации.
Такой документ выдается каждому работнику вместе с трудовой книжкой при увольнении.
Пометки в табеле
Согласно правилам внесения данных в табель учета времени, формы 0504421 на период 2017 года информация относительно присутствия и отсутствия работника отображается в виде кодов. Предусматриваются обозначения с использованием букв и цифр:
- «Я», «01» — работа в дневную смену;
- «Р», «14» — отпуск в связи с беременностью, родами и усыновлением недавно рожденного ребенка;
- «ОЖ», «15» — отпуск для ухода за новорожденным малышом до момента исполнения им 3-х лет;
- «ОТ», «09» — главный отпуск, который оплачивается;
- «ОД», «10» — дополнительный отпуск, который оплачивается.
На нашем сайте вы сможете бесплатно загрузить чистый бланк табеля учета рабочего времени и прочих документов, которые востребованы в различных сферах деятельности. При необходимости есть возможность посмотреть пример правильного заполнения документации с учетом всех требований. Для поиска нужного файла воспользуйтесь поиском.
Скачать документы
| Табель учета рабочего времени Т-12 |
| Табель учета рабочего времени 0504421 |
| Табель учета рабочего времени-Т-13 |
| Табель учета рабочего времени универсальный Украина |
| Табель учета рабочего времени Украина П-5 |
Табель учета рабочего времени скачать чистый бланк Ссылка на основную публикацию
Другие коды
В учетном документе применяются и другие коды для табеля учета рабочего времени 2020: в графах 5 и 6 подсчитывают суммы отработанных часов — здесь никаких условных знаков нет. А вот графа 7 содержит коды оплаты.
Обозначение в Т-13 охватывает следующие виды доходов:
- 2000 — основной отработанный период;
- 2012 — оплата отпуска;
- 2300 — больничное пособие.
Тут стоит пояснить. Нередко возникает вопрос: как обозначается отпуск без сохранения заработной платы или простой по вине работника. Очевидно, что графа 7 останется пустой. Если з/п не выплачивают, то и отражать в ней нечего.
А буквенное обозначение в табеле учета рабочего времени — ДО (16) или ОЗ (17), в зависимости от основания предоставления отпуска. РП (31) означает простой по вине работодателя. Таким образом, коды ДО и РП в табеле учета рабочего времени ставятся обязательно. Это же правило актуально для обозначения прогула, отстранения и иных подобных случаев.
В графы 10 и 12 заносят коды неявки, а в 11 и 13 — суммируют пропущенные часы или дни.
Форма рассчитана на 31 день. Для месяца, где 30 или 28 дней, отсутствующие дни необходимо отметить крестиком.
Обзор документа
Отвечая на вопрос по оформлению Табеля учета использования рабочего времени (ф. 0504421), Минфин разъяснил следующее.
Учреждение вправе дополнять условные обозначения в рамках формирования своей учетной политики, но при этом важно, чтобы формулировка условного обозначения отражала однозначное понимание, что предоставленный работникам выходной является оплачиваемым и учитывается при расчете отпускных. В случае передачи ведения бухучета централизованной бухгалтерии учреждению необходимо согласовать вводимое условное обозначение в целях сохранения возможности использования стандартных программных комплексов, применяемых централизованной бухгалтерией
В случае передачи ведения бухучета централизованной бухгалтерии учреждению необходимо согласовать вводимое условное обозначение в целях сохранения возможности использования стандартных программных комплексов, применяемых централизованной бухгалтерией.
Возможные санкции при неправильно заполненном табеле
В ходе финансовых и налоговых проверок ревизоры могут обнаружить следующие виды нарушений:
- Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и документах первичной отчетности.
- Несоответствие данных по заработной плате, указанных в табеле и платежно-расчетных документах.
- Неверное использование обозначений кодов и не учтенные переработки и сверхурочные.
- Неправильный расчет сумм пособий по листку временной нетрудоспособности.
Данные нарушения могут стать причиной наложения на работодателя или бухгалтера штрафа до 5000 рублей.
Отсутствие в организации табеля учета рабочего времени согласно статье
5.27 Административного кодекса может повлечь наложение штрафа до 50.000 рублей на руководителя подразделения.
Залогом правильного заполнения табеля и начисления заработной платы является:
- Своевременное предоставление сотрудниками всех необходимых документов, обосновывающих любое несоответствие рабочему регламенту.
- При ведении рукописного табеля использование копий и черновиков.
- При невыясненной причине опоздания или отсутствия сотрудника на рабочем месте использование соответствующих кодов.
- Постановка отметок только при предоставлении документов их подтверждающих.
Коды, используемые в табеле учета рабочего времени:
|
Наименование затрат времени |
Код |
|
|
буквенный |
цифровой |
|
| Продолжительность работы в дневное время |
Я |
01 |
| Продолжительность работы в ночное время |
Н |
02 |
| Продолжительность работы в выходные и нерабочие праздничные дни |
РП |
03 |
| Продолжительность сверхурочной работы |
С |
04 |
| Продолжительность работы вахтовым методом |
ВМ |
05 |
| Служебная командировка |
К |
06 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы |
ПК |
07 |
| Повышение квалификации с отрывом от работы в другой местности |
ПМ |
08 |
| Ежегодный основной оплачиваемый отпуск |
ОТ |
09 |
| Ежегодный дополнительный оплачиваемый отпуск |
ОД |
10 |
| Дополнительный оплачиваемый отпуск в связи с обучением с сохранением среднего заработка работникам, совмещающим работу с обучением |
У |
11 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени для обучающихся без отрыва от производства с частичным сохранением заработной платы |
УВ |
12 |
| Дополнительный отпуск в связи с обучением без сохранения заработной платы |
УД |
13 |
| Отпуск по беременности и родам (отпуск в связи с усыновлением новорожденного ребенка) |
Р |
14 |
| Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет |
ОЖ |
15 |
| Отпуск без сохранения заработной платы, предоставляемый работнику по разрешению работодателя |
ДО |
16 |
| Отпуск без сохранения заработной платы в случаях, предусмотренных законодательством |
ОЗ |
17 |
| Ежегодный дополнительный отпуск без сохранения заработной платы |
ДБ |
18 |
| Временная нетрудоспособность (кроме случаев, предусмотренных кодом «Т») с назначением пособия согласно законодательству |
Б |
19 |
| Временная нетрудоспособность без назначения пособия в случаях, предусмотренных законодательством |
Т |
20 |
| Сокращенная продолжительность рабочего времени против нормальной продолжительности рабочего дня в случаях, предусмотренных законодательством |
ЛЧ |
21 |
| Время вынужденного прогула в случаях признания увольнения, перевода на другую работу или отстранения от работы незаконными с восстановлением на прежней работе |
ПВ |
22 |
| Невыходы на время исполнения государственных или общественных обязанностей согласно законодательству |
Г |
23 |
| Прогулы |
ПР |
24 |
| Продолжительность работы в режиме неполного рабочего времени по инициативе работодателя в случаях, предусмотренных законодательством |
НС |
25 |
| Выходные дни(еженедельный отпуск) и нерабочие праздничные дни |
В |
26 |
| Дополнительные выходные дни (оплачиваемые) |
ОВ |
27 |
| Дополнительные выходные дни без сохранения заработной платы |
НВ |
28 |
| Забастовка (при условиях и в порядке, предусмотренных законодательством) |
ЗБ |
29 |
| Неявки по невыясненным причинам (до выяснения обстоятельств) |
НН |
30 |
| Время простоя по вине работодателя |
РП |
31 |
| Время простоя по причинам, не зависящим от работника и работодателя |
НП |
32 |
| Время простоя по вине работника |
ВП |
33 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) с оплатой (пособием) в соответствии с законодательством |
НО |
34 |
| Отстранение от работы (недопущение к работе) по причинам, предусмотренным законодательством, без сохранения заработной платы |
НБ |
35 |
| Время приостановки работы в случае задержки выплаты заработной платы |
НЗ |
36 |
| Обозначение дней до вступления в должность или после освобождения с нее (увольнения, переводы и т.п.) |
Х |
37 |
Образец табеля учета рабочего времени Т-12
