Номенклатура дел: правила составления

Сроки ознакомления с приказом по основной деятельности

Все работники, которые в документе перечислены по именам или должностям, те, кому поручено исполнение распоряжения, должны быть ознакомлены с ним под роспись. Четкие сроки ознакомления на законодательном уровне не определены. В интересах работодателя собрать подписи сотрудников в строке «ознакомлен» как можно быстрее. Если этого не сделать, то рассчитывать на то, что сотрудник принял на себя ответственность за выполнение распоряжения, нельзя, и предъявлять к нему претензии за невыполнение заданий — незаконно.

Обязанность ознакомления с документами по личному составу предусмотрена , и ТК РФ. При ознакомлении с распоряжениями по профильной работе необходимо руководствоваться здравым смыслом и требованиями к оформлению первичных документов. Если в форме заложена необходимость ознакомления — виза должна быть.

Откуда взять индекс дела

Под индексом понимается номер дела, указывающий на его место в системе. Индексы разрабатываются организацией самостоятельно и утверждаются одновременно с утверждением первой номенклатуры дел организации и, как правило, остаются неизменными.

Каждый индекс должен нести в себе два основных параметра:

• цифровое обозначение подразделения;
• номер самого дела по порядку его регистрации.

Например, если отдел кадров входит в управление персоналом, имеющее индекс «06», его индекс может выглядеть как «06-01». Этим же индексом должны обладать документы отдела. Например, Положение об отделе кадров может фигурировать в номенклатуре дел как «06-01.01».

Поскольку в течение года в отделе могут появиться новые документы, логичным будет оставлять для них резерв (пустые строки в номенклатуре с заранее присвоенными индексами). Как правило, достаточно 2-3 позиций.

Электронные дела также заносятся в номенклатуру с соответствующим индексом.

Если копия входит в составное дело

Бывают так называемые «составные» дела: те, в которые входит комплект документов разных видов и с разными сроками хранения. Эти документы могут быть представлены как в виде оригиналов, так и в виде копий. Например, дело строительного отдела «Документы по объектам выполненной реконструкции и строительства», в которое входят: техническое задание на проектирование, копия программы реконструкции и строительства, разрешительная документация и еще множество документов. Среди перечисленного нас интересует «копия программы реконструкции и строительства». Очевидно, что оригинал программы находится в соответствующем деле, но это не помешало строителям поместить в свое дело ее копию. Так делать можно. Единственное условие – отмечать в заголовке дела, что этот документ представлен в общем пакете в виде копии.

Приказы по личному составу

Формирование приказа о назначении ответственного за производство работ — примеры и образцы

24 марта 2017     Приказы

Для контроля за производством работ на каком-либо объекте лучше назначить сотрудников, с которых можно будет при необходимости спрашивать о течение процесса и требовать объяснений при нарушениях.

Назначаются данные сотрудники посредством распорядительной документации, примеры которой приведены для скачивания ниже.

Приказ утверждается руководителем, после чего доносится до лиц, перечисленных в качестве ответственных за какой-либо этап производственных работ.

То есть распоряжение руководителя — это способ донести до работников сведений о наложении на них ответственности за выполнение определенных действий. За возможные нарушения процесса производства, нарушение сроков их выполнения назначенное приказом лицо будет отвечать перед руководством предприятия.

Приказ не только устанавливает ответственных, но и определяет степень ответственности данных лиц, устанавливает сферу их действий и должностные обязанности.

При составлении распоряжения следует учитывать положения, изложенные в трудовом кодексе, не нарушая прав работников.

Для назначения ответственного необходимо определить сотрудников, которые будет отвечать за:

Образец оформления

Бланк распоряжения компанией разрабатывается самостоятельно, рекомендуется подкреплять информацию ссылками на нормативные пункты законодательных документов, если таковые будут уместны.

Форма должна содержать:

• номер — персональный, присвоенный при регистрации в специальной журнале для распорядительной документации;
• дата издания;
• заголовок — о чем приказ, например, «о назначении ответственного сотрудника за производство действий на объекте», можно конкретизировать, на какой именно объекте;
• причина издания — для каких целей составляется приказ (образцы причины — в связи с началом работ на конкретном объекте, для выполнения определенных действий, в целях исполнения норм действующего законодательства, строительных норм и правил, для организации управления производством каких-либо работ — строительных, строительно-монтажных, демонтажных и прочих);
• распоряжения руководителя — ФИО и должности работников, назначаемых ответственными за производство, контроль различных этапов производственного процесса. Также следует назначить работников, которые будут замещать назначенных при их отсутствии;
• приказом могут возлагаться конкретные обязанности, определяться круг их функционала;
• список документации, которой должны руководствоваться назначенные лица;
• уровень ответственности — как назначенные лица могут быть наказаны и за что;
• утверждающая подпись руководителя.

О назначении в качестве ответственного лица должен знать сам работник. Утвержденный приказ нужно передать для ознакомления каждого указанному в нем сотруднику.

Как правило, в нижней части бланка остается место, где ознакомленные лица ставят свои подписи в подтверждения осведомленности. Можно к приказу дополнительно составить лист ознакомления, где будут расписываться назначенные работники.

Как правило, руководитель своим распоряжением также назначает сотрудника предприятия, на которого возлагается контроль за ознакомлением ответственных с содержанием бланка.

Несколько примеров оформления распорядительного документа при выполнении работ на различных объектах приведено ниже.

Правила хранения

Работник, ответственный за ведение кадрового делопроизводства и хранение информации, назначается приказом руководителя организации, его функциональные обязанности закрепляются в должностной инструкции.

Кадровая информация формируется в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой.

Под формированием дел следует понимать группировку исполненных документов в дела (папки) в соответствии с номенклатурой дел.

Ниже приведен порядок формирования дел

1. На обложке дела необходимо обозначить следующие реквизиты:

• наименование организации (в полном виде)
• наименование структурного подразделения (в полном виде)
• номер дела (в соответствии с номенклатурой)
• заголовок дела
• срок хранения документов по номенклатуре

2. В дело подшиваются:

• только оформленные и исполненные документы
• один подлинный экземпляр, за исключением нескольких случаев
• изданные в одном календарном году

Внутри дела бумаги подшиваются в порядке по номерам и датам, при превышении 250 листов или объема (4 см) документ делится на тома. В крупных организациях издается большое количество приказов, как правило, их подшивают в разные дела (например, приказы о предоставлении отпуска по уходу за ребенком, приказы о предоставлении отпуска без содержания и т.д.).

Сроки хранения, определенные законом

В Перечне типовой управленческой архивной документации указано время хранения оформленных бумаг. Действительны эти сроки для всех учреждений независимо от того, воспользуются они государственными архивами или нет.

Условно вся зафиксированная информация, отражающая процесс работы предприятия, а также по личному составу, делится на три группы:

• постоянного хранения;
• долговременного – более 10 лет;
• кратковременного – менее 10 лет.

Передача бумаг постоянного и долговременного хранения в архив предприятия должна быть проведена в течение трех лет после окончания дела, связанного с документооборотом. Кадровые документы организаций, имеющие короткий срок хранения, в архив не передаются, а уничтожаются по специальному акту непосредственно в подразделениях компании.

Сам процесс хранения имеет два этапа: текущий и последующий.

Текущий, в свою очередь, можно также разделить на два шага:

• в процессе оформления – хранение должно осуществляться в предназначенных для этого папках с надписью: «На подпись», «К исполнению» и другими;
• полностью оформленные – со всеми необходимыми подписями и датами должны подшиваться в папку с делом, к которому они относятся.

Текущее хранение осуществляется в подлинниках и должно иметь специальное место, как минимум, сейф или шкаф с замком. За сохранность трудовых книжек, личных документов персонала отвечает руководитель, поэтому нельзя оставлять их без соответствующего надзора.

При увольнении документы, связанные с работником, оформляются в отдельную папку, прошиваются, нумеруются и сдаются в архив — наступает последующая стадия.

Экспертная комиссия назначается для принятия решения о сдаче бумаг в архив или уничтожении, как не представляющих особой ценности. Для этого составляется опись и соответствующие акты. Руководитель несет ответственность за полную сохранность документов, переданных в архив и обязан обеспечить все необходимые условия.

Изменились сроки хранения дел. Новая номенклатура дел?

Общие положения

Номенклатура дел — систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел. Номенклатура дел используется для составления описей дел структурных подразделений постоянного, временных (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

Все ли организации должны иметь утвержденную номенклатуру дел?

Номенклатура дел должна быть утверждена в следующих организациях, являющихся источником комплектования государственного и муниципального архива:

• государственные органы;
• органы местного самоуправления;
• негосударственные организации (если в деятельности организации образуются документы, представляющие для общества и государства историческую, научную и культурную ценность).

Вышеуказанный перечень предусмотрен статьей 20 Федерального закона от 22 октября 2004 года № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (далее – Закон № 125-ФЗ).

Для некоторых организаций, не являющихся источником комплектования госархива, нормативными правовыми актами также могут устанавливаться требования о ведение номенклатуры дел.

В частности, для акционерных обществ такое требование содержится в Постановлении ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс «Об утверждении Положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ». Что касается иных организаций, то законодательство не содержит прямого требования о ведении номенклатуры дел в организации.

Однако часть 1 статьи 17 Закона № 125-ФЗ обязывает организации и граждан, занимающихся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение установленных сроков. Именно в номенклатуре дел можно систематизировать и прописать сроки хранения всех документов организации.

Таким образом, кроме перечисленных случаев обязательного составления номенклатуры дел, для обеспечения сохранности документов рекомендуется утверждение номенклатуры дел в любой организации независимо от формы собственности.

Правовая база

Для правильного оформления и соблюдения порядка согласования и утверждения номенклатуры дел необходимо ориентироваться на следующие нормативные правовые акты и документы.

Номенклатура дел – как это выглядит?

Общие понятия

Она позволяет не только быстро отыскать необходимый документ во время работы, но имеет огромное значение при работе с большим количеством документов в архивах.

Номенклатура дел по сути определяет всю современную концепцию хранения и систематизации необходимой документации в существующем делопроизводстве. Соответственно, именно в зависимости от её особенностей и качества её исполнения находится весь документооборот.

Формализованные и стандартизированные требования к стандартам и форме номенклатур регулируются в федеральных документах:

• утвержденные заключения Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 года, п. 3-4;
• указ Росархива от 23.12.2009 N76.

Стандартный период применения документов в документационном обеспечении деятельности – три года. При истечении срока документы либо перемещаются в картотеку организации, либо сохраняются для последующего применения в делопроизводстве, либо попросту уничтожаются.

Номенклатура дел нужна для перегруппировки оформленной документации в делопроизводство, применяется она в качестве своеобразного справочного каталога в деловые процессы и как отчетный документ (взамен описи) при приёме дел архивами временного типа (где этот период достигает десяти лет).

По ГОСТу №Р7.0.8-2013 термин “Дело” определяется как документ (или группа), имеющих отношение к определённому вопросу виду деятельности.

Таким образом, номенклатура является перечнем реальных дел, т.е. указателем при проставлении документам порядковых номеров, то есть при индексации во время регистрации, так как номер документа содержит уникальный цифровой индекс.

Оформление дела – это сам процесс преобразования документов, относящихся к делу, непосредственно в дела.

Юридически, дело – это ряд соответствующей документации, имеющей отношение к какой-либо конкретной проблеме в деятельности организации, и размещённой под отдельную обложку под индивидуальным наименованием.

Нахождение и фиксирование сроков хранения осуществляется по специальному перечню типов и разрядов документов (ГОСТ-Р51141-98), включающему нормативные предписания о сроках хранения бумаг. Исполненная документация, прежде чем поступить на хранение и эксплуатацию, проходит специальную подготовку, включающую в себя:

• экспертную оценку академической и фактической ценности бумажной массы;
• формирование дел;
• предоставление документации постоянного и длительного типа хранения;
• предоставление их сохранности;
• предоставление дел во внутреннюю картотеку, то есть в архивы организации.

Составлением номенклатуры, как правило, занимается сотрудник секретариата, отвечающий за работу с архивной документацией организации. Утверждается номенклатура управляющим архива организации, либо субъектом, отвечающим за архивы.

Подписывается руководством органов либо субъектом, отвечающим за делопроизводство, и уже после утверждения эксп. комиссией посылается на регулирование с консультационно-проверочной комиссией архивной организации, уже после чего же ратифицируется руководством компании.

Сроки хранения кадровых документов

Сроки хранения документов, указанные в Перечне, применимы ко всем организациям, независимо от того, поступают ли документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или нет. Но существует ряд различий.

Временные сроки хранения кадровых документов являются общими для всех организаций.

Постоянные сроки хранения используются теми государственными и муниципальными организациями, которые признаны источниками комплектования. Документы таких компаний поступают на хранение в архивы в установленном порядке.

Организации, не являющиеся источниками комплектования, хранят документы постоянного срока у себя, вплоть до момента ликвидации организации.

Некоторые документы (нормативно-правового и имущественно-хозяйственного характера, об итогах деятельности и перспективах развития организации) постоянного срока хранения необходимо хранить в организациях независимо от формы собственности, если их документы не поступают в государственные или муниципальные архивы. Это обусловлено законодательством и пролонгированной практической значимостью этих документов.

Что значит пометка до минования надобности?

Эта отметка означает, что документ имеет только практическое значение. Поэтому срок его хранения определяется организацией самостоятельно. Однако он не может быть меньше одного года.

Что значит пометка ЭПК?

ЭПК – экспертно-проверочная комиссия – в Перечне появляется у некоторых видов документов. Это значит, что часть такой документации может иметь научно-историческое значение и в предписанном порядке должна быть передана в государственные, муниципальные архивы или храниться в организации. Эта отметка применяется в организациях всех форм собственности, которые являются источниками комплектования государственных и муниципальных архивов. Кроме того, негосударственные организации сами могут осуществлять постоянное хранение своих документов.

Снятие отметки «ЭПК» разрешается только при условии конкретизации видов документов и сроков их хранения, обобщенных в статьях Перечня.

В соответствии с п. 3.1 Указаний по применению Перечня для организации и проведения работы по определению сроков хранения и отбору документов на хранение и уничтожение необходимо создание экспертной комиссии. В ее состав обычно входят наиболее квалифицированные специалисты из основных структурных отделов во главе с одним из руководящих работников компании. Членом экспертной комиссии также становится представитель архивного учреждения (для организаций, являющиеся источниками комплектования) по предварительному согласованию с ним.

Совместно с архивной и делопроизводственной службой экспертные комиссии определяют порядок отбора документов на хранение и уничтожение, а также организуют экспертизу ценности документов и осуществляют контроль за ее проведением. Экспертиза ценности – понимается изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда РФ (п. 16 ст. 3 Закона об архивном деле).

Можно ли сократить или увеличить сроки хранения?

Согласно п. 2.11 Указаний по применению Перечня, снижение установленных Перечнем сроков хранения запрещается. Увеличение сроков хранения кадровых документов возможно в тех случаях, когда это обусловлено специфическими особенностями деятельности организаций.

Можно ли в отдельных случаях уничтожать документы раньше истечения сроков хранения?

Уничтожение документов без предварительного утверждения архивным органом описей документов постоянного хранения (для организаций, передающих документы в государственные и муниципальные архивы), а также нарушение установленных сроков хранения документов является незаконным и влечет ответственность в установленном законом порядке (п. 3.11 Указаний по применению Перечня).

Законодательство

Знание установленных законодательством сроков хранения помогает не только соблюсти все нормы, но и преодолеть хаос и неразбериху в архиве юридического лица — хранение будет систематизированным, а все бумаги разместятся на своих местах (в отдельных папках или сейфах).

Существует специальный Федеральный закон под номером 125, регламентирующий все процессы архивного хранения документации (принятый в октябре 2004 года).

В 17-й статье данного закона установлена обязанность по обеспечению должного хранения документов, возлагаемая на работодателей.

А в 3-й статье поясняется, что именно может являться архивным документом. Согласно

Сроки хранения установлены в специальном Перечне, составленном Росархивом в октябре 2000 года. Это основной документ для кадровиков большинства организаций и предприятий, позволяющий отобрать и систематизировать документы для дальнейшего хранения.

Данный Перечень включает в себя двенадцать разделов, охватывающих все основные направления деятельности юридических лиц, которые сопровождаются оформлением соответствующих документов. Это однотипная документация, использующаяся при осуществлении стандартных управленческих функций. Что касается специфических документов, оформляемых для отдельных видов производственной или коммерческой деятельности, их перечень даётся в отдельных ведомственных или отраслевых инструкциях.

Следует отметить, что установленные сроки распространяются на всех без исключения юридических лиц, независимо от того, будут ли передаваться документы в государственные хранилища или нет.

Государственные и муниципальные учреждения хранят документацию минимум десять лет.

То же самое правило касается и других юридических лиц, включая предпринимателей. Это минимальные показатели архивного срока хранения.

Дальнейшие сроки устанавливаются организациями и предприятиями в зависимости от практического использования документации (определяется, насколько она важна для деятельности юридического лица, а затем сроки согласовываются с законодательными нормами).

ликвидации

В Перечне Росархива используются специальные отметки, уточняющие особенности хранения для отдельных видов документации:

• Если стоит пометка «до минования надобности», бумаги сохраняются на усмотрение юридического лица (определяется, имеют ли они практическое значение и устанавливается срок для хранения).
• Если стоит пометка «экспертно-проверочная комиссия», бумаги необходимо передать в государственные хранилища. Они имеют историческое или научное значение для государства и не подлежат уничтожению. Также допускается хранение такой документации в архиве юридического лица до момента его ликвидации.

Росархивом также созданы специальные Указания, разъясняющие порядок пользования Перечнем. В пункте под номером 3.1 можно обнаружить указание, касающееся уничтожения документов. Чтобы отобрать бумаги для хранения или изъять их из архива для уничтожения, необходимо создать постоянно действующие экспертные комиссии, в которые входит один из руководителей предприятия, а также представитель архивной организации.

Такая комиссия обеспечивает профессиональную экспертизу и определяет ценность документации, а также контролирует уничтожение отдельных бумаг.