Как выставить счет на оплату от ип

Назначение и содержание документа

Его главная цель — зафиксировать обязанность возмещения средств за взятый товар, и величину требующегося платежа.

Установленного регламента написания не существует. При оформлении показывается информация о товаре и участниках договоренности. В частных случаях дополнительно отмечается временной отрезок, в течение которого обязательство нужно исполнить.

Независимо от ситуации, документ должен отображать следующую информацию:

• Сведения о продавце: полное наименование, юридический адрес, КПП и ИНН;
• Сведения о покупателе: аналогично предыдущему пункту;
• Список товаров или оказанных услуг, с указанием их окончательной стоимости;
• Итоговая сумма к оплате;
• Реквизиты для зачисления денежных средств;
• Дата составления документа.

Как оформляется счет на оплату

Он выставляется продавцом. Оплачивать — обязанность покупателя, или его представителя.

Оформляется как до, так и после покупки товара или услуги — все будет зависеть от договоренностей между участниками. Заполненный образец передается заказчику.

Кто выписывает счёта на оплату

Подготовкой занимается бухгалтер. Затем формуляр передается директору компании для визирования.

Делается в двух копиях: по одной на каждого участника. Отпечатывается на обычной бумаге, или на фирменном бланке предприятия (такой вариант лучше, поскольку избавляет от необходимости каждый раз писать данные фирмы). Исправления не допускаются.

Когда нужно выставлять

Когда стороны работают совместно только периодически, а размеры и стоимость поставок отличаются, то каждая операция отображается отдельно. Контракт заключается позже, в его тексте прописываются только общие положения. Такое случается, если доставка требуется срочно.

В той ситуации, когда покупателю требуется только разовое приобретение товара, то договор между компаниями не заключается — в нем просто нет надобности. Счет за оказание услуги выставляется в обычном порядке.

Примечание: если между контрагентами не было заключено соглашение, то документ может выступать в качестве публичной оферты, при условии, что в нем будут указаны все требуемые условия договоренности (основание — статья 435 ГК РФ). Внесение оплаты — акцепт оферты (статья 438, пункт 3 Гражданского кодекса РФ). А сама бумага, с подтверждением отправки денежных средств, будет доказательством совершенной сделки между ее участниками (статья 434, пункт 3 ГК РФ). Это станет «плюсом» в случае возможного судебного разбирательства.

Формирование счета

В верхней части счета размещают реквизиты получателя платежа:

• банковская информация (название, корреспондентский счет, БИК, номер расчетного счета индивидуального предпринимателя);
• данные об ИП – его название и ИНН.

Ниже идут строки «Счет на оплату» либо просто «Счет». Ему необходимо присвоить номер, а также указать дату составления. Что касается номера, то тут все решает сам предприниматель. Нумеровать можно по любой системе, поскольку никаких требований не установлено. Номера могут состоять только из цифр или включать буквы (например, чтобы указать на контрагента). Начинать нумерацию можно с начала года или месяца – как удобнее самому составителю.

Далее построчно указываются:

• сведения о поставщике / исполнителе – название, полный адрес, номер телефона;
• сведения о покупателе / заказчике – та же информация;
• основание для выставления счета – обычно это договор с указанием номера и даты заключения.

Ниже следует перечисление товаров, работ и/или услуг, которые были приобретены. Эта часть оформляется в виде таблицы из таких граф: номер, приобретенное количество, единица измерения, цена за единицу и стоимость позиции. Нижняя строка таблицы – итоговая, в ней суммируется стоимость всех позиций. Общая сумма пишется цифрами, а строкой ниже дублируется прописью во избежание ошибки.

Следующей строкой дается пояснение насчет того, входит ли в цену НДС. Обычно для ИП характерно использование льготных налоговых режимов. В таком случае в счете указывается «НДС не облагается» или «без НДС».

А как выставить счет на оплату от ИП, который применяет основной налоговый режим либо совершил сделку, которая повлекла необходимость уплаты НДС на спецрежиме? Он должен выделить сумму налога и указать ее отдельно. Например, товар стоит 240 рублей, в том числе НДС 20%. Нужно посчитать 20% от 240 рублей и указать эту сумму отдельной строкой. В данном случае налог составил 40 рублей. Делается такая запись: «В том числе НДС 40 рублей».

Последней строкой счета на оплату отражается назначение платежа. Как правило, достаточно указать, что это счета на оплату услуг или товаров, а также его номер.

Теперь вы знаете, как выставить счет на оплату от ИП и можете посмотреть его образец. Однако прежде стоит упомянуть о дополнительных условиях. В счете можно прописать срок уплаты, прядок оповещения об этом второй стороны и прочее. Это обязательно в случаях, если отсутствует классический договор, в котором все это прописано. Иначе говоря, сделка может быть заключена путем выставления счета и его оплаты.

Кроме того, иногда стороны составляют так называемый договор-счет (или счет-договор). По сути, это счет на оплату, в который кратко вписаны все основные условия договора.

Подпись на документах от имени ИП должен проставить сам предприниматель или уполномоченное лицо по нотариальной доверенности. Поскольку счет не играет роли бухгалтерской первички, то передавать контрагенту оригинал счета необязательно. Вполне достаточно направить по emai его скан-копию.

Кроме того, если вам прислали счет на оплату, бланк которого не подписан, знайте – это также допустимо. Ведь как было сказано выше, на основании счета лишь составляется платежное поручение. Тем не менее рекомендуем ИП, которые выставляют счета, всегда подписывать их и тщательно проверять. А чтобы быть уверенным, что вы все делаете правильно, рекомендуем скачать в статье счет на оплату, бланк которого мы заполнили, и посмотреть, как он составлен.

Быстрая разработка и печать этикеток со штрихкодами без помощи ИТ‑отдела

Начните сегодня — и к вечеру этикетки будут готовы

Конструктор NiceLabel имеет привычный интерфейс, похожий на большинство офисных программ. Благодаря этому любой пользователь может быстро создать профессиональные этикетки, даже не обладая навыками разработки штрих-кодов, дизайна или продвинутыми навыками работы на компьютере. Просто используйте один из готовых шаблонов или создайте этикетку с нуля за считанные минуты.

Точная и стабильная печать без ошибок

Печать этикеток с динамическими данными отличается от печати других видов документов. Необходимо, чтобы производственный и складской персонал мог выполнять печать быстро и без ошибок, а для этого нужна продуманная система маркировки. В состав решения NiceLabel входит универсальная форма печати, которая помогает пользователям печатать этикетки точно, быстро и без риска ошибки.

В каких случаях счёт признают первичным документом

По общему правилу не является первичным учетным документом счёт на оплату. Бланк чаще всего содержит предложение об оплате и реквизиты для перечисления средств. Для целей бухгалтерского и налогового учёта он считается учётным документом, если подтверждает факт хозяйственной деятельности и содержит все обязательные реквизиты, указанные в ч. 2 ст. 9 Закона о бухучете. Например, счёта на оплату коммунальных услуг, услуг связи, аренды можно принимать к учету как первичные документы, если в них есть все обязательные реквизиты.

Образцы заполнения счёта с НДС (скачать) и без НДС (скачать).

В словаре Д.Н. Ушакова

ВЫ́СТАВИТЬ, выставлю, выставишь, повел. выставь-выстави, ·совер. (к выставлять).1. кого-что. Поставить, выдвинуть вперед. Выставить стол на середину комнаты. Выставить вперед ребенка.| перен. Показать, обнаружить с каким-нибудь намерением (·разг. ·неод. ). Он любит выставить свои знания. Выставить себя (то же, что выставиться» title=’что такое выставиться, значение слова выставиться в словаре Ушакова’>выставиться в 3 ·знач. ).2. что. Выдвинуть, поставить что-нибудь наружу, за пределы чего-нибудь. Выставить сапоги за дверь.3. перен., кого-что. Выгнать, выпроводить (·разг. ·фам. ). Выставить кого-нибудь со службы. Выставить из своей комнаты назойливого человека. Выставить вон нахала.4. что. Вынуть вставленное. Выставить раму из окна. Выставить окно.| Выломить, высадить ударами. Пьяный выставил дверь.5. что. Поместить куда-нибудь для обозрения, напоказ. Выставить картину. Выставить товар в витрине.6. что. Написать, проставить (·канц. ). Выставить на бланке месяц и *****доказательства). Выставить аргументы. Выставить возражения.8. кого-что. Охарактеризовать каким-нибудь образом. Выставить сослуживца интриганом. Выставить кого-нибудь в дурном сеете.9. что. Произвести поставку чего-нибудь по договору, по подряду (офиц. ·устар. ). Выставить пять кубов дров.| кого-что. Выделить из своей среды, послать, дать. Англия выставила к концу войны пять миллионов человек.10. перен., что. Предложить для угощенья (·прост. ). Выставить угощенье. Выставил нам вина.

Частые ошибки в процессе формирования счетов

Чтобы научиться правильно составлять счета, нужно изучить не только требования законодательства по данному вопросу, но еще и оценить все ошибки, которые чаще всего предприниматели и ООО совершают при составлении документа.

Среди распространенных ошибок стоит выделить те, которые связаны с расшифровкой подписи. Как правило, такие ошибки возникают в том случае, если счет составляется в бумажном варианте. На документе ставится обычно только подпись, хотя требуется предоставить персональные данные лица, которое составляло данный документ. В электронном варианте документа ставится цифровая подпись, что в разы облегчает структуру составления счета. Ведь в данной подписи содержится информация о том, кто ее ставит.

Также нередко возникают нарушения, которые основаны на несвоевременном предоставлении счета-фактуры. Определено, что данный документ должен быть предоставлен в течение четко установленного времени (пять дней) с момента осуществления действий по отгрузке товаров. Все дело в том, что вопрос счета-фактуры является весьма сложным, и если вы не желаете формирования существенных проблем в дальнейшем, то нужно сочетать день предоставления тех или же иных услуг, а также в случае отгрузки ранее заказанных товаров, с датой составления счета.

Помните также о том, что если счет-фактура не предоставляется в рассматриваемом (отчетном) периоде, за который заявляется вычет НДС, то также формируются существенные сложности и разбирательства. Отметим, что Минфин рекомендует заявлять соответствующие вычеты в том налоговом периоде, в котором данный счет был выставлен и оплачен. Так, вы исключите ряд ненужных сложностей. Чтобы исключить формирование такой проблемы на многих предприятиях осуществляется хранение квитанций и конвертов, ведение журналов по входящей почте и пр.

Счет-фактура формируется в двух вариантах. Один остается у продавца, второй передается покупателю. Бывает формирование такой проблемы, что на документе проставлены разные даты. Это происходит по причине возникновения определенных исправлений. Помните о том, что если экземпляры документа имеют определенные различия, то по сути, счет-фактура перестает быть доказательством проведенной сделки.

Также в налоговой службе указывают на то, что в документе должна быть одна подпись лица, которое оформляет документ. Наличие подписи руководителя и бухгалтера – это использование факсимильной подписи, соответственно, такие действия могут стать основой отказа в предоставлении вычета.

Также нередко возникают ошибки именно в оформлении шапки счета. Зачастую, неправильно указывается имя продавца или же данные о покупателе, адреса, данные счетов

Поэтому, особенно внимательно следует проверять именно банковские данные, так как они имеют самое важное значение

Заметим, что если в счете-фактуре обнаружена определенная ошибка, она должна быть устранена в установленном порядке. Это значит, что неверный показатель должен быть аккуратно перечеркнут (ни в коем случае нельзя использовать корректор), после чего, вписываются правильные показания, указывается дата, когда изменения были внесены, и обязательным условием считается подкрепление изменений печатью предприятия, а также подписью руководства. Тут же нужно сказать о том, что вносить изменения в документ может исключительно та организация, которая занималась составлением счета. Другая сторона таким правом не обладает.

Инструкция по оформлению счёта на оплату

Вверху проставляются данные покупателя и продавца. Ниже фиксируются:

• банковские данные;
• номер бланка (нумерация ведется с 1 января текущего года);
• дата выставления;
• список товаров (работ, услуг), с фиксированием их количества, цены и конечной стоимости с учетом или без учета НДС;
• по желанию — другие условия.

Внизу ставится подпись уполномоченного лица.

Реквизиты

• наименование участников (например, ИП Минина Светлана Игоревна, ООО «Стройсервис»);
• ИНН для ИП, для компаний — ИНН и КПП;
• данные банков (например, Сбербанк России ОАО г. Анапа, БИК 1234567, счет № 454773777, р/с № 57585998696);
• адреса участников (ИП указывают фактический). Например: 353440, г. Анапа, ул. Астраханская, дом 12, тел.;
• подписи (должность, Ф.И.О., расшифровка).

Важно: если вместо ИП подписывается представитель, то нужно указывать и реквизиты доверенности.

Регистрация выставленного счета

Разрешается не регистрировать, так как все расходы учитываются по накладным, а доходы — по фактическому зачислению денежных средств.

Регистрации подлежат только счета-фактуры — они вносятся в «книгу продаж» или «книгу покупок». Делать это обязаны только те фирмы, что работают по ОСН.

Фирмы, работающие УСН, не платят НДС, но и претендовать на его возмещение из бюджетных средств они не могут.

Необходимость заверения печатью

С 2016 года наличие печати не является обязательным атрибутом. Это правило распространяется на индивидуальных предпринимателей и организации. Чтобы заверить счёт, достаточно подписи ответственного лица.

Какие реквизиты указывают в счёте

Поскольку унифицированной формы документа нет, обязательные реквизиты для него не установлены. Обычно в счёте указывают следующие данные.

Дату формирования документа.
Порядковый номер. Нумерация счетов ведётся с начала каждого календарного года.
Срок действия документа, если он не определён в договоре. Этот реквизит особенно актуален для счёта-оферты, ведь оплата после окончания срока может не привести к заключению договора и деньги придётся возвращать. Если счёт на оплату выставлен в рамках действующего договора, то задержка оплаты может привести к начислению неустойки, пени или штрафа.
Наименования и адреса получателя и плательщика. Они должны соответствовать договору, но в некоторых случаях допускаются исключения. Например, адрес может измениться в связи с переездом, а название – в результате реорганизации.
ИНН, КПП, банковские реквизиты получателя средств

Если реквизиты отличаются от указанных в договоре, это необходимо отразить в счёте отдельно, написав: «Внимание! Изменились банковские реквизиты».
Наименование товаров, работ или услуг. Если выставить счёт на оплату нужно на основании договора, в этой графе вместо перечня товаров или услуг можно указать: «оплата за товары (услуги) по Договору…»
Итоговая сумма для оплаты

Обычно её указывают прописью, чтобы избежать числовых ошибок.
Сумма НДС или его отсутствие.
Название должности лица, которое составило счёт, и подпись с расшифровкой.

Подписать документ может руководитель организации или уполномоченный на это сотрудник на основании доверенности. Также на счёте могут быть две подписи, если это предусмотрено правилами внутреннего документооборота.

В какой срок нужно выставить счёт? Законодательством этот момент не предусмотрен. Обычно счёт формируют одновременно с документами на отгрузку или после подписания акта выполненных работ или оказания услуг. Иногда срок, когда нужно выставить счёт на оплату, может быть предусмотрен договором.

Чтобы ещё больше упростить процедуру отправки счёта, воспользуйтесь специализированным онлайн-сервисом. Документ из сервиса не обязательно скачивать и распечатывать, можно отправить его контрагенту с помощью ссылки любым удобным способом. Программа выставления онлайн-счётов позволяет автоматически сформировать счёта с НДС и без НДС, заполнит по ИНН реквизиты покупателя и продавца, а наименование банка по БИК, проверит правильность указанных данных (ИНН и номер расчётного счёта), верно укажет сумму прописью, позволит поставить подпись и печать. Ниже можно увидет образец созданного в сервисе документа.

Нюансы

Неточности в оформлении документа могут повлечь за собой материальные потери. Поэтому при заполнении необходимо следить, чтобы не было следующих ошибок:

• неверное оформление шапки бланка;
• не вовремя предоставлен счет, из-за чего ИП может не уложиться в налоговый период;
• на счетах продавца и покупателя проставлены разные даты, так может быть, если поправки в документе сделаны после отправления покупателю.

Своевременное устранение неточности позволит получить оплату за проведенную сделку в установленный срок.

Целью составления счета является уведомление контрагента о выполненной работе или услуге и необходимости перечисления денежных средств. Несмотря на то, что нет утвержденной формы документа, заполнять его следует правильно и внимательно.

Заполнение основных полей

В верхней части счета размещают банковские реквизиты получателя платежа: название банка, корреспондентский счет, а также номер расчетного счета поставщика. Тут же указывается его наименование и ИНН, а для организации еще и КПП.

Затем следует название — «Счет на оплату», его номер и дата. Нумеровать счета можно по любой системе, поскольку никаких требований не установлено. Главное условие — чтобы это было понятно самому продавцу и не вызывало путаницы. Нумерация может быть сквозной с начала года или месяца, номер может включать буквенное обозначение, идентифицирующее контрагента, объект оплаты или что-либо еще.

Далее следует блок с информацией о поставщике и покупателе. В отношении каждого указывается наименование, полный адрес и контактный телефон.

Следующий блок обычно формируется в виде таблицы. В ней перечисляются товары и услуги к оплате. В отношении каждой позиции указывается порядковый номер, количество, единица измерения, цена и стоимость.

Под таблицей подводится итог — подсчитывается общая сумма по счету. Тут же нужно указать, входит или нет в нее НДС:

• если поставщик его платит, то чаще всего он включаются в цену. Делается запись «В том числе НДС» и указывается его сумма;
• если поставщик не платит этот налог, он делает запись «Без НДС» и вместо суммы ставит прочерк.

Бесплатная консультация по налогам

Ниже сумму к оплате целесообразно указать прописью — это поможет избежать ошибок.

В счете можно прописать различные условия, например, срок его оплаты, обязанность покупателя уведомить о перечислении денег и другие. Часто в этом блоке прописывают, что оплата счета означает согласие с условиями поставки

Это важно указать, если договор в письменной форме не составляется. Схема сделки такая: поставщик публикует условия сотрудничества или направляет их покупателю вместе со счетом, тот с ними знакомится и при согласии производит оплату

Это будет означать, что договор заключен.

Отсутствие на счете подписи (печати) не должно влиять на исполнение обязательств. Если оплата должна быть произведена, покупатель не может отказаться от этого на том основании, что счет не подписан. Но все же надежнее его подписать и отсканировать, иначе он может вызвать сомнение у плательщика.

Слово «пожалуйста» в значении ВС

Частица «пожалуйста» обособляется как вводное слово в форме (значении) вежливого обращения или просьбы; побуждения к определенным действиям; выражения недовольства или негативного отношения говорящего к происходящему действию.

ВС «пожалуйста» в предложении логически выделяет или же эмоционально усиливает предыдущее слово, к которому вводное слово относится. Поэтому частицу «пожалуйста» принято обособлять запятыми как ВС.

Например:

Как же ты мне надоел! Оставь меня в покое, пожалуйста.

Дорогие гости, проходите, пожалуйста, в гостиную и чувствуйте себя как дома.

Аккуратнее, пожалуйста, вы так мне всю обувь испачкаете.

В зале соблюдайте тишину, пожалуйста.

Подскажите, пожалуйста, как мне найти этот подъезд.

Ты видел, как она себя ведет? Пожалуйста, полюбуйся! Все твое воспитание виновато!

Сроки оплаты

Необходимо контролировать поступление оплаченной суммы, которая должна перейти на счета владельца бизнеса до даты, указанной в платежном счете либо договоре. Не стоит затягивать оплату, потому что пока не закончится договорной срок, продавец не сможет поменять соглашение и расторгнуть сделку.

Обратите внимание!Бывают ситуации, когда банковские реквизиты, принадлежащие клиенту, указывают с ошибкой, в этом случае нужно быстрее предупредить об замене данных подрядчика, направив ему письменный запрос. Это поможет продлить сроки по документу и исправить ошибки

Наличие счета от ИП позволяет контролировать сроки и проведение оплаты по каждому товару либо услуге, реализуемому продавцом. Такой документ нужно заполнять по шаблону стандартного типа или образцу, принятому в компании. Клиент может оплатить счет при помощи наличных или безнала в зависимости от возможностей. Чтобы не допустить ошибок при составлении счета, лучше поручать эту работу бухгалтеру или другому специалисту, контролирующему бухгалтерию и расчетные операции в компании.

Как правильно выписать

Счет — это не бухгалтерский документ. Он не служит подтверждением расходов, по нему нельзя вести учет активов, продукции и услуг. Это говорит о том, что требования, предъявляемые законодательством к оформлению первичных документов бухгалтерского учета, на счета не распространяются. Их можно выписывать в произвольном виде.

Реквизиты

Главное и единственное требование, которому должен соответствовать счет — это наличие всех обязательных реквизитов. К таким относят:

Обязательный реквизит	Пример формулировки
Порядковый номер счета и дата его выставления	Счет на оплату №666 от 13.12.2020 г.
Название фирмы продавца и покупателя с уточнением правовой формы	Поставщик: ИП Козликов Михаил Иванович Покупатель: ООО «Красный восток»
Полный юридический адрес покупателя и продавца (для ИП тот адрес, по которому осуществляется деятельность)	г. Москва, ул. Селезнева, дом №188 г. Москва, ул. Шевелева, дом №13
ИНН ИП и ИНН, КПП организации	ИНН 6575849475657 ИНН 757564748575757, КПП 5674775757
Банковские реквизиты	Банк получателя: Сбербанк России ОАО г. Москва, БИК 6575767, счет №4547738378, р/с №57585998686
Предмет сделки (полное наименование товара, услуги, актива)	Товар: Шпик свиной хребтовой
Количество (для объектов, которые можно посчитать)	Кол-во: 40 кг
Цена за единицу и сумма	Цена: 200 рублей Сумма: 8000 рублей
Общая сумма прописью	Всего наименований 1, на сумму восемь тысяч рублей 00 копеек
Подписи	ИП подписывает бумагу лично, от организации требуется 2 подписи: руководителя, главного бухгалтера

Если вместо ИП расписывается его доверенное лицо или директор, рядом указываются реквизиты доверенности, которая подтверждает его полномочия. А также должность физического лица, ФИО и расшифровка.

Образец формулировки в счете на оплату, который должен выставить представитель ИП: «Директор Маятников О. Д., действующий в интересах ИП Скворцова И. П. по доверенности №12 от 31.03.2020».

Правила оформления

Строгих правил по оформлению счета не существует, но по сложившимся стандартам информацию в нем располагают в определенном порядке. Все так привыкли, поэтому усложнять восприятие информации, нарушая устоявшийся порядок, ни к чему.

Как правильно выставить счет на оплату от ИП в 2020 году:

• В шапке размещают личные данные поставщика и покупателя.
• Затем переходят к банковским реквизитам.
• После указывают порядковый номер документа и дату его составления.
• Перечень услуг или работ, количество, цена и стоимость.
• Если товар реализуется с НДС, нужно добавить для него отдельную графу. Если без — сделать уточнение возле цены: «Без НДС».
• Далее можно сделать сноску с крайними сроками и другими условиями поставки товара или оказания услуг.
• В завершение ставится подпись, печать индивидуальные предприниматели ставить не обязаны.

Если возиться с программами лень, можно заполнить готовую форму онлайн в одном из бесплатных сервисов, как вариант, Service-Online или «». Первый онлайн-сервис позволяет распечатать готовый файл, а с помощью второго можно осуществить его загрузку на компьютер в формате Word/PDF либо сразу отправить покупателю. Оба сервиса абсолютно бесплатные.

Поскольку электронные образцы обладают такой же юридической силой, как и бумажные, проще выставить счет на оплату от ИП онлайн, отослав его на электронную почту.

«Пожалуйста» частица: правила постановки знаков препинания

Например:

«Я возьму ее с собой?» — «Пожалуйста.»

«Можно я пройду?» — «Ой, конечно! Пожалуйста!»

«Спасибо за помощь!» — «Пожалуйста.»

«Можно кое-что рассказать?» — «Пожалуйста.»

Если частица употребляется в значении «конечно» (обстоятельство или возможность чего-либо) и находится в середине предложения, тогда слово отделяется тире.

Например:

Сегодня — пожалуйста, но завтра — вы меня не заставите работать.

Пять рублей — пожалуйста, но все отдавать я не собираюсь.

Если частица употребляется в речи при передаче предмета или вещей, тогда слово выделяется одной запятой.

Например:

— Пожалуйста, ваш чай с лимоном.

— Передайте мне соль. — Вот, пожалуйста.

Если частица используется для выражения сильной просьбы или небольшого требования, тогда слово не выделяется запятыми.

Например:

Хочу этого зайчика! Купите мне его. Ну пожалуйста! Я буду себя примерно вести!

Он забрал мою игрушку! Пускай он вернет мне ее сегодня же! Ну пожалуйста!

Возможные ошибки при составлении документа

Если проанализировать проблемы, возникающие при составлении счетов, можно выделить такие распространенные ошибки:

• Отсутствие расшифровки подписи уполномоченных лиц (в электронных счетах такая ошибка исключается: на документ ставится электронная подпись, которая уже содержит сведения о подписанте).
• Нарушение пятидневного срока выставления счета-фактуры – в этом случае проблема в различном понимании терминов «дата составления» счета-фактуры и «дата выставления».
  В пункте 3 ст.  168 НК РФ эти понятия не расшифрованы, там просто указано, что счет-фактуру необходимо выставить не позже 5 дней со дня отгрузки товаров. К тому же, в реквизитах стандартной формы счета-фактуры предусмотрена всего одна дата, которая одновременно является и датой составления и датой выставления.
• Счет-фактура не получен в налоговый период, за который заявлен к вычету НДС (Минфин рекомендует заявлять вычет в том же налоговом периоде, в котором был получен счет). Чтобы исключить такую проблему, организации хранят конверты, квитанции, ведут журналы входящей почты.
• На экземплярах счета-фактуры у продавца и покупателя проставлены разные даты, как правило, это происходит по причине исправлений (отличающиеся экземпляры одного счета-фактуры не являются доказательством сделки).
• Наличие в счете-фактуре подписей главного бухгалтера и руководителя (по мнению налоговиков, речь идет об использовании факсимильной подписи, и на основании этого вам может быть отказано в вычете).
• Ошибки в оформлении «шапки» счета (неправильно указывается наименование продавца или покупателя, их ИНН или КПП, адреса и т.п.).

Когда в счете-фактуре обнаружена ошибка, она исправляется в установленном порядке (пункт 29 Правил). В случае корректировки счета-фактуры зачеркиваются неверные показатели и вписываются правильные, затем указывается дата внесения исправлений. Изменения заверяются подписью руководителя и печатью предприятия. Учтите, что вносить исправления в счет может только организация, выписавшая этот документ.

Образец составления счета

У стандартного варианта счета нет унифицированной, строгой формы, именно по этой причине, данный документ может составляться самостоятельно. Но, законом определена необходимость включения в документ данного типа ряд обязательных реквизитов:

• Указывается полное наименование компании, организации, предприятия, ИП. Рекомендуется не использовать непонятных сокращений;
• Также обязательно указываются данные ИНН (для предпринимателя), если речь идет о счете от ООО, то обязательно указывается КПП;
• Нужно указать все банковские реквизиты, на которые будет осуществлена оплата. Сюда нужно включить данные счета расчетного типа, обязательно указывается лицевой счет продавца, корсчет, также нужно указать БИК и наименование банка;
• Составляется своеобразный перечень предоставляемых услуг или же товаров. Причем в данной ситуации формируется четкое указание наименования, стоимости за одну единицу, а также количество единиц, которые были куплены;
• В конце документа формируется окончательный счет, в котором может быть выделены данные по НДС.

Составить документ можно самостоятельно. Кроме всего прочего, сегодня существует немало различных образцов, которые можно скачать уже в готовом варианте. Вы можете также воспользоваться специализированным обеспечением программного типа, которое позволяет в автоматическом формате создавать счета с учетом всех индивидуальных данных вашего предприятия.

Обратите свое внимание на то, что если вы являетесь юр. лицом, или же ИП, который работает на общем режиме налогообложения, то в форме счета непременно прописывается сумма НДС (ставка), также формируется выделение данной суммы из общей суммы средств, которые выплачивает покупатель

Если в своей работе вы используете упрощенную систему, то в данной ситуации НДС не должен быть выделен. В счете указывается общая сумма. Обязательным условием является формирование прописки – без НДС.

Пример счета:

• Продавец: полностью указываем наименование организации без сокращений, или же указываем индивидуальный предприниматель ФИО;
• Адрес: следует указать адрес юридического значения, который определяется посредством регистрационных документов;
• Указывается ИНН (для предпринимателей) или же КПП (для юр. лиц);
• Расчетный счет: тут следует указать данные счета, который оформлен на предпринимателя или же организацию;
• Кор. счет: указываются данные счета;
• БИК: (данные в цифровом формате);
• Наименование банка: точное наименование банка без каких-либо сокращений;
• Покупатель: все данные без сокращений, четко и точно;
• Адрес: точный адрес доставки;
• Все банковские данные в случае необходимости и при наличии таких данных;
• Указывается наименование документа – счет, указывается номер и от какого числа;
• Формируется перечисление товаров, напротив каждого товара ставится количество единиц, также указывается стоимость одной единицы и общая стоимость по одному товару;
• Внизу счета ставится сумма прописью, ставится подпись и расшифровка подписи того, кто составил данный документ.

Как видите, структура счета достаточно проста. Соответственно, можно самостоятельно разработать образец, который будет сочетать в себе все необходимости именно вашей конкретной компании или же конкретного предприятия.

Как его отправлять

Любой счет юридическому или физическому лицу всегда выписывается сотрудником отдела бухгалтерии. Когда документ будет полностью и правильно заполнен с учетом всех необходимых полей, его передают директору компании, который должен поставить на нем свою подпись. Также можно добавить печать, но это необязательно, поскольку с 2016 года предприниматели и юр. лица при желании могут не пользоваться печатью.

Важно! При наличии ошибочных данных в документе лучше не исправлять их, а выписать новый. Это поможет избежать путаницы в дальнейшем, включая бухгалтерские ошибки

Оформлять такой документ нужно в двух копиях, одну из них направляют лицу, оплатившему услугу или товар, второй должен остаться у организации или предпринимателя, которые его выписали. Счет заполняют на обыкновенном листе А4 или фирменном бланке от организации, используя правильный шаблон. Второй вариант гораздо лучше, потому что он не требует постоянно добавлять информацию о предприятии.

Шаблон не считается унифицированным, поэтому каждый ИП и компания могут создать свою индивидуальную форму и использовать ее в виде персонального образца. Если компания либо ИП давно работают в своей сфере, у них уже есть стандартная форма такого бланка, в которой будут меняться только сведения о получателях, а также названия услуг и товаров.

В большинстве случаев счет заполняют и направляют клиенту в электронном формате. Но каждый бухгалтер должен на всякий случай распечатать документ в бумажном формате и отправить контрагенту один экземпляр с подписью директора по обыкновенной почте. Второй будет храниться в папке, где должны находиться все остальные счета.