Правила оформления должностной инструкции заместителя главного бухгалтера в 2020 году. основные положения

Кто составляет ДИ и кто подписывает?

Этот документ составляет собственноручно главный бухгалтер, отлично понимая, чем именно придется заниматься заму повседневно и в периоды отсутствия своего непосредственного руководителя. В зависимости от размера предприятия, будет разница в функциях зама.

В небольших организациях речи о должности зам. главбуха не может идти, такая штатная единица может вводиться в штат только крупного предприятия.

Составив и распечатав инструкцию для своего заместителя, главбух ставит под документом свою подпись как руководитель подразделения и отдает на визирование юристу, после чего бумага передается на утверждение первому руководителю.

Взаимоотношения

Чтобы полномасштабно и качественно выполнять возложенные на сотрудника обязанности, права и прочие моменты, которые предусматривает инструкция, работник должен взаимодействовать с рядом должностных лиц, в которые входит финансовый директор, начальник отдела кадров, их помощники и главный бухгалтер. Он получает от них распоряжения, приказы, инструкции, корреспонденцию, затрагивающую его сферу деятельности и прочие указания. Также он должен представлять им справки, сведения и прочую информацию, которая касается финансовой деятельности компании.

Для этого он использует служебные записки, отчеты и прочую учетную документацию. Также в его обязанности входит взаимодействие с начальниками отделов организации. Он получает от них сведения, данные, справки, служебные записки, и другие документы, необходимые ему для осуществления бухгалтерского учета. В свою очередь он предоставляет им все необходимые данные, которые вытекают из учетной деятельности.

Основные должностные обязанности заместителя главбуха

К основным должностным обязанностям зама главного бухгалтера могут быть отнесены:

Подпишитесь на рассылку

1. Организация бухгалтерского учета в рамках вверенного направления, в частности:
   • контроль за оформлением первичной документации;
2. работа со счетами и счетами-фактурами контрагентов.
3. Руководство работой по оформлению операций организации.
4. Обеспечение учета обязательств, кредитно-расчетных операций, имущества и товарно-материальных ценностей.
5. Участие в разработке форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.
6. Участие в проведении инвентаризации.
7. Участие в оформлении документов по недостачам, незаконному расходованию денежных средств, товарно-материальных ценностей.
8. Организация расчетов по зарплате, верному начислению и перечислению налогов, сборов и страховых взносов.
9. Контроль за оплатой счетов контрагентами, порядком оформления платежных расчетов и обязательств, расходованием фонда заработной платы.
10. Организация подготовки бухгалтерской документации к архивированию.
11. Обеспечение работы по формированию, ведению и хранению бухгалтерской информации.
12. Обеспечение соблюдения финансовой, штатной и кассовой дисциплины.
13. Оказание методической помощи работникам организации по вопросам бухгалтерского учета, контроля, отчетности и анализа хоздеятельности.
14. Замещение отсутствующего бухгалтера (по распоряжению главного бухгалтера).
15. Замещение главного бухгалтера на время его отсутствия.

Нужно иметь в виду, что перечень должностных обязанностей зама главного бухгалтера зависит от особенностей деятельности организации и того, как работодатель решит разграничить трудовые функции главного бухгалтера, его заместителей и рядовых сотрудников бухгалтерии. От того, как будет проведено это разграничение, будет зависеть, каких полномочий будет у зама главбуха больше — руководящих или исполнительных.

Особенности должностной инструкции заместителя главного бухгалтера

В общих положениях оговаривается, что заместитель главбуха относится к категории руководителей; назначается и освобождается от должности ген.директором, во время отсутствия главбуха берет на себя его обязанности.

Сотрудник должен соответствовать всем требованиям, выдвигаемым руководством при приеме на работу. Среди таких требований — высшее образование, стаж работы в других организациях и знание необходимых специальных программ для ведения учета. А также обязательно указывается, чем руководствуется сотрудник в своей деятельности и какими навыками он должен обладать.

В подпунктах должностных обязанностей оговаривается весь спектр обязанностей сотрудника: от ведения бухгалтерского учета до правильной работы с документацией и предупреждения недостач.

В разделе прав сотрудника размещается перечень его привилегий: возможность отдавать распоряжения своим подчиненным, контролировать их выполнение, требовать у руководства организации всю необходимую для работы документацию, представлять интересы организации и выдвигать рационализаторские предложения по улучшению рабочего процесса. В последнем разделе оговаривается зона ответственности работника: перечень всех возможных нарушений, за которыми последует наказание. Вид наказания за проступок решается по усмотрению руководства.

Дополнительно стоит ознакомиться с информацией по должностной инструкции главного бухгалтера бюджетного учреждения (образец 2018 года).

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера по заработной плате

Должностная инструкция заместителя бухгалтера по заработной плате отличается более узкой сферой обязанностей. В общих положениях прописано, что сотрудник обязан знать штатное расписание и структуру организации, гражданское право, технологии строительства и производства, условия налогообложения различных типов лиц, законодательство об охране труда Российской Федерации, налоговое и финансовое законодательство, основные правила расчета с кредиторами и дебиторами, правила проведения проверок, принцип организации труда, сроки и порядок составления отчетности, правила охраны труда.

Перечень обязанностей включает:

• контроль ведения табелей учета рабочего времени и их подготовку к обработке;
• проверку справок о нетрудоспособности сотрудников и другие виды документов, дающие право работнику на отсутствие на рабочем месте;
• начисление заработной платы сотрудникам организации и контроль за распределением средств из фонда охраны труда;
• ведение периодической отчетности, ведение ведомостей по заработной плате;
• подготовку данных для баланса и отчетов о доходах и расходах;
• оказание помощи сотрудникам в случае возникновения вопросов по распределению финансовых средств;
• выполнение поручений главного бухгалтера или генерального директора, периодическое повышение квалификации на дополнительных курсах по ведению бухгалтерского учета.

Права заместителя главного бухгалтера по заработной плате практически не отличаются от прав заместителя главного бухгалтера. В зону ответственности сотрудника входят исполнение своих должностных обязанностей (касается и должностных обязанностей бухгалтера, касающихся заработной платы), аккуратное обращение с доверенным оборудованием и соблюдение норм трудовой дисциплины. За невыполнение своих непосредственных обязанностей или нанесение материального вреда сотрудник понесет наказание по административному, уголовному или гражданскому законодательству.Нарушение устава организации повлечет за собой дисциплинарное взыскание по усмотрению вышестоящего руководства.

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера в образовании

Должностная инструкция заместителя главного бухгалтера в образовании практически не отличается от аналогичного документа для обычных сменщиков. Некоторые коррективы вносятся в соответствии со спецификой занимаемой должности по усмотрению руководства.

Должностная инструкция главного заместителя главного бухгалтера — скачать образец 2018

Такой образец подойдет для всех перечисленных категорий, так как в нем есть графа для внесения особых требований.

Бесплатная консультация юриста по телефону:

8 (800) 333-78-83

В чем состоит назначение должностной инструкции?

При приеме нового сотрудника на работу или переводе на новую должность работника предприятия его необходимо ознакомить с обязанностями, которые он должен будет выполнять в новой для себя должности. Это нужно, прежде всего, для того, чтобы установить один из главных предметов, ради которых заключается трудовой договор, — трудовую функцию работника.

Этой цели служит документ, называемый должностной инструкцией. По содержанию он оказывается шире простого перечня обязанностей, т. к. обычно включает в себя еще определение места сотрудника в иерархии соответствующего подразделения, перечисление требований к уровню его квалификации, а также определяет права, связанные с исполнением должностных функций, и ответственность.

Законодательно обязанность составления должностной инструкции не устанавливается, но в действительности этот документ нужен как для работодателя, так и для работника. Работодателю он позволяет:

• четко расписать обязанности, привязанные к определенной должности;
• снять проблему составления отдельных требований при поиске подходящего кандидата на должность;
• облегчить процесс знакомства нового сотрудника (или сотрудников) с его должностными функциями.
• проконтролировать, насколько справляется с работой конкретный человек;
• привлечь его к ответственности за невыполнение должностных обязанностей.

При этом работодатель заинтересован в максимально полном отражении в инструкции реальных функций, выполняемых работником, поскольку у последнего есть право отказаться от выполнения дополнительной работы и право требовать дополнительную оплату за ту работу, которая не входит в его обязанности.

Всё это при формальной необязательности делает должностную инструкцию весьма важным и нужным документом, к составлению которого следует подходить с особой тщательностью.

Стандартные квалификационные требования к претендентам на должность заместителя главного бухгалтера

Соискатели на должность заместителя главбуха должны соответствовать определенным требованиям, касающимся в основном опыта работы и уровня образования. Обычно эти требования аналогичны предъявляемым к специалистам руководящего звена. Так, в соответствии со ст. 7 закона № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011, для главбуха обязательно наличие высшего экономического образования и опыта организации и ведения бухгалтерского учета не менее 5 лет. Этим же требованиям должен отвечать и претендент на должность зама. Работодатель может немного смягчить их, но только в отношении трудового стажа.

Также при приеме на работу помощника руководителя бухгалтерии выясняют, знает ли он:

• требования нормативно-правовых актов, регламентирующих бухучет;
• основы гражданского, финансового и налогового законодательства;
• содержание методических, нормативных документов и инструкций по вопросам организации бухгалтерского учета и формирования отчетных документов;
• как проводятся инвентаризации, проверки и ревизии документов;
• как правильно оформлять бухгалтерские операции;
• внутреннюю документацию компании;
• основы трудового законодательства.

У претендентов на вакансию заместителя главного бухгалтера на собеседовании, как правило, выявляют также наличие дополнительных знаний и умений. Например, в настоящее время вести бухучет без использования компьютера невозможно, а потому соискатель должен уметь работать с существующим на предприятии бухгалтерским ПО.

Иногда работодатели требуют от кандидатов знания иностранного языка (чаще всего английского).

Наличие должностной инструкции заместителя руководителя бухгалтерии позволяет формализовать рабочие процессы и сделать его работу более эффективной. Разрабатывать данный документ не обязательно, закон этого не требует, однако в ст. 57 Трудового кодекса РФ указано, что работодатель должен фиксировать трудовую функцию сотрудника в соглашении о трудоустройстве. По сути, должностная инструкция дополняет трудовой договор заместителя главного бухгалтера, поскольку подробно описывает обязанности и права работника, а также его ответственность.

Для скачивания есть образец должностной инструкции заместителя главного бухгалтера.

Ответственность может наступить в случае невыполнения в полной мере должностных обязанностей, нарушения должностной инструкции. При выборе санкций работодатель ориентируется на трудовое законодательство. А если выясняется, что сотрудник действовал с преступным умыслом, то он несет административное или уголовное наказание.

Итак, каков же функционал заместителя главного бухгалтера? Чем он должен заниматься:

• Организовывать бухгалтерский учет во вверенном ему направлении.
• Руководить проведением и оформлением операций.
• Учитывать ценности, кредитно-расчетные операции, денежные средства компании (как наличные, так и доступные на счетах).
• Разрабатывать внутренние бухгалтерские документы.
• Участвовать в проведении инвентаризаций.
• Рассчитывать заработную плату работников, налоговые и страховые взносы.
• Вести архив бухгалтерских документов.
• Обучать сотрудников, находящихся в подчинении, проводить с ними методическую работу.
• Контролировать соблюдение трудовой дисциплины в рамках финансовых и бухгалтерских операций.
• Выполнять функции отсутствующих бухгалтеров по распоряжению начальства.
• Замещать главбуха, полностью беря на себя его обязанности, ответственность и полномочия.

В должностной инструкции выделяется отдельно пункт, который подробно описывает, как зам главного бухгалтера должен взаимодействовать с другими сотрудниками: руководителем организации, начальниками отделов, работниками бухгалтерии и т. д. Кроме того, указывается, как нужно выстраивать взаимоотношения с контролирующими органами, аутсорсерами и фирмами, проводящими аудиты предприятий.

Требования к заместителю главного бухгалтера

В большинстве случаев работодатели предъявляют к претендентам на эту должность определенные требования. Среди них основным является наличие диплома об окончании высшего учебного заведения в сфере бухгалтерии и учета. Помимо этого, сотрудник должен иметь опыт работы в этом направлении не менее пяти лет. И срок службы на предыдущей должности не менее одного года.

Также очень важно наличие навыков использования персонального компьютера и программ, необходимых для ведения учетной документации, в том числе «Офис» и «1С: Бухгалтерия». Среди личных качеств работодатели ценят аналитический склад ума, ответственное и добросовестное отношение к работе, умение оперативно выполнять задания

Претендент должен быть устойчив к стрессам, уметь обрабатывать большие объемы информации, и проявлять инициативу.

Порядок ознакомления сотрудника с должностной инструкцией

Прежде чем приступить к выполнению своих обязанностей, принятый на должность сотрудник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией. Оптимальным временем для этого является либо день заключения трудового договора, либо день инструктажа по технике безопасности

Поскольку вся дальнейшая трудовая деятельность сотрудника осуществляется на основе и в рамках должностной инструкции, немаловажное значение имеет фиксация факта ознакомления сотрудника с должностной инструкцией. Она обычно производится следующими способами:

1. Проставлением даты и подписи об ознакомлении на общей должностной инструкции заместителя главбуха (т. е. все принятые на должность замов сотрудники расписываются в одном и том же экземпляре документа, который хранится в организации).
2. Проставлением даты и подписи о знакомстве с положениями должностной инструкции на отдельном экземпляре документа, который хранится в личном деле сотрудника.
3. Проставлением отметки о знакомстве с должностной инструкцией в специальном журнале, оформленном для этих целей.

Как видите, работа над должностной инструкцией для зама главного бухгалтера особенных сложностей не представляет, но требует кропотливости и вдумчивости. В особенности это касается определения должностных обязанностей специалиста и отграничения их от обязанностей других сотрудников бухгалтерии.

Что еще скачать по теме «Должностная инструкция»:

• Каким должен быть правильно составленный трудовой договорТрудовой договор определяет взаимоотношения работодателя и сотрудника. От того, насколько досконально будут учтены условия взаимоотношения сторон, его заключивших, зависит соблюдение сторонами прав и обязательств, им предусмотренных.
• Как грамотно составить договор займаВзятие денег в заем – явление, достаточно, характерное и распространенное для современного общества. Юридически правильным будет оформить кредитный заем с последующим возвратом средств документально. Для этого стороны составляют и подписывают договор займа.
• Правила составления и заключения договора арендыНи для кого не секрет, что юридически грамотный подход к составлению договора или контракта является гарантией успешности сделки, ее прозрачности и безопасности для контрагентов. Правоотношения в сфере найма не исключение.
• Гарантия успешного получения товаров – правильно составленный договор поставкиВ процессе хозяйственной деятельности многих фирм наиболее часто используется договор поставки. Казалось бы, этот простой, по своей сути, документ должен быть абсолютно понятным и однозначным.

Другие связи

Его деятельность предполагает взаимодействие с работниками отдела бухгалтерии, которые находятся у него в подчинении. От них он может получать справки, проводки, расчеты, журналы-ордера, а также прочую отчетную документацию. Этот работник обязан передавать подчиненному ему персоналу служебные записки, в которых требовать произведение записей. Также предоставлять им методическую и справочную помощь, необходимую для осуществления бухгалтерской деятельности. Помимо этого, он взаимодействует с органами налогового сбора и фирмами аудиторами.

От них он получает отчеты по проведенным проверкам учета, акты проверок, решения и требования по их проведению. Также он имеет право запрашивать у них консультации относительно вопросов, затрагивающих финансовые и хозяйственные операции, проводимые компанией. В свою очередь, им он должен предоставлять всю бухгалтерскую информацию, которая необходима для проведения проверки. Они могут запросить у него разъяснения относительно отраженных в учетной документации данных и проведенных компанией финансовых хозяйственных операций.