Договор на бухгалтерский аутсорсинг: составляем документ с выгодой для своей компании

Преимущества аутсорсинга бухуслуг

Небольшие компании и предприятия (в том числе принадлежащие индивидуальным предпринимателям) не всегда заинтересованы в найме постоянного работника для оказания бухуслуг, так как у них просто нет достаточного объема работы для него. В этом случае аутсорсинг, то есть обращение к сторонним компетентным специалистам для оказания разовых или периодических услуг, является рациональным решением вопроса.

Преимущества аутсорсинга:

• получение качественных услуг в нужное время и в требуемом объеме;
• возможность сокращения штата компании. Соответственно, сокращаются расходы на заработную плату и другие необходимые отчисления;
• организация сосредоточит все усилия на основной деятельности;
• сторонняя организация привлекает профессионалов, которые специализируются на определенной области.

При этом письменный договор на бухгалтерское обслуживание заключается в обязательном порядке. Только в этом случае у обеих сторон будут гарантии исполнения обязательств. В соглашении детально описывается его предмет и регламентируются обязанности каждого контрагента (включая выполнение четко определенных работ и их оплату по указанному тарифу и в установленные сроки). В случае нарушения обязательств только при наличии письменного документа удастся защитить свои права в суде.

Обязанности и ответственность сторон, образец договора аутсорсинга на оказание бухгалтерских услуг

Помимо оплаты услуг специалиста заказчик должен обеспечить:

• своевременную передачу бухгалтеру первичных учетных документов (счетов-фактур, актов приема-передачи и т. д.), а также предоставление необходимых пояснений по их содержанию;
• своевременное предоставление информации о заключенных сделках, трудовых договорах, принятых сотрудниках, открытии банковских счетов и т. д.;
• подготовку необходимых указаний для работы бухгалтера, принятых руководящими органами организации;
• своевременное подписание подготовленной бухгалтером отчетности, прием результатов его работы (отчетов).

На бухгалтера, в свою очередь, в большинстве случаев возлагаются следующие обязанности:

Более полную информацию по теме вы можете найти в КонсультантПлюс. Полный и бесплатный доступ к системе на 2 дня.

• исполнять указания руководящего органа компании, своевременно и качественно готовить необходимую отчетность согласно нормам закона «О бухгалтерском…» от 06.12.2011 № 402, действующим правилам и стандартам;
• представлять интересы компании во взаимоотношениях с налоговыми органами;
• давать необходимые пояснения по ведению бухучета, а также предупреждать администрацию организацию о возможных неблагоприятных последствиях совершения тех или иных сделок либо действий;
• периодически представлять руководству отчет о проделанной работе и т. д.

Ответственность сторон

Ответственность сторон за несвоевременное либо ненадлежащее выполнение своих обязанностей регулируется нормами ГК РФ о подряде. При обнаружении недостатков в работе бухгалтера заказчик, согласно положениям п. 1 ст. 723 ГК РФ, может потребовать (по выбору):

• безвозмездного устранения недостатков;
• соразмерного уменьшения стоимости услуг;
• компенсации расходов компании на устранение недостатков третьими лицами.

Согласно ст. 782 ГК РФ как заказчик, так и бухгалтер вправе отказаться от исполнения договора в одностороннем порядке. При этом заказчик должен возместить все понесенные бухгалтером фактические расходы, исполнитель — возместить все причиненные заказчику убытки.

Образец договора на оказание бухгалтерских услуг можно скачать на нашем сайте. Кроме того, у нас имеется целая подборка статей, в которых подробно рассмотрены все аспекты заключения, изменения и расторжения договора об оказании услуг.

Ключевые особенности абонентского договора: что и как должно быть обязательно прописано в договоре

В абонентском договоре должно быть обязательно указано, что он является абонентским, либо же из формулировки его условий (о порядке исполнения и оплаты) должно быть ясно, что он является таковым. ВС РФ в абз.3 п.33 Постановления Пленума от 25.12.2018 N 49 указывает, что в случае неясности того, является ли договор абонентским, не применяются нормы ст.429.4 ГК РФ.

Предмет:

В самом тексте абонентского договора должен быть указан предмет, поскольку это требуется для всех договоров. Предмет может быть разным в различных договорах: товар (его наименование, характеристики) – для купли-продажи и поставки, услуги (с их перечнем и описанием) – для договора оказания услуг, работы (перечень работ с наименованием и характеристиками) – для подряда, объект аренды (наименование и описание) – для проката и т.д. При этом в подобной договорной модели допустимо не указывать количество и объем товаров, работ и услуг, хотя обычно количество и объем являются элементами предмета договора. В самом договоре могут быть установлены максимальные объемы исполнения (например, интернет трафик в 15 ГБ, пять лекций в неделю или одна книга в течение месяца). В отсутствии максимальных объемов абонент может затребовать исполнения в любых приемлемых для него пределах. Как пример можно привести абонемент на платную трассу – владелец такого абонемента может хоть круглые сутки ездить по дороге в течение его срока действия – то есть получать исполнение в течение всего срока договора.

Срок договора:

Данный договор обычно предусматривает срок, в который заказчик или покупатель может потребовать товар, услуги или работы. Обычно срок по абонентскому договору определяется месяцами (например, договор действует 5 месяцев), но могут быть и более короткие (недельный абонемент в бассейн) и длинные (техническое обслуживание автомобиля в течение года) сроки соглашений.

Порядок исполнения:

В договоре указывается, что абоненту предоставляется исполнение по его требованию. Оно может предоставляться как непосредственно во время заявления требования (например, клиент пришел в фитнес клуб – и сразу может воспользоваться его услугами), либо в течение определенного срока после его заявления (например, организация технического обслуживания обязуется начать ремонт автомобиля в течение трех дней после заявления требования). Второй случай необходим, когда если другой стороне требуется время на подготовку к исполнению.  В договоре часто прописывается порядок заявления требований, а также время (часы работы), когда могут быть оказаны услуги, выполнены работы, поставлены товары.

Оплата:

Ключевой особенностью абонентского договора, как было сказано ранее, является независимость цены от фактически оказанных услуг, поставленных товаров или иного исполнения. Цена по абонентскому договору устанавливается за срок его действия, в течение которого абонент может получить обусловленное соглашением исполнение. Оплата может производиться как периодическими платежами (например, за каждый месяц), так и единовременно (обычно в виде предоплаты). Даже если абонент ни разу не закажет товары, работы или услуги, то уплаченные по договору средства не возвращаются. Оплата может быть не только деньгами, но и оказанием услуг, товарами, работами и иными способами, допустимыми в определенных договорах.

Этапы договорной работы в организации

Подготовка проекта договора

Работа с договорами носит эффективный характер, если в организации разработаны типовые формы договора по основным видам деятельности и эти типовые формы размещены на внутреннем сервере организации с правами доступа.

Благодаря этому, работник – инициатор заключения большинства договоров  может достаточно быстро подготовить договор, а нагрузка на юриста останется лишь в части разработки не типового договора под конкретную ситуацию.

Остается только присвоить договору номер и указать дату его заключения. Обычно учет договоров в организации ведут юристы или бухгалтерская служба.

Согласование проекта договора

В средних и крупных организациях проект договора проходит процедуру согласования.  Обычно в такой процедуре принимают участие несколько отделов в таком порядке: заинтересованное в заключении договора подразделение, бухгалтерия, финансовый отдел, юридический отдел.

Если к проекту договора имеются замечания и предложения, то они оформляются в виде комментариев или сопроводительных служебных записок к договору в бумажном или электронном виде. Обобщив все замечания и предложения юристы дают свою оценку руководителю для принятия решения по заключению договора и дополнению его условий предложениями коллег.

К проекту договора также принято оформлять лист согласования в бумажном или электронном виде.

Контроль  исполнения обязательств по договору

Контроль исполнения своих обязательств контрагентом по договору осуществляется инициатором договора. Если обязательства не исполняются в полном объеме и в срок, то об этом сообщается в юридический отдел с приложением подтверждающих эти факты документов.

Необходимые условия договора

Анализ условий договора достаточно подробно изложен в статье «Как составить договор», поэтому в этой статье я лишь остановлюсь на отдельных самых важных условиях договора.

Гражданского кодекса РФ установлено два необходимых условия, без соблюдения которых договор не будет считаться заключенным:

• • Сторонами должно быть достигнуто соглашение по всем существенным условиям договора.

  • Достигнутое соглашение по всей форме должно полностью соответствовать требованиям, предъявляемым к таким договорам.

Статья 432 Гражданского кодекса РФ относит к существенным следующие условия:

• • о предмете договора;

  • которые названы в законе или иных правовых актах существенными или необходимыми для договоров данного вида;

  • относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.

Необходимо различать предмет и объект договора. Объект договора — это то имущество, по поводу которого заключается договор, а предмет, как правило, можно установить из первой статьи в каждом разделе Гражданского кодекса РФ применительно к указанным в нем договорам.
Так как все споры возникают из-за денег, то в договоре следует детально определить порядок и форму расчетов.

Достаточно распространено включение в договор так называемой арбитражной оговорки. При этом возможны следующие основные варианты:

• в договоре предусматривается обязательный претензионный порядок рассмотрения споров до суда (в случае, если для данного договора претензионный порядок не предусмотрен законом);

• в установленных законом случаях стороны могут по своему усмотрению изменить для споров по договору, например, определив местом рассмотрения споров судом не место нахождения ответчика, а место нахождения истца;

• с целью упрощения и удешевления процедур решения споров по договору стороны могут предусмотреть их передачу на рассмотрение третейского суда. В этом случае сторонам необходимо согласовать название и местонахождение постоянного действующего третейского суда, либо определить порядок формирования третейского суда.

В заключении рекомендую придерживаться следующей примерной структуры договора:

1. Реквизиты договора (наименование договора; место и его заключения).

2. (указание наименования сторон в соответствии с и (или) сведениями ).

3. Предмет договора (с подробным указанием объекта договора).

4. Срок действия договора.

5. Права и обязанности сторон.

6. Порядок проведения расчетов.

7. Ответственность сторон.

8. Разрешение споров (арбитражная оговорка).

9. Другие условия договора, которые не вошли в предыдущие разделы (именуемые, как правило «заключительные положения»).

10. Юридические адреса и банковские реквизиты сторон.

11. Подписи сторон.

Статья написана и размещена в 2011 году. Дополнена — 17.06.2012

ВНИМАНИЕ!

Копирование статьи без указания прямой ссылки запрещено. Внесение изменений в статью возможно только с разрешения автора.

Обязанности сторон

Основная обязанность исполнителя — выполнить работы, заказчика — оплатить их. Однако, чтобы при приемке работ не возникло разногласий, стоит составить перечень требуемых услуг, сроки их выполнения, указать иные важные для заказчика моменты. Обычно заказчик включает в соглашение такие пункты, как:

• предупреждение о возможных отрицательных последствиях каких-либо действий или решений;
• предоставление консультаций и пояснений в случае обращения заказчика или его работников;
• обязанность по неразглашению сведений, которые стали доступны бухгалтеру в ходе выполнения поручения;
• обеспечение сохранности документов;
• выполнение обязательных указаний заказчика;
• оказание услуг лично (или возможность привлечения других квалифицированных работников);
• предупреждение о сроках сдачи отчетности и осуществления платежей.

Заказчик, со своей стороны, должен оплатить работы вовремя, а также предоставить всю необходимую информацию: документы, доверенности.

В чём основные преимущества абонентского договора

Прежде всего, абонентский договор позволяет снизить стоимость комплексного облуживания консалтинговых услуг для клиента, передать на аутсорсинг больше текущих операций. Ориентируясь на взаимное долгосрочное сотрудничество, консалтинговая компания и бизнесмен могут заключать договор о сотрудничестве на принципиально новых условиях, которое является гораздо более выгодными для обеих сторон и значительно повышает эффективность каждого бизнеса в отдельности.

Клиент может быть уверен, что ему не нужно арендовать или покупать помещение под офис, оснащать его дорогостоящей техникой, нанимать технических специалистов, кадровиков, бухгалтеров, финансистов, юриста и другой персонал, тратить огромное количество собственного времени на рутину.

Обращаясь за консультационными услугами время от времени бизнесмену пришлось бы всё равно содержать в штате, хотя бы какое-то количество подобных специалистов, а заключая долгосрочный договор на абонентское обслуживание, он уже изначально значительно снижает свои издержки. Причём снижаются не только издержки связанные с выплатой зарплаты сотрудникам, и по налоговым платежам с фонда оплаты труда, платежи во внебюджетные фонды, можно сэкономить и на налогах на имущество, приобретении дорогостоящей техники и различных основных средств, оплате коммунальных платежей, аренде офиса. Всё это очень большие издержки, особенно для малого предприятия или ИП.

Передача ведения бухучета в консалтинговую компанию, позволяет значительно снизить влияние человеческого фактора и минимизировать количество ошибок в текущей деятельности. Своевременная консультация и решение вопросов квалифицированными специалистами – экспертами, позволит минимизировать и даже исключить риски штрафных санкции со стороны госструктур.

Российское законодательство очень часто меняется, и для того, чтобы не пропустить нововведение, вовремя изменить систему учета и сдачу документов, в соответствии с новыми требованиями, необходимо постоянное внимание сразу нескольких экспертов. Только такой подход позволяет избежать нарушений, недавно введенных или действующих норм и правил

Слаженная работа большого офиса сотрудников консалтингового агентства дает возможность не допускать в текущей работе каких-либо авралов, ведь сотрудникам нужно будет уходить в отпуск и оставлять офис и операционную деятельность без присмотра, передоверять обязанности смежным специалистам другой квалификации, которые не смогут осуществить полноценную замену сотрудника ушедшего в отпуск или на больничный.

Если возникла какая-то нестандартная ситуация и требуется выполнить большой объем работы для какой-то компании, в консалтинговом агентстве всегда найдутся резервные сотрудники, которые могут быть перераспределены на нужно участок работ.

Что делать при некачественном бухгалтерском обслуживании — порядок действий

Вероятность столкнуться с непрофессионалами есть всегда. Они «водятся» в различных сферах. Много их и среди компаний, оказывающих бухуслуги.

Что делать, если вам «повезло» и ваш аутсорсер предоставляет некачественное бухобслуживание вашей фирмы? Держите мою пошаговую инструкцию на этот случай.

Действие 1. Сообщаем представителям компании-аутсорсера о низком качестве услуг

Заметив проблемы с бухобслуживанием, не откладывайте разговор с представителем компании-аутсорсера. Причем рекомендую сообщать о выявленных проблемах лицу, которое подписывало от имени фирмы-исполнителя договор на абонентское бухгалтерское обслуживание.

Действие 2. Собираем документы, подтверждающие этот факт

Любая претензия должна быть обоснованной, желательно документально подтвержденной. Чтобы ваше заявление о некачественном бухобслуживании не было голословным, заранее подготовьте документы, подтверждающие сей факт.

Примеры таких документов:

• акты налоговых проверок;
• требования об уплате штрафов, пени по налогам и взносам;
• неправильно оформленная первичка;
• несоответствие синтетического и аналитического учета;
• претензии от контрагентов за несвоевременную оплату их товаров/услуг;
• нарушение сроков сдачи отчетности в контролирующие органы.

Действие 3. Разрываем договор на оказание бухуслуг

Факт некачественного обслуживания доказан. Отношения выяснены, разумеется, цивилизованно. Настал момент расторжения договора

Здесь важно правильно его оформить

Расторжение договора возможно:

• по соглашению сторон;
• по решению суда.

Еще на стадии заключения договора следует предусмотреть возможность расторжения договора в одностороннем порядке. В последующем это сбережет вам нервы и время.

Заранее пошлите почтой или вручите лично заявление (уведомление) о прекращении сотрудничества в одностороннем порядке. За основу можно взять уведомление об одностороннем отказе от договора, которое я для вас приготовила.

Соглашение о прекращении сотрудничества всегда оформляйте в письменном виде, с подписями обеих сторон.

Если все-таки исполнитель не желает прекращать сотрудничество на ваших условиях, тянет время и чинит препятствия, то советую обратиться за профессиональной юридической помощью, например, в компанию «Правовед».

Специалисты компании — профессионалы с большим практическим опытом. Они готовы проконсультировать вас как платно, так и бесплатно. Причем у вас есть уникальная возможность задать свой вопрос сразу нескольким юристам. Такой подход позволяет легко и быстро найти оптимальное решение.

Задать вопрос можно прямо на сайте компании, либо позвонив по телефону. Обратившись в компанию, вы получите ответ на свой вопрос в кратчайшие сроки: время ответа в среднем составляет не более 15 минут.

Не осложняйте ситуацию, сразу обращайтесь к профессионалам.

Действие 4. Находим нового исполнителя

Договор расторгнут. Перед вами снова стоит проблема: кому теперь доверить учет своей компании. Проанализируйте опыт прошлого сотрудничества, рассмотрите все его «плюсы» и «минусы».

Выбор исполнителя требует всестороннего рассмотрения кандидатов

Возможно, вы захотите иметь штатного бухгалтера. А может быть, несмотря на неудачный опыт аутсорсингового обслуживания, вы доверитесь сторонним исполнителям еще раз.

В этом случае не спешите и не повторяйте прошлых ошибок. Тщательно отбирайте претендента. О том, как это сделать, я писала выше.

Что важно предусмотреть в договоре на аутсорсинг бухгалтерских услуг

Соблюдение коммерческой тайны

При составлении договора на аутсорсинг бухгалтерии обратите внимание на пункт о соблюдении коммерческой тайны

Важно прописать, что каждая из сторон согласна считать информацию, переданную друг другу при составлении договора и в ходе исполнения обязательств, конфиденциальной. Также нужно прописать период, в течение которого будет иметь силу это соглашение

Оптимальный вариант, если информация будет считаться конфиденциальной не только на время действия договора, но и в течение нескольких лет после расторжения соглашения

Также нужно прописать период, в течение которого будет иметь силу это соглашение. Оптимальный вариант, если информация будет считаться конфиденциальной не только на время действия договора, но и в течение нескольких лет после расторжения соглашения.

Страхование рисков. Не забудьте прописать страховку финансовых рисков. Сама страховка выглядит так.

Урегулирование конфликтов. В договоре также нужно прописать порядок разрешения возможных конфликтов. Разрешать конфликты заказчик и исполнитель должны в досудебном порядке. Стоит уточнить, как, где и в присутствии кого стороны будут разбирать сложные ситуации.

Три месяца бухгалтерского, кадрового учета и юридического сопровождения БЕСПЛАТНО. Торопитесь оставить заявку, предложение ограничено.

Одним из способов оптимизации расходов компании без ущерба для производства и ее репутации является пользование аутсорсинговыми услугами. Если в компании есть своя бухгалтерия, то это требует определенных затрат, связанных с выплатой заработной платы и уплатой налогов, обеспечением рабочим местом и программным обеспечением. Для компании содержание своего бухгалтерского отдела может быть достаточно дорогим удовольствием, поэтому они могут воспользоваться услугами специализированных компаний, предлагающих профессиональные бухгалтерские услуги. С этой целью бизнесмены заключают договор на аутсорсинг бухгалтерских услуг

В статье рассмотрим, на что стоит обратить внимание при заключении такого вида договора