Об утверждении перечня типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения (с изменениями на 28 апреля 2011 года)

Сроки хранения документов организации и ИП

Обычно хранением документов занимаются бухгалтер, кадровый специалист, юрист, секретарь. Хорошо, когда работников несколько, и можно поручить ведение и хранение всей этой документации кому-то из них.

И все же, даже если же бизнес небольшой, а собственнику недосуг уделять этому вопросу много времени, задуматься о сохранности документов надо. Приводим сроки хранения основных групп документов организации и ИП (полный список смотрите в Перечне):

Кадровые документы

Несмотря на то, что кадровый документооборот уже постепенно переходит в электронный формат, в организации надо хранить подтверждение о найме, переводе, увольнении работников и выплаченных им сумм. Пока еще эти данные являются главным основанием для формирования страхового стажа при начислении пенсии.

Поэтому в организации надо обеспечить хранение следующих документов:

1. Трудовые книжки работников, если они ведутся в бумажном виде, а также книги учета бланков, самих книжек и вкладышей к ним.
2. Трудовые договоры с каждым работником и дополнительные соглашения к ним, если они заключались.
3. Локальные нормативные акты, такие как положение об оплате труда, премировании, режиме труда и отдыха, внутреннего распорядка. Если работодатель относится к микропредприятию (численность меньше 15 человек, а годовой доход ниже 120 млн рублей), то он может заключать с работниками типовой трудовой договор, форма которого утверждена Постановлением Правительства от 27 августа 2016 г. N 858. В типовой договор уже внесены стандартные нормативные акты и отдельно оформлять их не требуется.
4. Положение о защите персональных данных работников.
5. Личные карточки работников по форме Т-2.
6. Штатное расписание по форме Т-3.
7. Графики отпусков по форме Т-7.
8. Табели учета рабочего времени и расчета оплаты труда (формы Т-12 и Т-13).
9. Приказы, распоряжения по кадрам и основания к ним, например, докладная записка.
10. Все документы, связанные с начислением зарплаты и других выплат работникам.
11. Документы по охране труда, а также об аттестации или оценке условий труда рабочих мест.
12. Должностные инструкции по каждой должности, если в трудовом договоре нет описания функций работника.
13. Договор о полной материальной ответственности, если должность работника это предполагает.
14. Журналы и книги учета по кадрам (трудовых договоров, приказов, личных дел, командировочных удостоверений, по воинскому учету и др.).

Ответственность за сохранность документов организации и ИП

Хранить вышеперечисленные документы нужно, прежде всего, в интересах самого бизнесмена, потому что их отсутствие очень затрудняет (или даже делает невозможной) предпринимательскую деятельность. Но и меры ответственности, в виде штрафов, законом тоже предусмотрены.

Так, за отсутствие первичных документов за один налоговый период на должностных лиц налагается штраф в размере 10 тысяч рублей, а если это повлекло занижение налоговой базы, то штраф составит не менее 40 тысяч рублей.

Что делать, если документы утрачены? Утерянные регистрационные документы (свидетельства о госрегистрации и постановке на налоговый учет) или Устав можно восстановить, обратившись в налоговую инспекцию с заявлением о выдаче дубликата свидетельства или копии Устава.

Если утрачены учетные или кадровые документы организации или ИП, то должна быть создана комиссия по расследованию причин. Факт кражи документов должен быть подтвержден справкой из полиции; стихийных бедствий – справкой МЧС; затопления – справкой из ЖЭКа и т.д.

Далее документы, срок хранения которых не истек, надо будет восстановить. За документами, связанными с расчетом и уплатой налогов, надо обращаться в налоговую инспекцию, а по уплате вносов, соответственно, в фонды. В банке можно получить копии выписок по счету и копии платежных документов. Можно обратиться к контрагентам с просьбой выслать копии договоров, актов, товарных накладных, счетов-фактур.

Разъяснения Росархива по внедрению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения

17 марта 2020

В связи с участившимися обращениями по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения, утвержденного приказом Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 (далее — Перечень), а также Инструкции по применению Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения, утвержденной приказом Росархива от 20.12.2019 N 237 (далее — Инструкция), разъясняем следующее:

В соответствии с пунктом 12 Указа Президента Российской Федерации «О порядке опубликования и вступления в силу актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти» от 23 мая 1996 г. N 763 нормативные правовые акты федеральных органов исполнительной власти вступают в силу одновременно на всей территории Российской Федерации по истечении десяти дней после дня их официального опубликования, если самими актами не установлен другой порядок вступления их в силу.

Приказы Росархива об утверждении Перечня и Инструкции были опубликованы на «Официальном интернет-портале правовой информации» (www.pravo.gov.ru) соответственно 7 и 14 февраля текущего года.

Таким образом, приказы Росархива от 20 декабря 2019 г. N 236 и 237 вступили в силу соответственно 18 февраля и 25 февраля 2020 года. Одновременно с вступлением в силу приказа Росархива N 236, приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. N 558 «Об утверждении «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций с указанием сроков их хранения» был признан утратившим силу приказом Минкультуры России от 17 декабря 2019 г. N 1964.

Сроки хранения документов, установленные Перечнем, применяются ко всем документам, законченным в делопроизводстве (в том числе до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 N 236), за исключением тех документов, которые уже внесены в описи дел постоянного хранения и акты о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, утвержденные в установленном порядке до вступления в силу приказа Росархива от 20.12.2019 N 236.

В номенклатуры дел на 2020 год, согласованные и утвержденные до вступления в силу приказов Росархива об утверждении Перечня и Инструкции, необходимо внести изменения по срокам хранения с указанием на статьи нового Перечня.

Прием на работу по совместительству

Чтобы записать подработку в трудовую книгу, необходимо следовать четким инструкциям. Запись должен вносить наниматель с основного места работы, так как именно у него должна хранится трудовая книга. Но, стоит помнить, что запись в трудовую книгу о подработке является необязательной.

Но если вы все же решились на запись работы по совместительству в трудовой книге, то для этого вам понадобится:

1. Заявление, которое оформляется в вольной форме на начальника отдела кадров или же своего непосредственного нанимателя, с просьбой внести в трудовую книгу запись о подработке.
2. Документ, который подтверждает факт принятия вас на работу. Если смотреть пункт 3.1, то таким документом может быть приказ о приеме вас на работу или же справка из места работы.

Каждый из этих документов должен иметь свои особенности:

1. Справка должна содержать название, подразделения, а также должность сотрудника, дату приема и реквизиты документа о приеме на работу
2. Копия должна быть подтверждена специальным штампом, должностью, фамилией и подписью кадрового работника, который заверяет документ. Также, должна быть дата и печать отдела кадров. Только после всех этих действий копия может считаться правильной и действительной.

При оформлении подработки, вам необходимо будет иметь при себе такие документы:

• паспорт и его копия;
• документы про образование и их копия;
• копия трудовой книжки – в случае, если работа может быть несовместима с основным видом деятельности;
• справка из основной работы;

https://youtube.com/watch?v=qT_UtYF7WJQ

Учетные документы организации

В отличие от ИП организации ведут не только налоговый, но и бухгалтерский учет. Каждый руководитель обязан знать, какие учетные документы должны быть в ООО, потому что именно на него возложены полномочия по постановке учета.

1. Первичные документы доказывают факт осуществления хозяйственных операций, на их основании и ведется учет. Это кассовые документы и книги, квитанции, накладные, акты о приеме-передаче и списании ТМЦ, ордера, табели, банковские документы.
2. Договоры и документы, сопровождающие их исполнение: переписка, расчеты, справки, заключения, протоколы разногласий, паспорт сделки.
3. Бухгалтерские документы: регистры учета, балансы, отчеты о прибылях и убытках, учетная политика, рабочий план счетов и др.
4. Документы налогового учета: декларации, книги учета доходов и расходов, книги покупок и продаж, акты сверки с ИФНС, справки о состоянии расчетов с бюджетом и др.
5. Документы на приобретение и установку контрольно-кассовой техники, если она применяется.

Бесплатное бухгалтерское обслуживание от 1С

Основания для оформления подданства в упрощенном порядке

Не все граждане иностранных государств должны получать подданство РФ по общей процедуре. ФЗ № 62 в статье 14 предусматривает категории лиц, которые вправе оформить гражданство до истечения 5 лет проживания по виду на жительство. Именно отсутствие необходимости проживания столь длительный срок в России делает такой порядок упрощенным.

К мигрантам, которые могут воспользоваться простым способом вступления в подданство РФ относятся:

• иностранцы, являющиеся детьми постоянно проживающих в РФ россиян;
• обладатели подданства СССР, которые проживают в одной из стран бывшего СССР, но не оформили подданство одной из них, а потому являются апатридами;
• граждане СССР, которые родились в РСФСР;
• нетрудоспособные лица, у которых есть совершеннолетний дееспособный ребенок с подданством РФ;
• иностранцы-супруги россиян, состоящие в браке более 3 лет;
• мать или отец ребенка-россиянина, когда второй родитель-россиянин либо скончался, либо признан решением суда безвестно отсутствующим, недееспособным или с ограниченной дееспособностью, либо лишен родительских прав, либо его права ограничены;
• мать или отец совершеннолетнего ребенка-россиянина, который признан решением суда недееспособным или с ограниченной дееспособностью, если второй родитель ребенка, владеющий подданством РФ, скончался, либо по решению суда признан безвестно отсутствующим, недееспособным, ограниченным в дееспособности, лишен родительских прав, либо его родительские права ограничены;
• выпускники профессиональных образовательных учреждений с государственной аккредитацией, которые окончили обучение после 1.07.2002, и трудоустроены в РФ в совокупности более 3 лет на момент подачи заявления о приеме в подданство РФ. При этом работодатели начисляли за мигранта взносы в Пенсионный фонд РФ;
• индивидуальные предприниматели, которые непрерывно ведут трудовую деятельность в стране более 3 лет до обращения о принятии в гражданство РФ в определенных сферах экономической деятельности, которые установлены Правительством. Претендовать на гражданство России вправе только те индивидуальные предприниматели, общая сумма выплаченных налогов и взносов в ПФР составила более 1 млн рублей;
• инвесторы, доля вклада в уставной капитал российского юридического лица составила не менее 10% на протяжении 3 непрерывных лет до подачи заявления о предоставлении соискателю подданства. Размер уставного капитала юридического лица не может быть менее 100 млн рублей, а ежегодные выплаченные налоги и взносы в ПФР менее 6 млн рублей, чтобы иностранный инвестор смог претендовать на российский статус;
• носители русского языка (условия определены и оговорены ст. 33.1 ФЗ «О правовом положении иностранных граждан» № 115 от 07.11.2001);
• квалифицированные специалисты, трудоустроенные в РФ более 3 лет (в соответствии с п. «и» ст.14 ФЗ «О правовом положении иностранных граждан» № 115 от 07.11.2002).

Гражданство по упрощенной процедуре без оформления вида на жительство

В соответствии с правилами получения гражданства РФ, закрепленными в ст. 14 ФЗ № 62, таковыми являются:

• нетрудоспособные иностранцы, которые переехали из государств бывшего СССР и зарегистрировались по месту проживания в РФ до 01.07.2002;
• ветераны ВОВ, обладатели гражданства государств СССР, проживающие в России;
• участники программы переселения соотечественников (официально ее название звучит так – «Государственная программа по оказанию содействия добровольному переселению в Россию соотечественников, проживающих за рубежом», и члены их семей). Для оформления подданства без ВНЖ переселенцы регистрируются по месту проживания в том регионе или области, которая принимает участие в данной программе и содействует переселению, и получают разрешение на временное проживание до или после вступления в программу. Соискателям-переселенцам не понадобится подтверждать официальный законный источник доходов или владение русским языком, историей и законодательством.