Какие бывают виды документов?

Распорядительные документы предприятия

Внутренние документы предприятия включают следующие виды распорядительных документов:

Основная цель постановлений – регламентация норм и правил поведения. Требования к содержанию, схожи с приказом.

Приказы предприятия делятся на две большие группы:

• приказы по основной деятельности (производственным вопросам) – организация работы предприятия, финансирование, планирование, отчетность, снабжение и реализация продукции;
• приказы по личному составу (персоналу предприятия) – прием, увольнение, перевод работников, предоставление отпусков, командирование и т.д.

Этапы подготовки приказа:

1. изучение существа вопроса и сбор необходимых сведений;
2. подготовка проекта приказа;
3. визирование проекта;
4. подписание руководителем.

Приказ должен иметь название вида документа, заголовок, дату и номер. Датой является дата подписи, а нумерация ведется порядковой нумерацией в пределах года либо непрерывно. При этом приказы по производственной деятельности и по личному составу нумеруются отдельно.

Заголовок приказа отвечает на вопрос «О чем?» – «О реорганизации отдела кадров», «Об повышении заработной платы». Не допускаются обобщенные и пространные формулировки заголовка, типа «Приказ директора» или «Приказ по предприятию».

В констатирующей части указывается основание для издания приказа:

• нормативные документы государственных, муниципальных органов (правительства, налоговой инспекции и др.);
• решения совета директоров, общих собраний акционеров;
• производственная необходимость.

Чаще всего, это производственная необходимость, поэтому она может опускаться.

В распорядительной части приказа содержание излагается так:

Срок может отсутствовать, если приказ издается на постоянной основе.

Указания служат для разъяснения исполнения приказов, инструкций и других внутренних документов организации.

В решении указываются следующие аспекты:

1. Состояние решаемого вопроса;
2. Цели и задачи принятого решения;
3. Основание принятие решения;
4. Перечень мероприятий и действий, согласно принятому решению, исполнители и сроки исполнения;
5. Сведения о вводимых в действие документах (если имеет место).

Решения совета директоров, дирекции предприятия, собраний трудового коллектива, собраний акционеров, пайщиков хранятся постоянно.

Данный вид документов составляется по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других документов.

Примеры распоряжений

Распоряжения составляются и оформляются аналогично приказам. Текст распоряжения состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В распорядительной части дается примерно такая формулировка:

Современное делопроизводство: цели, задачи и основные принципы.

Делопроизводство – вид управленческой деятельности, охватывающий процесс создания документов и организацию работы с ними.

Цели делопроизводства:

• создание текстовых документов в сфере управления (фиксирование информации);
• организация работы с документами (создание условий, обеспечивающих движение, поиск, хранение документов в процессе делопроизводства).

Информационные связи организации могут осуществляться письменными и устными средствами.

К средствам письменной (документированной) связи относятся:

• деловые письма, договоры, соглашения;
• доклады, отчеты;
• телеграммы, факсы, телефонограммы и др.;

Устная связь осуществляется при помощи:

• устных переговоров, совещаний;
• телефонных переговоров;
• переговорных устройств и громкоговорящей связи;
• телеконференций и т.п.

Большая часть информации, используемая для управления, фиксируется в различных документах. Составной частью управления любой организации является делопроизводство, которое означает организацию информационного сопровождения дел.

Главная цель делопроизводства – информационное обеспечение управления организацией или документационное обеспечение управления (ДОУ).

Из главной цели делопроизводства вытекают основные задачи:

• создание документов, т.е. фиксация их на каком-либо носителе (бумажном, электронном и др.);
• регистрация документов;
• передача документов для их последующего исполнения или принятия по ним решения;
• передача документов для их последующего решения;
• систематизация документооборота в организации.

Достижения в науке, быстрый рост производства требуют изменений в сфере управления. С целью повышения эффективности управления совершенствуется делопроизводство. Современное делопроизводство характеризуется внедрением в процесс работы с документами компьютерной, организационной техники (модемов, факсов, множительной и сканирующей техники), телекоммуникационных технологий, интернета.

Основными принципами современного делопроизводства являются:

• оперативность в составлении и прохождении документов;
• высокое качество документов;
• оптимальность документооборота (целесообразность документов, недопустимость их дублирования, волокиты при прохождении и т.п.);
• применение безбумажных технологий обмена информацией.

Реализации этих принципов в управлении способствуют организационные меры:

• оптимальное распределение обязанностей между сотрудниками;
• оснащение рабочих мест компьютерами и оргтехникой;
• создание компьютерных сетей и сетевых технологий;
• применение специализированного программного обеспечения.

Категории по способу внесения сведений

В зависимости от того, как осуществляется запись информации, выделяют документы:

• Письменные. Это текстовый носитель, сведения в котором фиксируются разными видами письма.
• Рукописные. В такой документ сведения вносятся от руки.
• Текстовые. На таком носителе присутствует речевая информация, зафиксированная с помощью любой звукозаписывающей или письменной системы.
• Электронные. Эти документы создаются с использованием компьютера.
• Машинописные. На такие носители письменные знаки наносят с помощью технических средств.
• Изобразительные. Документы этой категории иллюстрируют информацию, путем иллюстрирования какого-то объекта.
• Фотографические — созданные с помощью фотоприемов.
• Кинематографические — аудиовизуальные или изобразительные документы.

В управленческой деятельности компаний используются текстовые носители информации, которые созданы машино- или рукописным, а также электронным способами. Делопроизводственные службы осуществляют их обработку и хранение. Документы также могут быть:

• Беловыми. В таких документах текст составлен без помарок и исправлений или перенесен с другого носителя.
• Черновыми. Такие документы отражают работу редактора либо автора над текстом.

В зависимости от отношения к управленческому аппарату организации различают входящие, внутренние и исходящие носители сведений. Они, как правило, имеют свой порядковый номер.

Классификация документов по юридической природе

Для того чтобы более глубоко уяснить тему разновидностей процессуальных бумаг, целесообразно изучить их классификацию по юридической природе. Сегодня выделяют:

• Документы, носящие информационно-удостоверительный характер.
• Документы, носящие властно- распорядительный характер.

Первая группа бумаг – это правовые акты применения своих прав должностными лицами и исполнения соответствующих обязанностей. Такие документы, как правило, констатируют факты, описывают процессы и итоги определенных действий процессуальной природы. Сюда следует отнести сообщения (например, о том, что подозреваемый задержан), протоколы и уведомления (например, касательно производства личного обыска).

Документация властно-распорядительного типа закрепляет решения, отражающие наличия тех обстоятельств, которые являются значимыми с юридической точки зрения, и содержащие властные предписания. Данные решения служат актами использования правовых нормативов (например, определений, постановлений, приговоров, обвинительных заключений и актов).

Организационные документы предприятия

Обязательный перечень внутренних организационных документов для каждого предприятия:

Обычно положения формализуют совокупность организационных, трудовых отношений и управленческих функций по конкретным вопросам. Основной вид положения – нормативный документ по регламентации деятельности организации или ее структурного подразделения. В таком документе определяется статус, порядок создания, система управления, внутренняя структура, функции, компетенции, обязанности, порядок реорганизации и ликвидации. Положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения.

Структура положения

Документ составляется в форме таблицы и имеет следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, регистрационный номер, место издания, гриф утверждения, заголовок к тексту, текст, визы подпись, оттиск печати. Визируется главным бухгалтером, подписывается начальником отдела кадров и утверждается руководителем, подпись заверяется печатью.

Документ составляется в виде таблицы, где указывается наименование должностей и структурных подразделений, количество штатных единиц, тарифная ставка или должностной оклад, надбавки и полная оплата в месяц, примечание. Составляет и подписывает документ главный бухгалтер.

Инструкции служат для детализации, разъяснения и определение порядка выполнения тех или иных операций, функциональных обязанностей, либо регламентируют порядок действий в конкретных ситуациях. Инструкции составляют основу организации работы с документами на предприятии.

В инструкции содержится четкое указание на вопросы, объекты или круг лиц, которых касается данная инструкция. Текст носит распорядительный характер и излагается от третьего лица единственного или множественного числа.

За разработку и утверждение инструкции отвечает руководитель того подразделения, в котором она разработана. Ввод в действие осуществляется после согласования и утверждения руководителем организации.

Должностные инструкции применяются в сфере регулирования трудовых отношений и реализуют разделение труда между персоналом. Каждая должностная инструкция разрабатывается в отделе кадров, согласовывается с руководителем целевого подразделения, юридической службой и утверждается директором предприятия.

Содержание должностной инструкции

Договор может быть заключен в письменной форме и с помощью дистанционных каналов с электронной цифровой подписью. Содержание включает:

• наименования организаций, заключающих договор (или сведения о физических лицах);
• ссылку на учредительные документы;
• фамилии, имена и отчества представителей договаривающихся сторон;
• сведения об обязательствах сторон;
• условия и формы расчета;
• санкции при нарушении и невыполнении в срок обязательств;
• срок действия договора.

Перечень бумаг, кроме паспорта

В зависимости от того, о каком именно гражданине идет речь (об иностранце либо гражданине России, ребенке), перечень документов, способных идентифицировать его личность может различаться между собой. По этой причине целесообразно ознакомиться с каждой конкретной ситуации по отдельности.

Для иностранного гражданина

Правила проживания и пребывания иностранных граждан на территории России жестко регулируются нормами российского законодательства.

Зная полный перечень документов, можно исключить вероятность возникновения различного недопонимания, в том числе и с правоохранительными органами (при банальной процедуре проверки личности на улицы патрульными).

Перечень документов, которые на законодательном уровне могут идентифицировать личность иностранного гражданина, включает в себя:

У лиц, которые не обладают гражданством, должно быть в наличии документальное подтверждение правового статуса либо же разрешение на проживание в России в соответствии с правилами миграционного и федерального законодательства.

В частности, лица без гражданства вправе предоставить по первому требованию удостоверение личности в виде:

• вида на жительство — ВНЖ;
• разрешено на проживание временно — РВП;
• свидетельство, подтверждающее предоставление временного убежища;
• оформленное удостоверение беженца либо же справка, подтверждающая факт составления и подачи соответствующего заявления о получении статуса;
• иные документы, которые в соответствии с нормами российского и международного права могут считаться за удостоверение личности.

В последнем случае все напрямую связано с тем, с какой именно страны прибыл в Россию иностранец. В частности подписано какое-либо соглашение между странами в этом направлении либо же нет.

Для гражданина Российской Федерации

Помимо национального паспорта, существует и иная документация, которая способна идентифицировать личность российских граждан.

Перечень документов и удостоверений, несущих под собой универсальный характер подробно изложен в федеральном законодательстве.

Их можно предоставить различным должностным лицам и учреждениям по первому требованию.

В соответствии с нормами российского законодательства, документ удостоверяющий личность на территории РФ может иметь вид:

К сведению — трудовая книжка не является удостоверением личности. Сводный перечень документации, которая удостоверяет вашу личность в иных государствах, включает в себя:

• действующий загранпаспорт;
• подлинник дипломатического паспорта — распространяется исключительно на сотрудников МИД России;
• служебный паспорт — может быть применим в случае с госслужащими, сотрудниками корпораций, военнослужащих при продолжительных командировках за рубежом.

Вся без исключения документация должна быть актуальной на период предоставления по требованию.

Для ребенка

В случае с детьми, то отдельных нормативных документов не предусмотрено, из-за чего перечень является идентичным вышеуказанным.

Одновременно с этим, они могут предоставить:

Видео: как получить паспорт РФ за 3 месяца

https://youtube.com/watch?v=YC3QA9yW7cg

В завершении можно отметить — федеральным законодательством четко установлен список документов, которые могут заменить национальный паспорт конкретного гражданина.

В 2020 году он является актуальным и о возможных внесениях поправок речи пока не идет. Список документов является обширным, из-за чего каких-либо сложностей с идентификацией личности быть не может.

Заявление

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц), адресованный должностному лицу или организации. Как правило, в организации формы заявлений унифицированы и представлены в виде бланков, например, заявление о приеме на работу, об увольнение. Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания заявления о приеме на работу сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.

Для заявления характерны следующие реквизиты:

адресат;

заявитель (необходимо полностью прописать имя, отчество, фамилию);

• наименования вида документа (заявление);
• текст;

подпись и расшифровку подписи;

дата составления.

Заявление оформляется на листе бумаги формата А4, текст составляется в произвольной форме. В заявлении не принято писать предлог «от» (кого) и употреблять обороты: «весьма убедительно», «заранее признателен», «прошу не отказать» и т.п.

Пример составления:

Заявление о принудительном исполнении обязанностей и компенсации морального ущерба

В Коминтерновский районный суд г. Харькова

г. Харьков, пер. Брянский, 5

Истец: Иванова Анна Ивановна, г. Харьков, ул. Тарасовская, 14, кв. 75

Ответчик: Общество с ограниченной ответственностью

«Телепат-2000», г. Харьков, ул. Тарасовская, 18.

Цена иска: 1000 грн.

ИСКОВОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ

о принудительном исполнении обязанностей и компенсации морального ущерба

20 июня 2008 г. я, Иванова Анна Ивановна, подала жалобу в общество с ограниченной ответственностью «Телепат-2000» на продавца магазина «Овощи», сотрудника указанного общества, Серегина Николая Петровича, с просьбой принять к нему меры дисциплинарного воздействия в связи с его недостойным поведением.

С момента подачи заявления до сегодня, 05 сентября 2008 года, прошло более двух месяцев, однако письменный ответ на мою жалобу от ООО «Телепат-2000» я не получила.
В соответствии со ст. 19 Закона Украины «Об обращениях граждан» в предприятия, учреждения, организации, независимо от форм собственности, обязаны письменно уведомлять гражданина о результатах проверки заявления или обращения и о сути принятого решения.
Согласно ст. 20 Закона Украины «Об обращениях граждан» обращения рассматриваются и решаются в срок не более одного месяца со дня их поступления, а те, которые не требуют дополнительного изучения, — безотлагательно, но не позднее пятнадцати дней с дня их получения. Если в месячный срок решить затронутые в обращении вопросы невозможно, руководитель соответствующего органа, предприятия, организации или его заместитель устанавливают необходимый срок для его рассмотрения, о чем сообщается лицу, которое подало обращение. При этом общий срок решения вопросов, затронутых в обращении, не может превышать сорока пяти дней.

Магазин «Овощи» — единственный ближайший магазин в моем районе, вследствие чего не заходить в него для меня не представляется возможным. Отсутствие ответа, причиняет мне моральные страдания, поскольку мои законные требования остались без внимания и ответа. Таким образом, противоправными действиями ответчика мне причинен моральный вред, который я оцениваю в 1000 грн.
На основании изложенного, руководствуясь ст.ст. 4, 19, 20 Закона Украины «Об обращениях граждан», ст.ст. 1167, 1173 Гражданского кодекса Украины,

ПРОШУ СУД

1. Обязать общество з ограниченной ответственностью «Телепат-2000» дать письменный ответ по результатам рассмотрения заявления Ивановой А.И. от 20.06.2008 г.
2. Взыскать с общества з ограниченной ответственностью «Телепат-2000» в пользу Ивановой Анны Ивановны компенсацию морального ущерба, причиненного ей в сумме 1000 грн.

Приложения:

1.Копия заявления Ивановой А. И. от 20.06.08 с отметкой о принятии — 1л.

2.Квитанция об уплате госпошлины — 1 л.

3.Копия данного иска для ответчика — 2 л.

5 сентября 2008 г. А. И. Иванова

Взаимоотношения с работниками

Правильно организованный документооборот на предприятии – залог успеха его деятельности

Поэтому деловым бумагам всегда нужно уделять должное внимание, а значит, и правильно их оформлять и хранить

Стоит напомнить о том, что трудовые взаимоотношения между работодателем и работниками всегда регулируются Трудовым кодексом РФ. Именно на основании его статей на предприятии должен быть правильно организован порядок увольнения, приема и перевода сотрудников. Все те бумаги, в которых обозначены этапы трудовой деятельности работников, это и есть документы по личному составу (персоналу, кадрам).

Задача этих бумаг в том, чтобы правильно оформить и закрепить между сотрудниками и работодателем трудовые отношения. Стоит отметить, что кадровая документация – одна из наиболее важных сторон деятельности кадровой службы на любом предприятии. Правильность и своевременность ведения бумаг должна находится под контролем руководителя.

Большая часть документации является обязательной для ведения и предусмотрена Трудовым кодексом РФ, инструкцией о ведении трудовых книжек, Пенсионным законодательством и другими нормативными актами.

Формирование личного дела

Личное дело вмещает в себя все те документы, в которых имеются сведения о работнике предприятия и его трудовой деятельности. В принципе, личные дела должны быть заведены на всех сотрудников организации. Но, как правило, в настоящее время кадровики оформляют их только для ведущих специалистов и руководителя. Организация имеет право самостоятельно принимать решение относительно того, какие именно бумаги заводить на работников. Поэтому состав документов личного дела может отличаться на разных предприятиях. Но в целом он должен включать в себя следующие бумаги:

1. Опись документов дела.
2. Резюме и автобиография.
3. Анкета.
4. Копии бумаг о наличии образования.
5. Копии характеристики.
6. Копии приказа об утверждении должности.
7. Трудовой договор.
8. Всевозможные справки.
9. Копии приказов о назначении, увольнении и перемещении.

Во внутренней описи должна находится информация о порядковых номерах каждого документа в деле. Такой документ подписывается тем человеком, который его составлял.

Внутри дела обязательно должна присутствовать анкета, которая содержит достаточно много информации относительно биографии, образования, семейного положения работника. Для того чтобы ее правильно заполнить, работники, как правило, пользуются трудовой книгой, военным билетом и паспортом, дипломом.