Как правильно на ознакомление или для ознакомления

Функция и роль приказа

Приказ – это распоряжение руководителя, которое оформляется в письменном виде и содержит сведения о том или ином принятом решении.

Приказы могут касаться любых правовых аспектов отношений между работодателем и подчиненным:

• о назначении на должность;
• о проведении аттестации сотрудников;
• о переводе на другую работу;
• об отпуске;
• об индексации заработной платы;
• о возложении обязанностей и т.д.

Издаются приказы всегда от лица директора предприятия, легитимны только внутри фирмы, имеют длительный период действия и, при необходимости, могут подвергаться изменениям.

Приказы ни в коей мере не должны нарушать ни гражданских, ни трудовых прав работников, которые, в свою очередь, в обязательном порядке должны с ними ознакомляться.

Какое уведомление невозможно оспорить

Во многих статьях Трудового кодекса фигурирует понятие «уведомление работника», но, к сожалению, в самом ТК оно не раскрыто. Также не разъяснено, каким образом нужно уведомлять сотрудников о каких-то значимых фактах. Однако если взять за основу гражданское процессуальное законодательство, то можно выяснить, что надлежащим уведомление признаётся только тогда, когда у вас на руках есть доказательства того, что информация дошла до адресата.

Применять ГПК в таком случае выгодно, ведь по нему работают все судьи. А законным уведомлением процессуальный кодекс признаёт такое:

• если оно вручено лично под роспись;
• если отправлено по почте заказным письмом с уведомлением.

К сведению Нюанс: если заказное письмо пролежало на почте 5 дней и вернулось назад с отметкой «не получено», судьи считают это злоупотреблением со стороны адресата. Ведь работодатель свою задачу выполнил – отправил письмо по адресу, указанному в трудовом договоре.

В ТК предусмотрен такой документ, как Акт об отказе от подписи. Да, можно такой составить, если работник отказывается расписываться на уведомлении. Только вот судьи не всегда на стороне работодателей, поэтому лучше перестраховаться и отправить почтой извещение.

Право визирования документов

Оформляется это, как правило, следующим образом: РАЗОСЛАТЬ: (или: РАССЫЛКА) Должность, фамилия работника, при необходимости – количество экземпляров. Лист согласования является неотъемлемой частью документа и помещается в дело на хранение вместе с документом.

Если основной документ (приказ, распоряжение, правила, инструкция, положение и др.), подлежащий согласованию, имеет приложения, каждое приложение визируется руководителем подразделения-исполнителя. В соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 “Унифицированные системы документации.

Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов” виза включает в себя: подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы и фамилию), дату подписания. Например: Начальник коммерческого отдела В.

А.

Визирование документов — это что такое? правила визирования

Так как для пересылки писем очень часто используется факсимильная связь, то возможны ситуации, когда подлинник письма передается по факсу и затем поступает на хранение в дело.

В таких ситуациях исполнитель может ограничиться подготовкой только одного экземпляра письма (на бланке) и после передачи по факсу его же поместить в дело на хранение.

Визы в этом случае проставляются не на копии письма (ее попросту нет), а на подлиннике, но на оборотной стороне (т. е. на той стороне листа, которую факсимильный аппарат “не считывает”).

Существуют некоторые особенности визирования таких документов, как договоры, протоколы. В частности протоколы визируются в особо важных случаях, когда точная передача текста выступления имеет принципиальное значение. Протокол в таком случае визируется лицами, выступавшими на заседании.

Визирование

Назначить заместителя руководителя М. Ф. Киселева исполняющим обязанности руководителя с 25 апреля 2010 г. в порядке совмещения. 2. Установить заместителю руководителя М. Ф. Киселеву надбавку за совмещение в размере 3000 руб. в месяц. Руководитель В. В.

Порядок согласования и визирование проекта документа

Инструкции по делопроизводству данной организации, регламенте работы коллегиального органа и др. Процедуру визирования целесообразно осуществлять в следующей последовательности:

• составитель документа;
• руководитель структурного подразделения, в котором составлен документ;
• руководители структурных подразделений (руководители среднего звена), к деятельности которых имеет отношение содержание документа;
• руководитель финансовой или бухгалтерской службы;
• руководитель юридической службы (юрист организации).

Типовой инструкцией по делопроизводству предусмотрено, что проекты приказов, распоряжений, решений подлежат согласованию с исполнителями и заинтересованными должностными лицами; приказы (распоряжения, решения), издаваемые в организации, в обязательном порядке согласовываются с юридической службой.

Внутреннее согласование документов

На документах, затрагивающих интересы работника, следует оформлять визу ознакомления сотрудника с документом.

«Виза несогласия» Если сотрудник, визирующий документ, не согласен полностью или частично с содержанием документа, в своей визе он может сделать пометку «замечания прилагаются».

Возражения необходимо оформить на отдельном листе, подписать их и приложить к документу. Последствия несогласия кого-либо из визирующих с содержанием документа нужно оговорить в инструкции по делопроизводству.

Судьбу проекта в любом случае решает руководитель организации. Он может, например, вернуть его разработчику со своими замечаниями или подписать документ, невзирая на возражения. Образец Общество с ограниченной ответственностью «Роза»ООО «Роза» Инструкция Утверждаюпо делопроизводству директор Ракитин А.А.

Сложности организации ознакомления

Сложности ознакомления появляются из-за нескольких
факторов: объемов документов, необходимости подписания удаленными сотрудниками,
необходимости организации гарантированного подписания и соблюдения его сроков.
Разберем подробнее.

Если в организации работает несколько тысяч сотрудников, то
в рамках кадровых мероприятий для работников может появляться более 500
документов в день: при приеме, увольнении, переводе и т.д. Если добавить еще
документы по назначению ответственных, в том числе со специализированными
проверками на допуск к работам, имеющих статус особо опасных, листы
ознакомлений, то число может доходить до 1000 документов. Если все это вести в
бумажном виде, то это становится тормозящим фактором внутренних процессов.

Если часть сотрудников работает удаленно, то организовать ознакомление
с документами удаленных сотрудников так, чтобы это было быстро и удобно,
становится проблемой.

Специалисты по кадрам и охране труда обязаны знакомить
работников с правилами внутреннего трудового распорядка, с правилами техники
безопасности и другими локальными нормативными актами. Сотрудники знакомятся с
документами при приеме на работу чаще всего на территории отдела кадров, когда
все нужные документы под рукой и сотрудник расписывается вручную.

Но с течением времени в локальные нормативные акты
вносятся изменения. Появляются приказы по личному составу. Делопроизводители
готовят приказы по основной деятельности, допуски на опасные работы, списки и
направления на прохождение медосмотров. Все эти документы требуют наличия
подписи сотрудников. Нельзя подписать приказ у руководителя, положить его в
папку и ждать, когда у сотрудника появится возможность зайти и ознакомиться с
документом.

Законодательство для отдельных видов документов устанавливает
период, в течение которого работодатель обязан ознакомить работника «под
расписку». Так, ст.193 ТК РФ устанавливает период, равный 3 дням, для приказов
о дисциплинарном взыскании. Судебная практика показывает, что затягивать с
ознакомлением документов, для которых законом не установлен подобный период, также
не стоит

Суды часто обращают внимание на своевременность подготовки документов,
на то, когда сотрудник ознакомлен с документами. Так, из аппеляционного
определения Московского городского суда от 08.02.2016 по делу №33 — 4253/2016
видно, что суд встал на сторону работодателя, т.к

все документы были оформлены
вовремя, в соответствии с законодательством.

Если организация небольшая и все находятся в одном офисе,
то организовать ознакомление достаточно просто. Сложности начинаются, если в
организации несколько тысяч сотрудников, и многие из них работают в цехах, а
часть – «в полях» на месторождениях, объектах строительства или в удаленных
подразделениях, куда иногда можно добраться только на вертолете.

В каких случаях используется лист ознакомления с приказом

Лист ознакомления с приказом используется в тех случаях, когда распоряжение касается большого количества сотрудников, например, целого структурного подразделения или какой-то конкретной группы работников. Понятно, что он не является самостоятельным документом, а служит своего рода приложением к приказу.

В случае возникновения каких-либо спорных и конфликтных ситуаций между работодателем и подчиненным, в дальнейшем этот документ может стать доказательством в трудовой инспекции или судебной инстанции, причем как с одной, так и с другой стороны, поэтому подписи следует собирать тщательно и скрупулезно.

Недопустимо пропускать кого-либо из работников предприятия, упомянутых в приказе, а тем более подделывать их автографы. Если кто-либо из сотрудников отсутствует на рабочем месте в момент сбора подписей, например, по причине болезни, отпуска или командировки, надо дождаться его возвращения и только тогда взять подпись об ознакомлении с приказом.

Как контролировать ознакомление?

Основная задача секретаря при ознакомлении – проконтролировать, что каждый сотрудник лично ознакомился с документом в установленный срок. Тут ему на помощь придут сразу несколько инструментов для контроля.

Закладка «Задачи» в карточке документа. На ней отображается информация о задачах и заданиях на ознакомление, в которые вложен документ. Секретарь может время от времени обращаться к закладке для промежуточного контроля. Это помогает оперативно «вычислить» сотрудников, которые еще не ознакомились с документом, а также сотрудников, чьи задания выполнены по замещению:

Задание на завершение работ по ознакомлению. Его получает секретарь, после того, как все сотрудники выполнят свои задания. Переписка поможет секретарю при итоговом контроле: по ней легко определить, все ли сотрудники лично ознакомились с документом:

Отчет «Лист ознакомления». Он станет верным помощником секретаря и при промежуточном, и при итоговом контроле. Отчет формируется из карточки задачи на ознакомление, задания на завершение работ и из карточки документа. Он позволяет получить список:

• сотрудников, которые еще не ознакомились с документом. Это поможет вовремя поторопить сотрудников, чтобы завершить процесс к нужному сроку;
• всех участников ознакомления. Так можно убедиться, что сотрудники лично изучили документ и никто ошибочно не выполнил задание по замещению;
• сотрудников, которые ознакомились с документом. Таким образом секретарь имеет возможность распечатать лист ознакомления, завизировать его и поместить в дело вместе с документом для документального подтверждения ознакомления сотрудников.

Автоматизируйте ознакомление сотрудников с организационно-распорядительными документами вместе с DirectumRX. Система поможет сделать этот процесс простым, наглядным и контролируемым.

А как ознакомление с документами организовано у вас?

Сопроводительное письмо к документам

• Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» сентябрь 2013
• Рубрика Оформление документов

• 4.88
• 0 комментариев
• 16901 просмотр

Кожанова Евгения | специалист по ДОУ и кадровому делопроизводству

Кромеобычной переписки, мы ежедневно высылаемконтрагентам различные документы:договоры, протоколы, счета, презентационныематериалы… Правила делового этикетада и элементарная осмотрительность вобращении с документами требуют написанияв этих случаях сопроводительного письма.Что это дает и как его оформить? Каковысроки его исполнения? Как потом хранить?

Сопроводительноеписьмо – это вид делового письма, которыйнужен для описания направляемогоадресату пакета документов, если в этихдокументах отсутствует адресная часть.

Такимобразом, информационнойнагрузки сопроводительное письмо ненесет, однако выполняет три важныхфункции:

• подтверждает факт отправки;
• предоставляет перечень отправленных документов и инструкцию по обращению с ними;
• благодаря регистрационным данным позволяет определить срок исполнения.

Каки большинство деловых писем, сопроводительноеписьмо оформляется на фирменном бланкеи получает исходящий регистрационныйномер отправителя. Правила оформленияслужебных писем мы подробнейшим образомне раз разбирали в журнале, поэтомусейчас сосредоточимся на особенностяхсопроводительного письма.

Пореквизитныйанализ служебного письма с множествомобразцов его составления есть в статье«Оформляемслужебное письмо

Речевые шаблоны

Основасопроводительного письма – переченьприложений. Текст же документа кратоки условно делится на две части:

• сообщение о направлении документов,
• просьба о своевременном ответе (ознакомлении, согласовании, возврате подписанного экземпляра и т.п.).

Перваячасть обычно так и начинается:

• «Во исполнение… направляем вам…»,
• «Высылаем вам…»,
• «Представляем вам…».

Далееможно указать цель направлениядокументов: «длясогласования», «дляознакомления», «дляподписания», «длязаполнения» (еслиречь идет об опросной форме или анкете).Мы рекомендуем использовать клише«направляем вам» или «высылаем вам»,т.к. представлять что-либо можно толькодля ознакомления, но не для подписанияили согласования.

Втораячасть может содержать следующие слова:

• «Просим подписать, скрепить печатью и выслать в наш адрес один экземпляр…»,
• «Просим вас в установленный законодательством срок рассмотреть и направить в наш адрес…»,
• «Прошу направить в наш адрес один экземпляр надлежащим образом оформленного…».

Согласование проекта документа: 7 главных вопросов

Лучше перебдеть, чем недобдеть.

Народная мудрость

Думаю, что не ошибусь, если скажу, что любого секретаря, работающего в организации, где отсутствуют четкие правила ведения документооборота или эти правила недостаточно тщательно проработаны, неоднократно посещали мысли о высокой ответственности, которую он несет на своих плечах при подготовке того или иного организационного, распорядительного или коммерческого документа.

Я вполне разделяю это беспокойство. Ведь вопросы, затрагиваемые в документах, подчас лежат в настолько различных плоскостях, что одному человеку, будь он даже семи пядей во лбу, зачастую непросто или даже невозможно разобраться во всех тонкостях, скрытых нюансах и возможных последствиях, которые повлечет за собой подписание того или иного документа.

Выходом для делопроизводителя (секретаря) в данном случае будет являться процедура согласования проекта документа перед утверждением его руководящим лицом компании.

Давайте попробуем выработать, отладить, утвердить и запустить в действие жизнеспособный механизм согласования проектов документов, способный снять с сотрудника службы делопроизводства или канцелярии бремя ответственности и свести к минимуму ошибки при составлении и утверждении тех или иных документов компании.

Наша справка

Существуют две формы согласования: внутренняя и внешняя.

Внутреннее согласование – это анализ и оценка ведущими специалистами (руководителями соответствующих служб или подразделений организации) проекта документа с целью проверки корректности формулировки содержания, возложения ответственности, сроков исполнения, финансовых выгод или потерь, проверки соответствия данного документа действующему законодательству и локальным нормативным актам компании.

Внешнее согласование – это согласование документа со сторонними организациями или их должностными лицами.

Внешнее согласование, в зависимости от содержания документа, может проводиться как с подчиненными, так и с неподчиненными органами (если содержание документа затрагивает их интересы), научно-исследовательскими организациями, различными комитетами и общественными организациями, контролирующими органами и т.д.

Вот что говорится в Методических рекомендациях по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных приказом Росархива от 23.12.2009 № 76:

Извлечение

из Методических рекомендаций

3.3.4. Подготовка нормативных правовых актов федерального

органа исполнительной власти

состав реквизитов нормативного правового акта и порядок их оформления;

порядок и сроки подготовки проекта нормативного правового акта;

порядок его согласования (согласование нормативного правового акта с должностными лицами федерального органа исполнительной власти, согласование проекта акта с другими органами федеральной исполнительной власти, если в нем содержатся положения, нормы и поручения, касающиеся других федеральных органов исполнительной власти, иных органов и организаций, порядок согласования проекта нормативного акта, подготовленного федеральной службой или федеральным агентством, с федеральным министерством, в ведении которых они находятся);

состав документов, сопровождающих проект, и приложений к нему, правила их оформления;

порядок принятия (подписания, утверждения) нормативных правовых актов;

порядок доведения нормативного правового акта до исполнителей.

Таким образом, основным руководством к действию, в котором должен быть прописан порядок согласования документов, является инструкция по делопроизводству.

Как показывает мой опыт работы, далеко не во всех организациях этот документ составлен должным образом и с детальной проработкой процесса. Многие организации не имеют не то что отработанной процедуры согласования, но и самой инструкции. Поэтому рассмотрим этот, самый неприятный для нас случай.

У секретаря или делопроизводителя такой организации сразу возникает целый ряд вопросов.

Оформляем уведомление

Распечатывать такие бумаги лучше на бланке с угловым штампом, где есть строчка с датой и исходящим номером. Также и реквизиты фирмы нужно прописать. В документ включаем следующие сведения:

• название документа («Уведомление»);
• заголовок («О расторжении договора», «О сокращении штата» и т.п.);
• адресант (фирма в лице директора или отдел кадров в лице начальника ОК по доверенности);
• адресат (ФИО работника и его адрес);
• причины создания уведомления (сокращение штата и т.п.);
• предложения, решения или просьбы;
• виза директора (или начальника ОК);
• виза ознакомления работника.

Образец уведомления работнику можете посмотреть здесь.

Какой-то типовой формы уведомлений нет, каждый раз они готовятся, применительно к ситуации. Но ситуаций, при которых уведомление обязательно, много, поэтому и видов документов тоже столько же.

Как составить лист ознакомления с приказом

Практически все стандартные унифицированные формы первичных кадровых и бухгалтерских документов с 2013 года отменены, поэтому лист может составляться работниками фирмы в произвольном виде или по внутреннему шаблону организации.

Единственное, что при формировании бланка необходимо соблюдать определенную структуру и правила русского языка.

В «шапке» листа следует обозначить:

• название предприятия;
• наименование документа;
• номер, дату и суть приказа.

Далее рекомендуется сделать таблицу, в которую нужно внести:

• порядковый номер работника;
• фамилию-имя-отчество работника;
• должность;
• дату ознакомления с приказом;
• подпись.

При необходимости сюда можно добавить и другие столбцы (например о структурном подразделении, в котором трудится работник или примечания).

Если сотрудников, которых касается приказ, много, то для их подписей может потребоваться несколько листов. Все их нужно скрепить (можно при помощи степлера, но лучше суровой нитью) и пронумеровать.

С какими документами должен быть ознакомлен работник при приеме на работу в первую очередь?

К основополагающим нормативным документам относят:

1. Внутренние принципы, касающиеся рабочей дисциплины. Хотя основные принципы везде одинаковые, но в каждой компании могут быть свои нюансы и особенности. Работодатель обязан уведомить об этом вновь принятого сотрудника.
2. Нормативные акты, которые напрямую регламентируют рабочую деятельность сотрудника. Каждая компания или предприятие самостоятельно составляют перечень этих документов в связи со спецификой деятельности. Основное требование – это наличие в них данных об условиях работы сотрудника.
3. Коллективный договор, который присутствует в компании.

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника только с основными и важными нормативными документами. Такими можно считать локальные акты конкретного предприятия. К ним можно отнести:

• принципы внутреннего рабочего порядка}
• документы, которые касаются процедуры обработки персональных данных.

Обработка личных данных сотрудника должна соответствовать законодательству и не может нарушать безопасность сотрудника и его интересы. Все данные сотрудник должен предоставить добровольно под роспись. Если он по каким-либо причинам не может лично передать данные, то необходимо иметь его письменное согласие на передачу персональной информации третьим лицом. Работодатель обязан поставить сотрудника в известность о целях, в которых будет использоваться эта информация. Но никто не имеет права требовать данные о политических или религиозных взглядах. Это касается исключительно работника и никак не влияет на его трудовую деятельность. Также работодателю не обязательно предоставлять информацию об объединениях, в которых состоит будущий сотрудник.

В фирмах с определенной спецификой работы обязательно должны быть нормативные документы, касающиеся отдельных сотрудников:

• Трудовые правила для сотрудников, которые имеют ненормированный или посменный режим. Должны быть прописаны рабочие и выходные смены, согласно законодательству, невозможен выход в 2 смены.
• Документы, которые устанавливают правила и сроки профессиональной аттестации. Будет целесообразно дать каждому сотруднику копию должностной инструкции, а на оригинале он должен поставить визу, что ознакомлен.
• Если сотрудник работает не полный рабочий день, то часы его труда тоже нужно прописать в нормативных документах.
• Акты, которые регламентируют порядок оплаты за отработанные выходные и праздничные дни.
• Документы, которые устанавливают нормы труда.
• Нормативные документы, которые устанавливают способы и размеры компенсации трат на командировки и прочие производственно необходимые траты.
• Проведение профессиональной переподготовки, повышение квалификации и необходимость обучающих курсов тоже должны быть прописаны в документах.
• Нормативные акты, регламентирующие оплату труда, и правила начисления премии, если она предусмотрена.

В случае необходимости работодатель имеет право самостоятельно разрабатывать и утверждать дополнительные локальные документы, инструкции должностных обязанностей и положения, касающиеся всей структуры организации.

Рекомендации по ознакомлению

Чтобы не забыть ознакомить работника с каким-либо документом, работодателю необходимо составить их список, пометить для себя, всех ли работников предприятия это касается и сделать дополнительные пометки.

Для удобства и предотвращения возможных конфликтных ситуаций в будущем, целесообразно к каждому документу отдельно или ко всему перечню составить ознакомительный лист, в котором сотрудник будет ставить свою подпись, фамилию и инициалы, а также дату ознакомления. Такой лист можно составить в произвольном виде и подшивать к делу каждого сотрудника.

Работник должен ознакомлен при поступлении на работу с множеством нормативных актов. С целью основательного их изучения и возможности проанализировать, ему лучше предоставить дополнительное время и не торопить. В таком случае он вполне осознанно подпишет трудовой договор и избавит себя и работодателя от возможных претензий и недовольства.

Работодателю необходимо помнить, что халатное отношение к приему сотрудников и нарушение правил трудоустройства чревато административными наказаниями и испорченной репутацией.

Уведомление о сокращении штата работников

   Такое извещение нужно направить сотруднику не позже, чем за 2 месяца до планируемой даты реорганизации структуры. Но нужно иметь в виду, что в колдоговоре может быть прописана и другой срок – больший. Например, во многих организациях, особенно в муниципальных, колдоговором предусмотрен больший срок предупреждения о сокращении членов профсоюза.

Уведомление о сокращение работника, образец которого можно посмотреть тут, должен содержать ещё и предложение свободных вакансий, если они имеются. Также нужно прописать и условие, что если сотрудник согласен на вакансию, он должен об этом сообщить и написать заявление о переводе.