Конфиденциальность

Журнал учета проектов документов с грифом конфиденциальности

11/КТ, где 11 — порядковый номер по журналу, КТ-указание
на гриф конфиденциальности «Коммерческая тайна».

Визирование документов с грифами конфиденциальности
происходит под четким контролем исполнителя. Целесообразно на подобных
документах получать визу подразделения, ответственного за конфиденциальное
делопроизводство (на предмет контроля соответствия содержания документа
проставленному на нем грифу, а также соответствия оформления документа
установленным в организации нормам), или нескольких подразделений в случае
распределения этих функций по нескольким подразделениям (например, службы
безопасности и отдела делопроизводства).

III. Учет и регистрация документов с грифами конфиденциальности

Учет документов с грифами конфиденциальности осуществляется
в специальных журналах:

●   для входящего
документа: 123-КТ или 453-К;

●   исходящего
документа: 14-12-03/1526-КТ или 12-04-ШФ/12-К;

●   внутреннего
документа: 123/СЗ-КТ или 14-12-52/56-СЗ-К.

В любом случае правила номерообразования для каждой группы
документов необходимо прописать в Инструкции по конфиденциальному
делопроизводству.

В регистрационной базе документов общего делопроизводства в
этом случае делается отметка о регистрации документа с грифом
конфиденциальности, информация о документе в базу не заносится.

Передача документов с грифами конфиденциальности после их
учета внутри организации производится только под роспись в журналах
регистрации.

Журнал учета машинных носителей с грифами конфиденциальности

Таким образом, конфиденциальное делопроизводство имеет
немало особенностей и отличий от общего делопроизводства (как, например, учет
проектов документов, поэкземплярный учет всех копий документов,
документирование всех операций, производимых с документами, и т. д.). Все эти
особенности и находят свое отражение в Инструкции по конфиденциальному
делопроизводству.

Предложенный в данной статье алгоритм работы с документами с
грифами конфиденциальности показал свою эффективность при практическом
применении, позволяет выстроить четкий механизм работы с конфиденциальными
документами, избежать их утраты и несанкционированного доступа к ним.

Охрана конфиденциальности информации

Согласно ст. 10 Федерального закона от 29.07.2004 N 98-ФЗ (ред. от 11.07.2011) «О коммерческой тайне»:

1. Меры по охране конфиденциальности информации, принимаемые ее обладателем, должны включать в себя:

• определение перечня информации, составляющей коммерческую тайну;
• ограничение доступа к информации, составляющей коммерческую тайну, путем установления порядка обращения с этой информацией и контроля за соблюдением такого порядка;
• учет лиц, получивших доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, и (или) лиц, которым такая информация была предоставлена или передана;
• регулирование отношений по использованию информации, составляющей коммерческую тайну, работниками на основании трудовых договоров и контрагентами на основании гражданско-правовых договоров;
• нанесение на материальные носители, содержащие информацию, составляющую коммерческую тайну, или включение в состав реквизитов документов, содержащих такую информацию, грифа «Коммерческая тайна» с указанием обладателя такой информации (для юридических лиц — полное наименование и место нахождения, для индивидуальных предпринимателей — фамилия, имя, отчество гражданина, являющегося индивидуальным предпринимателем, и место жительства).

2. Режим коммерческой тайны считается установленным после принятия обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, мер, указанных в части 1 настоящей статьи.

3. Индивидуальный предприниматель, являющийся обладателем информации, составляющей коммерческую тайну, и не имеющий работников, с которыми заключены трудовые договоры, принимает меры по охране конфиденциальности информации, указанные в части 1 настоящей статьи, за исключением пунктов 1 и 2, а также положений пункта 4, касающихся регулирования трудовых отношений.

4. Наряду с мерами, указанными в части 1 настоящей статьи, обладатель информации, составляющей коммерческую тайну, вправе применять при необходимости средства и методы технической защиты конфиденциальности этой информации, другие не противоречащие законодательству Российской Федерации меры.

5. Меры по охране конфиденциальности информации признаются разумно достаточными, если:

• исключается доступ к информации, составляющей коммерческую тайну, любых лиц без согласия ее обладателя;
• обеспечивается возможность использования информации, составляющей коммерческую тайну, работниками и передачи ее контрагентам без нарушения режима коммерческой тайны.

6. Режим коммерческой тайны не может быть использован в целях, противоречащих требованиям защиты основ конституционного строя, нравственности, здоровья, прав и законных интересов других лиц, обеспечения обороны страны и безопасности государства.

экономические науки

• , студент
• , студент
• , кандидат наук, доцент, заведующий кафедрой
• Поволжский государственный университет сервиса

• КОНФИДЕНЦИАЛЬНЫЕ ДОКУМЕНТЫ
• КОНФИДЕНЦИАЛЬНАЯ ИНФОРМАЦИЯ
• ДОКУМЕНТООБОРОТ
• ИНФОРМАЦИЯ
• ТЕХНОЛОГИЯ
• КОММЕРЧЕСКАЯ ТАЙНА
• ГРИФ
• НОМЕНКЛАТУРА
• ДОКУМЕНТЫ ВЫДЕЛЕННОГО ХРАНЕНИЯ

В данной статье рассмотрены понятие конфиденциальной информации, каналы её утраты, мероприятия по её защите. Так же освещена технология учёта, обработки и исполнения конфиденциальных документов: а именно, последовательность издания или подготовки, особенности грифа «Коммерческая тайна», последовательность работы со входящими документами. Более того, изучен процесс формирования и хранения дел конфиденциальных документов, а именно номенклатура конфиденциальных дел, технологическая схема уничтожения таких документов носителей информации.

Состав спецзнака «Коммерческая тайна»

Гриф изготавливается в форме штампа или наносится любым другим заметным способом. В первой строке делается надпись «Коммерческая тайна».

Минимальный состав грифа различается у физических и юридических лиц. Нужно указать во второй строке полное наименование юридического лица и его юридический адрес. Но если речь идёт об индивидуальном предпринимателе, то будет необходимо вписать его фамилию, имя, отчество и адрес регистрации.

Дополнительно могут быть включены:

• даты, когда был установлен и может быть снят режим соблюдения тайны;
• если документ напечатан в нескольких экземплярах, допустимо указать количество имеющихся экземпляров;
• допускается применение других реквизитов по решению владельца коммерческой тайны.

Способ, с помощью которого ставится гриф, законодательством не регламентирован. Обычно, применяется один из следующих вариантов:

• наклейка с надписью;
• специальная печать;
• может быть нанесена рукописная надпись;
• другие варианты.

Как включить или отключить конфиденциальный режим Gmail

Как администратор G Suite, вы можете разрешить или запретить использовать конфиденциальный режим Gmail для всего домена либо отдельных организационных подразделений. Если отключить эту функцию, пользователи не смогут отправлять сообщения в конфиденциальном режиме. Чтобы запретить получать такие письма, потребуется настроить правило соответствия содержания, .

Как включить или отключить конфиденциальный режим для домена

1. Войдите в Консоль администратора Google.

   Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения G Suite Gmail.

3. В разделе Пользовательские настройки найдите параметр Конфиденциальный режим. 
4. Установите или снимите флажок Включить конфиденциальный режим.  
5. Сохраните изменения.

Как включить или отключить конфиденциальный режим для организационного подразделения

1. Войдите в Консоль администратора Google.

   Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. На главной странице консоли администратора выберите Приложения G Suite Gmail.

3. В левой части экрана выберите нужное организационное подразделение.
4. Откройте Пользовательские настройки и выберите нужное организационное подразделение слева.
5. В разделе Конфиденциальный режим снимите или установите флажок Включить конфиденциальный режим.  
6. Нажмите Сохранить.

Порядок использования и предоставления конфиденциальной информации Общества

5.1. Использование конфиденциальной информации Общества допускается только теми работниками Общества, которым доступ к такой информации необходим в силу выполняемых ими функций.

5.2. Предоставление конфиденциальной информации Общества третьим лицам возможно не иначе как с санкции Генерального директора Общества.

5.3. Внешняя бухгалтерская отчетность Общества является публичной

Публичность бухгалтерской отчетности заключается в ее опубликовании в газетах и журналах, доступных пользователям бухгалтерской отчетности, либо распространении среди них брошюр, буклетов и других изданий, содержащих бухгалтерскую отчетность, а также в ее передаче территориальным органам государственной статистики по месту регистрации организации для предоставления заинтересованным пользователям.

Годовая бухгалтерская отчетность публикуется Обществом не позднее 01 июня года, следующего за отчетным.

5.4. Общество представляет годовую бухгалтерскую отчетность в соответствии с учредительными документами акционерам, а также территориальным органам государственной статистики по месту их регистрации. Другим органам исполнительной власти, банкам и иным пользователям бухгалтерская отчетность представляется в соответствии с законодательством Российской Федерации.

5.5. Иные случаи предоставления конфиденциальной информации предусмотрены действующим законодательством РФ.

Общие положения

1.1. Настоящее Положение регулирует в соответствии с Гражданским кодексом РФ, Федеральным законом РФ «Об информации, информационных технологиях и защите информации», иными федеральными законами и нормативными правовыми актами РФ отношения, связанные с охраной и использованием конфиденциальной информации Открытого акционерного общества «» (далее по тексту настоящего Положения — Общество).

1.2. Конфиденциальная информация Общества — сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления и существования, отнесенная к таковой в соответствии с настоящим Положением, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, ограничения к доступу и разглашению которой предпринимаются согласно настоящего Положения.

1.3. Общество имеет исключительное право на использование конфиденциальной информации любыми незапрещенными законом способами по собственному усмотрению.

1.4. В соответствии с настоящим Положением Общество принимает меры к охране конфиденциальной информации, ограничению доступа к ней третьих лиц.

1.5. Целью охраны конфиденциальной информации является обеспечение экономической и правовой безопасности Общества.

1.6. В случае если в связи с осуществлением своей деятельности Обществу становятся известны сведения, составляющие в соответствии с законодательством РФ защищаемую законом тайну, Общество обязано предпринимать меры по их охране в соответствии с Федеральными законами РФ «О коммерческой тайне» и иными нормативными правовыми актами о защищаемой законом тайне.

1.7. Действие настоящего Положения распространяется на все структурные подразделения Общества, в том числе обособленные — филиалы и представительства.

Работа с конфиденциальными документами

Первое, что необходимо сделать при создании (поступлении) конфиденциального документа, провести его регистрацию. Это является частью учетной процедуры, которая бывает трех видов:

• учет изданных документов;
• учет поступивших документов;
• учет документов выделенного хранения.

Учет изданных документов относится к тем документам, которые были созданы в организации машинным или рукописным способом вне зависимости от того, остаются ли они для внутреннего пользования или отправляются в другие компании.

При учете поступивших документов производится регистрация входящей документации, то есть поступившей от других организаций.

Учет документов выделенного хранения необходим для работы с конфиденциальными документами, которые не будут подшиваться в дела. Это могут быть, например, чертежи и иные графические документы, которые в силу физических особенностей (формата, вида носителя, брошюровки и др.), невозможно или непрактично подшивать в дело.

Для любого вида учета конфиденциальных документов подойдут журналы или карточки. Если таких документов в организации скопилось много, то лучше прибегнуть к карточному способу, поскольку он позволяет сократить время поиска благодаря рубрикатору картотеки.

Кроме того, учетные карточки помогают вести ручной контроль исполнения документов, так как при этом не требуется изготовление специальных карточек контроля. Это, безусловно, повышает качество проведения контрольных проверок.

Журналы или картотеки для учета изданных и поступивших документов необходимо вести погодно. Учет документов выделенного хранения ведется непрерывно, так как обычно его составляют документы постоянного и долговременного хранения.

Важно: при работе с конфиденциальными документами запрещается вносить исправления с применением корректора. Если вам необходимо внести правку в журнал или картотеку, то просто зачеркните ошибку одной чертой и поставьте подпись сотрудника, ответственного за конфиденциальное хранение документа

Как запретить входящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме

Ниже описано, как создать правило, которое блокирует входящие сообщения, отправленные в конфиденциальном режиме из вашего домена. Подробную информацию о создании правил для всех типов контента можно найти в статье Настройка правил соответствия содержания.

1. Войдите в Консоль администратора Google.

   Используйте аккаунт администратора (он не заканчивается на @gmail.com).

2. На главной странице консоли администратора выберите ПриложенияG SuiteGmailРасширенные настройки.

   Совет. Ссылка на раздел «Расширенные настройки» находится внизу страницы Gmail.

3. В разделе Соблюдение нормативных требований найдите параметр Соответствие содержания. 
4. Наведите на него указатель мыши и нажмите Настроить. Если этот параметр уже настроен для других типов почты, наведите указатель на любое правило и нажмите Добавить.

   Появится диалоговое окно «Добавление настроек». В нем потребуется указать название правила, тип сообщений, к которым оно будет применяться, и выполняемое для них действие. 

5. В диалоговом окне «Добавление настроек» выполните перечисленные ниже действия.
   • Введите название правила.
   • Для параметра Типы сообщений установите флажок Входящие.   
   • В разделе «Добавление выражений» выберите Если ХОТЯ БЫ ОДНО из приведенного ниже соответствует сообщению. 
   • В поле «Выражения» нажмите Добавить, а затем в раскрывающемся списке выберите Соответствие метаданных.
   •  В раскрывающемся списке «Атрибут» выберите Конфиденциальный режим Gmail, а в списке Тип соответствия – Сообщение в конфиденциальном режиме Gmail.
   • Нажмите Сохранить.
6. В следующем разделе, определяющем, какое действие будет применяться, если указанные выражения найдены, выберите Отклонить сообщение.
7. При необходимости введите текст уведомления об отклонении, которое получит отправитель.  
8. Нажмите Добавление настроек.